AGENCE DE RÉGULATION DES MARCHÉS PUBLICS

1.Contexte New(Additif)

Le Ministère du Tourisme et des Loisirs acquiert et produit tout au long de son activité un grand volume de documents. Ces documents peuvent représenter plus de 80% de l’information que l’administration possède et sont au cœur de la plupart des processus métiers et de gestion. Certains sont vitaux (Agréments, contrats, bons de commande, factures, bilans comptables, documents administratifs, relevés bancaires…), et doivent être conservés pour répondre à l’environnement réglementaire. D’autres encore, les documents dits « de travail » tels que les comptes rendus, les rapports, les documents bureautiques, peuvent être consultés dans le but de prendre une décision.

En outre, les salariés consacrent près de 20% de leur temps à la recherche d’informations qu’ils ne retrouvent souvent pas, d’où une perte de temps et d’énergie qui affecte négativement la productivité ainsi que la réactivité de l’administration.

Ces documents font l’objet de milliers d’impressions par jour sous forme de documents papier, réduisant la mobilité des collaborateurs et les possibilités du télétravail.

Par conséquent, la gestion et la conservation des documents physiques et numériques au sein de l’administration sont des activités essentielles. Elles répondent à des objectifs d’ordre économiques, juridique et légal, à des enjeux patrimoniaux (constituer une mémoire de l’administration et conserver les documents relatifs à l’histoire et à l’activité de l’entreprise), et à des enjeux stratégiques.

De plus, en vue de répondre aux besoins d’archivage, le MINTOUL avait déjà procédé au cours de l’exercice 2018 à l’acquisition d’un outil informatique qui malheureusement n’a pas été exploité.

C’est dans cette optique que le MINTOUL, dans le cadre de sa transformation digitale, s’est donné pour objectif, la mise en place d’une solution globale et intégrée de gestion des outils d’archivage mixte (numérique et physiques).

Afin d’aboutir à une solution parfaitement adaptée à ses besoins, elle envisage au préalable la réalisation d’un audit documentaire ainsi que des outils existants pour l’élaboration des outils de gestion des documents et des archives physiques et numériques au sein de cette administration.

2.Objet New(Additif)

Le présent Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt a pour objet la pré-qualification des cabinets d’études ou des groupements de consultants associés devant participer à l’Appel d’Offres National Restreint pour la réalisation de l’audit documentaire et l’élaboration des outils de gestion des documents et des archives physiques et numériques au Ministère du Tourisme et des Loisirs.

3.Consistance des prestations New(Additif)

Les critères de qualifications sont les suivants :

ü être un cabinet d’études ou un groupement de consultants associés installé au Cameroun ;

ü justifier des capacités administratives, techniques et financières requises et notamment :

Présenter un dossier administratif conforme aux spécifications du point 5.1.ci-dessous ;
Justifier de connaissances avérées dans l’ingénierie documentaire, précisément dans la conception et la mise en œuvre de solutions de gestion et de traitement documentaire;
Disposer ou s’engager à recruter le personnel nécessaire pour les prestations à réaliser ;
Présenter une capacité financière devant couvrir les coûts des prestations à réaliser.

4.Financement New(Additif)

Les prestations, objet du projet susvisé sont financées par le Budget d’Investissement Public du Ministère du Tourisme et des Loisirs de l’exercice 2023.

5.Remises des offres New(Additif)

Le dossier de candidature, rédigé en français ou en anglais, doit être remis en quatre (04) exemplaires dont un (01) original et trois (03) copies marqués comme tels, sous pli fermé et scellé au Ministère du Tourisme et des Loisirs, Direction des Affaires Générales, Sous-Direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés Publics, Porte 210, au plus tard le 12 avril 2023 à 12 heures avec la mention :

AVIS DE SOLLICITATION A MANIFESTATION D’INTERETN°004/ASMI/MINTOUL/SG/DAG/SDBMM/SM/2023 DU 20 MARS 2023 POUR LA RÉALISATION DE L’AUDIT DOCUMENTAIRE ET L’ÉLABORATION DES OUTILS DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES ARCHIVES PHYSIQUES ET NUMÉRIQUES AU MINISTÈRE DU TOURISME ET DES LOISIRS

« A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

6.Composition du dossier New(Additif)

Les candidats devront fournir les pièces ci-après, présentées en deux volumes :

1 - Volume 1 (Dossier Administratif)

Le ‘‘Volume 1’’ comprend les documents administratifs suivants en originaux ou copies certifiées conformes (selon les cas), datées de moins de trois (03) mois :

PIECE N°	DESIGNATION
A.1	Une lettre de motivation timbrée et dument signée du candidat
A.2	Une Attestation d’Immatriculation timbrée
A.3	L’original de l’attestation de domiciliation bancaire délivrée par une banque agréée par le MINFI.
A.4	Une attestation de capacité financière d’au moins trente millions (30 000 000) FCFA délivrée par un établissement financier de premier ordre agréé par le Ministère des Finances. En cas de regroupement, le montant de l’ensemble des attestations de capacité financière sera considéré. NB : le MINTOUL se réserve le droit de saisir l’Etablissement financier qui délivrera ce document en vue de vérifier son authenticité.
A.5	Une Attestation de Non Redevance timbrée et en cours de validité
A.6	Un Plan de localisation indiquant les dénominations de la commune, du quartier et du lieu de localisation du soumissionnaire, signé sur l’honneur
A.7	Une attestation de non exclusion des Marchés Publics délivrée par l’Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP).
A.8	Les pouvoirs conformes dans le cas où le soumissionnaire agirait comme mandataire d’un groupement (original timbré), ainsi que la copie de l’accord de groupement certifié d’un acte notarié. Dans ce cas, les pièces A.1 et A.3 devront être produites uniquement par le mandataire du groupement ; les autres pièces étant produites par chacun des membres du groupement.

N.B : L’absence ou la non-conformité de l’une des pièces suscitées entraînera l’élimination du candidat.
2 - Volume 2 (Dossier Technique)
- La liste du personnel d’encadrement
Le consultant devra fournir une équipe d’experts disposant des compétences, des qualifications et de l’expertise adéquate ainsi que du dévouement nécessaire à la réalisation des objectifs du projet.
Le personnel technique minimum d’encadrement à mettre en place pour la réalisation de l‘étude est le suivant :

N°	Position	Profil minimal requis	Expérience professionnelle (années)	Expérience minimale dans les projets similaires
1	Un (1) Chef de mission	Ingénieur Bac+5 en Génie informatique / diplôme équivalent ou supérieur, Expert en ingénierie documentaire et gestion de l’information	dix (10) ans au moins dans le domaine de la gestion électronique de document et de l'archivage	trois (03) projets similaires
2	Un (1) Expert en archivistique / Documentaliste	Bac+5 dans le métier des archives / diplôme équivalent ou supérieur	Sept (07) ans au moins dans la conception et la mise en œuvre des politiques d’archivage	deux (02) projets similaires
3	Un (1) Ingénieur des travaux en informatique, Expert en solutions de GED/SAE	Ingénieur Bac+3 en informatique / diplôme équivalent ou supérieur	sept (7) ans au moins dans la conception, l’implémentation et la maintenance des solutions de GED/SAE	deux (02) projets similaires
4	Un (1) Ingénieur des travaux en informatique, Expert en systèmes et réseaux	Ingénieur Bac+3 en informatique, option systèmes et réseaux / diplôme équivalent ou supérieur	cinq (5) ans au moins dans la conception, l’implémentation et la maintenance des systèmes d’information	deux (02) projets similaires

Le consultant pourra joindre à son équipe d’autres Spécialistes en tant que de besoin en fonction des compétences jugées nécessaires.
Le candidat fournira la liste de son personnel accompagnée des pièces suivantes datées de moins de trois (03) mois :
-       un CV daté et signé par le concerné ;
-       la copie certifiée et conforme du diplôme le plus élevé de chaque personnel ;
-       la définition des postes proposés pour chaque personnel.
2.2 Les références du cabinet d’études
Le cabinet d’études ou le groupement de consultants associés produira la liste de ses références dans les domaines similaires.
Pour être prise en compte dans l’évaluation, chaque référence devra être justifiée par le procès-verbal de réception provisoire ou définitive des prestations réalisées (photocopies) y compris la photocopie des première et dernière pages du contrat enregistrée y afférent.
2.3 Les moyens logistiques, techniques et matériels
Le candidat devra indiquer et justifier les moyens logistiques, techniques et matériels en sa possession, nécessaires à la réalisation de l’étude. A cet effet, il produira une liste de matériel ci-après :

moyens logistiques, moyens de communications, etc.… avec justification de la propriété (photocopie certifiée des factures) ;
moyens techniques et matériels avec justification de la propriété ;
la liste du matériel informatique et bureautique (micro-ordinateur, imprimante, scanner, logiciels, photocopies, etc.…).
N.B : Toute fausse déclaration entraînera la disqualification immédiate de l’offre du candidat.

7.Critères d'évaluation New(Additif)

Critères éliminatoires

dossier administratif ou technique incomplet ou non-conforme ;
fausse déclaration ou pièce falsifiée ;
note technique inférieure à 75 points sur 100.

2- Critères d’évaluation

L’évaluation des offres techniques sera faite sur 100 points sur la base des critères ci-dessous :

personnel : 50 points ;
références : 40 points ;
moyens matériels : 05 points ;
présentation du dossier : 05 points.

3-Grille d’Evaluation

I. PERSONNEL/50 POINTS

N°

DESIGNATION

POINTS POSSIBLES

Entreprises

Liste des experts (42 PTS)

A

Chef de Projet : Ingénieur Bac+5 en Génie informatique (12 points)

1

* CV daté et signé : 1 point

2

* Diplôme certifié (au moins BAC+5) (En l’absence de diplôme, attribuer la note de 0 à toutes les rubriques suivantes) : 2 point

3

* qualification (nombre de projets à financement public auquel ce personnel a participé en qualité d’expert en ingénierie documentaire et gestion de l’information supérieur ou égale à 3) : 3 points

4

* expérience en tant que Chef de mission (au moins 1 projet) : 2 points

5

* expérience au moins dix (10) ans dans le domaine de la gestion électronique de document et de l'archivage: 3 points

6

*Attestation de disponibilité pour ce projet : 1 point

B

un Expert en archivistique / Documentaliste (10 points)

1

* CV daté et signé : 1 point

2

* Diplôme certifié conforme : 2 points

3

* qualification (nombre de projets à financement public auquel ce personnel a participé en tant qu’expert supérieur ou égale à 2) : 3 points

4

* expérience au moins sept (07) ans dans la conception et la mise en œuvre des politiques d’archivage: 3 points

5

*Attestation de disponibilité pour ce projet : 1 point

C

un Ingénieur des travaux en informatique (10 points)

1

* CV daté et signé : 1 point

2

* Diplôme certifié conforme : 2 points

3

* qualification (nombre de projets à financement public auquel ce personnel a participé en tant que expert en solutions de GED/SAE supérieur ou égale à 2) : 3 points

4

* expérience au moins sept (07) ans dans la conception, l’implémentation et la maintenance des solutions de GED/SAE : 3 points

5

*Attestation de disponibilité pour ce projet : 1 point

D

un Ingénieur des travaux en informatique (10 points)

1

* CV daté et signé : 1 point

2

* Diplôme certifié conforme: 2 points

3

* qualification (nombre de projets à financement public auquel ce personnel a participé en tant que expert en systèmes et réseaux ≥ à 2) : 3 points

4

* expérience au moins cinq (05) ans dans la conception, l’implémentation et la maintenance des systèmes d’information: 3 points

5

*Attestation de disponibilité pour ce projet : 1 point

Personnel d’appui (8 pts)

E

Responsable Administratif et Financier (3 pts)

1

* CV daté et signé : 1 point

2

* Diplôme en gestion certifiée : 1 point

3

* qualification (nombre de projets à financement public auquel ce personnel a participé supérieur ou égale à 1) : 1 point

F

Secrétaire (3 pts)

1

* CV daté et signé : 1 point

2

* Diplôme en secrétariat certifiée : 1 point

* qualification (nombre de projets à financement public auquel ce personnel a participé supérieur ou égale à 1) : 1 point

G

Chauffeur (2 pts)

1

Copie certifié conforme du permis de conduire : 1 point

2

C.V daté et signé : 1 point

TOTAL I

II. REFERENCES/40 POINTS

N°

DESIGNATION

POINTS POSSIBLES

Entreprises

A

Références dans le domaine des archives et/ou de la documentation

20 pts

1

Premier projet (10 pts)

a

Photocopie du procès-verbal de réception provisoire ou définitive ou de l’Attestation de Service Fait

b

Photocopie de la première page du contrat y afférent

c

Photocopie de la dernière page du contrat y afférent

2

Deuxième projet (10 pts)

a

Photocopie du procès-verbal de réception provisoire ou définitive ou de l’Attestation de Service Fait

b

Photocopie de la première page du contrat y afférent

c

Photocopie de la dernière page du contrat y afférent

B

Références dans le domaine des solutions informatiques de gestion des archives et de la documentation

10 pts

2

Premier projet (05 pts)

a

Photocopie du procès-verbal de réception provisoire ou définitive ou de l’Attestation de Service Fait

b

Photocopie de la première page du contrat y afférent

c

Photocopie de la dernière page du contrat y afférent

Deuxième projet (05pts)

a

Photocopie du procès-verbal de réception provisoire ou définitive ou de l’Attestation de Service Fait

b

Photocopie de la première page du contrat y afférent

c

Photocopie de la dernière page du contrat y afférent

B

Références dans le domaine du tourisme et des loisirs

10 pts

1

Premier projet (05 pts)

a

Photocopie du procès-verbal de réception provisoire ou définitive ou de l’Attestation de Service Fait

b

Photocopies des première et dernière pages du contrat y afférent

2

Deuxième projet (05 pts)

a

Photocopie du procès-verbal de réception provisoire ou définitive ou de l’Attestation de Service Fait

b

Photocopies des première et dernière pages du contrat y afférent

TOTAL II

III. MOYENS MATERIELS/05 POINTS

N°

DESIGNATION

POINTS POSSIBLES

Entreprises

A

Moyens logistiques et transport (02 pts)

-

photocopie certifiée des factures/carte grises

-

Preuve de l’appartenance ou de location couvrant au moins la période de la prestation

B

Moyens techniques et matériels (1.5 pts)

-

photocopie certifiée des factures

-

Preuve de l’appartenance ou de location couvrant au moins la période de la prestation

C

la liste du matériel informatique et bureautique (1.5 pts)

-

photocopie certifiée des factures

-

Preuve de l’appartenance ou de location couvrant au moins la période de la prestation

TOTAL III

IV. PRESENTATION DU DOSSIER/05 POINTS

N°

DESIGNATION

POINTS POSSIBLES

Entreprises

1

Nombre d’exemplaires des offres suffisant (04)

2

Séparation des pièces par des intercalaires de couleur

3

Lisibilité de pièces

4

Pièces classés dans l’ordre annoncé dans les sommaires

5

Les onglets

TOTAL IV

TOTAL GENERAL/100

Entreprises

Seuls les candidats qui auront totalisé, à l’issue de l’évaluation, une note technique au moins égale à 75 (soixante-quinze) points sur 100 (cent), seront retenus.

8.Evaluation et publication des resultats New(Additif)

Les cabinets d’Etudes ou Groupement de Consultants Associés retenus seront informés par voie de communiqué officiel.