Le Ministre Délégué à la Présidence de la République chargé des Marchés Publics, Autorité chargée des Marchés Publics
À
Mesdames et Messieurs :
- Les Maitres d'Ouvrage ;
- Les Maitres d'Ouvrage Délégués ;
- Les Autorités Contractantes ;
- Les Chefs de Service de Marchés ;
- Les Ingénieurs de Marchés ;
- Les Contrôleurs ou Responsables Financiers ;
- Les Responsables des Organismes de paiement ;
- Les Cocontractants de l'Administration.

Mon attention a été attirée à maintes reprises sur l'appréciation approximative qu'ont certains acteurs du système des marchés publics du rôle du représentant du Ministère des Marchés Publics au sein des commissions de réception et des commissions de suivi et de recette technique des prestations objet des marchés publics.

C'est ainsi qu'il est bien de fois apparu que l'on se pose la question de savoir si cet acteur, qui assiste aux travaux des commissions de réception et des commissions de suivi et de recette technique, en qualité d'Observateur, dans le cadre du contrôle externe de l'exécution des marchés publics, est admis ou non à apposer sa signature sur le procès­ verbal de réception ou de recette technique au cas où cette dernière est prononcée.

Sur un autre plan, certains Maîtres d'Ouvrage et Maîtres d'Ouvrage Délégués, par omission volontaire ou involontaire, convoquent les commissions de réception ou les commissions de suivi et de recette technique sans se préoccuper d'inviter le représentant du Ministère des Marchés Publics qui en fait partie intégrante, en qualité d'Observateur. Dans bien de cas, il arrive tout aussi que ce dernier, quand bien même il est invité, reçoit les convocations avec un certain retard, et de fois après ta date prévue pour la réception ou recette des prestations concernées.
Ces agissements, y a-t-il lieu de le relever pour le déplorer, sont caractéristiques de mauvaises pratiques, constitutives de réelles atteintes à la règlementation des marchés publics et exposent par conséquent leurs auteurs aux mesures et sanctions prévues par les textes en vigueur.

En vue de mettre un terme à ces écarts répréhensibles qui compromettent gravement les objectifs de performance du système des marchés publics, la présente lettre circulaire a pour vocation d'apporter des clarifications nécessaires à une compréhension partagée du rôle du représentant du Ministère des Marchés Publics qui assiste aux travaux des commissions de réception et des commissions de suivi et de recette technique en qualité d'Observateur.
Au sein d'une commission de réception ou d'une commission de suivi et de recette technique, l'Observateur exerce le rôle dévolu au Ministère des Marchés Publics par les termes des dispositions de l'article 47 (1.e) du Code des Marchés Publics. Le Ministère des Marchés Publics assiste donc en cette qualité, aux recettes des marchés de prestations intellectuelles et aux réceptions des marchés de travaux, des marchés de fournitures, des marchés de services quantifiables ou non-quantifiables.

L'Observateur, en l'espèce, est une personne physique, personnel du Ministère des Marchés Publics, dûment mandatée par le Ministre en charge des Marchés Publics ou par les responsables compétents de ses services tant centraux que déconcentrés, en vue d'assister aux travaux d'une commission de réception ou d'une commission de suivi et de recette technique. Il est chargé d'évaluer le déroulement des opérations de réception et d'apprécier le niveau de respect du cahier des charges, des clauses contractuelles et des dispositions règlementaires.

Il fait partie intégrante de l'équipe composant la commission de réception ou la commission de suivi et de recette technique, et à ce titre, il est convoqué autant que toutes les autres parties, par le Maître d'Ouvrage ou le Maître d'Ouvrage Délégué aux réceptions et recettes dans un document de convocation unique, assorti des pièces requises le cas échéant, adressé à chacune des parties dans le strict respect des délais réglementaires et raisonnablement admis pour se mobiliser et prendre part aux travaux. Lors de la réception ou de la recette, la voix de !'Observateur n'est pas délibérative. Par conséquent, il n'est pas admis à signer le procès-verbal de réception ou de recette. Par contre, il est autorisé à signer la feuille de présence des participants à l'opération, laquelle doit être annexée au procès-verbal de recette ou de réception.
Toutefois, il est à noter que le procès-verbal de réception ou de recette technique, signé séance tenante par les deux tiers (2/3) au moins des membres de la commission au nombre desquels le Président, mentionne clairement que les opérations se sont déroulées en présence du représentant du Ministère des Marchés Publics, en sa qualité d'Observateur.

De plus, le nom,  la fonction et le grade le cas échéant de ce dernier doivent y être mentionnés.
Au terme de toute opération de réception ou de recette à laquelle il a assisté, !'Observateur est tenu d'adresser au Ministre chargé des Marchés Publics un rapport circonstancié détaillé qui ressort les éventuelles irrégularités relevées au cours de sa mission. En tant que de besoin, une copie dudit rapport est transmise au Maître d'ouvrage ou au Maître d'ouvrage Délégué concerné par le Ministre chargé des Marchés Publics.
En cas de réception des prestations entachée d'irrégularités dûment établies, le Ministre chargé des Marchés Publics, Autorité chargée des Marchés Publics, peut prendre une décision portant annulation de ladite réception et prononcer des sanctions à l'encontre de la commission concernée conformément aux textes en vigueur.

Au regard de ce qui précède, j'invite tous les acteurs concernés, et singulièrement les Maîtres d'Ouvrage et Maîtres d'ouvrage Délégués, à bien vouloir prendre dorénavant toutes les dispositions utiles en vue de faire parvenir systématiquement et dans les délais requis au Ministère des Marchés Publics ou dans ses services déconcentrés compétents, les convocations de ses représentants aux sein des commissions de réception et commissions de suivi et de recette technique de l'ensemble de leurs marchés, pour pleine et effective participation aux travaux de ces instances dans le strict cadre de mission d'Observateur.

En tout état de cause, toute réception ou recette des prestations prononcée
en l'absence dûment constatée de !'Observateur, est susceptible de faire
l'objet d'une annulation pure et simple par décision du Ministre chargé
des Marchés Publics.
J'attache le plus grand prix au strict respect de la présente lettre circulaire
et vous demande d'en assurer une plus large diffusion auprès de vos collaborateurs concernés./-