L’objectif global pour cette mission est de disposer d’un manuel de procédures administratives, financières et comptables fiable.
 
Les objectifs spécifiques pour ce manuel sont :
décrire les mécanismes de coordination des activités au sein de la Direction Générale ;
donner aux différents intervenants dans les Directions un cadre institutionnel obligatoire pour la conduite de leurs activités, notamment :
-      les procédures administratives idoines et efficientes à l’intérieur de la Direction Générale, les Directions, les Cellules, les Services, les Bureaux et les Antennes Régionales ;
-      les procédures administratives efficaces entre la Direction Générale et les Agences Régionales, Directions, Cellules, Services et Bureaux ;
-      les procédures administratives efficaces entre les Antennes Régionales ;
-      les procédures administratives entre les Directions, Cellules, services et Bureaux ;
-      l’élaboration d’un système uniforme de gestion physique et numérique des archives et  documents au sein de l’Agence ;
-      la gestion de la communication interne et externe.
définir les rôles et responsabilités des différents responsables au sein des différentes structures ;
procurer aux utilisateurs un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable ;
fournir des instruments adaptés et formalisés pour l’élaboration, la transmission, le contrôle et le traitement des documents administratifs, comptables et financiers ;
décrire l'organisation administrative, financière, budgétaire et comptable de la Direction Générale ;
décrire des procédures d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer au sein de la structure et définir les responsabilités des intervenants à chaque étape du circuit des documents ;
décrire le rôle et les tâches de l'ensemble du personnel administratif, technique, comptable et financier ;
décrire la méthodologie financière et comptable à adopter pour une meilleure rentabilité des actions à mener dans le cadre de l’enregistrement des noms de domaine en « .cm »;
décrire la méthodologie financière et comptable à adopter pour une meilleure rentabilité des actions à mener dans le cadre de la gestion des certificats électroniques ;
décrire la méthodologie financière et comptable à adopter pour une meilleure rentabilité et une capitalisation des actions à mener dans le cadre de la conduite des missions d’audit de sécurité ;
décrire la méthodologie financière et comptable dans le cadre de l’administration des sanctions infligées par l’Agence tel que prescrit par le décret N°2012/180 du 10 avril 2012 portant organisation et fonctionnement de l’ANTIC;
décrire la méthodologie à adopter pour une meilleure rentabilité des actions engagées au sein des différentes structures et une utilisation optimum de l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que (i) le personnel, (ii) le matériel et (iii) les ressources financières mises à disposition.

N/A

1)     Tâches à réaliser par le prestataire :
 
Le prestataire devra réaliser les activités conformément aux objectifs spécifiques sus-évoqués ainsi qu’il suit :
Le manuel de procédures établira :
i. les procédures de gestion administrative (rapports à l’intérieur des structures et entre structures ; gestion du courrier, fournitures et matériels de bureau ; équipements, inventaires, immobilisations, personnel, paie, etc…) ;
ii.   les procédures de facturation de l’enregistrement des noms de domaine en « .cm » et des prestations d’audit de sécurité;
 iii. les procédures comptables et mécanismes financiers de gestion des certificats électroniques par l’Agence ;
 iv.   les procédures de passation des marchés (y compris les modèles de lettre d’invitation, système de classement des dossiers de passation des marchés, contrat type, dossiers types d’appel d’offres pour l’acquisition d’équipements ou la réalisation de travaux, des consultations, marchés types, etc…) ;
 v.  les procédures de décaissement ;
 vi.  les procédures de gestion financière (suivi des comptes, transfert de ressources d’un compte à l’autre, élaboration, suivi et contrôle budgétaire, etc…) ;
vii. les procédures de gestion comptable (schémas comptables, production des travaux périodiques et annuels, etc…) ;
viii. les fiches de postes précisant les fonctions et tâches, ainsi qu’un plan de recrutement (organisation des sessions de recrutement, gestion des concours internes…) ;
 ix.  la matrice des responsabilités, les rôles et autorisations de chacun en matière de commande et d’approbation des factures, le dispositif de contrôle interne, etc…
1-Le manuel inclura l’ensemble des formulaires nécessaires (les différents journaux de trésorerie : pièces de caisses secondaires, codification, etc.) et les termes de référence décrivant la répartition des tâches entre les différentes structures et des auditeurs internes/externes ;
2-  Le manuel précisera, pour les rapports d’exécution financière, les modèles, le contenu et les différents éléments comptables à y figurer.  Pour ce faire, un tableau de suivi financier/budgétaire lui sera annexé ;
3- La codification du plan comptable en respectant le plan comptable des EPA. Les documents devront être proposés pour l’acquisition d’un logiciel pouvant gérer toutes ces interfaces.
4-     Les procédures de suivi des recommandations des rapports de contrôle interne ou d’audit.
2)  résultats attendus :
Au terme de l’exécution de la mission, les produits ci-après devront être obtenus :
-   un manuel de procédures administratives, financières et comptables ;
-  un plan de recrutement avec les fiches de poste et l’organisation proposée, l’ensemble élaboré conformément aux dispositions du décret N°2012/180 du 10 avril 2012 portant organisation et fonctionnement et organisation de l’Agence Nationale des Technologies de l’information et de la Communication ;
-  un cahier des charges en vue de l’acquisition et du déploiement d’un logiciel de suivi budgétaire, comptable et financier ;
-         des outils de mise en œuvre du manuel ;
-         un plan détaillé de formation comportant aussi bien les modules spécifiques que  la durée y relative, proposé simultanément à la remise du manuel des procédures administratives, financières et comptables.
Le manuel de procédures administratives, financières et comptables devra permettre l’atteinte des objectifs assignés dans le décret organisant l’ANTIC, par la tutelle technique et par le Conseil d’Administration.
Un rapport provisoire, assorti d’une note de présentation, sera soumis et restitué à la Direction Générale dans un délai de huit (08) semaines après signature du contrat. La version finale du manuel intégrant les observations de la Direction Générale sera déposée en six (06) exemplaires sur support papier et fichier électronique en langues française et anglaise.
Le rapport final adopté sera le manuel de procédures définitif après prise en compte des recommandations et observations formulées lors d’un atelier de validation par les utilisateurs et les autres parties prenantes du projet.

La participation au présent Appel d’Offres est restreinte aux Cabinets d’ Expertise/Consultants ci-après retenus après avis à manifestation d’intérêt N°001/AMI/ANTIC/DG/2018 pour le recrutement d'un cabinet d’expertise/consultant pour l’élaboration d’un manuel de procédures administratives, financières et comptables de l’Agence Nationale des Technologies de l’Information et de la  Communication (ANTIC):

Les prestations objet du présent Appel d’Offres sont financées par le budget de l'ANTIC, exercice 2018, imputation : 201 100.
La durée prévisionnelle de la prestation :
La prestation doit être réalisée sur une période de douze (12) semaines. Un rapport provisoire pour chaque manuel sera soumis dans un délai de huit (08) semaines après signature du contrat. Les versions finales seront déposées quinze (15) jours au plus tard après réception des observations, en dix (10) exemplaires en version physiques et numériques, après adoption du Conseil d’Administration et prise en compte de leurs recommandations.

Chaque offre rédigée en français ou en anglais en cinq (05) exemplaires dont un (01) original et quatre (04) copies marqués comme tels, devra parvenir à la Direction Générale de l’ANTIC (Direction des Affaires Générales), face Haut-Commissariat au Canada, au plus tard le 03 décembre 2018 à 12 heures, heure locale et devra porter la mention :
Appel d’Offres National Restreint en Procédure d’Urgence N°06/AONR/PU/ANTIC/DG/CIPM/2018 du 26 Octobre 2018 pour le recrutement d'un cabinet d’expertise/consultant pour l’élaboration d’un manuel de procédures administratives, financières et comptables de l’Agence Nationale des Technologies de l’Information et de la Communication (ANTIC).
«A n'ouvrir qu'en séance de dépouillement».
Recevabilité des offres :
Les offres parvenues après la date limite de dépôt seront jugées irrecevables.
Chaque soumissionnaire devra joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission d'un montant d’un million deux cent mille (1 200 000) Francs CFA, établie par une banque de premier ordre agréée par le Ministère en charge des finances et dont la liste figure dans la pièce 9 du DAO et valable pendant trente (30) jours au-delà de la date de validité des offres.
Les offres ne respectant pas le mode de séparation des offres financières des pièces administratives ne seront pas recevables.
Sous peine de rejet, les autres pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes uniquement par les services émetteurs, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres (RPAO).
Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres.
Ouverture des plis :
Elle se fera en deux temps ainsi qu'il suit:
L'ouverture des pièces administratives et des offres techniques aura lieu le 03 décembre 2018  à partir de 13 heures, heure locale,  par la Commission Interne de Passation des Marchés, siégeant à la seconde salle de conférence de l’ANTIC sise au 1^er étage de l’immeuble abritant la Direction Générale.
A l’issue de l’analyse des offres administratives et techniques, l’ouverture des offres financières sera réalisée dans les mêmes conditions, à une date ultérieure qui sera communiquée aux soumissionnaires ayant  obtenu une note technique supérieure ou égale à 80 points sur 100.
Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter           par une personne de leur choix.
Durée de validité des offres :
Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant 120 jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

N/A

1)     Critères Eliminatoires : 
Dossier administratif incomplet ou non conforme ;
Fausse déclaration ou pièce falsifiée ;
Dossiers technique et financier non conformes aux dispositions des pièces 4 et 5 du DAO ;
Non proposition d’un Chef de Mission répondant au profil exigé dans les Termes De Références ;
Présence d’une information de l’offre financière dans les Dossiers administratif ou Technique ;
Omission d’un prix quantifié dans l’offre financière :
Note technique inférieure au seuil fixé à 80 points  sur 100 ;
Absence dans l’offres technique d’une déclaration sur l’honneur par laquelle, le soumissionnaire atteste que, non seulement il n’a pas abandonné de marchés au cours des trois (03) dernières années, et aussi qu’il ne figure pas dans la liste des entreprises défaillantes annuellement établies par le Ministère des marchés publics.
 
2)     Critères d’évaluation :
Le nombre de points attribués pour chaque critère et sous critère d’évaluation est le suivant :
I-                  Références générales du Cabinet                                                                          (40 Pts) ;
II-              Qualification et expérience du personnel clé pour la Mission                           (40 Pts) ;
III-            Présentation de l’offre                                                                                          (02 pts) ;
IV-            Compréhension des Termes De Référence                                                          (07 pts) ;
V-               Matériel                                                                                                                   (08pts) ;
VI-            Attestation de disponibilité financière                                                                 (03pts) ;
La note technique devra être supérieure ou égale à 80 points sur 100.
Méthodologie de sélection du Cabinet des Expertises/Consultants :
Le Cabinet d’Expertise/Consultant sera choisi par la méthode qualité-coût, conformément aux procédures décrites dans le précédent DAO.
La note finale N sera calculée par la combinaison pondérée des notes technique et financières suivant la formule ci-après :
N = 80 x Note technique (Nt) + 20 x Note financière (Nf)
                        100
La  note financière (Nf) est obtenue de la façon suivante :
            Soit Fm le montant de la proposition la moins-disante, sa note financière sera prise égale à 100 points.
Les notes des autres soumissionnaires calculées à partir de la note financière de la proposition la moins-disante sera obtenue par la formule :
Nf = 100 x Fm
                  F
F= le montant de la proposition considérée.
Le soumissionnaire présentant la note finale la plus élevée sera déclaré adjudicataire du marché.
Acquisition du Dossier d’Appel d’Offres :
Le dossier peut être obtenu aux heures ouvrables à la Direction Générale de l’ANTIC, Direction des Affaires Générales face Haut-Commissariat au Canada, Quartier Bastos-EKOUDOU, dès publication du présent avis, sur présentation d’une quittance de versement d’une somme non remboursable de cinquante mille (50 000)Francs FCA, payables aux heures ouvrables dans les agences de la BICEC au compte : « Compte Spécial : CAS-ARMP ».

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables à la Direction Générale de l’ANTIC, Direction des Affaires Générales sise à Ekoudou Bastos-Yaoundé face Haut- Commissariat au Canada, B.P : 6170 Yaoundé, Tél. : 694 40 58 68.
L’adjudicataire devra prendre attache à la Direction Générale de l’ANTIC, avec la Division des Affaires Juridiques pour toutes les informations et documents nécessaires à l’accomplissement de son travail

N/A