Afin d’assurer le fonctionnement des services de son département ministériel et ainsi améliorer les conditions de travail de ses collaborateurs, le Ministre d’Etat, Ministre de l’Enseignement Supérieur s’emploie à doter régulièrement les Services centraux des ressources matérielles, infrastructurelles et immatérielles adéquates. 

Pour préserver cet important investissement, il est essentiel que ces ressources soient convenablement entretenues, maintenues en état de fonctionner et réparer au besoin, de manière à toujours rendre les services que les utilisateurs sont en droit d’attendre. A ce titre, le Ministre d’Etat, Ministre de l’Enseignement Supérieur pour y remédier, a entrepris via les présents Termes de référence de définir les prestations à effectuer dans le cadre de l’entretien et la maintenance appareils de reprographie et de climatisation des services centraux du département ministériel dont il a la charge. 

Les prestations objet de la présente consultation concernent tous les matériels de reprographie et de climatisation affectés aux structures du MINESUP (9e, 10e, 13e, 14e, 15e et 16e étage). Ainsi, il s’agira pour le prestataire sans être exhaustif d’effectuer les prestations suivantes :

A. Entretien et maintenance des appareils de reprographie 

Il s’agira pour le prestataire d’assurer l’entretien et la maintenance des appareils de reprographie ci-après:

- 118 imprimantes pour bureau de travail ;

- 10 scanners pour bureau de travail ;

- 32 photocopieurs pour groupe de travail.

Ces prestations consisteront sans être exhaustive à :

Inspection régulière :

• Vérifier l’état général des appareils ;

• S’assurer que toutes les pièces fonctionnent correctement ;

• Identifier et diagnostiquer les problèmes potentiels.

Nettoyage :

• Nettoyer les composants internes et externes des appareils ;

• Éliminer les poussières et les débris qui pourraient affecter le fonctionnement ;

• Nettoyer les têtes d'impression, rouleaux et autres pièces sensibles.

Remplacement des consommables :

• Remplacer les tambours, rouleaux de transfert, et autres consommables ;

• Assurer le bon fonctionnement des distributeurs de papier.

Mises à jour et calibrations :

• Effectuer les mises à jour logicielles nécessaires, le cas échéant ;

• Calibrer les appareils pour assurer une qualité d’impression optimale ;

• Ajuster les paramètres de configuration selon les besoins spécifiques.

Réparation des pannes :

• Réparer ou remplacer les pièces défectueuses ;

• Effectuer des tests pour s’assurer que les réparations sont effectuées correctement ;

• Documenter les réparations et interventions effectuées.

Rapport et documentation :

• Rédiger des rapports d’intervention et de maintenance ;

• Tenir à jour un journal des opérations de maintenance ;

• Proposer des recommandations pour l’amélioration ou le remplacement des appareils.

Le prestataire est tenu d’intervenir dans les plus brefs délais : 02 heures au plus tard, dès réception de la demande de dépannage par le Ministère de l’Enseignement Supérieur.

B. Entretien et maintenance des appareils de climatisation (6cv, 3 cv, 2 cv et 1,5 cv)

Il s’agira pour le prestataire d’assurer l’entretien et la maintenance de 82 appareils de climatisation:

Les prestations sans être exhaustive consisteront à :

Inspection régulière :

• Vérifier l’état général des unités de climatisation.

• Contrôler l’intégrité des composants internes et externes.

• Identifier et diagnostiquer les problèmes potentiels.

Nettoyage :

• Nettoyer les filtres à air pour assurer une bonne qualité d'air.

• Nettoyer les bobines d'évaporateur et de condenseur.

• Retirer les débris des unités extérieures pour éviter les obstructions.

Vérification des fluides :

• Contrôler le niveau de réfrigérant et ajouter du fluide si nécessaire.

• Vérifier et réparer les fuites de réfrigérant.

• Assurer l'étanchéité des circuits de fluide.

Entretien des composants électriques :

• Inspecter et tester les connexions électriques.

• Remplacer les composants électriques défectueux, tels que les condensateurs et les relais.

• Vérifier et ajuster les systèmes de commande et de thermostat.

Lubrification :

• Lubrifier les moteurs et les ventilateurs.

• S'assurer que les pièces mobiles fonctionnent sans friction.

Test de performance :

• Mesurer les performances de refroidissement et de chauffage des unités.

• Ajuster les réglages pour optimiser l'efficacité énergétique.

• Vérifier la pression et la température de fonctionnement.

Réparation et remplacement de pièces :

• Remplacer les composants usés ou défectueux, tels que compresseurs, condenseur, carte mère, filtre à air, ventilateur externe et interne, acide portique etc. ;

• de procéder au remplacement des cages métalliques, le cas échéant etc…

• Réparer les conduits et les systèmes de distribution d'air.

Documentation et rapports (mensuel et trimestriel) :

• Rédiger des rapports d’intervention et de maintenance.

• Documenter toutes les réparations et les remplacements de pièces.

• Proposer des recommandations pour l'amélioration ou la mise à niveau des systèmes.

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de 12 750 000 (Douze millions Sept cent cinquante mille) Francs CFA.

La participation à la présente Demande de Cotation est ouverte à toutes les entreprises/sociétés installées au Cameroun et œuvrant dans ce domaine d’activité et répondant aux critères de qualification indiquées dans le présent Dossier de Demande de Cotation.

Les prestations objet de la présente Demande de Cotation sont financés par le budget de fonctionnement du MINESUP - Exercice 2025, Imputation : 59 18 119 03 340010 361400 461.

Mode de soumission 

Le mode de soumission retenu pour cette Demande de Cotation est celui uniquement en ligne.

Le Dossier physique de la demande de cotation peut être consulté auprès de la Structure Interne de Gestion Administrative des Marchés du Ministère de l’Enseignement Supérieur, porte 1403, au 14ème étage de l’immeuble ministériel n°2, téléphone : 222 22 68 21, dès publication du présent avis, et la version électronique disponible sur les plateformes COLEPS et PRIDESOFT disponible aux adresses http://www.marchespublics.cm, http://www.publiccontracts.cm et sur le site internet de l'ARMP (www.armp.cm) .

La version physique du dossier peut être obtenue auprès de la Structure Interne de Gestion Administrative des Marchés du Ministère de l’Enseignement Supérieur, porte 1403, au 14ème étage de l’immeuble ministériel n°2, dès publication du présent avis, sur présentation d’une quittance de versement au Trésor Public d’une somme de 25 000 (Vingt-cinq mille) FCFA non remboursable représentant les frais d’achat du dossier de Demande de Cotation payable au trésor public.

Il est également possible d’obtenir la version électronique du dossier de Demande de Cotation par téléchargement gratuit sur les plateformes COLEPS et PRIDESOFT disponibles aux adresses sus indiquées pour la version électronique. Toutefois, la soumission en ligne est conditionnée par le payement des frais d’achat de la Demande de Cotation.

Chaque offre rédigée en français ou en anglais en 07 (Sept) exemplaires dont un (01) original et 06 (six) copies marquées comme telles, devra parvenir en ligne sur la plateforme COLEPS au plus tard le 05 Mars 2025 à 15 heures précises, heure locale.

 Mode de soumission

Une copie de sauvegarde de la cotation enregistrée sur clé USB ou CD/DVD devra être transmise sous pli scellé avec l’indication claire et lisible « copie de sauvegarde », et une copie physique de l’Original du cautionnement provisoire et du récépissé de consignation délivré par la Caisse de Dépôts et de Consignations (CDEC) en plus de la mention ci-dessous dans les délais impartis auprès de la Structure Interne de Gestion Administrative des Marchés du Ministère de l’Enseignement Supérieur, porte 1403, au 14ième étage de l’Immeuble Ministériel n°2 :

« DEMANDE DE COTATION N° 001/DC/ CIPM /MINESUP/2025 DU 04 FEVRIER 2025

POUR LES SERVICES D’ENTRETIEN ET DE MAINTENANCE DES APPAREILS DE REPROGRAPHIE ET DE CLIMATISATION AFFECTES AUX STRUCTURES ABRITANT LE MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR.

« A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement »

  Taille et format des fichiers

Les tailles maximales des documents qui vont transiter sur les plateformes et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :

• 5 Mo pour l’Offre Administrative ;

• 15 Mo pour l’Offre Technique ;

• 5 Mo pour l’Offre Financière.

Les formats acceptés sont les suivants :

• Format PDF pour les documents textuels ;

• JPEG pour les images.

Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.

Le délai maximum prévu par le Maître d’Ouvrage pour la réalisation des prestations objet de la présente demande de cotation est de dix (10) mois calendaires. Ce délai court à compter de la date de notification de l’ordre de service de commencer les prestations.

Chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives un cautionnement de soumission, acquitté à la main et timbré au tarif en vigueur, délivré par un établissement bancaire de premier ordre ou un organisme financier agréé par le Ministre chargé des finances, à émettre les cautions dans le domaine des marchés publics dont la liste figure dans la pièce n°12 du DDC. Le montant du cautionnement de soumission s’élève à 255 000 (Deux cent cinquante-cinq mille) FCFA et valable jusqu'à trente (30) jours au-delà de la date limite de validité des offres. A ce cautionnement, sera joint le récépissé de consignation délivré par la Caisse de Dépôts et de Consignations (CDEC). 

NB : Le cautionnement de soumission sera accompagné du récépissé de consignation délivré par la Caisse de Dépôts et de Consignations (CDEC) dont l’obtention est précisée dans la lettre circulaire n°000019/LC/MINAMP du 05 juin 2024 relative aux modalités de constitution, de consignation, de conservation, de restitution et de déconsignation des cautionnements sur les marchés publics.

L’absence du cautionnement de soumission entraînera le rejet pur et simple de l'offre. Une caution de soumission produite mais n'ayant aucun rapport avec la consultation concernée est considérée comme absente. La caution de soumission présentée par un soumissionnaire au cours de la séance d’ouverture des plis est irrecevable.

Les pièces administratives, la cotation technique et la cotation financière doivent être placées dans des enveloppes différentes séparées et remises sous plis scellé. 

Seront irrecevables par le Maître d’Ouvrage : 

• Les plis portant des indications sur l'identité du soumissionnaire ; 

• Les plis parvenus postérieurement aux dates et heures limites de dépôt ; 

• Les plis non-conformes au mode de soumission. 

• les plis sans indication de l’identité de l’Appel d’Offres ; 

• Le non-respect du nombre d’exemplaires indiqué dans la DC ou offre uniquement en copies ; 

Toute offre incomplète conformément aux prescriptions la DC sera déclarée irrecevable.

L’ouverture des plis se fera en un (01) temps et aura lieu le 05 Mars 2025 à 16 heures par la Commission Interne de Passation des Marchés du MINESUP dans la salle de réunions de la Direction des Affaires Générales du Ministère de l’Enseignement Supérieur, sise au 14ème étage de l’immeuble ministériel n°2. 

Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dûment mandatée.

Sous peine de rejet, les pièces du dossier administratif requises doivent être produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou autorité administrative compétente, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de la Cotation. Elles doivent dater de moins de trois (03) mois ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’avis de Cotation.

En cas d’absence ou de non-conformité d’une pièce du dossier administratif lors de l’ouverture des plis, après un délai de 48 heures accordé par la Commission, l'offre sera rejetée.

Critères éliminatoires

• la non-production dans un délai de 48h après l’ouverture des plis, d’une pièce du dossier administratif jugée non conforme ou absente autre que la caution de soumission; 

• l’absence du cautionnement de soumission acquitté à la main et timbré au tarif en vigueur à l’ouverture des plis délivré par un établissement bancaire de premier ordre ou un organisme financier agréé par le Ministre chargé des finances, à émettre les cautions dans le domaine des marchés publics d’un montant de 255 000 (Deux cent cinquante-cinq mille) FCFA;

• les fausses déclarations, les manœuvres frauduleuses ou la falsification de pièces ; 

• le non-respect d’au moins cinq (05) critères essentiels sur sept (07) ; 

• l’absence de la déclaration sur l’honneur de non abandon de l’exécution d’une prestation au cours des trois (03) dernières années ; 

• le non-respect du format de fichier des offres; 

• l’absence d’un prix unitaire quantifié dans la cotation ; 

• l’absence d’un élément de l’offre financière (la soumission, les BPU, le DQE) ; 

• la non-conformité du modèle de soumission ; 

• l’absence de la charte d’intégrité datée et signée ; 

• l’absence de la déclaration d’engagement au respect des clauses environnementales et sociales datée et signée ;

• l’absence de la copie de sauvegarde (clé USB ou CD/DVD contenant la version numérique de son dossier) en cas de dysfonctionnement de la plateforme COLEPS.

13.2 Critères essentiels

Les critères essentiels à la qualification des soumissionnaires porteront sur les éléments ci-après: 

• Présentation de l’offre ; 

• Expérience du soumissionnaire ; 

• Capacité financière

• Qualification et expérience du personnel ;

• Matériels ; 

• Méthodologie ;

• Preuves d’acceptation des conditions de la lettre commande (CCAP et TDR).

Le Ministre d’Etat, Ministre de l’Enseignement Supérieur, attribuera la lettre commande au soumissionnaire ayant présenté une offre remplissant les critères de qualification technique et financière requises et dont l’offre est évaluée la moins-disante.

Les soumissionnaires restent engagés par leurs Cotations pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite fixée pour la remise des Cotations.

Assistante technique

Pour obtenir une assistance technique, en cas de survenance d’un problème technique ou lié à l’utilisation de la plateforme, bien vouloir appeler aux numéros (+237) 222 238 155 / 222 235 669/677 00 61 10 ou écrire à l’adresse email dsi@minmap.cm.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables au Ministère de l’Enseignement Supérieur, Direction des Affaires Générales, Service du Matériel et de la Maintenance, porte 1441, au 14ème étage de l’immeuble ministériel N°2, tel : 222 22 66 90, dès publication du présent avis ou en ligne sur les plateformes COLEPS ou PRIDESOFT aux adresses :http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm., au moins quatorze (14) jours avant  la date limite de dépôt des offres.

Lutte contre la corruption et les mauvaises pratiques

Pour toute dénonciation pour des pratiques, faits ou actes, tentative de corruption ou faits de mauvaises pratiques, bien vouloir appeler la CONAC au numéro 1517, l’Autorité chargé des Marchés Publics (MINMAP) SMS ou appel aux numéros suivants : (+237) 673 20 57 25 et 699 37 07 48.