Madame, Monsieur,
Le Gouvernement du Cameroun a reçu un financement de l’Agence Française de Développement (AFD) pour financer le coût du Projet d’Appui à la Gouvernance Financière phase 3 (PAGFI 3). Il est prévu qu’une partie des sommes accordées au titre de ce financement sera utilisée pour effectuer les paiements autorisés au titre du Marché pour lequel est émise cette Demande de Cotations (DC).
La Coordonnatrice de l’Unité de Gestion du PAGFI 3 invite maintenant les Cotations de fournisseurs pour les Fournitures et livraison de matériels de sécurité pour agents de recensement, pour :
L’acquisition du matériel de sécurité pour les agents de recensement (Casques, gilets, bottes de sécurité),
Pour plus de renseignement sur les Fournitures :
Direction Générale du Budget, Division de la Réforme Budgétaire, sise au Ministère des Finances, Bâtiment B, 4ème étage, porte 419-C/Yaoundé-CAMEROUN, Téléphone : 00237 (6 99857071/ 699 93 44 74/694 83 69 35,
Email : boumsongsofie@yahoo.fr/marcdesirebekono@gmail.com/mbidaessola2011@gmail.com/
nsewalyo@yahoo.fr
Veuillez consulter la Section III – Exigences de l’Acheteur.
La présente DC a été adressée aux Fournisseurs dont les noms figurent sur la liste restreinte ci-après :
- ETS RAMSON SERVICES, BP : 8079, Tel : 677 82 99 90
- ETS PICAM, BP : 11 504, Tel : 675 22 76 16
- ETS BLIASCAM SERVICES, Tel : 675 28 09 29
Elle s’adresse également aux fournisseurs, prestataires de services et consultants dont les noms figurent sur la liste du répertoire dédié à cette rubrique, pour les années 2024 et 2025 de l’UGP du PAGFI3, pour laquelle l’AFD a pris acte par lettre 2024/YAO/CT/MCSL/an/1888-24 du 09 décembre 2024.
1 Eligibilité, conflits d’intérêt et pratiques prohibées
L’AFD exige que la procédure de sélection et l’exécution du Marché respectent les règles et conditions de l’AFD concernant l’éligibilité, les pratiques prohibées, les conflits d’intérêt et la responsabilité sociale et environnementale, telles que spécifiées en Annexe A – Règles en matière de Pratiques prohibées et responsabilité environnementale et sociale de la Section V – Annexes aux Conditions du Marché et dans la Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et de responsabilité environnementale et sociale en annexe du Formulaire de soumission de la Cotation.
Le Fournisseur doit signer la Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et de responsabilité environnementale et sociale en annexe du Formulaire de soumission de la Cotation et s’engage à respecter le contenu de celle-ci.
Aux fins d’application de ces règles, les Fournisseurs (y compris leurs sous-traitants) devront autoriser l’AFD à examiner les comptes, pièces comptables, relevés et autres documents relatifs à la soumission de la Cotation et à l’exécution du Marché (en cas d’attribution) et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par l’AFD.
2. Autorisation du fabricant
Un Fournisseur qui ne fabrique pas ou ne produit pas les Fournitures qu’il offre de fournir doit soumettre une autorisation du fabricant selon le modèle fourni en Section II – Formulaires de Cotation pour démontrer qu’il a été dûment autorisé par le fabricant ou le producteur des fournitures à fournir ces Fournitures dans le Pays de Livraison.
3. Validité des Cotations
La période de validé de la Cotation est de 30 jours.
Exceptionnellement, avant l’expiration de la période de validité des Cotations, l’Acheteur peut demander aux Fournisseurs de proroger la durée de validité de leur Cotation. La demande et les réponses seront formulées par écrit. Un Fournisseur peut refuser de proroger la validité de sa Cotation. Un Fournisseur qui consent à cette prorogation ne se verra pas demander de modifier sa Cotation, ni ne sera autorisé à le faire.
« Une Déclaration de Garantie de Soumission est requise, qui fera partie intégrante de la Cotation des Fournisseurs. Elle se présentera selon le modèle présenté à la Section II – Formulaires de Cotation. »]
4. Prix
Les prix seront indiqués de la façon suivante :
(a) Pour les Fournitures à livrer à partir du Pays de Livraison :
(i) le prix des fournitures EXW, y compris tous les droits de douane et de vente et autres taxes déjà payées ou payables sur les composants et matières premières utilisés dans la fabrication ou l’assemblage des fournitures; et
(ii) toute taxe de vente du Pays de Livraison et d’autres taxes qui seront payables sur les Fournitures si le contrat est attribué au Fournisseur; et
(iii) le prix du transport intérieur, de l’assurance et d’autres services locaux éventuellement requis pour transporter les Fournitures au Lieu de destinationqui est l’Unité de Gestion du PAGFI 3, sise au Ministère des Finances, Bâtiment B, 4ème étage, porte 419-C/Yaoundé-CAMEROUN,
Téléphone : 00237 (699 93 44 74/694 83 69 35,
Email : marcdesirebekono@gmail.com/mbidaessola2011@gmail.com/nsewalyo@yahoo.fr
(b) Pour les Fournitures à livrer à partir de l’extérieur du Pays de Livraison :
(iv) le prix des Fournitures CIP Lieu de destination dans le Pays de Livraison : Yaoundé, Direction Générale du Budget, Unité de Gestion du PAGFI 3, sise au Ministère des Finances, Bâtiment B, 4ème étage, porte 419-C/Yaoundé-CAMEROUN, Téléphone : 00237 (699 93 44 74/694 83 69 35/675 08 91 95, Email : marcdesirebekono@gmail.com/mbidaessola2011@gmail.com/nsewalyo@yahoo.fr ;
et
(i) les taxes sur les ventes, droits de douane et autres taxes perçues dans le Pays de Livraison qui seront dues sur les fournitures si le Marché est attribué.
(c) Pour les Services connexes spécifiés dans la Section III – Exigences de l’Acheteur :
(ii) le prix de chaque article comprenant les services connexes ; et
(iii) les taxes sur les ventes et autres taxes perçues dans le Pays de Livraison, qui seront dues sur les Services connexes si le Marché est attribué.
Les prix unitaires contractuels doivent être fixés pour la durée de l’exécution du Marché par le Fournisseur et ne peuvent pas faire l’objet d’une révision.
(iv) Le Fournisseur peut établir son prix dans une devise étrangère de son choix en plus de la monnaie du Pays de Livraison (pour tout coût local le cas échéant).
5. Éclaircissements
(v) Toute demande d’éclaircissement concernant cette DC peut être envoyée par écrit à Madame la Coordonnatrice, Direction Générale du Budget, Unité de Gestion du PAGFI 3, sise au Ministère des Finances, Bâtiment B, 4ème étage, porte 419-C/Yaoundé-CAMEROUN, Téléphone : 00237 (699 93 44 74/694 83 69 35/675 08 91 95,
Email : marcdesirebekono@gmail.com/mbidaessola2011@gmail.com/nsewalyo@yahoo.fr, avant [la date et l’heure – au plus tard cinq (05) jours avant la date limite de remise des Cotations].
L’Acheteur transmettra une copie de sa réponse à tous les Fournisseurs, y compris une description de l’objet de la demande de clarification, mais sans en identifier la source.
6. Confidentialité
Aucune information relative au contenu, à l’examen, à l’évaluation, à la comparaison des Cotations, ou à la recommandation d’attribution du Marché ne sera fournie aux Fournisseurs ni à aucune autre personne qui n’ait pas à participer à titre officiel à la procédure de Demande de Cotations tant que l’attribution du Marché n’aura pas été notifiée aux Fournisseurs conformément à l’article 13 ci-dessous.
Toute tentative faite par un Fournisseur pour influencer l’Acheteur lors de l’examen, de l’évaluation, de la comparaison des Cotations et de la vérification de la capacité des Fournisseurs ou lors de la décision d’attribution peut entraîner le rejet de sa Cotation.
Nonobstant les dispositions du précédent paragraphe, entre le moment où les plis seront ouverts et celui où le Marché sera attribué, un Fournisseur qui souhaite entrer en contact avec l’Acheteur pour des motifs ayant trait à sa Cotation, devra le faire uniquement par écrit.
7. Préparation des Cotations
Le Fournisseur supportera tous les frais afférents à la préparation et à la présentation de sa Cotation, et l’Acheteur n’est en aucun cas responsable de ces frais ni tenu de les régler, quels que soient le déroulement et l’issue de la procédure de Demande de Cotations.
La Cotation comprendra les documents suivants :
a) Le Formulaire de Soumission de la Cotation, accompagné du pouvoir habilitant du signataire de la Cotation à engager le Fournisseur ;
b) Les formulaires de prix applicables, remplis conformément aux dispositions de l’article 6 et des modèles en Section II – Formulaires de Cotation ;
c) La Déclaration de Garantie de Soumission établie conformément aux dispositions de l’article 5 et du modèle en Section II – Formulaires de Cotation, si applicable ;
d) L’Autorisation du Fabricant établie conformément aux dispositions de l’article 4 et du modèle en Section II – Formulaires de Cotation ;
e) La Déclaration d’Intégrité, d’Éligibilité et d’Engagement environnemental et social dûment signée conformément aux dispositions de l’article 2 et au formulaire de la Section II – Formulaires de Cotation ;
f) Les pièces attestant que les fournitures et services connexes sont conformes à la Demande de Cotations ;
g) Un dossier administratif comprenant les pièces ci-après :
(i) Attestation d’immatriculation; (ii) Attestation de conformité fiscale délivrée par les services de la Direction Générale des Impôts; (iii) attestation de domiciliation bancaire (iv) Plan de localisation signé sur l’honneur par le soumissionnaire; (v) Attestation de non faillite, (vi) Attestation CNPS, (vii) Attestation de non exclusion des Marchés Publics (ARMP), (viii) Caution de soumission accompagnée du récépissé délivré par la Caisse de Dépôts et de Consignation (CDEC). Elle doit être timbrée au tarif en vigueur et porter toute mention manuscrite de l’établissement financier émetteur.
NB :
- L’absence des pièces énumérées ci-dessus (à l’exception de la caution de soumission) n’est pas éliminatoire, toutefois, lesdites pièces seront exigées dans les 48 heures, au soumissionnaire adjudicataire du marché.
- Les Pièces administratives susvisées, devront être datées de moins de trois (03) mois et produites en copies certifiés conformes par l’autorité compétente.
- La caution de soumission est de :
Huit cent quatre-vingt mille trois cent vingt (880 320) FCFA XAF. Son absence entraine le rejet de l’offre du soumissionnaire.
Les Cotations doivent être soumises par courrier sous pli fermé. Chaque offre, rédigée en français ou en anglais en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies marqués comme tels, doit être déposée à l’adresse ci-dessous au plus tard le 19 Septembre 2025, à 13 heures, sous enveloppe cachetée avec la mention :
CONSULTATION N° 00003/DC/MINFI/SG/DGB/DREF/PAGFI3/SPM/2025 DU 13 Août 2025 POUR LA FOURNITURE ET LIVRAISON DE MATERIELS DE SECURITE POUR AGENTS DE RECENSEMENT (CASQUES, GILETS, BOTTES DE SECURITES)
« À N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT ».
Il reste de la responsabilité du Fournisseur de faire recevoir son dossier de Cotation à l’Acheteur avant la date et heure limites de réception des Cotations, selon la méthode de soumission indiquée dans la présente DC.
L’adresse pour la soumission des Cotations est la suivante :
A l’attention de : Madame BOUMSONG Sophie, Coordonnatrice de l’UGP du PAGFI 3.
Adresse complète : Direction Générale du Budget, Unité de Gestion du PAGFI 3, sise au Ministère des Finances, Bâtiment B, 4ème étage, porte 419-C/Yaoundé-CAMEROUN, Téléphone : 00237 (699 93 44 74 / 694 83 69 35 / 675 08 91 95,
Email : marcdesirebekono@gmail.com /mbidaessola2011@gmail.com / nsewalyo@yahoo.fr
L’adresse e-mail pour la soumission des Cotations est la suivante : mbidaessola2011@gmail.com/ nsewalyo@yahoo.fr
Pour faciliter le processus d’évaluation, les fichiers de la Cotation devront également être soumis sous le(s) format(s) PDF [sans objet]. Les fichiers en format non modifiables feront néanmoins foi en cas de divergences avec les fichiers remis sous un autre format.
Les fichiers de la Cotation soumis électroniquement doivent être protégés par un mot de passe. Chaque Fournisseur enverra son mot de passe dans l'heure suivant la date et heure limites de remise des Cotations, à l’adresse e-mail telle qu’indiquée dans la DC. L’envoi du mot de passe avant ces date et heure limites pourra conduire l’Acheteur à rejeter la Cotation correspondante.
L’Acheteur confirmera sous 24h la réception et le contenu de chaque dossier de Cotation qu’il aura reçu à l’adresse email ci-dessus. En l’absence d’une telle confirmation reçue de la part de l’Acheteur sous 24 h après envoi de son dossier de Cotation, le Fournisseur est invité à confirmer avec l’Acheteur la bonne réception de son dossier de Cotation.
(a) La limite pour la soumission des Cotations est le 19 Septembre 2025 à 13 heures précises.
Les Cotations seront ouvertes par les représentants de l’Acheteur après la date et heure limites pour la remise des Cotations. L’ouverture des Cotations aura lieu à l’adresse, à la date et à l’heure suivante :
Salle de réunions de la Commission Interne de Passation des Marchés du MINFI sise à l’immeuble MINFI à Mvog-Ada face collège Montesquieu, en présence des Soumissionnaires ou de leurs représentants dûment mandatés.
Ville : Yaoundé
Pays : Cameroun
Date : 19 Septembre 2025
Heure : 14 heures
La procédure d’ouverture en ligne est : [sans objet]
Aucun nombre minimum de Cotations reçues n’est requis pour procéder à l’ouverture des Cotations.
10.1 - Évaluation technique des Cotations
Les Cotations seront évaluées afin d’assurer le respect des Exigences de l’Acheteur, des calendriers de livraison et d’achèvement ainsi que de toute autre exigence de la DC.
Une Cotation conforme pour l’essentiel est une Cotation conforme aux dispositions de la DC, sans divergence, réserve ou omission importante. Les divergences, réserves ou omissions importantes sont celles qui :
a) Si elles étaient acceptées,
i) Limiteraient de manière importante la portée, la qualité ou les performances des fournitures et services connexes spécifiés dans le Marché ; ou
ii) Limiteraient, d’une manière importante et non conforme à la DC, les droits de l’Acheteur ou les obligations du Fournisseur au titre du Marché ;
b) Si elles étaient rectifiées, seraient préjudiciable aux autres Fournisseurs ayant présenté des Cotations conformes pour l’essentiel.
L’Acheteur examinera les aspects techniques de la Cotation, notamment pour s’assurer que toutes les exigences de la Section III ont été satisfaites sans divergence, réserve ou omission importante. L’Acheteur écartera toute Cotation qui n’est pas conforme pour l’essentiel à la Demande de Cotations.
10.2 .Prix de la Cotation
« La comparaison est sur la base des prix CIP [Yaoundé, Unité de Gestion du PAGFI 3, sise au Ministère des Finances, Bâtiment B, 4ème étage, porte 419-C/Yaoundé-CAMEROUN] pour les Fournitures à fournir à partir de l’extérieur du Pays de Livraison, d’une part, et des prix EXW plus le coût du transport intérieur, de l’assurance, et des services locaux requis vers le Lieu de destination, pour les marchandises fournies à partir du Pays de Livraison, d’autre part ; ainsi que des prix pour tous Services connexes requis. L’évaluation des prix ne doit pas tenir compte des droits de douane et autres taxes prélevées sur les Fournitures importées, ni de la TVA et taxes similaires dues dans le cadre de la vente ou de la livraison de Fournitures ou de Services connexes ».]
« La comparaison est sur la base des prix FCFA [Port de Douala ou Aéroport International de Nsimalen Yaoundé] pour les Fournitures à livrer à partir de l’extérieur du Pays de Livraison, d’une part, et des prix EXW pour les Fournitures livrées à partir du Pays de Livraison, d’autre part ; ainsi que des prix pour tous Services connexes requis. L’évaluation des prix ne doit pas tenir compte des droits de douane et autres taxes prélevées sur les Fournitures importées, ni de la TVA et taxes similaires dues dans le cadre de la vente ou de la livraison de Fournitures ou de Services connexes. »]
Le prix évalué le plus bas sera déterminé après avoir corrigé les erreurs arithmétiques, le cas échéant. Lorsqu’une Cotation est conforme pour l’essentiel aux dispositions de la Demande de Cotations, l’Acheteur en rectifiera les erreurs arithmétiques sur la base suivante :
a) S’il existe une contradiction entre le prix unitaire et le prix total obtenu en multipliant le prix unitaire par la quantité correspondante, le prix unitaire fera foi et le prix total sera rectifié, à moins que, de l’avis de l’Acheteur, la virgule des décimales du prix unitaire soit manifestement mal placée, auquel cas le prix total indiqué prévaudra et le prix unitaire sera rectifié ;
b) Si le total obtenu par addition ou soustraction des sous totaux n’est pas exact, les sous totaux feront foi et le total sera rectifié ; et
c) S’il existe une contradiction entre le montant indiqué en lettres et le montant indiqué en chiffres, le montant en lettres fera foi, à moins que ce montant ne soit entaché d’une erreur arithmétique, auquel cas, en cas de marché à prix unitaires, le montant en chiffres prévaudra sous réserve des alinéas a) et b) ci-dessus.
Le Fournisseur sera tenu d’accepter les rectifications des erreurs arithmétiques effectuées. En cas de refus des rectifications apportées, sa Cotation sera rejetée.
Si la Cotation évaluée la moins-disante est nettement inférieure à l’estimation du montant des fournitures à livrer faite par l’Acheteur, l’Acheteur se réserve le droit de déclarer la Cotation non conforme et de la rejeter.
10.3 Évaluation
[Option 1 : évaluation article par article
« Les Cotations seront évaluées pour chaque article et le Marché comprendra l’/les article(s) attribué(s) au Fournisseur retenu. »]
10.4 Conversion en une seule monnaie
Aux fins de l’évaluation et de la comparaison, la/es devise/s des Cotations doit/doivent être convertie/s en monnaie unique. La monnaie qui doit être utilisée à des fins de comparaison pour convertir au taux de change de vente offert les prix exprimés dans diverses devises en monnaie unique est la suivante : [F CFA].
La source du taux de change est la suivante : [BEAC]. La date du taux de change est : [celui de la date et jour de l’ouverture des offres].
Le marché sera attribué au Fournisseur qui :
(a) est éligible au titre de l’article 2,
(b) offre le prix évalué le plus bas,
(c) remet une cotation évaluée comme techniquement conforme, et
(d) garantit la livraison, conformément à la période de livraison définie dans la Section III – Exigences de l’Acheteur.
et évalué conformément à la méthode d’évaluation des Cotations précisée à l’article 12 ci-dessus.
Au moment de l’attribution du Marché, l’Acheteur se réserve le droit d’augmenter ou de diminuer la quantité des fournitures et des services connexes initialement spécifiée à la Section III – Exigences de l’Acheteur, pour autant que ce changement n’excède pas les pourcentages suivants :
- Les quantités peuvent être augmentées d’un pourcentage de : [15%].
- Les quantités peuvent être réduites d’un pourcentage de : [15%].
- et sans aucune modification des prix unitaires ou autres conditions de la Cotation et de la DC.
Avant l’expiration du délai de validité des Cotations, l’Acheteur notifiera au Fournisseur retenu que sa Cotation a été retenue. La lettre de notification (dans le Marché sous l’intitulé « Lettre de Marché ») comportera le montant que l’Acheteur devra régler au Fournisseur pour l’exécution du Marché (montant auquel il est fait référence ci-après et dans les documents contractuels sous le terme de « Prix du Marché »).
L’Acheteur notifiera simultanément aux autres Fournisseurs le résultat de la Demande de Cotations.
Jusqu’à la signature et l’approbation du Marché, la Lettre de Marché constituera l’engagement réciproque de l’Acheteur et de l’Attributaire.
L’Acheteur répondra rapidement par écrit à tout Fournisseur ayant présenté une Cotation infructueuse qui, après la notification des résultats par l’Acheteur, aura présenté par écrit à l’Acheteur une requête en vue d’obtenir des informations sur le (ou les) motif(s) pour le(s)quel(s) sa Cotation n’a pas été retenue.
Dans les meilleurs délais après l’envoi de la Lettre de Marché, l’Acheteur enverra au Fournisseur retenu l’Acte d’engagement.