Le Ministre des Relations Extérieures, Maître d’Ouvrage, lance, en procédure d’urgence, un Appel d’Offres National Restreint pour la mise en place d’une plateforme de messagerie professionnelle au Ministère des Relations Extérieures.
Globalement, la prestation attendue de l’entreprise ou cabinet ou du groupement d’entreprises ou cabinets vise la modernisation des télécommunications et de l'informatique au Ministère des Relations extérieures. A ce titre, elle doit permettre la mise en place d'un système de communication fiable, sécurisé, à moindre coût, rapide et accessible en temps réel à tous les personnels des services centraux et extérieurs.
A cet égard, les objectifs spécifiques du projet de mise en place d’une plateforme de messagerie professionnelle dans ledit Ministère peuvent se décliner comme suit :
1. Faciliter la communication interactive : les tâches quotidiennes de la majeure partie des salariés reposent sur l’informatique, les échanges doivent se faire en temps réel pour être plus réactifs ;
2. Permettre le dialogue social : la collaboration est inéluctable en milieu de travail. La messagerie doit être un outil de partage et de gestion de l’information, permettant de publier (babillard électronique), prévenir (veille) et anticiper sur des crises quelle que soit la distance (télétravail) ;
3. Evoluer avec les préoccupations de l’heure : approche collaborative de capitalisation des connaissances, afin de faciliter le travail et la prise de décision ;
4. Acquérir une réputation électronique : les adresses mails professionnels contribuent à donner une identité électronique permettant d’accroître le pouvoir de communication et les valeurs de l’entreprise à travers le web.

le coût prévisionnel de Quarante-Cinq Millions  (45 000 000) de Francs CFA.    

L’Appel d’Offres, objet du présent Avis, est constitué d’un lot unique.

Le présent Appel d’Offres National Restreint est ouvert à égalité de conditions aux entreprisesou cabinets et/ou aux groupements d’entreprises ou cabinets de droit camerounais, exerçant dans le secteur des technologies de l’information et de la communication, ayant été préqualifiés à l’issue de l’Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt N° 002/ASMI/MINREX/2018 du 08 mars 2018, et dont la liste restreinte se présente dans le Tableau ci-après.

Les candidats de ladite liste ne peuvent pas s’associer en groupement.

La prestation, objet du présent Appel d’Offres, est financée par le Budget du Ministère des Relations Extérieures, Budget d’Investissement Public du MINREX, Exercice 2018, Imputation : 52 06 340010 2022, pour le coût prévisionnel de Quarante-Cinq Millions  (45 000 000) de Francs CFA.    

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté gratuitement  aux heures ouvrables, à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, dès publication du présent Avis par voie de presse écrite et par voie d’affichage dans les locaux du Ministère des Relations Extérieures.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, dès publication du présent Avis par voie de presse écrite et par voie d’affichage dans les locaux du Ministère des Relations Extérieures, sur présentation d’une quittance de versement au Trésor Public de la somme non remboursable de Soixante Mille (60 000)Francs CFA, représentant les frais d’achat du dossier.

Les offres rédigées en français ou en anglais, en sept (07) exemplaires dont l’original et six (06) copies, marqués comme tels, conformes aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres, devront être déposées contre récépissé ou transmises par poste en recommandé avec accusé de réception à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, au plus tard le 09 août 2018 à 15 heures précises.

Les plis fermés contenant les offres, ne devront porter que la mention :
« APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT
N° 02/AONR/MINREX/CMPM/2018 DU 18 JUILLET 2018,
EN PROCEDURE D’URGENCE,
POUR LA MISE EN PLACE D’UNE PLATEFORME DE MESSAGERIE PROFESSIONNELLE AU MINISTERE DES RELATIONS EXTERIEURES.
A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT. »

Le délai d’exécution de la prestation est de deux (02) mois. Ce délai court à compter de la date de notification de l’ordre de service de commencer la prestation.

Les offres devront être accompagnées chacune d’une caution de soumission de Neuf Cent Mille (900 000)Francs CFA délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée par le Ministre chargé des Finances.

La validité de cette caution devra être de cent vingt (120) jours, à compter de la date limite de dépôt des offres.
Sous peine de rejet, les pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur, conformément au listing prévu au Règlement Particulier de l’Appel d’Offres. Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois, à compter de la date limite de remise des offres ou être postérieures à la date du présent Avis d’Appel d’Offres.

Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Avis et du Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable, notamment l’absence de la caution de soumission délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée par le Ministre chargé des Finances, le non-respect des modèles des pièces du Dossier d’Appel d’Offres, une fausse déclaration, ou une pièce falsifiée entraînera le rejet ou l’élimination de l’offre sans aucun recours.
Les chèques, même certifiés, ne sont pas acceptés en lieu et place des cautions de soumission.

L’ouverture des offres se fera en deux temps :
- Dans un premier temps, l’ouverture des séries des trois enveloppes (Enveloppe extérieure, «Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF» et «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE»), l’une après l’autre, dans l’ordre chronologique suivant : i) Enveloppe extérieure, ii) «Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF», et iii) «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE».

Elle est effectuée, le 09 août 2018 à 16 heures précises dans la salle de conférences du nouveau bâtiment du Ministère des Relations Extérieures, par la Commission Interne de Passation des Marchés (CIPM) du Ministère des Relations Extérieures, siégeant en présence des soumissionnaires qui le désirent ou de leurs représentants dûment mandatés et ayant une parfaite connaissance de leurs offres.
- Dans un deuxième temps et à l’issue de l’examen des pièces administratives et de l’évaluation des offres techniques, l’ouverture des enveloppes C renfermant les offres financières sera réalisée dans les mêmes conditions, à une date ultérieure qui sera communiquée aux soumissionnaires dont les dossiers administratifs sont conformes et qui auront obtenu une note technique supérieure ou égale à 70 points sur 100.
Lesdits soumissionnaires retenus peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dûment mandatée.

*. Critères éliminatoires
- Absence de la caution ;
- Absence ou non-conformité au-delà du délai supplémentaire de 48 heures à accorder, le cas échéant,d’une pièce administrative ;
- Pièce(s) falsifiée(s) ou fausse(s) déclaration(s).
- Dossier technique incomplet ou non-conforme aux TDR ;
- Note technique inférieure à soixante-dix (70) points sur cent (100).
- Omission d’un prix unitaire ou d’un prix forfaitaire quantifié ;
- Omission d’un sous-détail de prix unitaire ou d’une décomposition de prix forfaitaire quantifié.

*. Critères essentiels
A. Offre technique
L’offre technique de chaque Soumissionnaire, dont le Dossier administratif et l’offre technique sont conformes au regard des critères éliminatoires, sera évaluée sur les critères suivants :
- Qualifications et expériences dans les prestations similaires du personnel d’encadrement et du personnel fixe proposés :30 points
- Qualité de l’offre, organisation, méthodologie et planning d’exécution de la prestation : ……...20 points ;
- Ressources matérielles et logistiques à mobiliser :……………………………. 20 points ;
- Références dans le domaine des prestations similaires livrées :…………….. 20 points ;
- Disponibilité des ressources financières ou accès à une ligne de crédit :….. 10 points.
La grille détaillée d’évaluation figure à la Pièce n° 11.

Seules les offres, qui auront obtenu au moins 70 points sur 100 à l’issue de cette évaluation technique, seront déclarées conformes et admises à l’évaluation financière.
B. Offre financière
Seules les offres financières des soumissionsnon disqualifiées, à l’issue de l’examen de la conformité des pièces administratives et de l’évaluation technique, seront évaluées et notées à cette étape.
La note de l’offre financière se calcule de la manière suivante :
- 100 points pour l’offre non disqualifiéesur les plans administratif, technique et financieret dont le montant corrigé est le plus bas ; et
- 100xMcb/Mcs pour l’offre non disqualifiéesur les plans administratif, technique et financier d’un soumissionnaire quelconque, avec Mcb=Montant corrigé de l’offre non disqualifiée le plus bas et Mcs=Montant corrigé de l’offre du soumissionnaire considéré.

La Lettre Commande est attribuée au Soumissionnaire dont l’offre est reconnue conforme pour l’essentiel au Dossier d’Appel d’Offres, a recueilli au moins 70 points sur 100 techniquement et est évaluée la mieux-disante.

Les Soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours, à compter de la date limite fixée pour le dépôt de ces dernières.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508) du Ministère des Relations Extérieures.
NB : « Pour tout acte de corruption, bien vouloir appeler ou envoyer un SMS au MINMAP aux numéros suivants : 673 20 57 25/699 37 07 48 ».