Dans le cadre de sa transformation digitale, la SOPECAM a pour objectif la mise en place d’une solution intégrée de gestion électronique de documents et d’archivage mixte (numérique et physiques). Afin d’aboutir à une solution parfaitement adaptée à ses besoins, elle envisage au préalable la réalisation d’un audit documentaire avec pour objectif, l’élaboration des outils de gestion des documents et des archives physiques et numériques au sein de l’entreprise.

Les prestations objet de la présente consultation consistent en :
1) La mise en œuvre d’un inventaire documentaire afind’avoir une idée exacte sur l’existant documentaire et les dispositions pour une bonne gestion au sein de la SOPECAM. Les activités à exécuter ici sont les suivantes :
-Etude de la volumétrie des archives ;
-Détermination des types de documents ;
-Détermination des catégories d’archives ;
-Détermination des formats de documents ;
-Réalisation d’un inventaire du matériel ;
-        Réalisation d’un inventaire des ressources humaines ;
-        Réalisation d’un inventaire des procédures en vigueur.
2)    La production de la charte d’archivage destinée au système de traitement physique et électronique des archives de la SOPECAM. L’élaboration de cette charte se fera suivant les étapes ci-dessous :
-        Élaboration des procédures et règles (Collecte / Versement des archives, Traitement des archives, Numérisation/acquisition des documents, Conservation des archives, Communication, Elimination des archives). Ces procédures et règles se déclineront sous formes de fiches récapitulatives et de tableaux de gestion.
-        Conception des outils de gestion des archives (Cadre de classement, Calendrier de conservation).
3)    L’élaboration d’un schéma d'organisation global des archives qui impliquera aussi bien les manipulations physiques que la gestion dématérialisée de celles-ci. Le cocontractant prendra également en compte lors de l’élaboration de ce schéma : le Stockage, la Restitution et la Diffusion des archives.

Le cout prévisionnel est de trente-huit millions deux cent mille (38 200 000) francs CFA TTC.

La participation à la présente consultation est ouverte aux Sociétés d’ingénierie et de conseil de droit camerounais, spécialisées dans l’ingénierie documentaire, précisément dans la conception et la mise en œuvre de solutions de gestion et de traitement documentaire. Elles devront présenter de solides expériences et références significatives dans le conseil en organisation documentaire et dans l’archivage papier et électronique, pour le compte d’administrations publiques, de collectivités locales ou d’entreprises.

Les prestations objet du présent appel d’offres seront financées par le budget d’exploitation de la SOPECAM, exercices 2021 et suivant, Rubrique 632 - Ligne 632-E (HONORAIRES TECHNIQUES).

Le dossier d’appel d’offres peut être consulté, aux heures et jours ouvrables, auprès du Service des Marchés de la Société de Presse et d’Editions du Cameroun à Yaoundé, sis Boulevard de l’OUA, Boîte postale 1218, Téléphone (237) 222-30-41-47, Fax : (237) 222-30-43-62, dès publication du présent avis.

Le dossier de consultation peut être retiré auprès de la Direction Générale de la SOPECAM, Service des Marchés, sise boulevard de l’OUA, BP 1218 Yaoundé Tél. (237) 22 30 41 47 - Fax (237) 22 30 43 62, dès publication du présent avis, contre présentation d’une quittance de versement dans le compte N° 335 988 ouvert à la Banque Internationale du Cameroun pour l’Epargne et le Crédit (BICEC) en faveur du Compte d’Affectation Spéciale « CAS – ARMP» de la somme non remboursable de cinquante-cinq mille huit cent soixante  (55 860) francs CFA. Une version électronique est disponible en ligne à l’adresse www.armp.cm

Chaque offre, rédigée en français ou en anglais en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies respectivement marqués comme tels et conformément aux prescriptions du DAO, devra parvenir au Service des Marchés de la Société de Presse et d’Editions du Cameroun à Yaoundé, sise Boulevard de l’OUA, Boîte postale 1218 Yaoundé au plus tard le 22 décembre 2021 à 12 heures, heure locale, dans trois (03) enveloppes internes et distinctes identifiant :
-Enveloppe A : Dossier administratif ;
-Enveloppe B : Offre technique ;
-Enveloppe C : Offre financière.
Ces trois (03) enveloppes seront placées à l’intérieur d’une quatrième qui devra porter impérativement la seule et unique mention suivante :
« AVIS D’APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT N°06/AONO/SPE/CIPM/2021 DU 16 NOVEMBRE 2021  POUR L’ELABORATION DES OUTILS DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES ARCHIVES PHYSIQUES ET NUMERIQUES A LA SOCIETE DE PRESSE ET D’EDITIONS DU CAMEROUN (SOPECAM) ».
(A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT)
NB : la 4ème enveloppe ne doit porter aucune indication sur l’identité du soumissionnaire sous peine de rejet.
Les offres parvenues après la date et heure limites de dépôt ne seront pas recevables.

Les prestations seront exécutées au siège de la SOPECAM à Yaoundé ainsi que dans les dix (10) agences réparties entre les villes de Douala, Maroua, Garoua, Bertoua, Ebolowa, Bafoussam, Bamenda, Buéa, Kribi, et Ngaoundéré.
Le délai maximal d’exécution est de quatre-vingt-dix (90) jours.
Ce délai court à compter de la date de notification de l’ordre de service de démarrage ou de celle précisée dans ledit ordre de service.

Sous peine de rejet, chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives une caution de soumission remboursable produite par un établissement bancaire ou d’assurances de 1^er ordre agréé par le Ministère en charge des Finances du Cameroun (voir liste dans la pièce n°11 du DAO) d’un montant de sept cent soixante-quatre mille (764 000) francs CFA, valable pendant cent vingt (120) jours à compter de la date d’ouverture des offres.

Les pièces administratives requises doivent être produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou une autorité administrative, selon le cas, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres. Elles doivent être en cours de validité, datée de moins de trois (03) mois ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’avis d’appel d’offres.
Toute offre non-conforme aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable.

L’ouverture des plis se fera en deux temps :
-L’ouverture des plis contenant les pièces administratives et les propositions techniques sera effectuée le 22 décembre 2021 à 13 heures, heure locale, par la Commission Interne de Passation des Marchés, au siège de la SOPECAM dans la salle de conférence de sa Direction Générale, en présence des soumissionnaires qui le désirent ou de leurs représentants dûment mandatés et ayant une parfaite connaissance des offres.
-L’ouverture des offres financières se fera à une date déterminée par la Commission Interne de Passation des Marchés après l’évaluation technique et ne concernera que les soumissionnaires ayant un dossier administratif complet et conforme ainsi qu’une note technique égale ou supérieure au seuil requis qui est de 80%.
Seuls les soumissionnaires peuvent assister à ces séances d’ouverture ou s’y faire représenter par une personne de leur choix dûment mandatée.
 

a)    Critères éliminatoires
¾    Dossier administratif incomplet ou non conforme après expiration du délai de 48h prévu par la réglementation ;
¾    Fausse déclaration, pièce falsifiée ou substituée ;
¾    Absence de CV ou diplôme ou moins de dix (10) années d’expérience pour le chef de mission ;
¾    Absence de déclaration de disponibilité pour toute la durée du projet, pour l’un des personnels d’encadrement, dûment signée par ce dernier ;
¾    Offre technique ou financière incomplète ;
¾    Non-conformité du délai d’exécution proposé ;
¾    Note technique inférieure à 80/100.
b)   Critères essentiels
Les offres techniques seront évaluées sur cent (100) points selon les critères suivants :

L’obtention d’une note technique supérieure ou égale à 80/100 est nécessaire pour accéder à l’analyse financière.

Le score technique minimum requis est de 80/100. Seules les offres financières des soumissionnaires ayant atteint ou dépassé ce seuil seront ouvertes.
Les propositions seront classées en fonction de leurs scores technique ( ) et financier ( ) combinés après introduction de pondérations (T étant le poids attribué à la Proposition technique et P le poids accordé à la Proposition financière), comme suit :

S+ = St*T+Sf*P avec Sf=Mn/M*100 où

- S = Score définitif
- Mn = montant de l’offre complète, conforme et moins disante ;
-  M = montant de l’offre considérée ;
-  T = poids technique = 80% ;
-  P = poids financier = 20%.
Le maitre d’Ouvrage attribuera le Marché au soumissionnaire dont l’offre aura été évaluée la mieux disante et jugée conforme au Dossier d’Appel d’Offres ; c'est-à-dire, celui ayant obtenu le score définitif le plus élevé.

Les soumissionnaires resteront engagés par leur offre pendant un délai de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres.

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus, aux heures ouvrables, auprès du Service des Marchés de la Société de Presse et d’Editions du Cameroun (SOPECAM) sis à l’Immeuble siège de la SOPECAM, Tél (237) 222-30-41-47 ; (237) 222-30-31-09 ; Fax (237) 222-30-43-62 à Yaoundé, République du Cameroun.