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Le Maire de la ville de Douala, dans le souci de fournir aux habitants de sa municipalité des loisirs sains, a entrepris depuis 2020 d’organiser le festival « DOUALA FIESTA » sur l’étendue des six (06) arrondissements de la Ville. Cet évènement culturel se déroule durant la période de la nativité et du nouvel an.
Dans ce cadre, il invite les agences qualifiées à manifester leur intérêt pour la préparation et la mise en œuvre du festival sus-évoqué.

Les prestations objet du présent ASMI consistent à réaliser les missions suivantes pour le compte de la Communauté Urbaine de Douala:

• Démarcher pour le sponsoring et le marketing du festival ;
• Aménager les différents sites des événements aux couleurs de Douala Fiesta;
• Préparer et animer la campagne de communication pour tout le festival;
• Organiser les jeux et concours sur chaque site (notamment Miss Douala Fiesta) ;
• Organiser des concerts géants sur chaque site ;
• Organiser les cérémonies d’ouverture et de clôture de Douala Fiesta ;
• Maintenir une animation continue durant toute la durée du festival sur chacun des sites de Douala Fiesta en toute sécurité ;
• Rédiger le rapport Final sur le déroulement du festival dans chaque site sélectionné.

Le présent Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt (ASMI) est ouvert aux agences évènementielles camerounaises.
Allotissement
Les prestations à exécuter sont réparties ainsi qu’il suit : 

Les dossiers de candidatures rédigés, en français ou en anglais et en six (06) exemplaires dont un (01) original et cinq (05) copies marquées comme telles, seront remis sous pli fermé et scellés à l’adresse suivante :
Communauté Urbaine de Douala
Direction des Services Généraux et du Patrimoine Sous-direction de la Passation des Marchés Publics B.P. 43 Douala Tél. (237) 233 42 15 09 – Fax : (237) 233 42 69 50 Au plus tard le 13/12/221 à 15h00, heure locale, avec la mention :

AVIS DE SOLLICITATION A MANIFESTATION D’INTERET NATIONAL EN PROCEDURE D’URGENCE N°023/ASMI/CUD/SG/DSGP/2021 DU 02/12/2021
POUR LA SELECTIONDE DEUX AGENCES CHARGEES D’ORGANISER LE FESTIVAL DOUALA FIESTA 2021.

Les agences concernées devront fournir un dossier Administratif et un dossier Technique.

a)      Dossier Administratif

Les pièces administratives suivantes devront, sous peine de rejet, être impérativement produites en originaux ou copies légalisées datant de moins de trois (03) mois :

• Une lettre de manifestation d’intérêt timbrée à 1500 FCFA faisant connaître les noms et prénoms du représentant légal de l’agence ;
• Une Attestation de Domiciliation Bancaire de l’agence, délivrée par une Banque de 1^er ordre agréée par le Ministère en charge des Finances ou le Relevé d’Identité Bancaire datant de moins de trois (03) mois ;
• Un document attestant de l’existence légale de l’agence.

b)      Dossier Technique

Le dossier Technique contiendra les pièces ci-après :

-        Des CV détaillés du personnel de l’agence avec la copie du diplôme, devant répondre aux critères suivants :

• Un Chef de Projet, spécialiste en événementiel, avec une expérience minimale de dix (10) ans ;
• Un responsable marketing et communication nanti d’un MBA ou d’un diplôme équivalent, avec une expérience minimale de cinq (05) ans ;
• Un responsable de logistique, avec au moins un BTS ;
• Un infographe/informaticien, détenteur d’un BTS et d’une expérience minimale de cinq (05) ans ;
• Un responsable financier ;
• Des agents d’appui ;

-        La preuve de l’expertise de l’agence (liste de références)

-        Logistique de base pour des cérémonies (sonorisation, audiovisuel, équipement informatique, chapiteaux, tables et chaises, etc.);

L’évaluation des dossiers se fera sur la base des critères éliminatoires et essentiels ci-après :

a)      Critères éliminatoires

Les critères éliminatoires sont les suivants :

• Absence d’une pièce du Dossier Administratif ;
• Fausses déclaration, substitution ou falsification de pièces ;
• Note technique inférieure à 70 points sur 100.

b)      Critères essentiels

Le Dossier technique sera évalué sur la base des critères suivants :

N.B. :Seuls les candidats ayant totalisé à l’issue de cette évaluation, une note supérieure ou égale à soixante-dix (70) points sur cent (100), seront pré-qualifiés.

Les candidats intéressés peuvent obtenir des informations complémentaires au sujet des documents de référence auprès de la Direction des Services Généraux et eu Patrimoine de la Communauté urbaine de Douala, sise à la voirie municipale, immeuble NSIA, deuxième étage, à Douala aux heures ouvrables entre 07 heures 30 et 15heures 30.

Les agences retenues à l’issue de cette évaluation seront consultées dans le cadre de l’Appel d’Offre National Restreint subséquent pour lequel le présent Avis à Sollicitation est élaboré.