Le Ministre des Relations Extérieures, Maître d’Ouvrage, lance, en procédure d’urgence, un Appel d’Offres National Restreint pour la conception et l’implémentation d’un logiciel de gestion des marchés publics au Ministère des Relations Extérieures.

Globalement, la prestation attendue de l’entreprise ou cabinet ou du groupement d’entreprises ou cabinets  vise la facilitation, d’une part, du suivi des activités de  passation et d’exécution des marchés publics, d’autre part, des contrôles a priori et a posteriori à travers la production des informations sur lesdits marchés, de leurs transmissions auprès des administrations concernées et enfin de la projection des budgets futurs.

Le présent Appel d’Offres restreint fait suite à l’Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt N° 001/ASMI/MINREX/2018 du 07 mars 2018.

Le logiciel de gestion des marchés publics à concevoir et à implémenter au Ministère des Relations Extérieures permettra, dans sa première phase (Phase I), notamment de :
1. Fournir un fichier consolidé des  informations par type de procédure ;
2. Mettre en œuvre un système de production automatique et de dispatching de l’information ;
3. Fournir un fichier consolidé des administrations publiques et ses démembrements utilisateurs des informations de marchés publics du Département ;
4. Fournir un fichier consolidé des informations attendues ;
5. Suivre le niveau d’évolution des procédures des marchés publics du Département ;
6. Suivre le niveau d’échange avec les autres  administrations.

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de Vingt-Cinq Millions  (25 000 000) de Francs CFA.

L’Appel d’Offres, objet du présent Avis, est constitué d’un lot unique.

La participation au présent Appel d’Offres est restreinte aux entreprises ou cabinets et/ou aux groupements d’entreprises ou cabinets de droit camerounais, ayant été pré qualifiés à l’issue de l’Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt N° 001/ASMI/MINREX/2018 du 07 mars 2018, et dont la liste se présente dans le Tableau ci-après.

Les candidats de ladite liste ne peuvent pas s’associer en groupement.

La prestation, objet du présent Appel d’Offres, est financée par le Budget du Ministère des Relations Extérieures, Budget d’Investissement Public du MINREX, Exercice 2018, Imputation : 52 06 340010 2022.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté gratuitement  aux heures ouvrables, à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, dès publication du présent Avis par voie de presse écrite et par voie d’affichage dans les locaux du Ministère des Relations Extérieures.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, dès publication du présent Avis par voie de presse écrite et par voie d’affichage dans les locaux du Ministère des Relations Extérieures, sur présentation d’une quittance de versement au Trésor Public de la somme non remboursable de Quarante Mille (40 000)Francs CFA, représentant les frais d’achat du dossier.

Les offres  rédigées en français ou en anglais, en sept (07) exemplaires dont l’original et six (06) copies, marqués comme tels, conformes aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres, devront être déposées contre récépissé ou transmises par poste en recommandé avec accusé de réception à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, au plus tard le 08 août 2018   à  15 heures précises.

Les plis fermés contenant les offres, ne devront porter que la mention :

 « APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINTN° 01/AONR/MINREX/CMPM/2018 DU 18 JUILLET 2018, EN PROCEDURE D’URGENCE,
POUR LA CONCEPTION ET L’IMPLEMENTATION D’UN LOGICIEL DE GESTION DES MARCHES PUBLICS AU MINISTERE DES RELATIONS EXTERIEURES.
A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT. »

Le délai d’exécution de la prestation est de trois (03) mois. Ce délai court à compter de la date de notification de l’ordre de service de commencer la prestation.

Sous peine de rejet, les autres pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur, conformément au listing prévu au Règlement Particulier de l’Appel d’Offres. Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois, à compter de la date limite de remise des offres ou être postérieures à la date du présent Avis d’Appel d’Offres.

Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Avis et du Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable, notamment l’absence de la caution de soumission délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée par le Ministre chargé des Finances, le non-respect des modèles des pièces du Dossier d’Appel d’Offres, une fausse déclaration, ou une pièce falsifiée entraînera le rejet ou l’élimination de l’offre sans aucun recours.

L’ouverture des offres se fera en deux temps :
-         Dans un premier temps, l’ouverture des séries des trois enveloppes (Enveloppe extérieure, «Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF» et «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE»), l’une après l’autre, dans l’ordre chronologique suivant : i) Enveloppe extérieure, ii) «Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF», et iii) «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE».
Elle est effectuée, le 08 août 2018 à 16 heures précises dans la salle de conférences du nouveau bâtiment du Ministère des Relations Extérieures, par la Commission Interne de Passation des Marchés (CIPM) du Ministère des Relations Extérieures, siégeant en présence des soumissionnaires qui le désirent ou de leurs représentants dûment mandatés et ayant une parfaite connaissance de leurs offres.
-         Dans un deuxième temps et à l’issue de l’examen des pièces administratives et de l’évaluation des offres techniques, l’ouverture des enveloppes C renfermant les offres financières sera réalisée dans les mêmes conditions, à une date ultérieure qui sera communiquée aux soumissionnaires dont les dossiers administratifs sont conformes et qui auront obtenu une note technique supérieure ou égale à 70 points sur 100.
Lesdits soumissionnaires retenus peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dûment mandatée.

1 Critères éliminatoires
 -         Absence de la caution ;
-         Absence ou non-conformité au-delà du délai supplémentaire de 48 heures à accorder, le cas échéant,d’une pièce administrative ;
-         Pièce(s) falsifiée(s) ou fausse(s) déclaration(s).
-         Dossier technique incomplet ou non-conforme aux TDR ;
-         Note technique inférieure à soixante-dix (70) points sur cent (100).
-         Omission d’un prix unitaire ou d’un prix forfaitaire quantifié ;
-         Omission d’un sous-détail de prix unitaire ou d’une décomposition de prix forfaitaire quantifié.
2 Critères essentiels
L’offre technique de chaque Soumissionnaire, dont le Dossier administratif et l’Offre technique sont conformes au regard des critères éliminatoires, sera évaluée sur les critères suivants :
-         Ressources humaines :……………………………………………………..…..... 55 points ;
-         Références dans le domaine des prestations similaires livrées :…………….. 12 points ;
-         Plan de travail et méthodologie : …………………………………………….…...20 points ;
-         Ressources matérielles à mobiliser :…………………………………………….10 points ; 
-         Présentation du dossier…………………………………………. :………………03 points.
La grille d’évaluation des offres figure à la Pièce n° 12.
Seules les offres, qui auront obtenu au moins 70 points sur 100 à l’issue de cette évaluation technique, seront déclarées conformes et admises à l’évaluation financière.
3 Evaluation financière
Seules les offres financières des soumissions non disqualifiées, à l’issue de l’examen de la conformité des pièces administratives et de l’évaluation technique, seront évaluées et notées à cette étape.
La note de l’offre financière se calcule de la manière suivante :
-         100 points pour l’offre non disqualifiée sur les plans administratif, technique et financier et dont le montant corrigé est le plus bas ; et
-         100xFm/F pour l’offre non disqualifiée sur les plans administratif, technique et financier d’un soumissionnaire quelconque, avec Fm=Montant corrigé de l’offre non disqualifiée la moins disante et F=Montant corrigé de l’offre du soumissionnaire considéré.

La Lettre Commande est attribuée au Soumissionnaire dont l’offre est reconnue conforme pour l’essentiel au Dossier d’Appel d’Offres, a recueilli au moins 70 points sur 100 techniquement et est évaluée la mieux-disante.

Les Soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours, à compter de la date limite fixée pour le dépôt de ces dernières.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé.
NB : « Pour tout acte de corruption, bien vouloir appeler ou envoyer un SMS au MINMAP aux numéros suivants : 673 20 57 25/699 37 07 48 ».