Le Ministère du Tourisme et des Loisirs (MINTOUL), comme toutes les institutions étatiques est fermement engagé dans la politique d’émergence du Cameroun. Cela suppose une plus grande efficacité dans le travail, plus de sécurité et plus de vitesse dans le traitement des dossiers. Ainsi, depuis sa création et dans le cadre de son fonctionnement institutionnel, plusieurs documents ont été produits, et continuent d’être produits quotidiennement. Ces documents concernent les dossiers des marchés, les dossiers du personnel, le fonctionnement des services centraux et déconcentrés, les relations avec les médias et les autres institutions de l’Etat, les courriers, les rapports de mission, les rapports d’activités, les rapports d’étude / d’enquête, les publications, les documents comptables, etc.
Ces nombreux documents de travail qui revêtent une importance capitale, constituent la mémoire institutionnelle du MINTOUL et sont de ce fait importants pour la réalisation de ses missions. Suite au décret N° 2012/291 du 21 juin 2012, la gestion de ces documents relève de la responsabilité du Centre de la Documentation et des Archives (CDA). Malheureusement, le CDA connait de réelles difficultés relativement à la conservation et à l’archivage de ces dossiers, mais aussi par rapport à l’état de la bibliothèque.
Par ailleurs, le CDA reçoit de plus en plus de sollicitation des autres Directions et Services du MINTOUL quant à la gestion de leurs masses documentaires. Ces requêtes sont difficiles à satisfaire non seulement à cause du manque d’espace, mais aussi vu l’absence d’outils et de procédures adéquates. La configuration actuelle du CDA ne permet pas malheureusement de répondre favorablement aux demandes formulées.
Or, il importe pour une institution telle que le MINTOUL, de disposer d’un mécanisme interne durable et performant de conservation, de classement et de gestion de ses documents, ainsi que d’un Centre de documentation adéquat. A cet effet, l’on se propose de recruter un consultant pour effectuer l’acquisition des outils de gestion documentaire et des archives.

Le présent Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt a pour objet la pré-qualification des cabinets d’études ou des groupements de consultants associés devant participer à l’Appel d’Offres National Restreint pour l’acquisition des outils de gestion documentaire et des archives.

Les prestations, objet de l’étude susvisée sont financées par le Budget d’Investissement Public du Ministère du Tourisme et des Loisirs de l’exercice 2017.

Le dossier de candidature, rédigé en français ou en anglais, doit être remis en quatre (04) exemplaires dont un (01) original et trois (03) copies marqués comme tels, sous pli fermé et scellé au Ministère du Tourisme et des Loisirs, Direction des Affaires Générales, Sous-Direction du Budget, du Matériel et de Maintenance, Service des Marchés, Porte 205, au plus tard le 09 février 2017 à 12 heures avec la mention :

« AVIS DE SOLLICITATION A MANIFESTATION D’INTERET
N°003/ASMI/MINTOUL/SG/DAG/SDBMM/2016 DU 03 JANVIER 2017 POUR L’ACQUISITION DES OUTILS DE GESTION DOCUMENTAIRE ET DES ARCHIVES
A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

Les candidats devront fournir les pièces ci-après, présentées en deux volumes : 

Volume 1 (Dossier Administratif)

Le ‘‘Volume 1’’ comprend les documents administratifs suivants en originaux ou copies certifiées conformes (selon les cas), datées de moins de trois (03) mois : 

N.B :L’absence ou la non-conformité de l’une des pièces suscitées entraînera l’élimination du candidat.

Volume 2 (Dossier Technique)

La liste du personnel d’encadrement
Le consultant devra fournir une équipe d’experts disposant des compétences,
des qualifications et de l’expertise adéquate ainsi que du dévouement nécessaire
à la réalisation des objectifs du projet.
Le personnel technique minimum d’encadrement à mettre en place pour la
réalisation de la mission est le suivant :

Le consultant pourra joindre à son équipe d’autres experts en tant que de besoin en fonction des compétences jugées nécessaires.

Les fonctionnaires en service ne sont pas éligibles, excepté ceux ayant une mise à disposition leur permettant d’intégrer le cabinet d’études ou le groupement de consultants en cas d’adjudication.

Le candidat fournira la liste de son personnel accompagnée des pièces suivantes datées de moins de trois (03) mois :

-  un CV daté et signé par le concerné ;

-  la copie certifiée et conforme du diplôme le plus élevé de chaque personnel ;

-   la définition des postes proposés pour chaque personnel.

Les références du cabinet d’études

Le cabinet d’études ou le groupement de consultants associés produira la liste de ses références dans le domaine similaire ainsi que les références relatives aux prestations dans le domaine du tourisme et du développement des solutions informatiques pour les administrations publiques.

Pour être prise en compte dans l’évaluation, chaque référence devra être justifiée par le procès-verbal de réception provisoire ou définitive des prestations réalisées (photocopies) y compris la photocopie des première et dernière pages du contrat enregistrée y afférent.

Les moyens logistiques, techniques et matériels

Le candidat devra indiquer et justifier les moyens logistiques, techniques et matériels en sa possession, nécessaires à la réalisation de l’étude. A cet effet, il produira une liste de matériel ci-après :

• moyens logistiques, moyens de communications, etc.… avec justification de la propriété (photocopie certifiée des factures) ;
• moyens techniques et matériels avec justification de la propriété ;
• la liste du matériel informatique et bureautique (micro-ordinateur, imprimante, scanner, logiciels, photocopies, etc.…).

N.B : Toute fausse déclaration entraînera la disqualification immédiate de l’offre du candidat.

*. Critères éliminatoires

• dossier administratif ou technique incomplet ou non-conforme ;
• fausse déclaration ou pièce falsifiée ;
• note technique inférieure à 70 points sur 100.

*. Critères d’évaluation

L’évaluation des offres techniques sera faite sur 100 points sur la base des critères ci-dessous :

• personnel : 50 points ;
• références : 40 points ;
• moyens matériels : 05 points ;
• présentation du dossier : 05 points.

*. Grille d’Evaluation

Seuls les candidats qui auront totalisé, à l’issue de l’évaluation, une note technique au moins égale à 70 (soixante-dix) points sur 100 (cent), seront retenus.

Les cabinets d’Etudes ou Groupement de Consultants Associés retenus seront informés par voie de communiqué officiel.