Le Maire de la Ville de Yaoundé lance le présent Appel d’Offres National Restreint pour la conception et l’implémentation d’un logiciel de gestion électronique des documents et d’archivage numérique à la Communauté Urbaine de Yaoundé.

La prestation comprend :
-          Mission 1 : l’analyse diagnostique de l’existant ;
-          Mission 2 : la proposition d’un schéma global d’organisation du courrier et des documents physiques et de l’archivage numérique
-          Mission 3 : l’implémentation de la solution de dématérialisation
-          Mission 4 : le test de la solution proposée, la recette, et la mise en service et production du dossier d’exploitation ;
-          Mission 5 : la formation des administrateurs et des utilisateurs finaux.

Le coût prévisionnel de la prestation est estimé à cent millions (100 000 000) de francs CFA Toutes Taxes Comprises.

La prestation est en un seul lot.

La participation au présent Appel d’Offres est restreinte aux consultants ci-après présélectionnés suite à l’avis à manifestation d’intérêt n°004/AM/CUY/2021 du 25 janvier 2021 pour la maîtrise d'œuvre des projets de voiries et réseaux divers, la maitrise d’œuvre des projets de d’urbanisme et de bâtiments, la maitrise d’œuvre des projets d’assainissement, d’éclairage public, des feux tricolores et des espaces verts et pour la maitrise d’œuvre des projets informatiques, géomatiques et de communication pour le compte de la Communauté Urbaine de Yaoundé au titre de l'Exercice 2021.

Mode de soumission
Le mode de soumission retenu pour cette consultation est en ligne ou hors ligne.

Les prestations objet du présent appel d'offres restreint sont financées par le budget de la Communauté Urbaine de Yaoundé, exercices 2021 et suivant, ligne : 222 190 (Matériel Informatique).

Le dossier physique peut être consulté aux heures ouvrables à la Sous-Direction des marchés publics de la Communauté urbaine de Yaoundé et la version électronique sur la plateforme COLEPS aux adresses : http://www.marchespublics.cm ou http://www.publiccontracts.cm, dès publication du présent avis au journal des marchés (JDM), Cameroon-tribune ou COLEPS.
La version électronique du DAO peut être consultée sur la plateforme COLEPS

Le dossier peut être obtenu aux heures ouvrables à la Sous-Direction des Marchés Publics, de la Communauté Urbaine de Yaoundé, 2^ème étage du bâtiment de l’Hôtel de Ville de Yaoundé, dès publication du présent avis, contre versement d’une somme non remboursable de cent mille (100 000) francs CFA, payable au compte CAS n° 335988 ouvert par l’ARMP dans les agences BICEC.

Il est également possible d’obtenir la version électronique du le DAO par téléchargement gratuit sur la plateforme COLEPS disponible aux adresses sus indiquées. Toutefois, la soumission en ligne est conditionnée par le payement des frais d’achat du DAO.

Taille et format des fichiers
Pour la soumission en ligne, les tailles maximales des documents qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :
­          5 Mo pour l’Offre Administrative ;
­          15 Mo pour l’Offre Technique ;
­          5 Mo pour l’Offre Financière.
Les formats acceptés sont les suivants :
­          Format PDF pour les documents textuels ;
­          JPEG pour les images.
Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.

Chaque offre est rédigée en français ou en anglais.
Pour la soumission hors ligne, l’offre en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies marquées comme telles, devra parvenir à la Sous-Direction des marchés publics de la Communauté urbaine de Yaoundé publics de la Communauté urbaine de Yaoundé, au plus tard le 05/10/2021 à 13 heures et devra porter la mention :
« APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT N° 026/AONR/CUY/CIPM/2021 DU 01/09/2021 POUR LA CONCEPTION ET L’IMPLÉMENTATION D’UN LOGICIEL DE GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS ET D’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE À LA COMMUNAUTÉ URBAINE DE YAOUNDÉ ».
« A n'ouvrir qu'en séance de dépouillement ».
­           Pour la soumission en ligne, l’offre devra être transmise par le soumissionnaire sur la plateforme COLEPS au plus tard le 05/10/2021 à 13 heures. Une copie de sauvegarde de l’offre enregistrée sur clé USB ou CD/DVD devra être transmise sous pli scellé avec l’indication claire et lisible « copie de sauvegarde », en plus de la mention ci-dessus dans les délais impartis.

Le délai maximum d’exécution est de neuf (9) mois.

Chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission établie par une banque ou un organisme financier de premier ordre agréée par le Ministre chargé des finances et dont la liste figure dans la pièce 11 du DAO. Ce montant est d’un million (1 000 000) francs CFA et d’une durée de validité de cent vingt (120) jours.

Sous peine de rejet, les pièces du dossier administratif requises doivent être produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou une autorité administrative compétente, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres. Elles doivent être en cours de validité ou datées de moins de trois (03) mois ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’avis d’appel d’offres.
Toute offre incomplète conformément aux prescriptions du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par un établissement bancaire ou un organisme financier de premier ordre agréée par le Ministre des Finances ou le non-respect des modèles des pièces du Dossier d'Appel d'Offres, entraînera le rejet pur et simple de l'offre sans aucun recours.

L’ouverture des plis se fera en deux temps, l’ouverture des offres administratives et techniques interviendra dans un premier temps, suivie dans un second temps de celle des offres financières des soumissionnaires ayant obtenu la note technique minimale requise.
L’ouverture des pièces administratives et des offres techniques aura lieu le 05/10/2021 à 14 heures par la Commission Interne de Passation des Marchés de la Communauté Urbaine de Yaoundé, dans la Salle des actes de l’Hôtel de Ville.
Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dûment mandaté.
Celle des offres financières aura lieu au terme de l’analyse technique et ne concernera que les soumissionnaires ayant obtenu la note minimale de soixante-dix sur cent (70/100) points.

1.Critères éliminatoires

Les critères éliminatoires porteront sur :

1. l’absence de la caution de soumission à l’ouverture des offres ;
2. absence ou non-conformité d’une pièce du dossier administratif après un délai de 48 heures  accordé par la Commission Interne de Passation des Marchés ;
3. les pièces falsifiées ou fausse déclaration ;
4. la note technique inférieure à soixante-dix sur cent (70/100) points ;
5. l’absence de la déclaration sur l’honneur de n’avoir pas abandonné de son fait un chantier au cours des trois (3) dernières années ;
6. le non-respect des formats de fichiers requis pour la soumission des offres en ligne le cas échéant ;
7. l’absence de la copie de sauvegarde en cas de dysfonctionnement de la plateforme COLEPS pour la soumission hors ligne le cas échéant ;
8. la présence d’une information de l’offre financière dans le dossier administratif ou l’offre technique ;
9. l’absence d’un tableau renseigné prévu dans l’offre financière.

2.Critères essentiels
Les critères essentiels relatifs à la qualification des candidats seront évalués comme suit :
a)      la présentation des offres (3 points) ;
b)      les références du consultant (expériences spécifique pertinentes du soumissionnaire pour la prestation) (20 points) ;
c)      l’analyse critique des termes de référence, adéquation de la méthodologie et du plan de travail proposés aux termes de référence (25 points) ;
d)      la qualifications et compétences du personnel clé (45 points) ;
e)      le moyen logistique (5 points).

Méthode de sélection du prestataire
Le consultant sera choisi par la méthode de sélection qualité/coût, conformément aux procédures décrites dans le présent dossier d’appel d’offres.

Le marché sera attribué au soumissionnaire dont l’offre technique qualifiée sera évaluée la mieux disante.

Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant quatre-vingt-dix (90) jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables à la Sous-Direction des Marchés Publics, de la Communauté Urbaine de Yaoundé, 2^ème étage du bâtiment de l’Hôtel de Ville de Yaoundé ou en ligne sur la plateforme COLEPS aux adresses : http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm.

1.      Assistante technique
Pour obtenir une assistance technique, en cas de survenance d’un problème lié à l’utilisation de la plateforme bien vouloir appeler aux numéros (+237) 222 238 155 / 222 235 669 ou écrire à l’adresse email : dsi@minmap.cm. 
N.B: pour toute tentative de corruption ou faits de mauvaises pratiques, bien vouloir appeler la CONAC au 1517.