L’Administrateur du Fonds de Développement des filières Cacao et Café (FODECC) lance un Appel d’Offres National Restreint en vue du recrutement d’un cabinet chargé de la mise en place d’un système d’archivage et de gestion électronique de documents au Fonds de Développement des filières Cacao et Café.
Le présent Appel d’Offres fait suite à l’Avis de Sollicitation à Manifestation d’intérêt N°002/ASMI/FODECC/2019 du 14 août 2020 publié dans le Journal des Marchés (JDM) N° 2117  du14 août 2020.

La présente mission est contractuelle, et a pour objectif d’une part, la fabrication des rayonnages en bois pour le classement physique et d’autre part la réalisation :

1. du traitement physique des archives ;
2. du plan de classement ;
3. du manuel de procédure des archives ;
4. de la base de données physique ;
5. de la base de données numérique à transférer dans le logiciel de GED du FODECC ;
6. de la conservation ;
7. de la sécurisation des archives.

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des Etudes préalables est de Francs CFA cinquante cinq millions (55 000 000).

Les prestations sont en un  (01) lot.

La participation au présent Appel d’Offres est restreinte aux candidats inscrits sur la liste  ci-après : 

Le Maître d’Ouvrage adressera les lettres d’invitation à soumissionner aux Cabinets pré qualifiés. Les groupements entre les Cabinets pré qualifiés ne sont pas autorisés.

Les prestations, objet du présent Appel d’Offres, seront financées par le budget du FODECC de l’exercice 2020  imputation : 2020   01  114 00 10   20 10 01.

Le dossier peut être consulté aux jours et heures ouvrables au Secrétariat de l’Administrateur du FODECC sis au Boulevard Jean Paul II Golf-Yaoundé, 2^ième étage, téléphone 222 21 88 24, E-mail : contact@fodecc.cm, dès la publication du présent Avis.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu ou retiré au Secrétariat de l’Administrateur du FODECC sis au Boulevard Jean Paul II Golf-Yaoundé, 2^ième étage, téléphone 222 21 88 24 dès la publication du présent Avis, contre présentation d’un reçu de versement d’une somme non remboursable de Francs CFA 70 000 (soixante dix mille) au « Compte Spécial de CAS- ARMP » ouvert à la BICEC sous le n° 33598860001 – 94.

Les Offres rédigées en français ou en anglais et présentées en sept (7) exemplaires dont un (01) original et six (6) copies, devront parvenir sous pli fermé au secrétariat de l’Administrateur du FODECC sis au Boulevard Jean Paul II  Golf-Yaoundé , 2^ième étage, téléphone 222 21 88 24, E-mail : contact@fodecc.cm, au plus tard le 05 octobre 2020 à 14 heures, heure locale et devra porter la mention : 
APPEL D'OFFRES NATIONAL RESTREINT EN PROCEDURE D’URGENCE N°005/AONR/FODECC/CSPM /2020 DU 05 OCTOBRE 2020 EN VUE DU RECRUTEMENT D’UN CABINET CHARGE DE LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME D’ARCHIVAGE ET DE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS AU FONDS DE DEVELOPPEMENT DES FILIERES CACAO ET CAFE »

« A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT ».

La durée maximale pour la réalisation des prestations objet du présent Appel d’Offre est de trois (03) mois pour toutes les prestations.

Une caution de soumission d’un montant de Francs CFA un million cent mille  (1 100 000 ) devra être produite et délivrée par une banque de premier ordre ou une compagnie d’assurances agréée par le Ministre en charge des Finances et dont la liste figure dans la pièce 11 du DAO et valable pendant trente (30) jours au-delà de la date limite de validité des  Offres.

Les pièces du dossier administratif requises doivent impérativement être produites en originaux ou en copies certifiées conformes par les services émetteurs ou une autorité administrative, conformément au listing prévu au Règlement Particulier de l’Appel d’Offres. 
Elles devront obligatoirement être datées de moins de trois (03) mois précédant la date originale de dépôt des Offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres. 
L’absence d’une caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre ou une compagnie d’assurances agréée par le Ministre en charge des Finances entraînera le rejet pur et simple de l’Offre.

L’ouverture des offres se fera en deux temps, l’ouverture des offres administratives et techniques interviendra dans un premier temps, suivie dans un second temps de celle des offres financières des soumissionnaires ayant obtenu la note technique minimale requise.
L'ouverture des pièces administratives et des offres techniques aura lieu le 05 octobre  2020 à 15 heures par la Commission Speciale de Passation des Marchés du FODECC dans la salle de conférence de l’immeuble Siège du FODECC, sise au Boulevard Jean Paul II  Golf-Yaoundé
Seuls les soumissionnaires peuvent assister cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dument mandatée. 
Celle des Offres financières aura lieu au terme de l’analyse technique et ne concernera que les soumissionnaires ayant obtenu la note minimale de 70 points sur 100 et satisfait à tous les critères éliminatoires.

Critères éliminatoires
Les critères éliminatoires du présent Appel d’Offres sont les suivants :
a)      Absence ou non-conformité d’une pièce du Dossier administratif après un délai de 48 heures accordé par la CSPM ;
b)      Absence de la caution de soumission ;
c)       Fausses déclarations ou pièces falsifiées ;
d)      Présence des informations financières dans les Pièces administratives ou l’Offre technique ;
e)      Absence d’une attestation de visite de site signée sur l’honneur ;
f)        Omission dans l’offre financière d’un prix unitaire quantifié ;
g)      Note technique inférieure à 70 point sur 100. 

Critères Essentiels :
L’évaluation de l’Offre Technique portera sur les critères essentiels résumés ci-après : 

Le Marché sera attribué au Soumissionnaire dont l’Offre aura été évaluée la mieux disante et satisfait à tous les critères éliminatoires.
Le score financier se calculera  selon la formule suivante :
SF = 100 x Fm/F,
SF étant le score financier,
Fm la proposition financière la moins disante et
F le montant de la proposition considérée. 
Les poids respectifs attribués aux propositions technique et financière sont :
T=0,80 et F= 0,20

La note globale est : 0,80 x St +  0,20 x Sf.

Les Soumissionnaires restent engagés par leurs Offres pendant une période de quatre vingt dix (90) jours à compter de la date limite fixée pour la remise des Offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de l’Administrateur du FODECC sis au Boulevard Jean Paul II Bastos-Yaoundé, 2^ième étage, téléphone 222 21 88 24. 

Dénonciation et Corruption 
Pour toute tentative de corruption ou faits de mauvaises pratiques, bien vouloir appeler 1517, numéro vert de la Commission Nationale Anti-corruption.