Le Directeur Général du Port Autonome de Kribi (PAK), Maître d’Ouvrage, lance une consultation pour la mise en place d’un système de traitement physique et électronique des archives au Port Autonome de Kribi.

Les prestations du présent marché seront exécutées en trois (3) étapes comme suit:

Etape 1 : Présentation des modalités d'exécution du projet.

Cette étape est sanctionnée par le rapport de démarrage qui précise :

-Le contexte et la problématique du projet ;

-La compréhension de la mission ;

-La méthodologie proposée pour la conduite du projet ;

-Le chronogramme des activités à mener ;

-La liste des experts et du personnel qui seront mobilisés ;

-La logistique qui sera utilisée ;

-Les annexes diverses (protocole d'inventaire, fiche de collecte, guide d'enquête, etc.).

Etape 2 : La conduite d'un inventaire documentaire dans les structures suivantes :

-Direction générale et structures rattachées ;

-Les directions opérationnelles : Capitainerie, Direction Technique, Direction des Ressources Humaines, Direction de l’Exploitation, Direction de l’Administration Générale, Direction des Systèmes d’Information et de la Documentation, Direction Financière et Comptable, Direction des Aménagements et de l’Environnement ;

-Représentation du PAK à Yaoundé.

 Dans cette phase, il sera procédé à un inventaire exhaustif des dossiers et des types de documents qui les constituent.

Etape 3 : La production de la Charte ou Politique d’archivage constituée de :

Les procédures

-Collecte / Versement ;

-Traitement

-Numérisation ;

-Conservation ;

-Communication ;

Elimination.

 Les outils de gestion

-Cadre de classement ;

-Calendrier de conservation.

 Test et validation des procédures et outils de gestion

Le détail de ces prestations figure dans les Termes de Références de la Mission(TDR).

 Livrables

Au terme de la mission, il est attendu du consultant les livrables ci-après :

-Un rapport d’inventaire produit ;

-Une charte d’archivage élaborée (procédures et outils de gestion) en français et en anglais ;

-Un rapport de fin de mission comprenant également les observations sur éléments de test et de validation des procédures et outils de gestion ;

Un CD / Clé USB contenant le rapport d’inventaire et la charte d’archivage

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de quarante-six millions (46 000 000) FCFA Toutes Taxes Comprises

La présente consultation n’est pas allotie.

La participation au présent Appel d’Offres est réservée aux entreprises et cabinets spécialisés dans l’archivage physique et électronique.

Les prestations objet de la présente consultation sont financées par le budget PAK, exercices 2019. Activité 3602 : « Documentation et Archives ». Tâche 3602003 : « Gestion des archives ». Compte 605700 : « Achat d’études et prestations de services ».

Le dossier peut être consulté aux heures ouvrables à la Cellule des Marchés, au Rez de Chaussée de l’Immeuble Emergence, siège du Port Autonome de Kribi à Kribi, Tél. : (237) 222 46 21 00   Fax : (237) 222 46 21 04, BP : 203 Kribi, e-mail : contact@pak.cm dès publication du présent avis.

Le dossier peut être obtenu aux heures ouvrables à la Cellule des Marchés, au Rez de Chaussée de l’Immeuble Emergence, siège du Port Autonome de Kribi à Kribi, Tél. : (237) 222 46 21 00   Fax : (237) 222 46 21 04, BP : 203 Kribi, e-mail : contact@pak.cm, dès publication du présent avis, contre présentation d’une quittance de versement d’une somme non remboursable de cinquante mille (50 000) FCFA FCFA dans le compte spécial CAS-ARMP n°33598860001 94 de l’Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ouvert à cet effet dans les agences BICEC. La copie dudit reçu sera déposée lors du retrait du Dossier d’Appel d’Offres à la Cellule des Marchés.

Chaque offre rédigée en français ou en anglais en 7 exemplaires dont un (01) original et six (06) copies marquées comme tels, devra parvenir au plus tard le 24 JUIN 2019à 14 heures précises, heure locale, à la Cellule des Marchés, au Rez de Chaussée de l’Immeuble Emergence, siège du Port Autonome de Kribi à Kribi.

Elle portera la mention suivante :

« AVIS D’APPEL D'OFFRES NATIONAL OUVERT N° 013/AONO/PAK/CIPM/2019 DU 22/05/2019 POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME DE TRAITEMENT PHYSIQUE ET ELECTRONIQUE DES ARCHIVES AU PORT AUTONOME DE KRIBI.

A N'OUVRIR QU'EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT ».

Le délai maximum prévu par le Maître d’Ouvrage pour la réalisation des prestations objet du présent appel d’offres est de cent vingt jours (120) jours.

Sous peine de rejet, chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission établie par un organisme financier ou une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des finances et dont la liste figure dans la pièce 12 du DAO, d’un montant neuf cent vingt mille (920 000) FCFA et valable pendant trente (30) jours au-delà de la date originale de validité des offres. Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres. Toute offre non conforme aux prescriptions du présent avis et du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des Finances ou le non-respect des modèles des pièces du Dossier d'Appel d'Offres, entraînera le rejet de l'offre.

L’ouverture des offres se fera en deux temps, l’ouverture des offres administratives et techniques interviendra dans un premier temps, suivie dans un second temps de celle des offres financières des soumissionnaires ayant obtenu la note technique minimale requise. L'ouverture des pièces administratives et des offres techniques aura lieu 24 JUIN 2019 à 15 Heures par la Commission Interne de Passation des Marchés du Port Autonome de Kribi dans la salle de réunion sis e à l’immeuble EMERGENCE à Kribi. Seuls les soumissionnaires peuvent assister cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dument mandatée. Celle des offres financières aura lieu au terme de l’analyse technique et ne concernera que les soumissionnaires ayant obtenu la note minimale de 80 points.

Critères éliminatoires

1) Nombre d’exemplaire des offres insuffisant

2) Offre administrative

-      Absence d’une pièce administrative ;

-      Absence de la caution de soumission,

-      Fausse déclaration ou pièce falsifiée,

-      Non-conformité du modèle de soumission ;

-      Présence des informations de l’offre financière.

3) Dossier technique

-      Attestation de solvabilité financière inférieure à quinze millions (15 000 000) FCFA ;

-      Fausse déclaration ou pièce falsifiée ;

-      Non-conformité du profil du chef de projet et de sa disponibilité en faveur du soumissionnaire pour l’exécution des prestations sollicitées dans le cadre du présent Appel d’Offres ;

-      Abandon d’un marché public sur le territoire national par le soumissionnaire ;

-      Présence des informations de l’offre financière ;

-      Obtention d’un score technique inférieur à 80 points/100.

4) Dossier financier

-      Offre financière incomplète.

B.      Critères essentiels

 Méthode de sélection du consultant

Le consultant sera choisi par la méthode de sélection basé sur le rapport qualité-coût, conformément aux spécifications du RPAO, à savoir que : les poids respectifs attribués aux propositions technique et financière sont :

Poids de l’offre technique (T) = 80% ;

Poids de l’offre financière (F) = 20%.

La note globale (Ng) d’une offre est obtenue par pondération de la note technique (Nt) par le poids de l’offre technique (T) et de la note financière (Nf) par le poids de l’offre financière (F) selon la formule suivante : Ng = (Nt x T + Nf x F).

 L’offre ayant obtenu la note globale (Ng) la plus élevée est classée la « mieux disante ». Les autres offres seront classées suivant l’ordre décroissant des notes globales.

Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant présenté l’offre la mieux disante.

Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant 60 jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables à l’adresse suivante: Siège social du PAK à Kribi B.P. : 203 Kribi Tél. : (237) 222 46 21 00, E-mail : contact@pak.cm, site web : www.pak.cm.