Le Ministère de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire (MINEPAT) a été créé à la faveur du décret n°2007/268 du 07 septembre 2007 modifiant et complétant certaines dispositions du décret n°2004/230 du 08 décembre 2004 portant organisation du gouvernement.
Dans le but d’exercer de manière efficace les missions qui lui incombent, le MINEPAT a engagé depuis 2003 un programme d’amélioration de son système d’information à travers notamment l’acquisition d’un logiciel intégré de gestion du courrier. Cette solution bâtie sur une architecture client-serveur 2-tiers a présenté avec le temps plusieurs limites techniques, parmi lesquelles : (i) la nécessité de mettre à jour les nombres de postes clients après chaque maintenance corrective ou évolutive de la solution ; (ii) la difficulté à étendre le déploiement de la solution dans les différents sites abritant les services centraux du Ministère.
C’est dans le but de lever ces insuffisances techniques que le Ministère a opté pour le développement d’une nouvelle solution basée sur une architecture 3-tiers. Une nouvelle application avait ainsi pu voir le jour dès le début de l’année 2015 et déployée dans le Cabinet du Ministre et le Secrétariat Général logés à l’immeuble ex SCB sis au Boulevard et à l’immeuble rose. Après quatre années de fonctionnement, les utilisateurs ont formulés un certain nombre de recommandations qui ont fait l’objet de la sélection d’un consultant afin de prendre en compte celles-ci. C’est ainsi qu’en fin 2019, une nouvelle version plus actuelle en matière de technologie a été déployée. En 2020, s’en est suivi une série de formation afin d’étendre l’utilisation au sein des services centraux du MINEPAT.
Parmi les fonctionnalités de la nouvelle version, figure le module de gestions des actes signés. En effet, le MINEPAT prends par an des milliers d’actes. Ceux-ci peuvent être liés aux finances (accord, décaissement, Ordre de mission, décomptes), au fonctionnement des services (note de service, note d’instruction, etc), à la carrière des personnels (avancement, mise en stage, mise en disponibilité, etc).
Au regard du nombre sans cesse croissant de ces actes, la Division de la Programmation des Investissements Publics et la Sous-Direction de l’Accueil, du Courrier et de Liaison éprouvent des difficultés quant à leur gestion. Ces difficultés sont de plusieurs ordres :
-      Le support de conservation de ces actes restes le papier. En effet, la conservation de ce support est très difficile du fait des intempéries (humidité, incendie, etc) et de la présence des animaux tels que les rongeurs, les insectes (cafards) ;
-      La Sous-Direction de l’Accueil, du Courrier et de Liaison (SDACL), ne dispose pas suffisamment d’espace pour le stockage physique de ces documents dont le l’importance n’est plus à signaler ;
-      La difficulté dans la recherche des actes signés en cas de sollicitation de la SDACL pour élucider certains litiges ;
-      L’Indisponibilité de certains accords au moment du traitement des décomptes.
Au regard des problèmes énoncés ci-dessus, il devient important pour le MINEPAT de mettre en place un dispositif capable de numériser tous les actes signés du ministre.

Le présent projet a pour but de procéder à l’extension de l’application de gestion du courrier en vue de la numérisation des actes signés du MINEPAT. De manière spécifique, il s’agit de :

• Créer un module de gestion des actes signés dans le système informatique de gestion du courrier ;
• Collecter tous les actes signés disponibles au MINEPAT;
• Numériser tous les actes ainsi collectés;
• Charger dans le système informatique tous les actes numérisés.

Pour atteindre les résultats escomptés, le consultant, sur la base du système existant, devra produire après un parcours exhaustif des différentes fonctionnalités, un rapport d’analyse du module de gestion actuel des actes signés. Le Consultant devra axer son analyse sur les traitements et sur les données.
Après la validation du rapport d’analyse, le consultant devra rédiger un dossier de conception. Il devra également axer la modélisation  du système sur les données et les traitements. Le langage UML et une démarche agile sont préconisés  pour toutes les étapes de la modélisation. Au terme de cette étape, un point de validation sera observé afin de permettre à l’équipe projet côté Maître d’Ouvrage de s’assurer de la cohérence et de la pertinence du livrable.
Au terme de la conception, le consultant devra poursuivre avec la phase d’implémentation. Il devra se conformer aux exigences qui sont celles du système existant. Le consultant devra appliquer le principe de séparation des responsabilités, en l’occurrence celles du traitement de l’information et de sa mise en forme. Le pattern MVC (Modèle-Vue-Contrôleur) servira de guide au Consultant à ce sujet.
A la fin de la programmation, le prestataire procèdera à la formation et au déploiement de la nouvelle solution.
Les étapes précédentes pourront faire l’objet d’une révision pour la prise en compte de certains aspects au fur et à mesure que le travail avancera. Il s’agira de mener une démarche d’amélioration continue ou de résolution de problème selon le cycle du PDCA afin d’adopter une méthode structurée et de mettre en œuvre les solutions les plus adaptées et pérennes.

Le présent Appel à Manifestation d’Intérêt est ouvert aux Bureaux d’Etudes ou Cabinets d’Etudes de nationalité Camerounaise. Ces BET ou Cabinets d’Etudes doivent justifier des compétences et expériences dans le développement des applications informatiques.
Chaque candidat intéressé devra :

• être un BET/Cabinet d’Etude ou groupement de BET/Cabinets d’Etudes, justifiant des compétences et expériences dans les domaines cités à la section 3 ci-dessus;
• justifier des capacités techniques et financières suffisantes pour la réalisation de l’application ;
• disposer du personnel compétent pour les prestations à exécuter.

Les prestations, objet du présent Appel à Manifestation d’Intérêt, sont financées par le budget du MINEPAT, Chapitre 94, Exercice 2022 et suivants, Imputation 94 195 06 110000 61311

Les dossiers de candidature rédigés en français ou en anglais, en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies marqués comme tels, doivent être remis sous pli fermé et scellé à l’adresse suivante :  Ministère de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire, Direction de la Programmation des Investissements Publics, Structure interne de Gestion des Marchés Publics du Chapitre94, porte 317 (Ingénieurs d’Etudes DPIP) de l’Immeuble AMACAM-MINEPAT au plus tard le 21 NOV 2022 à 14 heures précises et devra porter la mention suivante :

« AVIS D’APPEL A MANIFESTATION D’INTERET N° 00009/AAMI/MINEPAT/SIGAMP-94/2022 DU 20 OCT 2022 POUR LA PRESELECTION DE BUREAUX D’ETUDES/CABINETS D’ETUDES OU GROUPEMENT DE BUREAUX D’ETUDES/ CABINETS D’ETUDES, POUR L’EXTENSION DE L’APPLICATION DE GESTION DU COURRIER EN VUE DE LA NUMERISATION DES ACTES SIGNES DU MINEPAT.
A N’OUVRIR QU’EN SÉANCE DE DÉPOUILLEMENT ».

Au risque de voir son offre disqualifiée, le soumissionnaire doit présenter de la façon la plus claire et détaillée possible, les éléments suivants qui doivent être obligatoirement communiqués, et feront l’objet de vérification.
Dossier administratif (Enveloppe A)
L’enveloppe A contiendra les informations suivantes :
-      une lettre précisant que le candidat a l’intention de soumissionner à l’Avis à Manifestation d’Intérêt ;
-      l’adresse et la raison sociale du soumissionnaire ;
-      le mandat du Chef de fil en cas d’un Groupement ;
-      les statuts ou textes qui justifient l’existence du Candidat ;
-      l’Accord de Groupement et pouvoir de signature en cas de groupement;
-      une attestation de non-faillite datant de moins de trois (03) mois et délivrée par le Greffe du Tribunal du lieu du siège du candidat ;
-      Attestation de non redevance ;
-      L’attestation de non exclusion de la commande publique de l’ARMP ;
-      L’attestation de soumission de la CNPS ;
-        l’autorisation de vérification des références ; cette autorisation, dûment signée du Directeur Général du BET/Cabinet d’Etude, ou du mandataire du Groupement de BET/Cabinets d’Etudes, devra permettre au Maître d’ouvrage de procéder à toutes vérifications jugées nécessaires, pour s’assurer de l’exactitude des informations relatives aux références présentées. Lesdites références se justifient par la présentation des copies des Marchés réalisés et des procès-verbaux de réception.

Dossier technique (Enveloppe B)
L’enveloppe B contiendra les informations suivantes :
-      la liste du personnel-clé (voir en Annexe 1) avec les copies des diplômes, des CV et d’une attestation d’exclusivité et de disponibilité signée par chaque expert et le responsable du candidat (voir modèle en Annexe 2);
-      les références du BET/Cabinet d’Etude ou du groupement de BET/Cabinets d’Etudes, pour les prestations similaires réalisées au cours des cinq (05) dernière années ; ces références seront présentées sous la forme de contrats (première et dernière page) ou attestation de bonne fin desdites études et procès-verbaux ;
-      les bilans et comptes d’exploitation des cinq (05) dernières années.

Après réception des offres, il sera procédé à leur évaluation au vu des critères suivants :
Critères éliminatoires :

Tout candidat dont le dossier répond au moins à l’un des critères ci-dessus est éliminé.

Critères de qualification :

Seuls les BET/Cabinets d’Etudes ou groupement de BET/Cabinets d’Etudes qui auront totalisé, à l’issue de l’évaluation, une note au moins égale à soixante-dix sur cent (70/100), seront retenus pour répondre à l’Appel d’Offres National Restreint.

Les informations complémentaires sur le présent Appel à Manifestation d’Intérêt peuvent être obtenues tous les jours et heures ouvrables à la Direction de la Programmation des Investissements Publics, Structure interne de Gestion des Marchés Publics du Chapitre94, porte 317 (Ingénieurs d’Etudes DPIP) de l’Immeuble AMACAM-MINEPAT.

La publication de résultat du présent Appel à Manifestation d’Intérêt portant sur la réalisation d’une application informatique de dématérialisation des procédures de la Structure Interne de Gestion Administrative des Marchés Publics du chapitre 94 « Intervention en Investissement » se fera par communiqué signé du Ministre de l’Economie, de la Planification et de  l’Aménagement du Territoire (Maître d’Ouvrage).