Le Ministre des Relations Extérieures, Maître d’Ouvrage, lance, en procédure d’urgence, un Appel d’Offres National Ouvert pour la Conception et mise en place d'un système informatique de recensement des camerounais à l'étranger.
Globalement, la prestation attendue de l’Entreprise ou du Groupement d’Entreprises vise la dotation du MINREX d’un système efficace de recensement des camerounais à l'étranger.

La prestation vise à doter le MINREX d’un système informatique de recensement des camerounais de l’étranger qui permettra d’avoir une cartographie des Camerounais à l’étranger afin d’évaluer leur apport politique, socio-économique et culturel. Cette première phase du projet consistera en la réalisation dudit système et son déploiement dans cinq missions diplomatiques témoins à savoir le Gabon, la Guinée Equatoriale, la RCA, le Congo-Brazzaville et le Tchad. Les prochaines phases permettront de déployer le système dans les autres missions diplomatiques et postes consulaires du Cameroun à l’étranger.
De façon spécifique, cette prestation portera sur :

ü  l’étude de mise en œuvre ;
ü  l’analyse diagnostique ;
ü  l’implémentation de la solution ;
ü  les tests de la solution, la recette et la mise en service ;
ü  la formation des administrateurs et des utilisateurs ;
ü  le déploiement de la solution dans les Missions Diplomatiques témoins suscitées.

Le coût d’objectif de ladite Prestation, objet du présent Appel d’Offres, est de Quarante-neuf Millions (49 000 000) de Francs CFA.

Le présent Appel d’Offres est constitué d’un Lot unique. 

La participation au présent Appel d’Offres est ouverte aux Entreprises et/ou aux Groupements d’Entreprises de droit camerounais, exerçant dans la mesure du possible dans le secteur des technologies de l’information et de la communication.

La Prestation, objet du présent Appel d’Offres, est financée par le Budget d’Investissement Public du Ministère des Relations Extérieures - Exercice 2021, Imputation : 55 079 01 340010 2022.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté gratuitement aux heures ouvrables, à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé et la version électronique  sur le site web www.diplocam.cm et sur la plateforme COLEPS aux adresses http://www.marchespublics.cm  ou http://www.publicscontracts.cm,  dès publication du présent Avis par voie de presse écrite,  par voie d’affichage dans les locaux du Ministère des Relations Extérieures et/ou par voie électronique.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, dès publication du présent Avis par voie de presse écrite et par voie d’affichage dans les locaux du Ministère des Relations Extérieures, sur présentation d’une quittance de versement au Trésor Public de la somme non remboursable de Soixante Deux Mille (62 000) Francs CFA, représentant les frais d’achat du dossier.
Il est également possible d’obtenir le Dossier d’Appel d’Offres par téléchargement gratuit sur la plateforme COLEPS disponible aux adresses sus-indiquées pour la version électronique.
Toutefois, la soumission en ligne est conditionnée par le paiement des frais du Dossier d’Appel d’Offres.

TAILLE ET FORMAT DES FICHIERS
Pour la soumission en ligne, les tailles maximales des documents qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :

• 5 MO pour l’Offre Administrative ;
• 15 MO pour l’Offre Technique ;
•  5 MO pour l’Offre Financière.

Les formats acceptés sont les suivants :

• Format PDF pour les documents textuels ;
• JPEG pour les images.

Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.

PRESENTATION DES OFFRES
Les documents constituant les offres seront rédigés en français ou en anglais, répartis en trois volumes ci-après, placés sous quadruple enveloppe dont
-          L’enveloppe extérieure ;
-          L’enveloppe A contenant les Pièces administratives (Volume 1) ;
-          L’enveloppe B contenant l’Offre technique (Volume 2) ;
-          L’enveloppe C contenant l’Offre financière (Volume 3 ;
Toutes les pièces constitutives des offres (« Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF ET », « Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE » et « Enveloppe C : OFFRE FINANCIERE »), seront placées dans l’enveloppe extérieure scellée portant uniquement la mention de l’Appel d’Offres en cause.
Les différentes pièces de chaque offre seront numérotées dans l’ordre du Dossier d’Appel d’Offres et séparées par des intercalaires de couleur identique autre que la couleur blanche.

1. Soumission hors ligne
Les offres  rédigées en français ou en anglais, en sept (07) exemplaires dont un original et six (06) copies, marqués comme tels, conformes aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres, devront être déposées contre récépissé ou transmises par poste en recommandé avec accusé de réception à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, au plus tard le 14 JUIN 2021  à  14 heures précises.
Les plis fermés contenant les offres, ne devront porter que la mention :

« APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT N°09/AONO/MINREX/CIPM/2021  DU 18 MAI 2021, EN PROCEDURE D’URGENCE, POUR LA CONCEPTION ET LA MISE EN PLACE D'UN SYSTEME INFORMATIQUE DE RECENSEMENT DES CAMEROUNAIS A L’ETRANGER »

2. Soumission en ligne
L’offre devra être transmise par le soumissionnaire sur la plateforme COLEPS au plus tard le 14 JUIN 2021 à 14 heures précises.
Une copie de sauvegarde de l’offre enregistrée sur clé USB ou CD/DVD, sous pli scellé avec l’indication claire et lisible « copie de sauvegarde », en plus des références de l’Appel d’Offres

« APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT N°09/AONO/MINREX/CIPM/2021  DU 18 MAI 2021, EN PROCEDURE D’URGENCE, POUR LA CONCEPTION ET LA MISE EN PLACE D'UN SYSTEME INFORMATIQUE DE RECENSEMENT DES CAMEROUNAIS A L’ETRANGER
A N’OUBRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

devra être déposée contre récépissé ou transmise par poste en recommandé avec accusé de réception à  la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, au plus tard le 14 JUIN 2021 à  15 heures précises.

Le délai d’exécution de la Prestation, objet du présent Appel d’Offres, est de Trois (03) mois au maximum. Ce délai court à compter de la date de notification de l’ordre de service de commencer la Prestation.

Sous peine de rejet, les autres pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur, conformément au listing prévu au Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois, à compter de la date limite de remise des offres ou être postérieures à la date du présent Avis d’Appel d’Offres.
Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Avis et du Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable, notamment l’absence de la caution de soumission délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée par le Ministre chargé des Finances, conformément à la Pièce n° 11 ; le non-respect des modèles des pièces du Dossier d’Appel d’Offres, une fausse déclaration, ou une pièce falsifiée entraînera le rejet ou l’élimination de l’offre sans aucun recours.

L’ouverture des offres se fera en deux  temps :
- Dans un premier temps, l’ouverture des séries des deux enveloppes (Enveloppe extérieure et « Enveloppe A : PIECES ADMINISTRATIVES ET OFFRE TECHNIQUE » l’une après l’autre, dans l’ordre chronologique suivant : i) Enveloppe extérieure et ii) « Enveloppe A : : PIECES ADMINISTRATIVES ET OFFRE TECHNIQUE ».
Elle est effectuée, le 14 JUIN 2021 à 15 heures précises dans la salle de conférences du nouveau bâtiment du Ministère des Relations Extérieures, par la Commission Interne de Passation des Marchés (CIPM) du Ministère des Relations Extérieures, siégeant en présence des Soumissionnaires qui le désirent ou de leurs représentants dûment mandatés et ayant une parfaite connaissance de leurs offres. 
- Dans un deuxième temps et, à l’issue de l’examen des pièces administratives et de l’évaluation des offres techniques, l’ouverture des enveloppes B renfermant les offres financières sera réalisée dans les mêmes conditions, à une date ultérieure qui sera communiquée aux Soumissionnaires dont les dossiers administratifs sont conformes et qui auront obtenu une note technique supérieure ou égale à 70 points sur 100.
Lesdits Soumissionnaires retenus peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dûment mandatée.

1. Critères éliminatoires

1. Absence de la caution de soumission ;
2. Absence ou non-conformité d’une pièce du dossier administratif au-delà du délai supplémentaire de 48 heures à accorder, le cas échéant ;
3. Pièce(s) falsifiée(s) ou fausse(s) déclaration(s) ;
4. Absence de déclaration sur l’honneur attestant de non-abandon de marché au cours des trois dernières années ou présence de l’entreprise sur la liste des entreprises défaillantes établie par le MINMAP ; 
5. Note technique inférieure à soixante-dix (70) points sur cent (100) ;
6. Omission d’un prix unitaire ou d’un prix forfaitaire quantifié ;
7. Non-conformité du mode de soumission ;
8. Non-respect des formats de fichiers requis pour la soumission des offres en ligne ;
9. Absence de la copie de sauvegarde en cas de dysfonctionnement de la plateforme COLEPS.

2. Critères essentiels
L’offre technique de chaque Soumissionnaire, dont le Dossier administratif et l’Offre technique sont conformes au regard des critères éliminatoires, sera évaluée en fonction des critères essentiels suivants :

La grille d’évaluation des offres figure à la Pièce n° 12.
Seules les offres, qui auront obtenu au moins soixante-dix (70) points sur cent (100) à l’issue de cette évaluation technique, seront déclarées conformes et admises à l’évaluation financière.

3. Evaluation financière
Seules les offres financières des soumissions non disqualifiées, à l’issue de l’examen de la conformité des pièces administratives et de l’évaluation technique, seront évaluées pour en déterminer les montants corrigés.

Le Prestataire sera choisi par la méthode de sélection qualité-coût, conformément aux procédures décrites dans le Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
Ainsi il sera établi un classement des offres conformes pour l’essentiel aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres et qualifiées techniquement, selon le mieux-disant permettant de déterminer le choix du Maître d’Ouvrage.
La Lettre Commande est attribuée au Soumissionnaire dont l’offre est reconnue conforme pour l’essentiel au Dossier d’Appel d’Offres, a obtenu au moins soixante-dix (70) points sur cent (100) et est évaluée la mieux-disante.

Les Soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours, à compter de la date limite fixée pour le dépôt de ces dernières.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé ou en ligne sur la plateforme COLEPS aux adresses : http://www.marchespublics.cm  ou http://www.publicscontracts.cm

ASSISTANCE TECHNIQUE
Pour obtenir une assistance technique, en cas de survenance d’un problème lié à l’utilisation de la plateforme, bien vouloir appeler aux numéros  (+237) 222 238 155 / 222 235 669 ou écrire à l’adresse email dsi@minmap.cm.
NB : « Pour tout acte de corruption, bien vouloir appeler ou envoyer un SMS au MINMAP aux numéros suivants : 673 20 57 25/699 37 07 48 ».