Le présent Appel d’Offres a pour objet le recrutement d’un (01) prestataire en vue d’appuyer le Ministère de l’habitat et du développement Urbain dans l’organisation de la 40e session du Conseil d’Administration de l’Ecole Africaine des Métiers de l’Architecture et de l’Urbanisme (EAMAU) en procédure d’urgence.

Les prestations à mettre en œuvre par le Prestataire en relation le comité d’organisation sont les suivantes :
Cérémonie d’ouverture
- Fournir la logistique à l’organisation de la cérémonie d’ouverture (véhicules de liaison, matériels et fournitures informatiques, matériels de visioconférence, sonorisation, Kits Covid, etc.) ;
- Spécifiquement pour le volet informatique, fournir pour la cérémonie :
* une liaison Internet de secours de 5Mbits/s par radio (VSAT ou WIMAX) ;
* une licence ZOOM WEBINAIRE + INTERPREFY ;
- Fournir le cadeau des hôtes suivant les spécificités du comité d’organisation ;
- Mettre en œuvre le plan de communication élaboré par la commission communication ;
- Aménager et pavoiser le site et la salle devant abriter la cérémonie d’ouverture, en respectant le protocole sécuritaire élaboré par la commission accueil, sécurité et loisirs ;
- Produire des gadgets publicitaires et kits pour les participants (sacs, stylos, blocs notes, etc.) nécessaires pour toute la période d’activités ;
- Produire les drapeaux de tous les quatorze pays (14) pays membres dans des grands et petits formats ;
- Recruter, habiller et organiser les hôtesses ;
- Organiser et financer la pause-café, les déjeuners et les diners ;
- Identifier et négocier les prix préférentiels des hôtels de niveau international ou si nécessaire dans des lieux d’hébergement de niveau équivalent pour les invités ;
- Travailler en étroite collaboration avec toutes les commissions ;
- Prendre part aux réunions du comité d’organisation, des différentes commissions et du Secrétariat technique lorsqu’il est convié.

Comité des experts
- Fournir la logistique à l’organisation des travaux des experts ;
- Fournir toute la logistique y afférente (véhicules de liaison, matériels et fournitures informatiques, matériels de visioconférence, sonorisation, matériels de communication, etc.) ;
- Fournir pour les travaux :
* une liaison Internet de secours de 5Mbits/s par radio (VSAT ou WIMAX) ;
* une licence ZOOM WEBINAIRE + INTERPREFY ;
- Recruter, habiller et organiser les hôtesses ;
- Organiser et financer la pause-café et les déjeuners ;
- Prendre part aux réunions du comité d’organisation, des différentes commissions et du Secrétariat technique lorsqu’il est convié.

Conseil des Ministres et la cérémonie de clôture
- Fournir la logistique à l’organisation du conseil des Ministres et la cérémonie de la clôture (véhicules de liaison, matériels et fournitures informatiques, matériels de visioconférence, sonorisation, matériels de communication, Kits Covid, etc.) ;
- Spécifiquement pour le volet informatique fournir :
* une liaison Internet de secours de 5Mbits/s par radio (VSAT ou WIMAX) ;
* une licence ZOOM WEBINAIRE + INTERPREFY ;
- Mettre en œuvre le plan de communication élaboré par la commission communication ;
- Aménager et pavoiser la salle devant abriter le conseil des Ministres et la cérémonie de la clôture, en respectant le protocole sécuritaire élaboré par la commission accueil, sécurité et loisirs ;
- Recruter, habiller et organiser les hôtesses ;
- Organiser et financer la pause-café, les déjeuners et les diners ;
- Travailler en étroite collaboration avec toutes les commissions ;
- Prendre part aux réunions du comité d’organisation, des différentes commissions et du Secrétariat technique lorsqu’il est convié.
Le prestataire produira des rapports finaux qui seront soumis à la validation d’une Commission de Suivi et de Recette Technique, un (01) mois au plus tard à compter de la date de clôture de la 40^e Session du Conseil d’administration. Il s’agit entre autres de :
- Un rapport d’activités ;
- Un rapport financier.
L’interlocuteur technique du prestataire est le Secrétariat Technique. Le prestataire devra avoir des compétences dans le domaine de l’organisation des grands événements : assemblées générales, séminaires internationaux, colloques, etc.
NB : les détails sont contenus dans les Termes de références.

Le montant prévisionnel des prestations est estimé à quatre-vingt- millions six cent mille (80 600.000) de FCFA.

La participation au présent Appel d’Offres est Restreinte aux candidats figurant sur la liste ci-après, pré-qualifiés à l’issue de restreinte élaborée après l’Avis d’Appel de sollicitation à Manifestation d’Intérêt N° 00058/ASMI/MINHDU/CIPM/2022 du 05 Août 2022. Il s’agit de :

NB : Les candidats de la liste restreinte ne peuvent pas s’associer en groupement, ni avec un candidat ne faisant pas partie de ladite liste.

Les prestations objet du présent Appel d'Offres sont financées par le Budget de Fonctionnement du Ministère de l’Habitat et du Développement Urbain, Exercice 2022.

Le Dossier d'Appel d'Offres en version physique peut être consulté à la Direction des Affaires Générales du Ministère de l’Habitat et du Développement Urbain (Service des Marchés Publics) sise au 9^è étage porte 09T02 de l’immeuble Ministériel N° 1 (en face de la Poste Centrale), à Yaoundé et la version électronique sur la plateforme COLEPS aux adresses http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm,dès publication du présent avis.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté et retiré dès publication du présent avis à la Direction des Affaires Générales du Ministère de l’Habitat et du Développement Urbain (Service des Marchés Publics) sise au 9^è étage porte 09T02 de l’immeuble Ministériel N° 1 (en face de la Poste Centrale), sur présentation d’une quittance de versement au Trésor Public des frais d’acquisition du DAO, d’une somme non remboursable de quatre-vingt mille (80 000) FCFA.

Le mode de soumission retenu pour cette consultation est en ligne ou hors ligne.
Les documents constituant l’Offre seront répartis en trois volumes ci-après :

• Volume 1 : Pièces administratives ;
• Volume 2 : Offre Technique ;
• Volume 3 : Offre Financière.

Toutes les pièces constitutives des offres (Volumes 1, 2 et 3), seront placées chacune dans un sous pli scellé portant uniquement la mention de l’Appel d’Offres en question.
En plus du nombre d’exemplaire de l’offre financière requis, le soumissionnaire est tenu de présenter un exemplaire de cette offre financière dans une enveloppe séparée scellée et marquée comme tel pour servir de l’offre témoin destinée à l’Organisme chargé de la Régulation des Marchés Publics (ARMP) pour conservation. Le défaut de présentation de cette offre témoin entraine l’irrecevabilité de l’offre du candidat concerné.
Les quatre (04) sous plis seront placés dans un grand pli extérieur scellé portant uniquement la mention de l’Appel d’Offres.

Chaque offre (V1, V2, V3), sous peine de rejet, sera rédigée en français ou en anglais, et en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies marquées comme tels, et devra parvenir sous plis fermés, Service des Marchés du MINHDU (Bureau des Offres) sis au 2^ème étage de l’immeuble abritant le projet PDUE/MINHDU, situé derrière la DGSN à LONGKAK-Yaoundé (Bâtiment Blanc aux Balcons Rouges), au plus tard le 29 Septembre 2022 à 13 heures, heure locale. Elle devra porter la mention :

« AVIS D'APPEL D'OFFRES NATIONAL RESTREINT N° 063/E/2/AONR/MINHDU/CIPM /2022 DU 05 SEPTEMBRE 2022 POUR LE RECRUTEMENT D’UN PRESTATAIRE EN VUE DE L’APPUI A L’ORGANISATION DE LA 40E SESSION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’ECOLE AFRICAINE DES METIERS DE L’ARCHITECTURE ET DE L’URBANISME (EAMAU) EN PROCEDURE D’URGENCE
FINANCEMENT : BUDGET DE FONCTIONNEMENT MINHDU, EXERCICE 2022
A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

Pour la soumission en ligne, l’offre devra être transmise par le soumissionnaire sur la plateforme COLEPS au plus tard le [29 Septembre 2022] à [13 heures, heure locale]. Une copie de sauvegarde de  l’offre enregistrée sur clé USB devra être transmise sous pli scellé avec l’indication claire et lisible « copie de sauvegarde », en plus de la mention ci-dessus dans les délais impartis.
Les tailles maximales des documents qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :

• 5 MO pour l’Offre Administrative ;
• 15 MO pour l’Offre Technique ;
•  5 MO pour l’Offre Financière.

 Les formats acceptés sont les suivants :

• Format PDF pour les documents textuels ;
• JPEG pour les images.

Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.]

Le délai maximum d’exécution prévu par le Maître d’Ouvrage pour la réalisation des prestations est de un virgule cinq mois à compter de la date de notification de l’ordre de service de démarrage des prestations.

Chaque soumissionnaire devra joindre à ses pièces administratives, un cautionnement provisoire délivré par un établissement bancaire de premier ordre ou compagnie d’assurances agréé par le Ministère en charge des Finances (la liste figure dans la pièce 12 du DAO), dont le montant est fixé à un million six cent mille (1 600 000) FCFAet valable pendant trente (30) jours au-delà de la date originale de validité des offres. Sous peine de rejet, le cautionnement provisoire devra être impérativement produit en original datant d’au plus trois (03) mois.

Sous peine de rejet, les pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou toute autre autorité administrative (Gouverneur, préfet, sous-préfet, …), conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
Elles devront obligatoirement être datées d’au plus trois (03) mois ou établies postérieurement à la date de publication de l’avis d’appel d’offres.

Elle se fera en deux temps ainsi qu'il suit :

• L'ouverture des pièces administratives et des offres techniques aura lieu le 29 Septembre 2022  au plus tard à 14 heuresprécises dans la salle de conférence de la CIPM/MINHDU sise au 2^ème étage de l’immeuble abritant le projet PDUE/MINHDU, situé derrière la DGSN à LONGKAK-Yaoundé (bâtiment blanc aux balcons rouges).
• L’ouverture des offres financières sera faite au terme de l'analyse des offres techniques pour les soumissionnaires ayant obtenu une note technique au moins égale à 70 points sur 100 (70/100 points).

Seuls les soumissionnaires concernés ou dûment mandatés peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix.

1. Critères éliminatoires
Les critères éliminatoires sont les suivants :
a)       Absence de la caution de soumission à l’ouverture des plis ;
b)      Non-production au-delà du délai de 48h après l’ouverture des plis, ou après constatation dûment notifiée à l’entreprise ou soumissionnaire d’une pièce administrative jugée non conforme ou absente ;
c)       Fausse déclaration ou pièce falsifiée ;
d)      N’avoir pas présenté un Chef de Mission ou Superviseur disposant les qualifications ci-après :
-       Formation : Au moins BAC+3 en marketing et logistique ;
-       Expérience Générale : ayant au moins cinq (05) ans d’expérience ;
-       Expérience Spécifique : ayant occupé au moins une fois le poste de chef de mission ou superviseur dans l’organisation évènementielle (Conférence, Atelier, Séminaire, Colloque) ;
e)       Présence du diplôme et du curriculum vitae d’un fonctionnaire en activité, sans un document justifiant de sa mise en disponibilité signé de son Ministre utilisateur ou du Ministre de son administration d’origine ;
f)        Absence de la déclaration sur l’honneur de non-abandon des marchés au cours des trois (03) dernières années ;
g)      Absence d’une référence au moins dans l’organisation évènementielle d’un montant supérieur ou égal à 50 000 000 Fcfa ;
h)      Non-conformité du modèle de soumission ;
i)         Absence d’une pièce de l’offre financière ; 
j)         Omission d’un prix unitaire quantifié dans l’offre financière ;
k)       Présence des informations de l’offre financière dans les pièces administratives ou dans l’offre technique ;
l)         Non-satisfaction d’au moins 70% des critères essentiels (soit 70 sur 100 points) ;
m)     La présentation en nombre insuffisant ou uniquement en copie des offres.

2. Critères essentiels
L’évaluation des offres techniques sera faite 100 points sur la base des critères suivants :
A.       Personnel clé…………………………………...………...….….30 points
B.       Moyens techniques et matériels …………………….….…….30 points
C.      Références …... 20 points
D.      Plan de travail et méthodologie………………………………..20 points
Cette évaluation a pour but de faire ressortir les offres admises à l’analyse financière, c’est-à-dire, celles dont les notes sont supérieures ou égale à 70 sur 100 points et ayant satisfait tous les critères éliminatoires liées au dossier administratif et à l’offre technique.

Le consultant sera choisi par la méthode de sélection qualité – coût (mieux disant) conformément aux procédures décrites dans le présent DAO.
La note globale Ng sera calculée par la combinaison pondérée des notes techniques et financières suivant la formule ci-après :
Ng = [70 x Note technique (Nt) + 30 x Note financière (Nf)]/100
La note financière (Nf) est obtenue de la façon suivante :
Soit Fm le montant de la proposition la moins disante, sa note financière sera prise égale à 100 points. Les notes des autres soumissionnaires calculées à partir de la note financière de la proposition la moins disante sera obtenue par la formule :
Nf = (100 x Fm)/F
Fm = le montant de la proposition la moins disante
F = le montant de la proposition considérée
Le soumissionnaire présentant la note globale la plus élevée sera déclaré adjudicataire du marché.

Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant une durée de 90 jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

1. Les renseignements complémentaires d’ordre technique peuvent être obtenus auprès de la Division des Etudes, de la Planification et de la Coopération, Immeuble Ministériel N°1, Porte 04B02, aux heures ouvrables ou en ligne sur la plateforme COLEPS aux adresses : http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm.
2. Pour toute dénonciation de corruption, bien vouloir appeler ou envoyer un SMS au MINMAP aux numéros suivants : 673 20 57 25 / 699 37 07 48. 
3. Pour obtenir une assistance technique, en cas de survenance d’un problème lié à l’utilisation de la plateforme, bien vouloir appeler aux numéros  (+237) 222 238 155 / 222 235 669 ou écrire à l’adresse email dsi@minmap.cm. 
4. Des additifs éventuels pourront être apportés au présent DAO en respect de la réglementation en vigueur.