Dans le cadre de l’amélioration de la qualité de la gestion des actifs et du patrimoine au MINESUP, le Ministre de l’Enseignement Supérieur envisage de recruter un prestataire pour la fourniture et la mise en place d’une application informatique pour la gestion du patrimoine du MINESUP. Il est question de à l’utilisateur une interface unique devant permettre une gestion optimale des actifs sous sa responsabilité et ceux détenus par sa structure ou par le ministère en général.
Un bon système de gestion d'actifs maximise la valeur des actifs, mène à des meilleures décisions à base des données, augmente la transparence de la gestion, standardise les pratiques pour tout le personnel et tous les actifs, mesure l’amélioration continue des processus par des indicateurs de performance clés et intègre les meilleures pratiques dans le domaine de la gestion des actifs. Les actifs décrits ici sont le patrimoine mobilier, immobilier, durable et consommable.
- Fournir une application centrale chargée de la gestion des actifs avec les fonctionnalités suivantes :
• L’application doit être bilingue (pour consultation et navigation en Français et en Anglais)
• Permettre accès à l’application pour tous les employés du ministère dans les services centraux (>500 utilisateurs) ;
• Permettre la consultation par chaque utilisateur des actifs sous son contrôle et l’émission des incidents liés à ces actifs dans le système pour les services de maintenance ;
• Permettre aux gestionnaires des structures/services de consulter et gérer tous les actifs et inventaires dans leur structures/services dans des différents sites du MINESUP, des différents bâtiments, étages, et bureaux ;
• Permettre la gestion des privilèges d’accès aux différents modules/vues pour tous les utilisateurs ;
• Permettre un audit complet de l’application pour toutes les actions prises par tous les utilisateurs dans la plateforme.
• Permettre l’envoie des notifications par email aux utilisateurs lors des changements des actifs les concernant ;
• Permettre la gestion des processus d’entretien des divers actifs avec la création des tâches périodiques d’entretien des actifs ;
• Permettre l’obtention des rapports et des statistiques périodiques de gestion des actifs pour des raisons de planification du budget
• Permettre la gestion des listes des fournisseurs des différents actifs
- Élaborer le manuel d’utilisation et d’administration de l’application pour le MINESUP;
- Former les personnels (points focaux et administrateurs) à l’utilisation de la solution ;
- Déployer l’application et la rendre accessible par infrastructure intranet
• Application web/mobile avec client léger
• Accès avec tous les systèmes d’opérations et tous les appareilles (SmartPhone, Tablet, Laptop, Desktop)
Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de 15 000 000 (Quinze millions) Francs CFA.
La participation à cette consultation s’adresse à toutes les entreprises/sociétés installées au Cameroun et œuvrant dans ce domaine d’activité.
Le financement de ces prestations sera assuré par le Budget d’Investissement Public du MINESUP - EXERCICE 2018 Imputation : 52 18 32 00 30 2022.
Le dossier de consultation peut être consulté aux heures ouvrables auprès de la Direction des Affaires Générales du Ministère de l’Enseignement Supérieur, porte 1432, Immeuble Ministériel n°2, dès publication du présent avis.
Le dossier peut être obtenu auprès de la Direction des Affaires Générales du Ministère de l’Enseignement Supérieur, porte 1432, Immeuble Ministériel n°2, dès publication du présent avis contre versement d’une somme non remboursable de 25 000 (vingt-cinq mille) francs CFA à titre de frais d’achat du dossier de Demande de Cotation payable au trésor public.
Chaque offre rédigée en français ou en anglais en sept (07) exemplaires dont l'original et six (06) copies marqués comme tels, devra parvenir à la Direction des Affaires Générales du Ministère de l’Enseignement Supérieur, porte 1432, Immeuble Ministériel N°2, au plus tard le 13 novembre 2018 à 14 Heures et devra porter la mention :
« DEMANDE DE COTATION N°016/DC/MINESUP/CIPM/2018 DU 23 OCTOBRE 2018 POUR LA FOURNITURE ET LA MISE EN PLACE D’UNE APPLICATION INFORMATIQUE POUR LA GESTION DU PATRIMOINE DU MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR.
« A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »
Le délai maximum prévu par le Maître d’Ouvrage pour la réalisation des prestations objet de la présente demande de cotation est de deux (02) mois à compter de la date de notification de l’ordre de service.
Chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission établie par un établissement bancaire de premier degré ou une compagnie d’assurance autorisés à émettre des cautions dans le cadre des Marchés Publics et dont la liste figure dans le Dossier de Consultation d'un montant de 300 000 (Trois cent mille) FCFA et valable pendant trente (30) jours au-delà de la date limite de validité des offres.
Chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission établie par un établissement bancaire de premier degré ou un organisme financier autorisé à émettre des cautions dans le cadre des Marchés Publics et dont la liste figure dans le Dossier de Consultation d'un montant de 300 000 (Trois cent mille) FCFA et valable pendant trente (30) jours au-delà de la date limite de validité des offres.
Sous peine de rejet de l’offre, les autres pièces administratives requises précisées dans la pièce n°II (article 1er) de la présente demande de cotation (en cours de validité) doivent être produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou une autorité administrative compétente, datant de moins de trois(03) mois ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’avis de Consultation.
Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Dossier de Consultation sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre ou un organisme financier agréé (e) par le Ministère en charge des Finances ou le non-respect des modèles des pièces du Dossier de Consultation, entraînera le rejet pur et simple de l'offre sans aucun recours.
NB : Les pièces ci-dessus énumérées devront être datées de moins de trois (03) mois au jour de l’ouverture des plis. Elles seront produites en original ou en copies certifiées par l’Administration qui les a délivrés.
L’offre financière devra être chiffrée hors taxes sur la valeur ajoutée (HTVA) et toutes taxes comprises (TTC) et accompagnée du modèle de soumission signé.
L’ouverture des plis se fera en un temps.
L'ouverture des offres administratives, des offres techniques et financières aura lieu le 13 novembre 2018 à 15 heures par la Commission Ministérielle de Passation des Marchés à l’immeuble ministériel n°2 abritant les Services du Ministère de l’Enseignement Supérieur.
Les soumissionnaires assistent à cette séance d’ouverture ou s'y font représenter par une personne de leur choix, dûment mandatée et ayant une parfaite connaissance du dossier.
*. Critères éliminatoires
- Absence ou non-conformité d’une pièce administrative après un délai de 48 heures ;
- Fausse déclaration ou documents (pièces) scannés en lieu et place des copies certifiées ou originaux ;
- Absence de déclaration sur l’honneur de n'avoir jamais abandonné un marché attribué au cours des trois dernières années ;
*. Critères essentiels
B1- Présentation de la structure ;
B2- Références du soumissionnaire dans les prestations similaires au cours des cinq (05) dernières années (joindre copies des marchés ou lettres-commandes première et dernière pages, PV de réception certifiant la bonne exécution de ces contrats) ;
B3- Qualification du personnel-clé affecté à la réalisation des prestations (fournir la photocopie du diplôme + l’attestation de disponibilité + CV signé et daté) :
B4- Moyens logistiques affectés à la réalisation de la mission
Le Ministre de l’Enseignement Supérieur, Autorité Contractante attribuera la lettre commande au soumissionnaire dont l’offre qualifiée techniquement, aura été évaluée la moins-disante après vérifications de ses prix et jugée substantiellement conforme au Dossier de Consultation.
Les soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres.
Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables au Ministère de l’Enseignement Supérieur, Sous-Directeur du Budget, du Matériel et de la Maintenance, porte 1409, au 14ème étage de l’immeuble ministériel N°2, tel : 222 22 19 08, dès publication du présent avis.