Le Directeur Général de la Cameroon Civil Aviation Authority (CCAA) lance en procédure d’urgence un Appel d’Offres National Ouvert pour la Réorganisation du système de gestion des archives de la Cameroon Civil Aviation Authority (CCAA)

Les prestations comprennent les travaux de traitement physique du fonds d’archives et de mise en place d’un système d’archivage numérique.
Il s’agit notamment des prestations suivantes, organisées en deux phases : une tranche ferme et une tranche conditionnelle
Tranche ferme : Réorganisation physique des archives :
-    Procéder à un inventaire détaillé du fonds d’archives de la CCAA ;
-    Evaluer le système de gestion des archives en place à la CCAA (procédures, personnel, installations et équipements) et proposer des solutions d’amélioration ;
-    Elaborer les procédures et outils d’archivage ;
-    Acquérir le matériel de stockage des archives ;
-    Procéder au traitement (collecte, tri, classement physique et élimination en cas de besoin) du fonds d’archives de la CCAA ;
-   Former le personnel en charge de la gestion des archives aux techniques d’archivage et à la mise en œuvre des procédures d’archivages élaborées.
Tranche conditionnelle : Numérisation des archives :
-   Procéder à la numérisation des archives essentielles identifiées conjointement avec le maître d’ouvrage ;
-   Procéder au l’archivage électronique des documents numérisés dans le système mis en place par la CCAA.
Pour ce faire, le Consultant devra :
Proposer un plan de codification des archives, ainsi qu’une structure hiérarchique de conservation des informations, de manière à en faciliter la recherche ;
Proposer un plan de classement avec des critères de codification notamment ; la présentation devra être claire, afin de faciliter les recherches, et permettre au personnel de mieux suivre la mise à jour des dossiers ;
-   Former le personnel aux méthodes d’alimentation de la base de données du classement électronique.
Au terme de la mission, le consultant est astreint à la production des livrables suivants :
Tranche ferme : Réorganisation physique des archives 
-   Un programme détaillé d’exécution de la prestation, assorti d’un chronogramme de mise en œuvre ;
-   Un rapport sur l’évaluation système de gestion des archives en place à la CCAA (procédures, personnel, installations et équipements) ;
-   Des outils de gestion des archives élaborés comprenant au minimum : un manuel de procédures physique et électronique et des bordereaux de versement et d’élimination ;
-   Un plan de classement ou un cadre de classement des archives de la CCAA, élaboré et adopté ;
-   Une liste des documents essentiels ou documents vitaux ;
-   Un catalogue ou un répertoire des dossiers traités et classés, fait sous la forme normalisée ;
-   Les bordereaux des documents proposés à l’élimination, le cas échéant ;
-   Un rapport de formation du personnel aux techniques d’archivage et à la mise en œuvre des procédures d’archivage élaborées.
Tranche conditionnelle : Numérisation des archives :
-   Un plan de classement des documents dans le système d’archivage électronique de la CCAA ;
-   Un rapport sur l’exécution des tâches de numérisation, codification et stockage des archives dans le système d’archivage électronique de la CCAA, produit et présenté en quatre (04) exemplaires ;
-   Un rapport sur la formation du personnel aux méthodes d’alimentation de la base de données du classement électronique.

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de quatre-vingt millions (80 000 000) FCFA TTC, réparti comme suit :
-Tranche ferme : Trente millions (30 000 000) FCFA TTC ;
-Tranche conditionnelle : Cinquante millions (50 000 000) FCFA TTC.

Les prestations sont effectuées en un lot unique à réaliser en deux tranches.

La participation au présent Appel d’Offres est ouverte aux cabinets ou groupe de consultants ayant une expertise en archivistique, traitement et organisation physique des archives, dématérialisation des archives et mise en place des systèmes d’archivage électronique. Le cabinet de consultants doit disposer du personnel apte et qualifié pour mener l’exécution de la mission.

Les prestations objet du présent Appel d'Offres sont financées par le budget de la CCAA, exercice 2018 et suivants, sur la ligne d’imputation budgétaire N° 612 050 et la tache 4010 2001

Le dossier peut être consulté aux heures ouvrables à la Direction Générale de la Cameroon Civil Aviation Authority (CCAA), Direction technique (Sous-Direction des Marchés) sise à la Base Aérienne 101 de Yaoundé, BP 6998 Yaounde – Cameroun, Tél : (237) 222 30 30 90 / 222 30 26 92, Fax : (237) 222 30 33 62, Email : contact@ccaa.aero, dès publication du présent avis.

Le dossier peut être obtenu à la Direction Générale de la Cameroon Civil Aviation Authority (CCAA), Direction technique (Sous-Direction des Marchés) sise à la Base Aérienne 101 de Yaoundé, BP 6998 Yaounde – Cameroun, Tél: (237) 222 30 30 90 / 222 30 26 92, Fax: (237) 222 30 33 62, Email : contact@ccaa.aero, dès publication du présent avis, contre versement d’une somme non remboursable de quatre-vingt mille  (80 000) francs CFA, au titre des frais de dossier, payable au compte N° 33598860001 94 intitulé CAS-ARMP domicilié dans toutes les agences BICEC.

Chaque offre rédigée en français ou en anglais en sept (07) exemplaires dont l’original et six (06) copies marqués comme tels, devra parvenir à la Direction Générale de la Cameroon Civil Aviation Authority (CCAA), Direction technique (Sous-Direction des Marchés) sise à la Base Aérienne 101 de Yaoundé, BP 6998 Yaounde – Cameroun, Tél: (237) 222 30 30 90 / 222 30 26 92, Fax: (237) 222 30 33 62, Email : contact@ccaa.aero, au plus tard le 16 octobre 2018 à 14 heures et devra porter la mention :
« Appel d’Offres National Ouvert N°0201/AONO/CCAA/CIPM/2018 du 12 septembre 2018 Pour la Réorganisation du système de gestion des archives de la Cameroon Civil Aviation Authority (CCAA)
Procédure d’urgence
A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement »

Le délai maximum prévu pour la réalisation des prestations objet du présent appel d’offres est de Six (06) mois, soit deux (02) mois pour la tranche ferme et quatre (04) mois pour la tranche conditionnelle.

Sous peine de rejet, chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission établie par une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des finances et dont le nom figure dans la pièce 10 du DAO, d’un montant d’un million six cent mille (1 600 000) francs CFA et valable pendant trente (30) jours au-delà de la date originale de validité des offres.

Sous peine de rejet, les autres pièces du dossier administratif requises doivent être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou une autorité administrative, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date originale de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres.
Toute offre incomplète conformément aux prescriptions du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des Finances.
 

L’ouverture des offres se fera en deux temps. L’ouverture des offres administratives et techniques interviendra dans un premier temps, suivie dans un second temps de celle des offres financières des soumissionnaires ayant obtenu la note technique minimale requise.
L'ouverture des pièces administratives et des offres techniques aura lieu le 16 octobre 2018 à 15 heures par la Commission Interne de Passation des Marchés auprès de la CCAA.
Seuls les soumissionnaires peuvent assister cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dument mandatée.
Celle des offres financières aura lieu au terme de l’analyse technique et ne concernera que les soumissionnaires ayant obtenu la note minimale de soixante-quinze points sur cent (75/100).

Critères éliminatoires
1)      Dossier administratif non conforme ou incomplet 48 heures après l’ouverture des plis ;
2)      Absence de la caution de soumission ;
3)      Présence d’informations financières dans l’offre technique ;
4)      Offre technique ou financière incomplète ;
5)      Fausses déclarations, pièces falsifiées ou fausses ;
6)      Note technique inférieure à 75/100 des points ;
Critères essentiels
-Les soumissionnaires retenus seront soumis aux critères essentiels ci-après :
-Présentation Générale de l’offre – 2 points ;
-Observations ou suggestions sur les termes de référence : 03 points ;
-Références du soumissionnaire dans les missions similaires : 10 points ;
-Expérience et qualification du personnel : 25 points ;
-Organisation et méthodologie d’exécution de la mission : 40 points ;
-Logistique mise à disposition pour exécuter la mission : 10 points ;
-Chiffre d’affaire du candidat : 10 points.
Méthode de sélection du consultant
Le consultant sera choisi par la méthode de sélection du mieux disant, conformément aux procédures décrites dans le présent DAO.

Le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura l’offre la mieux disante.

Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant 90 jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables à la Direction Générale de la Cameroon Civil Aviation Authority (CCAA), Direction technique (Sous-Direction des Marchés) sise à la Base Aérienne 101 de Yaoundé, BP 6998 Yaounde – Cameroun, Tél : (237) 222 30 30 90 / 222 30 26 92, Fax : (237) 222 30 33 62, Email : contact@ccaa.aero.