Dans le cadre de l’amélioration du cadre de travail, le Conseil Economique et Social envisage le recrutement d’une firme en vue de la réalisation d’un système de gestion électronique des documents et de l’archivage numérique au Conseil Economique et Social.

La présentation générale des opérations relatives à cette prestation est contenue dans les Termes de Référence inclus dans le présent dossier, et la description finale de ce service sera précisée dans le Dossier d’Appel d’Offres Restreint consécutif à la pré-qualification.

Les prestations, objet de la présente consultation sont les suivantes :
- Gestion des archives vivantes (physique et électronique) et
- Gestion des archives mortes (physique et électronique), en d’autres termes ;
• Mettre en place un système de gestion des documents physiques (papier) en terme de conservation, de classement de codification et de confidentialité dans le souci de réduire les temps de recherche et d’accès aux documents physiques. En veillant sur les aspects ci-dessous :
• Mutualisation,
• Accessibilité,
• Traçabilité,
• Pérennité,
• Sécurité,
• Confidentialité.
• Développer une application web pour la gestion électronique des documents et la numérisation des archives afin de retrouver en un temps réduit tout document introduit dans le système. Cette solution logicielle devra permettre d’accéder à tout document en tout lieu et en tout temps. Via des plateformes diverses (Smartphones, tablettes, laptop, desktop, etc.)
Les répercussions concrètes sur le plus long terme seraient de :
• Doter les responsables du CES, d’un dispositif moderne de gestion des archives en général,
• Améliorer les temps recherche et d’accès à la documentation et au archives,
• Gagner en temps, en performance, en qualité et donc en coût pour les projets de l’institution.
La firme retenue devra en outre assurer la formation des administrateurs et utilisateurs dudit logiciel. La plateforme de développement devra se conformer à l’environnement informatique existant basé sur les outils suivants : (Windows XX, Windows Server XX, Visual Basic/Access XX, Java, J2E, C++/MySql,…).

La participation est ouverte à égalité de conditions à toute firme de droit camerounais spécialisé dans le domaine de la mise en place des applications informatiques orientées GED et SAN (Système d’Archivage Numérique).

Les prestations objet du présent Appel à Manifestation d’Intérêt sont financées par le budget d’investissement public du CES, Exercice 2019 sur la ligne d’imputation budgétaire 53 05 061 310010 2011.

Chaque offre rédigée en français ou en anglais en six (06) exemplaires, dont un (01) original et cinq (05) copies marqués comme tels, devra parvenir au Secrétariat du CES, sis à sis à Tsinga derrière la Polyclinique Téléphone : 222 21 26 70, au plus tard vint-et-un jours (21) jours après la signature du présent avis le 29 Avril 2019, à 12 heures précises et devra porter la mention :
APPEL A MANIFESTATION D’INTERET
N° 001/AMI/CES/SG/CSPM/2019 DU 04 Avril 2019 RELATIF A LA PRE-QUALIFICATION, EN PROCEDURE D’URGENCE, POUR LE RECRUTEMENT D’UNE FIRME EN VUE DE LA REALISATION D’UN SYSTEME DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS ET D’ARCHIVAGE NUMERIQUE AU CONSEIL ECONOMIQUE ET SOCIAL (CES).
«A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT»
Les offres parvenues après la date et l’heure limites de dépôt ne seront pas recevables.

L’ouverture des offres aura lieu le 29 Avril 2019 à 13 heures précises, à la salle de réunions du Conseil Economique et Social.

Les documents ci-dessous énumérés sont attendus des entreprises intéressées en deux enveloppes séparées. Soit une enveloppe renfermant deux autres, contenant respectivement les documents administratifs (enveloppe A) et l’offre technique (enveloppe B).
*. Les Pièces Administratives (enveloppe A)
Le dossier administratif devrait comprendre les pièces ci-après datées de moins de trois (03) mois :
a) une déclaration d’intention de soumissionner, timbrée par le soumissionnaire (suivant modèle joint) ;
b) la procuration justifiant du pouvoir du signataire à engager le candidat, le cas échéant ;
c) l’accord de groupement, le cas échéant ;
d) l’original de l’attestation de non redevance fiscale délivré par le service des impôts compétent ;
e) la copie certifiée de l’immatriculation au registre de commerce ;
f) le certificat de non exclusion des Marchés publics délivré par l’Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ;
La production d’une pièce falsifiée ou d’une information erronée entraînera le rejet immédiat de l’offre.
*. L’Offre Technique (enveloppe B)
L’offre technique contiendra :
- l’organigramme complet de l’Entreprise.
- les références du candidat : Le candidat présentera ses références tout en précisant i) le nombre d'années d'expérience en informatique (Développement des applications informatiques multiplateformes orientées GED et SAN) ii) le nombre et l'importance d’au moins 03 références en ce qui concerne la prestation de développement des applications informatiques multiplateformes orientées GED et SAN au cours des (05) dernières années. Pour être validée, chaque référence en prestations similaires devra être justifiée par les éléments suivants :
• la copie de l'extrait du contrat comportant la 1ère et dernière page de signature, ainsi que les pages du détail quantitatif ;
• le certificat de bonne fin délivré par le Maître d'Ouvrage ou par ses services ou le procès-verbal de recette technique des prestations.
Ces documents devront être clairs et lisibles. Seules les références provenant des structures étatiques (administrations publiques, établissements publics, entreprises du secteur public et parapublic, projets ou collectivités territoriales décentralisées) seront acceptées.
- la qualification du personnel : produire pour chaque expert i) le CV daté et signé ; ii) la copie certifiée conforme du diplôme requis ;.
- les ressources matérielles : Le candidat établira les listes de matériels en propriété au siège susceptibles d’être mobilisés dans le cadre de la mission et ressortissant des domaines informatique, de reprographie, de mobilier de bureau.
- les moyens logistiques. Le candidat produira ou justifiera selon le cas :
• le plan de localisation du siège, sa description détaillée ainsi que le certificat de propriété ou le contrat de bail ;
- La présentation de l’offre et l’autorisation de vérification des déclarations. Cette autorisation, dûment signée sur l’honneur par le soumissionnaire, devra permettre au Maître d’Ouvrage de procéder à toute vérification jugée nécessaire, pour s’assurer de l’authenticité des informations relatives aux pièces administratives, références et ressources présentées.
La proposition technique ne doit comporter aucune information financière.

a) Critères éliminatoires
- Dossiers administratif ou technique incomplets ;
- Fausse déclaration ou document (s) falsifié(s) ;
- Note technique inférieure à 80/100.
b) Critères essentiels
- l’organigramme complet de l’Entreprise ……………………………: 10 pts.
- les références de la firme ……………………………………..: 15 pts.
- la qualification du personnel …………………………..…: 50 pts.
- les ressources matérielles ……………………………...…..: 15 pts.
- les moyens logistiques ……………………………………..….: 05 pts.
- La présentation de l’offre et l’autorisation de vérification des déclarations………: 05 pts.
TOTAL…………………………………………………………. : 100 pts.
Seuls les candidats, dont les dossiers sont pour l’essentiel conformes aux prescriptions du présent Appel à Manifestation d’Intérêt et qui auront totalisé, à l’issue de l’évaluation, une note technique au moins égale à quatre-vingt (80) points sur cent (100), seront pré-qualifiés.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables :
- Au Secrétariat du Conseil Economique et Social, sis à Tsinga derrière la Polyclinique, Téléphone : 222 21 26 70;
- Au SDAIE (Service du Développement des Applications Informatique et de l’Exploitation) sise au sous-sol de l’immeuble abritant le CES au quartier Tsinga derrière la Polyclinique à Yaoundé, Téléphone : 222 21 26 70.

La pré-qualification de firme, puis l’adjudication du marché se feront au CES, suivant la procédure d’Appel d’Offres National Restreint, conformément à l’article 75 alinéa 04 du décret n° 2018/366 du 20/06/2018, portant Code des Marchés Publics.