Dans le cadre de l’appui à l’organisation de la 40^e Assemblée Générale annuelle de SHELTER Afrique au Cameroun, en juin 2021, le Ministre de l’Habitat et du Développement Urbain, Maître d’Ouvrage, lance un avis de sollicitation à manifestation d’intérêt (ASMI), à l’intention des cabinets spécialisés en événementiel qui désirent participer à la pré–qualification, afin de constituer une liste restreinte de Cabinets agréés devant participer à l’Appel d’Offres National Restreint y afférent, dans les conditions ci-après.     

Le présent Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt a pour objet la pré-qualification des Prestataires devant participer à l’Appel d’Offres National Restreint portant sur l’appui à l’organisation de la 40^e Assemblée Générale annuelle de SHELTER Afrique, en juin 2021, lancé par le Ministère de l’Habitat et du Développement Urbain au titre de l’exercice 2021. 

Les prestations objet du présent ASMI sont contenues dans un lot unique. Elles seront  confiées  à un (01) seul prestataire privé qualifié pour de tels évènements.
Les produits attendus du  prestataire en dehors des activités à mener sont : sites sécurisés, matériel de secrétariat y compris de la traduction, l’interprétariat, hébergement, le Plan marketing, le plan de communication, la plaquette programme, les supports de communication.
Ces prestations sont organisées dans trois (03) principaux groupe d’activités :
(1) Les assises de la 40e l’Assemblée Générale : les Webinaires et l’appui logistique à l’organisation des assises de l’Assemblée Générale ;
(2) Le Symposium Annuel et Réunion parallèles : Appui logistique à l’organisation du Symposium Annuel et des différentes réunions parallèles ;
(3) Et enfin, le Colloque de formation : Appui logistique à l’organisation du colloque de formation.
 
Le prestataire produirades rapports finaux qui seront soumis à la validation d’une Commission de Suivi et de Recette Technique un (01) mois au plus tard à compter de la date de clôture de la 40^e Assemblée Générale annuelle de SHELTER Afrique. Il s’agit entre autre de:
 

un rapport d’activités ;
un rapport financier.
 
L’interlocuteur technique du prestataire est le Secrétariat Technique.
 
En vue d’assurer la coordination et le suivi des activités prescrites, des réunions d’échange, d’évaluation et de programmation seront organisées avec le Prestataire retenu.
 
La réception des installations et équipements produits par le Prestataire se fera la Commission de Suivi et de Recette Technique mise en place à cette effet, ou le cas échéant par le Secrétariat Technique et/ou les commissions concernées.

• être un cabinet  exerçant dans le domaine de l’organisation événementielle,  installé au Cameroun et ayant une bonne connaissance dans l’organisation des foras et foires au Cameroun ;
• justifier des capacités Techniques et Financières compatibles avec les prestations à   exécuter ;
• justifier d’une expérience suffisante dans le domaine de l’organisation événementielle ;
• disposer du matériel et du personnel nécessaires ou s’engager à en recruter pour les prestations à exécuter.

Les Dossiers de candidature comportant les volumes 1 et 2, rédigés en français ou en anglais, doivent être remis en quatre (04) exemplaires dont un (01) original et trois (03) copies marqués comme tels, sous pli fermé et scellé à la Direction des Affaires Générales, Service des Marchés Publics, sise au 9^ème étage-Porte 02 de l’Immeuble Ministériel n°1 (face Poste Centrale) abritant les services centraux du MINHDU, Tél : (237) 222 21 99 14, au plus tard le 18 MARS 2021  à  10 heures, heure locale, avec la mention :
 
AVIS DE SOLLICITATION A MANIFESTATION D’INTÉRÊT
N°00006/E/2/ASMI/MINHDU/2021 DU 04 MARS 2021
POUR LE RECRUTEMENT D’UN PRESTATAIRE D’APPUI  A L’ORGANISATION  DE LA 40^e ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE DE SHELTER AFRIQUE, JUIN 2021
« En procédure d’urgence »
 
« A n'ouvrir qu'en séance de dépouillement »

Les candidats qui souhaiteraient manifester leur intérêt à réaliser les prestations décrites ci-dessus doivent fournir les pièces administratives et autres informations techniques et opérationnelles ci-après, présentées en deux volumes :
 
5.1.  Volume 1 (Pièces Administratives)
 
Le «Volume 1» comprendra les documents administratifs suivants, en originaux ou copies certifiées conformes selon les cas, datées d’au plus trois (03) mois et valables pour l’exercice en cours :
 

une lettre de motivation dûment signée du candidat ;
un certificat de Non Redevance délivré par les services de la  Direction Générale des impôts ;
un original de l’attestation de non-faillite délivrée par l’autorité compétente du domicile du candidat ;
un original de l’attestation de non-exclusion des Marchés Publics délivrée par l’Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ;
un original de l’attestation de domiciliation bancaire délivrée par une banque ou une compagnie d’assurance agréée par le MINFI.
 
Il est précisé que l’absence ou la non-authenticité de l’une des pièces ci-dessus citées entraînera l’élimination du candidat.
 
5.2.  Volume 2 (Dossier Technique)
 
         5.2.1  La liste des experts clés du Prestataire
 
Le Prestataire devra disposer ou s’engager à embaucher avant le début des prestations, le personnel technique de maîtrise compétent nécessaire, à savoir :
Un Chef de mission  (expert en marketing et logistique) : justifiant d’une expertise avérée et des références pertinentes dans l’organisation des foras et des conférences internationales. Le Chef de mission devra justifier du niveau de Bac + 3 ans, avoir au moins  cinq (05) années d’expérience dans le domaine de la promotion et l’organisation des conférences internationales.
Un Expert en communication : de niveau universitaire (BAC + 3 ans) en communication (ou équivalent). Il devra posséder  au moins trois (03) années d’expérience générale dans la promotion d’évènements similaires.
Un spécialiste en marketing : de niveau universitaire (BAC + 3 ans) en marketing  (ou équivalent). Il devra posséder : au moins trois (03) années d’expérience générale dans la promotion d’évènements similaires et le marketing digital.
Le candidat fournira la liste du personnel accompagnée des pièces suivantes, pour chaque expert, datées d’au plus trois (03) mois :
 
CV daté et signé par le concerné ;
Copie du diplôme de chaque personnel ;
Une attestation de disponibilité.
 
NB : La non production de l’une de ces pièces entraînera l’élimination du candidat. Il est rappelé aux soumissionnaires que les fonctionnaires en service ne sont pas éligibles. Toute offre comportant un dossier de fonctionnaire sera rejetée.
 
 
             5.2.2  Les références du Prestataire
 
Le Prestataire produira la liste des références similaires sur les trois (03) dernières années. Pour être prise en compte dans l’évaluation, chaque référence en prestation de même nature et de même importance devra être justifiée par les éléments suivants :
 
Copie de l’extrait du contrat comportant les première et dernière pages, conjointement avec l’attestation de bonne fin ou le procès-verbal de réception afférent au projet concerné. Ces documents devront être clairs et lisibles ;
Nom du Maître d’Ouvrage ;
Lieu d’exécution du projet.
 
5.2.3  Les moyens logistiques, techniques et matériels
 
Le Prestataire devra justifier de la propriété/location des moyens logistiques, techniques et matériels nécessaires à la mise en œuvre de la présente prestation, notamment :
 
a) moyens logistiques : véhicules, appareils de communication et sonorisation, supports de communication, etc.
 
b) moyens techniques et matériels : matériel informatique et bureautique (micro-ordinateur, imprimante, scanner, photocopieuses, etc.) 
 
Les éléments de justification de la propriété seront constitués de photocopies certifiées de cartes grises (pour les véhicules) ou des factures (pour les autres matériels).
 
          Pour le matériel à acquérir, la vérification se fera après attribution du marché auprès du prestataire concerné.
 
N.B : La localisation dudit matériel doit être précisée, étant entendu que des vérifications pourront être faites par le Maître d’Ouvrage en cas de besoin.
 
5.2.4 Une attestation de capacité financière
 
Cette attestation devra être délivrée par une banque agréée par le Ministère des Finances et précisant que le soumissionnaire peut préfinancer les prestations à hauteur de 60 millions de F CFA.

Critères éliminatoires :
 
-       Dossiers administratif et technique non conformes aux prescriptions du présent Avis ;
-       Fausse déclaration ou pièce falsifiée ;
-       Avoir pas abandonné de Marché au cours des trois (03) dernières années ;
-       Avoir plus de deux (02) marchés en cours avec le MINHDU ;
-       Ne pas justifier d’un agrément d’agence de communication en cours de validité ;
-       Note technique inférieure à 80%.
 
Critères essentiels d’évaluation
L’évaluation de la qualité des offres techniques sera faite sur la base des critères ci-dessous :
 
-       Personnel : 50 points  ;
-       Références         : 15 points ;
-       Matériel : 10 points ;
-       Capacité financière : 05 points ;
-       Note méthodologique : 20 points.
 
Seuls les candidats qui auront totalisé, à l’issue de l’évaluation, une note technique au moins égale à quatre-vingt pour cent (80 %), seront retenus.

Pour tout renseignement complémentaire, s’adresser à la Direction de l’Habitat Social et de la Promotion Immobilière du Ministère de l’Habitat et du Développement Urbain, sise au 6ème étage, bâtiment T de l’Immeuble Ministériel N°1, porte 06T11. Tél. : (+237) 222  22 05 18.

Les candidats retenus à l’issue de cette évaluation seront consultés dans le cadre de l’Appel d’Offres National Restreint conformément à l’article 76 du décret n°2018/366 du 20 juin 2018 portant Code des Marchés Publics au Cameroun.