La Société Immobilière du Cameroun (SIC) est une Société d’économie mixte créée le 18 juillet 1952, avec pour mission la mise en œuvre de la politique de logement social définie par l’État du Cameroun.

Société en pleine restructuration, sous la supervision de la Commission Technique de Réhabilitation des Entreprises du Secteur Public (CTR), la SIC a signé depuis 2013 un Contrat-Plan avec l’État dont les objectifs sont entre autres, l’amélioration des performances de l’entreprise et la modernisation de ses outils de gestion.

À cet effet, au regard des nombreux manquements observés dans son activité de Gestion clientèle et des nombreuses limites du logiciel actuel de gestion clientèle « GESCLI » telles que le relèvent les rapports des auditeurs (Commissaires aux Comptes, ANTIC, etc.), lesquels manquements et limites sont à l’origine des incohérences récurrentes dans le traitement des données comptables et d’un manque à gagner important, la SIC envisage d’effectuer l’acquisition d’un nouveau logiciel de gestion clientèle.

C’est dans cette perspective que le Directeur Général de la Société Immobilière du Cameroun (SIC), lance une sollicitation à manifestation d’intérêt à l’intention des cabinets et des consultants informatiques nationaux qui désirent participer à la préqualification pour la prestation sus indiquée.

Le présent appel à manifestation d’intérêt a pour objet la préqualification des cabinets agréés pour participer à l’appel d’offres national restreint relatif à l’acquisition d’un logiciel de gestion clientèle, qui sera lancé par la Société Immobilière du Cameroun pour le compte de l’exercice 2022.

La prestation attendue est la conception, l’implémentation et la mise en production à la SIC, d’une nouvelle application de gestion clientèle, plus améliorée et innovante, en remplacement de l’application actuelle qui est vétuste et en exploitation depuis plus de 20 ans. Il s’agit notamment de fiabiliser et automatiser l’ensemble des traitements liés à l’activité de gestion locative, conformément aux procédures actualisées en vigueur.

I-1) Besoin fonctionnel

Il sera question d’implémenter les modules fonctionnels ci-après :

a) Gestion du patrimoine

• Gestion du catalogue du patrimoine (article) ;
• Localisation automatisée d’un bien via ses coordonnées gps et enregistrement dans l’application ;
• Visualisation sur la carte de la position d’un bien dont les coordonnées gps sont enregistrées ;
• Visualisation sur carte des immeubles et de leurs contours ;
• Enregistrement des composants d’un bien ;
• Gestion des familles de patrimoine ;
• Operations (création, modification) sur patrimoine ;
• Gestion des locaux du patrimoine ;
• Mise à jour et édition de l'état du patrimoine facturé et non facturé ;
• Vue du patrimoine par type d'occupation ;
• Gestion des logements et de leur destination ;

CRUD : type de bien, type entretien PATRIMOINE, demande de bien, affectation ou désaffectation d'un patrimoine à un employé, entretien individuel patrimoine, entretien groupé patrimoine, logement, cité.

b) Gestion des contrats

• Operations (création, modification, suppression) sur les contrats  (avec un ou plusieurs logements) ;
• Gestion des contrats d'abonnement ;
• Gestion des contrats acquéreurs ;
• Génération automatique des périodes ;
• Workflows de validation et de suivi des contrats ;
• Historisation des modifications ;
• Suivi et facturation des demandes de biens ;
• Clôture contrat ;
• Élaborer tableau d'amortissement contrat LV ;
• Transformation devis validé en facture ;
• Facturation d'un logement ;
• Clôture de compte client soldé ;
• Mise en place de la copropriété et archivage ;
• Création et mise à jour et édition d'une lettre de proposition ;
• Mettre un logement hors exploitation ;
• Gestion des contrats à plusieurs logements (ajout/suppression de logements) ;
• Edition des contrats.
• Gestion des demandes de logement (CRUD, validation, facturation, paiement montant, clôture vente) ;
• Gestion des devis  (CRUD, calcul de devis, …) ;
• Gestion des réservations de logement ;
• Gestion des dossiers ;
• Encaissements sur devis accepté ;
• Hiérarchies clients ;
• Affectation des commerciaux selon différents critères (secteur géographique, catégorie client, catégorie produit) ;
• Gestion des étapes logistiques ;
• Gestion des circuits courts ;
• Assistant de génération des pièces de locations/ventes ;
• Gestion des retours ;
• Gestion des règlements (cela ne doit pas être en doublon avec le module général des règlements) ;
• Gestion du risque client (commercial, retard de paiement, insolvabilité) ;
• Gestion des autres documents de location et vente ((factures, reçus, capv, etc …), en rapport avec la gestion financière) ;
• Création et mise à jour du patrimoine de logement en vente (caractéristiques, superficie, prix, niveau de standing, photos) ;
• Enregistrement et mise à jour de promesse de vente (lettre de proposition) ;
• Assistant de simulation de l’éligibilité du client à acquérir un logement en fonction des paramètres tels le coût du logement et les données du client (revenu mensuel, durée d’activité restante,  etc.) ;
• Assistant de simulation du prix du logement en fonction des coûts de production  (terrain,  matériaux, travaux construction, dettes, etc.).
• Gestion des modes de règlements ;
• Gestion des échéances de règlement ;
• Gestion des encaissements/décaissement ;
• Gestion des caisses ;
• Validation du bordereau d’encaissement (chèques, virements, compensations, retenues sur salaire, régularisation, paiements dématérialisés, etc.) ;
• Contrôle du solde de caisse.
• Identification des débiteurs ;
• Gestion des rappels et relances clients ;
• Gestion des dossiers de recouvrement ;
• Clôture des dossiers de recouvrement ;
• Mise en place des circuits de recouvrement ;
• Gestion des provisions ;
• Affectation de ressources aux campagnes de recouvrement ;
• Calcul automatique de moratoire ;
• Ouverture et clôture d'une campagne de recouvrement ;
• Définir la période ;
• Ajouter un responsable ;
• Ajouter les agents de recouvrement et leur affecter un portefeuille et des objectifs ;
• Suivre la campagne (taux de réalisation en fonction de la dette recouvrée) ;
• Évaluer la campagne ;
• Edition de l'état des impayés pour une période donnée ;
• Créer et modifier les relances clients (via mails, sms, etc.) ;
• Éditer l'état des relances sur une période donnée.
• Enregistrement des problèmes de maintenance ;
• Gestion des devis d'intervention (enregistrement, calcul, validation, édition, CRUD…) ;
• Gestion des commandes des travaux ;
• Gestion des critères et des conditions de maintenance ;
• Gestion des stocks de rechange ;
• Planification des travaux de maintenance préventive ;
• Réception des travaux ;
• Suivi des travaux de maintenance (taux de réalisation/historique) ;
• Facturation des travaux aux clients ;
• Élaboration et mise à jour d'un état des lieux ;
• Enregistrer et mettre à jour les demandes de maintenance ;
• Définir ou non le pourcentage du montant du devis à la charge du client ;
• Imputer les frais de maintenance au client ;
• Clôturer les travaux de maintenance ;
• Edition des états des travaux (démarrage, en cours, terminé) ;
• Éditer l'état des frais de maintenance à la charge des clients ;
• Prévention des risques d’incendie ;
• Historique des pannes et des travaux de maintenance.
• Gestion des dossiers contentieux (CRUD, ouverture, suivi, clôture) ;
• Gestion des procédures judiciaires :Gestion des auxiliaires de justice ;
  • Constat de la faute ;
  • Mise en demeure ;
  • Sommation ;
  • Constitution d'un avocat/fixation des honoraires/définition d'une stratégie ;
  • Paiement de la provision d'honoraires et des frais de procédures ;
  • Assignation (paiement des frais d'actes extra-judiciaires) ;
  • Mise à jour du tableau de bord ;
  • Décision du juge et paiement des frais d'expédition ;
  • Paiement du solde des honoraires ;
  • Signification et exécution de la décision (paiement des frais extra-judiciaires ;
  • Classement archivage.
• Suivi du niveau de procédure (date audience, auxiliaire en charge, état de la procédure, frais engagés …) ;
• Gestion des auxiliaires de justice (CRUD, activation/clôture) ;
• Imputation automatique des frais de justice à un ou un ensemble de clients ;
• Liste des contrats en procédure sur une période donnée ;
• Possibilité d'archivage numérique des documents liés à une procédure ;
• État des procédures en faveur SIC ;
• État des procédures en faveur du Client.

c) Gestion des locations et des ventes de logements

d) Gestion des règlements

e) Gestion des recouvrements

f) Gestion de la maintenance des logements

g) Gestion du contentieux

h) Edition des états

Ce module est un module transversal qui permettra de générer les différents états rattachés à l’ensemble des autres modules du logiciel. La liste des états ci-après n’est pas exhaustive, elle pourra être ajustée lors de la phase de « Diagnostic de l’existant ». Il s’agit notamment :

• Pour le module de gestion du patrimoine :
  • Fiche descriptive d’un patrimoine ;
  • Listing des biens d’un site, regroupé par nature de bien.
• Pour le module de gestion des locations et des ventes :
  • Lettre de proposition (locations et accessions) ;
  • États statistiques sur les types de demandes par période.
• Pour le module de gestion des contrats :
  • Contrat location simple ;
  • Contrat location-vente ;
  • Avis de vacance ;
  • Tableau d’amortissements ;
  • Autorisation de morcellement ;
  • Certificat d’acquittement du Prix de vente ;
  • état des entrées/sorties.
• Pour le Module de gestion des règlements :
  • Reçu de caisse, version imprimante matricielle ;
  • Journal des encaissements, avec prise en compte d’un intervalle de date et de l’état de clôture ou non de la caisse ;
  • États des recettes par postes facturés (TVA, charges, Loyer HT) et par période ;
  • États des recettes par période/mode paiement/cité/caisse/type de contrat ;
  • Bordereau des encaissements ;
  • Détail des recettes ;
  • Synthèse des recettes ;
  • États statistiques sur les recettes par type de contrat et par catégorie de logement.
• Pour le module de gestion des traitements périodiques :
  • Journal de facturation ou quittancement, version matricielle et version laser ;
  • Extrait de compte, version laser ;
  • Listing des extraits de compte (factures), version laser, calage et impression automatique en continu de la version matricielle ;
  • Synthèse de quittancement ;
  • Statistique quittancement.
• Pour le module de gestion du recouvrement :
  • État d’échéancier de moratoire ;
  • Journal des pénalités.
• Pour le module de gestion du contentieux :
  • État d’assignation ;
  • État d’enregistrement d’une décision de justice (convocation, ordonnance, consignation, grosse, expulsion).
• Pour le module de gestion de la maintenance :
  • États statistiques sur le type de maintenance effectué en fonction du type de logement et de la période.

i) Intégration avec le système des paiements dématérialisés

-          Exportation automatique et/ou manuel du fichier de facturation à transmettre aux opérateurs de paiements dématérialisés (Orange Money, MTN Mobile Money, etc.) ;

-          Transfert automatique et/ou manuel du fichier de facturation vers les plateformes des opérateurs de paiements dématérialisés ;

-          Importation automatique et/ou manuel du fichier des règlements mise à disposition par les plateformes des opérateurs ;

-          Intégration automatique et/ou manuel desdits règlements dans le logiciel de gestion clientèle.

j) Intégration avec le portail mobile My-Easyhome d’interaction avec les clients

Ce module permettra d’implémenter une interface de programmation d’application (API) qui assurera de manière sécurisée les échanges entre le nouveau logiciel de gestion clientèle et ledit portail mobile.

k) Déversement des données comptables

Il s’agit principalement de permettre  l’exportation des données de gestion clientèle suivant le format requis pour l’intégration dans le logiciel Sage saari ligne 100 ver 16 ou supérieure, utilisé par les Services comptables.

I-2) Spécifications techniques

a) Formulaire

      Les formulaires doivent contenir les fonctionnalités ci-dessous :

• Multi-interfaces : Web, Mobile ;
• Recherche simple et multicritères sur toutes les rubriques : on doit pouvoir utiliser tout champ « recherche » de toute rubrique pour faire la recherche, sans qu’il soit nécessaire de programmer à nouveau. Cela est valable, même si le champ est ajouté dans la table après déploiement ;
• Formulaire personnalisable par utilisateur ou groupe d’utilisateurs : on doit pouvoir personnaliser par paramétrage les formulaires, par utilisateur ou groupe d’utilisateurs ;
• Application multilingue : possibilité de travailler en français ou en anglais, ou même dans une autre langue dont le dictionnaire serait disponible ;
• Duplication d’enregistrement permettant l’accélération des saisies ;
• Ajout de nouveau champ sans faire de développement, et possibilité de les manipuler à l’interface ;
• Ajout des tables ou rubriques sans faire de développement et possibilité de les manipuler à l’interface.

b) Navigation dans le système

Le système doit permettre pour chaque module de données ou table de consulter les informations, effectuer les recherches et les tris suivant chaque colonne, imprimer les données au format PDF ou Excel en sélectionnant les colonnes et en précisant les restrictions souhaitées par l’utilisateur ; on doit pouvoir également effectuer les différentes opérations de mise à jour (ajout, modification, suppression, détails).

c) États et rapports à produire

Pour chaque module de données, un formulaire doit permettre de produire des états (tableaux, tableaux croisés dynamiques, graphiques) suivant les axes d’analyse et les critères de restriction définis par l’utilisateur. Ces états devront être éditables  aux différents formats usuels notamment PDF, Excel, Word.

d) Sécurité applicative

L’application doit disposer d’une certaine politique de sécurité, dont on doit y retrouver les fonctionnalités suivantes :

• Gestion des groupes d’utilisateurs et des rôles ou profils ;
• Menu adaptatif en fonction des habilitations ;
• Sécurité des tables ou rubriques : définition par paramétrage des habilitations de création, modification, suppression, consultation sur chaque table ;
• Sécurité des champs : définition par paramétrage des habilitations de modification, consultation sur chaque champ de chaque table ;
• Sécurité des lignes : définition par configuration des possibilités de filtrage ou d’édition des lignes pour chaque table, en fonction des valeurs des champs ;
• Mouchard : historisation des opérations effectuées. Historisation de toutes les modifications sur les champs éditables. Definition par configuration des champs éditables ;
• Blocage d’écran en cas de non utilisation pendant une durée paramétrable.
• Héritage des droits : gestion hiérarchique des groupes avec héritage des droits pour faciliter le paramétrage ;
• Signature des données : signature numérique ou électronique des données, de manière à pouvoir identifier les modifications faites directement dans la base sans passer par les interfaces de l’application ;
• Gestion de l'expiration des mots de passe ;
• Cryptage des mots de passe des fichiers de configuration de l’application;
• Gestion décentralisée des comptes : possibilité de décentraliser la création des comptes et leur affectation aux groupes, de manières à ce que cela ne repose pas uniquement sur l’informatique ;
• Multi Système d’exploitation (Windows, Unix) ;
• Les invariants de contrôle : possibilité de configurer des calculs automatiques d’agrégats de contrôles qui permettront de prévenir les fraudes faites en faisant varier les données directement dans la base. Evaluation et comparaison automatique de ces agrégats possibles ;
• Conformité aux tests de sécurité Owasp ;
• Intégration des impressions à valeur légale, permettant de distinguer copie et duplicata et draft, de faire face à un bourrage papier ;
• Clôture informatique : permet de préciser pour une table ou un ensemble de tables les périodes clôturées (éventuellement de manière conditionnelle),  et qui par conséquent ne peuvent plus admettre de mise à jour sur la base de données (modification, suppression, ajout) ;
• Clôture d’enregistrements de données maîtres, pour les lignes de données maîtres qui ne devraient plus subir de modification.

e) Sécurité des données

Afin de garantir la sécurité des données, une tâche planifiée sera programmée lors de la mise en place du système pour permettre la sauvegarde périodique de la base de données.

En cas de problème la base de données pourra être restaurée à partir de la dernière copie de sauvegarde au moyen des outils fournis avec le système de gestion de la base de données.

Au-delà de la sauvegarde globale, l’application doit intégrer une sauvegarde incrémentielle.

f) Sécurité d’accès

Le système devra offrir un module de gestion des utilisateurs et de leurs droits d’accès.

• L’administrateur a la possibilité de définir les profils d’utilisateurs (ou groupes). A chaque profil est associée la liste des fonctions du menu le concernant avec la mention du type d’accès : complet ou consultation seule.
• L’administrateur définit également les utilisateurs de l’application avec pour chacun :
• Le profil auquel il appartient ;
• Son login (nom de l’utilisateur) ;
• Son mot de passe.
• L’administrateur aura la possibilité de supprimer le mot de passe ou de le modifier en cas de besoin ;
• Chaque utilisateur accède à l’application à travers un login et un mot de passe et a les droits et les fonctions attribués à son profil ;
• Un utilisateur de l’application a la possibilité de modifier son propre mot de passe.

g) Gestion des données

L’application doit permettre une gestion efficace et fiable des données.  Elle doit disposer toutes les fonctionnalités suivantes :

• Importation et exportation des données aux formats Excel ;
• Contrôle des entrées de données et des erreurs de saisie : possibilité d’automatiser certains contrôles par configuration ;
• Gestion des doublons sémantiques : détection et fusion des doublons (enregistrements de codes informatiques différents, mais représentant la même réalité) ;
• Gestion des modèles de saisie : création de données à partir d’autres enregistrements vus comme modèles, en intégrant les relations ;
• Outils de saisie de masse : saisi en masse des valeurs concernant des enregistrements pris dans une table de référence ;
• Outil intégré de business intelligence et reporting :Gestion hiérarchique des données lorsque nécessaire.
  • Possibilité de faire une impression ou une exportation suite à une recherche ;
  • Modèle de rapport ;
  • Grapheur pour la possibilité de générer les graphes avec les données dans les grilles affichées ;
  • générateur de statistiques pour générer librement les statistiques de cumuls, après spécification à l’interface des colonnes de groupement et des critères de filtrage.
  • Tableau croisé dynamique pour élaboration automatique des tableaux croisés dynamiques à partir des statistiques produites ;

Les dossiers de candidature comportant les volumes 1 et 2, rédigés en français et/ou en anglais. Il devront être transmis en quatre (04) exemplaires dont un (01) original et trois (03) copies respectivement marquées comme tels, sous plis fermé et scellé, au Secrétariat de la Cellule des Marchés, sis à la Direction Générale de la SIC, 510 Avenue de l’Indépendance, BP 387 Yaoundé, au plus tard le 19 septembre 2022 à 13 heures précises, heure locale.
Les Dossiers Administratifs et Techniques doivent être placés dans une enveloppe unique portant la mention :
AVIS de sollicitation À MANIFESTATION D’INTÉRÊT National
N° 012 /ASMI/SIC/2022 DU 19 Aout 2022 POUR LA PRE-QUALIFICATION DES CABINETS DEVANT ASSURER  la fourniture d’un logiciel de gestion clientèle à la SOCIÉTÉ IMMOBILIÈRE DU CAMEROUN (SIC)
« À n’ouvrir qu’en séance de dépouillement »

Les candidats devront fournir les pièces ci-après présentées en deux (02) volumes, en français ou en anglais.

I-1) Volume 1 (DOSSIER ADMINISTRATIF)

Le « volume 1 » comprend les documents administratifs suivants en originaux ou copies certifiées conformes (selon les cas), datées d’au plus trois (03) mois :

a)     Une lettre de motivation dûment signée du soumissionnaire ;

b)     Une copie certifiée conforme par le service émetteur de la patente en cours validité ;

c)      L’original de l’attestation de non faillite délivrée par le Greffe du Tribunal de Première Instance du domicile du candidat ;

d)      L’original de l’attestation de non exclusion des marchés publics délivrée par l’Agence de Régularisation des Marchés Public (ARMP) ;

En cas de groupement, chacun des membres constitutifs devra fournir les pièces de b) à e).

NB : L’absence ou la non-conformité de l’une des pièces suscitées entraînera l’élimination du candidat.

I-2) Volume 2 (DOSSIER TECHNIQUE)

Le dossier technique devra comprendre :

a) La liste du personnel

Elle indiquera :

- Un (01) Chef de projet : Ingénieur informaticien (BAC +5), minimum 10 ans d’expérience et ayant déjà chef de projet dans le développement d’une application de gestion immobilière pour une structure de la taille de la SIC ou plus grande ;

- Un (01) Expert intégration : Ingénieur Informaticien (BAC+5), minimum 05 ans d’expérience ;

- Un (01) Spécialiste en gestion des bases de données SQL-Server / PostgreSQL : Ingénieur Informaticien (BAC + 5), minimum 05 ans d’expérience ;

- Deux (02) Expert développeur du langage cible proposé : Ingénieur Informaticien (BAC + 5), minimum 05 ans d’expérience ;

- Un (01) Expert Reporting: Ingénieur Informaticien (BAC +3), mininum 03 ans d’expérience ;

- Un (01) Expert Graphiste : Informaticien/infographe (BAC +3), minimum 03 ans d’expérience

Le candidat fournira pour chaque personnel les pièces suivantes datées de moins de trois (03) mois lors de l’ouverture des plis reçus :

-         Un C.V daté et signé par le concerné ;

-         La copie certifiée conforme du diplôme requis de chaque expert ;

-         La définition des tâches proposées pour chaque personnel ;

-          Une attestation de disponibilité signée par chaque personnel ou copie du contrat de travail dudit personnel ;

NB : Tous les personnels doivent avoir une parfaite maîtrise de la langue française ou anglaise.

b) Les références du cabinet

Le Cabinet doit avoir une existence établie depuis au moins deux (02) ans, devra produire la liste de ses références en particulier dans le domaine similaire :

-         mise en place des logiciels de gestion dans les structures étatiques ;

-         Implémentation d’un projet similaire à la gestion immobilière dans une structure de taille semblable à la SIC.

c) Les moyens logistiques, techniques et matériels

Le candidat donnera et justifiera les moyens en sa possession nécessaires à la réalisation de la prestation et à mettre à la disposition du personnel, notamment :

-         La logistique de transport et de communication ;

-         Le matériel informatique et bureautique en sa possession ;

-         Tout autre matériel jugé nécessaire.

d) L’autorisation de vérification des déclarations

Cette autorisation dûment signée par le Directeur Général du cabinet permettra à la SIC de procéder à toute vérification jugée nécessaire, pour s’assurer de l’exactitude des informations fournies dans le dossier.
NB : Toute fausse déclaration entraînera le rejet de l’offre.

La grille d’évaluation est composée des éléments ci-après :

I-1) Critères éliminatoires

-         Dossier administratif non conforme après un délai de 48 heures (voir point VI.1) ;
-         Fausse déclaration ou pièces falsifiées ;
-         Note technique inférieure à 70 points sur 100.

I-2) Critères essentiels

Le dossier technique sera évalué suivant les critères ci-après :

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables à la Cellule des Marchés de la SIC et à la Cellule des Systèmes d’Information, sise à la Direction Générale face Immeuble T. BELLA, 510 Avenue de l’Indépendance, BP 387 Yaoundé, Tel : 222230159, Fax : 222225119, E-mail : info@sic.cm.

NB : « Pour tout acte de corruption, bien vouloir appeler ou envoyer un SMS au MINMAP aux numéros suivants : 673 20 57 25/ 699 37 07 48 ».

Les candidats retenus seront consultés dans le cadre de l’appel d’offres restreint qui leur sera adressé conformément à la règlementation en vigueur.