Dans l’optique de mettre en place un sytème d’archivage normalisé, le Directeur Général de l’Agence de Regulation des Marchés Publics lance pour le compte de sa structure, un Appel d’Offres National Restreint pour le recrutement d’un Cabinet de Consultants en vue de l’élaboration de la politique d’archivage.

Le présent appel d’offres national restreint fait suite à la sollicitation à manifestation d’intérêt N°001/ASMI/ARMP/2020 du 1er avril 2020 publié le 1er avril 2020 dans le Journal des Marchés Publics.

Les prestations à fournir dans le cadre du présent projet se déclinent en trois  (03) grands volets, notamment :
1-L’élaboration des outils de gestion des archives inexistants
-    Plan de classement
-    Procédure de tri
-    Vocabulaire métier (Thésaurus)
2-L’actualisation des outils de gestion des archives existants
        
-    Cadre de classement
-    Calendrier de conservation
-    Procédure de reversement
-    Procédure de traitement
-    Procédure de conservation
-    Procédure de communication
-    Procédure d’élimination
3- La formation des    personnels en charge de la gestion des archives (10) à  l’utilisation desdits outils .

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue du rapport d’études sur la modernisation des archives de l’ARMP est de 45 000 000 F cfa (Quarante cinq millions de Francs cfa).

Les prestations ne sont pas subdivisées en  lots.

La participation au présent Appel d’Offres restreint est ouverte aux candidats préqualifiés figurant sur la liste restreinte ci-après, il s’agit de :

Les prestations objet du présent Appel d'Offres sont financées par le budget de l’exercice 2022 de l’Agence de Régulation des Marchés Publics.

Le dossier d’Appel d’Offres en version physique peut être consulté aux heures ouvrables au service des marchés de l’Agence de Régulation des Marchés Publics, sis au 4^ième étage de l’immeuble siège à yaoundé et la version numérique sur la plateforme PRIDESOFT, dès publication du présent avis.

Le dossier d’appel d’offres restreint peut être obtenu au service des marchés de l’Agence de Régulation des Marchés Publics sis au 4^ième étage de l’immeuble siège,dès publication du présent avis, contre versement d’une somme non remboursable de 60 000 f cfa (soixante mille francs)  dans le compte intitulé «Compte d’Affectation Spécial CAS-ARMP» ouvert dans les Agences BICEC : Agence Centrale  Douala « 33598800001-89 »; Yaoundé « 33598860001-94 ». 

Le délai maximum  prévu par le Maître d’Ouvrage  pour la réalisation des prestations objet du présent appel d’offres national restreint est de quatre (04) mois à compter de la date de notification de l’ordre de service de démarrage des prestations.

Chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission établie par un établissement bancaire ou organisme financier autorisé à émettre des cautions dans le cadre des Marchés Publics, et dont la liste figure dans la pièce 12 du DAO, valable pendant trente (30) jours au-delà de la date limite de validité des offres, d'un montant de neuf cent milles (900 000) Francs CFA.

Sous peine de rejet, les autres pièces du dossier administratif requises doivent être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service  émetteur ou une autorité administrative (Gouverneur, préfet, sous préfet……) conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
 
Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date originale de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres.
 
Toute offre incomplète conformément aux prescriptions du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre ou compagnie d’assurances agréée par le Ministère chargé des Finances.

L’ouverture des offres se fera en deux temps, l’ouverture des offres administratives et techniques interviendra dans un premier temps, suivie dans un second temps de celle des offres financières des soumissionnaires ayant obtenu la note technique minimale requise.
 
L'ouverture des pièces administratives et des offres techniques aura lieu le 19 JUILLET 2022 à 13.heures par la Commission interne de Passation des Marchés de l’ARMPdans la salle de réunion du 2^ième étage de l’immeuble siège de l’ARMP.
 
Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dûment mandatée.
Celle des offres financières aura lieu au terme de l’analyse technique et ne concernera que les soumissionnaires ayant obtenu la note minimale de 80 points sur 100 (80/100).

Critères éliminatoires
Les critères éliminatoires ci-après sont valables autant pour l’évaluation du dossier administratif que pour l’évaluation des offres techniques et financières.
       Il s’agit :
 Dossier administratif  incomplet ou non-conformité des pièces après un délai de 48h
Absence de la caution de soumission dans le  dossier administratif à l’ouverture des plis
Pièce non conforme aux prescriptions du DAO,falsifiée ou scannée (La CIPM se réserve le droit de procéder à l’authentification de tout document présentant un caractère douteux)
Présence des informations sur le montant de l’offre financière dans l’offre administrative
Absence de déclaration sur l’honneur de non abandon des marchés publics au Cameroun
Pièces falsifiées ou fausse déclaration
Omission de renseigner un prix unitaire quantifié dans l’offre financière (soumission, BPU, DQE et SDPU) ;
              et/ou technique
Note technique inférieure à 80 points sur 100 des critères essentiels.
2 Critères essentiels
–Présentation de l’offre                                                       /03
– Méthodologie, plan de travail et calendrier d’intervention des personnels clés    /17        
– Référence du cabinet                                           /20
–Personnels clés                                                    /50
–Matériel                                                                /10
 
Seules les soumissions dont les propositions techniques justifient d’une note supérieure ou égale à quatre vingts points sur cent (80/100) seront éligibles à l’analyse des offres financières.
 
Notes au Maître d’Ouvrage : il appartient au Maître d’ouvrage de spécifier les critères essentiels et ceux éliminatoires. Etant entendu que un critère ne peut à la fois être éliminatoire et essentiel.
 
14. Méthode de sélection du consultant
Le consultant sera choisi par la méthode de sélection qualité-coût, conformément aux procédures décrites dans le présent DAO.
 
La note globale finale N sera calculée par la combinaison pondérée des notes techniques et financières suivant la formule ci après :

       N=      80 x Note technique (Nt) + 20 x Note financière (Nf)

                                                     100

La note financière (Nf) est obtenue de la facon suivante :

Soit Fm le montant de la proposition la moins disante, sa note financière sera prise, sa note financière sera prise égale à 100 points. Les notes des autres soumissionnaires calculées à partir de la note financière de la proposition la moins disante sera obtenue par la formule :

   Nf = 100% x Fm

                  F

Fm = le montant de la proposition la moins disante.
F= le montant de la proposition considérée.
Le soumissionnaire ayant la note finale la plus élévée sera déclaré adjudicataire du marché par le Maître d’Ouvrage.

LeMaître d’Ouvrage attribuera le marché au soumissionnaire dont l’offre a été reconnue conforme pour l’essentiel des capacités techniques et financières requises pour exécuter le marché de façon satisfaisante et dont la note finale est celle la plus élévée.

Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant quatre vingt-dix (90) jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables (7h30-15h30) au service des marchés sis au 4^ème étage porte 6039 de l’Agence de Régulation des Marchés Publics, Tel : 242 20 18 03 / 242 20 00 08 servicedesmarchés@armp.cm