Le présent projet a pour but d’accompagner le Délégué du Gouvernement auprès de la  CUD à la gestion du portefeuille assurance souscrit par  la CUD.

La présente consultation a pour objet la sélection d’un Courtier Spécialisé pour la gestion des contrats d’assurances souscrits par la Communauté Urbaine de Douala notamment les Polices Maladie et Individuelle Accidents, Globale Dommages, Responsabilité Civile Chef d’entreprise, Automobile et Retraite Complémentaire.

1.      DESCRIPTION DETAILLEE DES MISSIONS

Le Courtier réalisera sous le contrôle du personnel désigné de la CUD, les prestations ci-dessous :

• Suivi du degré de vulnérabilité de la CUD au regard des risques qu’elle encourt réellement et apportera  les propositions sur les solutions de prévention et de protection à mettre en place ;
• Faire des propositions sur les garanties les plus adaptées et vérifier la bonne cohérence entre les risques encourus et les polices acquises par la CUD ;
• Etudier les aspects structurels, fonctionnels et organisationnels des assureurs et Co-assureurs de la CUD, de même que leurs activités de façon à être en permanence en mesure de proposer à la CUD, des solutions d’assurances les mieux adaptées ;
• Définir avec la CUD le programme d’assurance adapté et élaborer des Rapports d’audit technique et financier à savoir :

a)      Audit Technique consistera à :

• Inventorier les biens et responsabilités de la CUD ;
• Rédaction des projets de contrat d’assurances et des Notes de couverture ;
• Suivi de la bonne exécution des polices d’assurances ;
• Interface avec les compagnies d’assurances et éventuellement avec les réassureurs ;
• Identifier les risques de la CUD  (incendie, automobile, maladie, informatique….) et proposer des solutions de couverture personnalisées en cas de nécessité;
• Analyser et évaluer les polices existantes en fonction des besoins réels  (garanties, étendue territoriale, exclusions, mécanismes de règlement des sinistres) ;
• Cartographier les sinistres et évolution des SMP (sinistres maximum possible) ;
• Suivi des sinistres en local et auprès de la réassurance si nécessaire ;
• Sauvetage d’urgence en cas de défaillance d’un assureur ou d’un réassureur ;
• Placement en réassurance ; le cas échéant des souscriptions des compagnies d’assurances en difficultés ;

b)      Audit Financier consistera à :

• Analyser les primes et les coûts connexes (honoraires et commissions éventuels…) ;
• Mise à jour des valeurs d’assurances
• Evaluer les conventions, protocole d’accords et clauses de règlement
• Evaluer les risques et élaborer des Termes de Références des contrats d’assurance ;
• Assister la CUD dans le montage des DAO ;
• Participer  à l’évaluation des offres présentées par les soumissionnaires ;
• Suivre des dossiers de production ;
• Suivre de l’exécution des polices d’assurances et préparer en collaboration avec les services concernées les Réunion trimestriels d’évaluation des marchés ;
• Produire les Rapports mensuels sur l’exécution de chaque contrat tout en tenant compte des aspects suivants :
• Les franchises par garantie éventuelle
• Les spécifications techniques des prestations attendues
• La précision des valeurs assurées proposées
• Les chronogrammes des différentes activités à mener

2.      MISSION DU COURTIER DANS LE CADRE DE LA GESTION DES POLICES D’ASSURANCE CUD

Le Courtier assistera la CUD dans la gestion des Polices d’assurances ci-après :

ASSURANCE MALADIE ASSISTANCE, EVACUATION SANITAIRE ET FRAIS FUNERAIRES DES PERSONNELS : Agents décisionnaires, Agents de maîtrise et Cadres ainsi que celle  des Organes Dirigeants

• Garantir dans les limites contractuellement fixées avec les assureurs le remboursement ou la prise en charge des frais médicaux, d’hospitalisations, pharmaceutiques, chirurgicaux, etc.… engagés par l’employé à la suite d’une maladie ou d’une maladie.

B.     ASSURANCE INDIVIDUELLE ACCIDENTS

• Assister au Suivi des constitutions de la base des capitaux assurés et assurer les conséquences pécuniaires (incapacité temporaire, décès, frais médicaux et pharmaceutiques,…) d’accident dont le personnel peut être victime lors des activités professionnelles ou dans la vie privée.

C.     ASSURANCE DES BIENS BATIMENTS ET PROPRIÉTES DE LA CUD : GLOBALE DOMMAGES

• Assister à la gestion des dommages subis par des biens tout confondus à la suite d’accident ou perte lorsqu’ils sont transportés par un moyen de transport maritime, aérien ou terrestre.

D.     RISQUES INFORMATIQUES ET ELECTRONIQUES

• Assister la CUD lors de la réparation des dommages matériels subis par ses installations et matériels électroniques de traitement de l’information
• Assister la CUD lors du remboursement des frais de reconstitution des informations perdues à la suite d’un dommage matériel garanti.

E.     ASSURANCE FLOTTE AUTOMOBILE

• Lutter contre les conséquences pécuniaires de la Responsabilités Civile pouvant engager     la CUD en raison des dommages corporels et matériels que l’un des véhicules assurés peut causer aux tiers ;
• Assister lors de remboursement des dommages directs subis par les véhicules automobiles assurés lorsque ces dommages résultent d’un accident ; perte totale ou partielle des véhicules assurés ;
• Assister la Compagnie lors de l’exercice du recours amiable ou judiciaire auprès des tiers afin d’obtenir des indemnisations.

F.      ASSURANCE RETRAITE COMPLEMENTAIRE

• Assister à la gestion des cotisations complémentaires du personnel,  faciliter  la recapitalisation des cotisations et paiement des capitaux.
  

3.      DOCUMENTS DE SUIVI D’EXECUTION

Les documents de suivi permettent de recueillir et de conserver les informations sur les conditions réelles de l’exécution et d’apporter la preuve de l’exercice du contrôle interne des prestations du Courtier. Ils sont constitués notamment de fichier de contrôle et de fiches de non-conformité s’il y a lieu.

4.      PRODUCTION DES RAPPORTS

Un rapport initial devra être fourni avant le démarrage des prestations, ressortant le planning d’exécution et le chronogramme des différentes activités à mener.

Le Courtier devra produire avant le 15 de chaque mois un rapport sur l’exécution des prestations. Les prestations exécutées devront être comparées à celles consignées dans le chronogramme. Le Courtier devra préparer en collaboration avec la Direction de l’Administration Générale les Rapports Trimestriels d’exécution des Marchés.

Un Rapport Final sanctionnant l’exécution des prestations sera produit en cinq (05) exemplaires accompagnés d’un support numérique. Ledit rapport servira de document de base à la réception de la présente Lettre Commande.

Les dossiers constitués par le courtier doit contenir les pièces ci-après

Les dossiers de candidature rédigés, en français et/ou en anglais et en Six (06) exemplaires dont Un (01) original et Cinq (05) copies marqués comme tels, seront remis sous pli fermé et scellé à l’adresse suivante :
Communauté Urbaine de Douala
Direction des Etudes, des Investissements et des Opérations Economiques
Sous-direction de Passation des Marchés Publics
B.P. 43 Douala
Tél. (237) 233 42 15 09 – Fax : (237) 233 42 69 50
Au plus tard le 20/02/2019 à 15h00, heure locale, avec la mention :

AVIS DE SOLLICITATION A MANIFESTATION D’INTERET N°003/ASMI/CUD/SG/DARHL/2018  DU 31/01/2019POUR LA SELECTION D’UN COURTIER SPECIALISE POUR LA GESTION DES CONTRATS D’ASSURANCES SOUSCRITS PAR LA COMMUNAUTE URBAINE DE DOUALA POUR LES EXERCICES 2019 ET 2020

DOSSIER ADMINISTRATIF ET TECHNIQUE

• Une brève description de la société de courtage
• La description détaillée des prestations,
• Les références du courtier en la matière au cours des cinq dernières années,
• La liste et les adresses des partenaires et consultants nationaux avec preuve des liens avec le Cabinet de Courtage,
• Description d’un chronogramme d’intervention dans une matrice d’action bien détaillée,
• Le Manuel de procédure de gestion des sinistres dument signé par le signataire légal,
• Extrait de bilan certifié de l’exercice 2017 ressortant le chiffre d’affaire du soumissionnaire,
• Attestation bancaire de capacité financière d’un montant de 10 000 000 FCFA ou bien une caution financière à hauteur de 10 000 000 FCFA délivrée par une institutions financière de premier ordre agréée par le ministre en charge des finances ,
• L’indication des pièces à fournir en cas de sollicitation,
• Contrats et procès-verbaux d’exécution des missions accomplies,
• Les points de contact entre la CUD  et le Cabinet de Courtage,
• Les détails sur les partenaires techniques du soumissionnaire,
• Les autres facilités liées à la gestion du portefeuille d’assurance,
• Profil du courtier

Les pièces listées ci-dessus n’étant pas exhaustives, le courtier pourra transmettre à la CUD  toutes autres pièces nécessaires pour l’accomplissement de sa mission.

Les Candidats intéressés peuvent obtenir des informations complémentaires au sujet des documents de référence auprès de la Direction des Ressources Humaines, de la Communication et de la Coopération de la Communauté Urbaine de Douala, sise à BONANJO, Hôtel POCHARD à Douala, aux heures ouvrables entre 08 heures et 15 heures 30.