Dans le cadre de l’amélioration du traitement des dossiers administratifs, du fonctionnement des différents services et de l’offre de l’ensemble des prestations au public suscitent au sein de la CUD, l’usage d’une masse importante de documents papier et très souvent difficiles à retrouver lors d’éventuelles requêtes ou réclamations. Ces documents pour la plupart actifs, semi-actifs, voire d’archives mortes ont une haute valeur (comptable, juridique et historique) pour la structure. La gestion de ce patrimoine documentaire, essentielle pour la vie de la CUD, s’avère fastidieuse pour le personnel en charge de son archivage.
Le mode de traitement de cette masse de documents présente une forte corrélation entre la codification documentaire et le personnel qui en a la charge. Cet état des faits a pour conséquence une inaccessibilité en temps opportun à l’information et une lenteur observée dans le traitement des requêtes et par ricochet une détérioration de la qualité de service, ce qui est une diminution de la valeur ajoutée de la Communauté Urbaine de Douala. Cette situation nécessite une modernisation du système d’archivage de l’institution.
Les prestations du présent ASMI sont regroupées 3 missions ainsi qu’il suit :
ü Mission 1 :
- Etude de l’existant
- Elaboration de la politique de gestion des documents et d’archive électronique
ü Mission 2 :
- Assurer l’acquisition, l’installation et la configuration d’une solution de gestion électronique de documents ;
- Assurer l’acquisition du matériel de numérisation;
- Configurer les logiciels de numérisation et le matériel de numérisation de manière à être opérationnels avec la solution GED mise en œuvre ;
ü Mission 3 : Formation ITIL avec certification (dernière version d’actualité) des ressources informatiques afin d’optimiser la gestion de la plateforme GED.
- Assurer la formation des utilisateurs et administrateurs de la solution ;
- Assurer le transfert de compétence à l’équipe de la DSIT pour une exploitation autonome de la solution ;
- Assurer la formation des utilisateurs sur les techniques d’archivage et la gestion électronique des documents.
ü Mission 4 :
- Numérisation, Indexation, Stockage et restitution des Archives (17 millions de pages sur 10 ans de profondeur de documents).
Le présent ASMI est ouvert aux Cabinets ou Groupements de Cabinets à l’exclusion de :
- Cabinets publics (ou Groupement de Cabinets ayant une entité publique) qui ne sont pas juridiquement et financièrement autonomes ;
- Des Cabinets ou Groupes de Cabinets qui ne sont pas administrés selon les règles du droit commercial en vigueur au Cameroun ;
- Des Cabinets ou Groupes de Cabinets se trouvant sous le coup d’une suspension à la suite de la résiliation d’un marché en application de l’article 184 du code des marchés publics.
Financement : Budget de la Communauté Urbaine de Douala Exercice 2023/2024/2025
Les dossiers de candidature, rédigés en français ou en anglais et en six (06) exemplaires dont un (01) original et cinq (05) copies respectivement marqués comme tels, seront remis sur pli fermé et scellé à l’adresse suivante :
Communauté Urbaine de Douala
Sous-Direction de la Passation des Marchés Publics
BP 43 Douala Tél : (237) 233 42 15 09 Fax : (237) 233 42 69 50
Au plus tard le 14/02/2023 à 15h00, heure locale, et porter la mention :
« AVIS DE SOLLICITATION DE MANIFESTATION D’INTERET N°001/CUD/SG/DSIT/2022 DU 26/01/2023
POUR LA PRESELECTION D’UN CABINET INFORMATIQUE EN VUE ACQUISITION DU MATERIEL ET SOLUTIONS POUR LA PLATEFORME ACTIVE DE VEILLE ET DE SECURITE DES SYSTEMES D'INFORMATION NUMERISATION, INDEXATION, STOCKAGE ET RESTITUTION DES ARCHIVES A LA COMMUNAUTE URBAINE DE DOUALA»
« A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement »
Ne seront pas retenues les entreprises qui ne totaliseront pas un minimum de soixante-dix pourcent (70%) des conditions particulières ci-dessous.
1-Références techniques de l’entreprise
L’entreprise soumissionnaire devra répondre aux critères suivants :
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CRITERES |
DONNEES JUSTIFICATIVES |
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Personnels Cadres (Ingénieurs et Experts) supérieurs à 5 personnels pour obtenir la note maximale : 1 Chef de Mission 2 Ingénieurs de conception en Génie informatique 1 Archiviste 1 Technicien supérieurs en Génie informatique
Les profils exigés seront assortis des attestations de disponibilité |
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Spécialisée dans le développement, le paramétrage et l’intégration des applications et l’archivage depuis plus de 5 ans pour obtenir la note maximale. Une expérience minimale de 2 ans est requise pour satisfaire au minimum à ce critère. Chaque projet devra être justifié par : - la copie de l’extrait de chaque marché comportant la première page du marché, les pages du devis estimatif et la page de signatures du marché enregistré y afférent. Ces documents devront être clairs et lisibles, faisant ressortir clairement le nom du Maître d’Ouvrage et le lieu d’exécution du projet ; - la copie du procès-verbal de réception définitive ou le certificat de bonne fin délivré par le Maître d’Ouvrage ; - un contact permettant de saisir le Maître d’Ouvrage indiqué pour la vérification des informations relatives à la référence concernée. Disposer d’au moins trois (03) Projets de gestion électronique des documents et d’archive, d’un montant minimum de quinze millions de francs CFA (15 000 000 FCFA) réalisés au cours des dix (10) dernières années
Pour être validée, chaque référence en prestation devra être justifiée par les éléments suivants : - la copie de l’extrait de chaque marché comportant la première page du marché, les pages du devis estimatif et la page de signatures du marché enregistré y afférent. Ces documents devront être clairs et lisibles, faisant ressortir clairement le nom du Maître d’Ouvrage et le lieu d’exécution du projet ; - la copie du procès-verbal de réception définitive ou le certificat de bonne fin délivré par le Maître d’Ouvrage ; - un contact permettant de saisir le Maître d’Ouvrage indiqué pour la vérification des informations relatives à la référence concernée.
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Moyenne des chiffres des cinq dernières années > 50 millions FCFA. |
2-Capacité du personnel
A titre d’information, le personnel clé qui sera mobilisé pour la réalisation de la prestation devra avoir un minimum de qualification et d’expérience
- a. Relation contractuelle:
Les intervenants cités ci-après doivent être en relation contractuelle au bureau d'études candidat ou d'une des sociétés partenaires'
- b. Qualification et expérience :
L’équipe devra être composée d’experts confirmés avec au moins les profils ci-dessous :
Le Chef de Mission : Un Ingénieur Informaticien (Bac+5) qualifié,
- Au moins 10 ans d’expérience dans la conception, la planification et la gestion de projets (8-10 ans : 5 points ; 7-5 ans : 3 points ; inférieur 5 ans : 1 point)
- Avoir participé au moins dans cinq (03) projets de gestion électronique des documents et d’archives (3 projets : 3 points ; 2 projets : 2 points ; 1 projet : 1 point)
- Avoir été Chef de mission dans au moins deux (02) projet lié à la Gestion électronique des documents ; (2 projets : 2 points ; 1 projet : 1 point)
Un ingénieur intégrateur : Ingénieur Informaticien en génie logiciel (Bac+5) qualifiés,
- 5 ans d’expérience dans le déploiement, l’intégration et paramétrage de solution GED ou toute autre solution liée à la Gestion électronique des documents ; (3 - 5ans : 5 points ; 3-2 ans : 3 points ; inférieur 2 ans : 1 point)
Un Technicien supérieur en Génie informatique (Bac+2)
- 5 ans d’expérience dans le déploiement, l’intégration et paramétrage de solution GED ou toute autre solution liée à la Gestion électronique des documents ; (3 - 5ans : 1 points ; 3-2 ans : 0.5 points ; inférieur 2 ans : 0.5 point)
- Participer au moins dans cinq (05) projets d’archivage (0,3 point par projet)
Un Expert archiviste/Documentaliste : (Bac+5)
- Une expérience professionnelle d’au moins 5 ans, (3 – 5 ans : 2.25points; 3-2 ans : 1 point ; inférieur 2 ans : 0.5 point)
- Participer au moins dans cinq (05) projets (0,25 point par projet)
- Expert dans au moins deux (02) projets portant sur la gestion électronique des documents ;(0.75 point par projet)
Un formateur ITIL: Ingénieur en Informatique (Bac+5)
- 10 ans d'expérience minimum en gestion des services informatique (ITSM), (8-10 ans : 4 points ; 8-5 ans : 3 points ; inférieur 5 ans : 1 point) Être titulaire de la certification ITIL® 4 Foundation + un module Specialist ou Strategist ou équivalent (1 point pour la certification, 1.25 pour un module de spécialiste ou équivalent)
Le consultant indiquera de manière claire et précise la composition de l’équipe chargée de la réalisation de la prestation. L’association avec les compétences nationales dans le cadre du transfert de technologie, est un atout.
Il y a lieu de préciser qu’en aucun cas, le profil de l’intervenant remplaçant ne saurait être inférieur à celui de l’intervenant remplacé.
Justifier au moins de cinq (05) ans d’expérience dans la fourniture, installation et configuration des applications et du matériel Informatique.
- I. CRITERES QUALIFICATION
Les critères de qualification du consultant sont les suivants :
- Être une entreprise ou un groupement d’entreprises spécialisé dans le développement, la customisation et l’intégration des applications;
- Présenter un dossier administratif conforme aux spécifications des marchés publiques au Cameroun ;
- Avoir une expérience avérée dans le domaine de développement, customisation et l’intégration des applications;
- Disposer d’un personnel compétent pour les prestations à réaliser ;
- II. CRITERES D’EVALUATION
- 1. Capacité de la société ou du groupement :
Les candidats retenus devront répondre aux conditions particulières ci-dessous :
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N° |
Critère d’évaluation du dossier de présélection |
Points |
Observations |
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Note minimale pour satisfaire le critère |
Note maximale |
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Taille du groupe (taille proposée (10 personnel pour 20 points) |
10 |
20 |
4 points par personnel |
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Expérience et références en Prestations similaires de l’entreprise ou un groupement d’entreprises spécialisé dans le développement, la customisation et l’intégration des applications |
30 |
50 |
10 points par projet de customisation ou d’intégration |
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Expérience du personnel |
30 |
40 |
10 points chef de mission ; 5 points ingénieur informaticien ; 5 points pour archiviste ; 5 points pour le formateur 2.5 points par intégrateurs ; 2 points par personnel chargé de numérisation ; |
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Chiffre d’affaires |
Eliminatoire |
N/A |
Présenter le chiffre d’affaires des 5 dernières années |
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TOTAL A/B/C/D |
70 |
100 |
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Un bureau d’études peut s’associer avec un ou plusieurs bureaux d’études nationaux ou internationaux
Les consultants intéressés peuvent obtenir des informations complémentaires au sujet des documents de référence auprès de la Division des Systèmes d’Information et des Télécommunications de la Communauté Urbaine de Douala, sise au rez-de-chaussée de l’Hôtel de Ville de Bonanjo, aux heures ouvrables entre 07 h 30mn et 15 h 30.mn.
NB : Seul les candidats ayant totalisés à l’issue de l’évaluation, une note supérieure ou égale à Soixante-dix (70) points sur cent (100), seront pré-qualifiés pour les Appels d’Offres restreints subséquents.
Le Cabinet ou groupement de cabinets retenu sera consulté dans le cadre du futur appel d’offre restreint pour l’exercice 2023, concernant les prestations susmentionnées conformément à l’article 12 alinéas 6 du décret N° 2004/275 du 24 septembre 2004 portant code des marchés publics.
Les cabinets ou groupements de cabinets non retenus pourront retirer leurs dossiers dans les sept (07) jours suivant la publication de l’appel d’offres restreint.