Le Ministre des Relations Extérieures, Maître d’Ouvrage, lance, en procédure d’urgence, un Appel d’Offres pour la mise en place d’un système de téléphonie IP au Ministère des Relations Extérieures - Phase 2.

La fourniture consiste en l’acquisition des équipements, le  transport, l’installation et la mise en service.

Le coût prévisionnel de la fourniture, objet du présent Avis d’Appel d’Offres, est de Cent Millions  (100 000 000) de Francs CFA.

L’Appel d’Offres, objet du présent Avis, est constitué d’un lot unique.

Le présent Appel d’Offres est ouvert à égalité de conditions aux entreprises de droit camerounais, exerçant autant que possible dans le secteur des technologies de l’information et de la communication.

La fourniture, objet du présent Appel d’Offres, est financée par le Budget d’Investissement Public du Ministère des Relations Extérieures, Exercice 2022, Imputation : 56 06 090 02 340010 524116.

Le Dossier d’Appel d’Offres physique peut être consulté gratuitement  aux heures ouvrables, à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, et la version électronique sur le site web www.diplocam.cmet sur la plateforme COLEPS aux adresses http://www.marchespublics.cm
et http://www.publiccontracts.cm, dès publication du présent Avis par voie de presse écrite, par voie d’affichage dans les locaux du Ministère des Relations Extérieures et/ou par voie électronique.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, dès publication du présent Avis par voie de presse écrite, par voie d’affichage dans les locaux du Ministère des Relations Extérieures et/ou par voie électronique, sur présentation d’une quittance de versement au Trésor Public de la somme non remboursable de Cent Mille (100 000) Francs CFA, représentant les frais d’achat du Dossier d’Appel d’Offres. Il est également possible d’obtenir le Dossier d’Appel d’Offres par téléchargement gratuit sur la plateforme COLEPS disponible aux adresses sus-indiquées pour la version électronique. Toutefois, la soumission en ligne est conditionnée par le paiement des frais d’achat du Dossier d’Appel d’Offres

Pour la soumission en ligne, les tailles maximales des documents qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :

• 5 MO pour l’Offre Administrative ;
• 15 MO pour l’Offre Technique ;
• 5 MO pour l’Offre Financière.

Les formats acceptés sont les suivants :

• Format PDF pour les documents textuels ;
• JPEG pour les images.

Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.
Les documents constituant les offres seront rédigés en français ou en anglais, répartis en trois volumes ci-après, placés sous quadruple enveloppe  dont :
-          L’enveloppe extérieure ;
-          L’enveloppe A contenant le  Dossier administratif (Volume 1) ; 
-          L’enveloppe B contenant l’Offre technique (Volume 2) ; -          
-          L’enveloppe C contenant l’Offre financière (Volume 3).
Toutes les pièces constitutives des offres («Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF», «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE» et «Enveloppe C : OFFRE FINANCIERE»), seront placées dans l’enveloppe extérieure scellée portant uniquement la mention de l’Appel d’Offres en cause.
Les différentes pièces de chaque offre seront numérotées dans l’ordre du Dossier d’Appel d’Offres et séparées par des intercalaires de couleur autre que la couleur blanche.

1. Soumission hors ligne
Les offres  rédigées en français ou en anglais, en sept (07) exemplaires dont l’original et six (06) copies, marqués comme tels, conformes aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres, devront être remises contre récépissé ou transmises par poste en recommandé avec accusé de réception à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, au plus tard le 12 octobre  2022 à  14 heures précises.
Les plis fermés contenant les offres, ne devront porter que la mention :

« APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT N° 23/AONO/MINREX/CIPM/2022 DU 15 SEPTEMBRE 2022, EN PROCEDURE D’URGENCE, POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME DE TELEPHONIE IP (INTERNET PROTOCOL) AU MINISTERE DES RELATIONS EXTERIEURES - PHASE 2
A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT. »

2. Soumission en ligne
L’offre devra être transmise par le soumissionnaire sur la plateforme COLEPS au plus tard le 12 octobre  2022 à 14 heures précises.
Une copie de sauvegarde de  l’offre enregistrée sur clé USB ou CD/DVD, sous pli scellé portant l’indication claire et lisible de « copie de sauvegarde » et des références de l’Appel d’Offres

« APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT N° 23/AONO/MINREX/CIPM/2022 DU 15 SEPTEMBRE 2022, EN PROCEDURE D’URGENCE, POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME DE TELEPHONIE IP (INTERNET PROTOCOL) AU MINISTERE DES RELATIONS EXTERIEURES - PHASE 2.
A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »,

devra être déposée contre récépissé ou transmise par poste en recommandé avec accusé de réception à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, au plus tard le 12 octobre 2022 à  14 heures précises.

Le délai de livraison est d’un (01) mois, à compter de la date de notification de l’ordre de service prescrivant le démarrage de la livraison.

Les offres devront être accompagnées chacune d’une caution de soumission délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée par le Ministre chargé des Finances, conformément à la Pièce N° 12 du Dossier d’Appel d’Offres, et dont le montant est de Deux Millions (2 000 000)Francs CFA.
La validité de cette caution devra être de cent vingt (120) jours, à compter de la date limite de dépôt des offres.
Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Avis et du Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable, notamment l’absence de la caution de soumission délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée par le Ministre chargé des Finances entraînera le rejet ou l’élimination de l’offre sans aucun recours.

Sous peine de rejet, les pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur, conformément au listing prévu au Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois, à compter de la date limite de remise des offres, et la date limite de validité desdites pièces doit être postérieure à celle de lancement de l’Appel d’Offres.
Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable, notamment l’absence de la caution de soumission délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée à émettre des cautions dans le cadre des Marchés Publics par le Ministre chargé des Finances, conformément à la Pièce N° 12 du Dossier d’Appel d’Offres.
Le non-respect des modèles des pièces du Dossier d’Appel d’Offres, une fausse déclaration, ou une pièce falsifiée ayant trait à l’objet de l’Appel d’Offres entraînera le rejet ou l’élimination de l’offre sans aucun recours. 

L’ouverture des offres se fera en un temps et portera sur les séries des quatre enveloppes (Enveloppe extérieure, «Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF», «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE» et «Enveloppe C : OFFRE FINANCIERE»), l’une après l’autre, dans l’ordre chronologique suivant : i) Enveloppe extérieure, ii) «Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF», iii) «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE» et iv) «Enveloppe C : OFFRE FINANCIERE».
Elle sera effectuée, le 12 octobre 2022 à 15 heures précises dans l’une des salles de réunions du  Ministère des Relations Extérieures, par la Commission Interne de Passation des Marchés (CIPM) auprès du Ministère des Relations Extérieures, siégeant en présence des soumissionnaires qui le désirent ou de leurs représentants dûment mandatés et ayant une parfaite connaissance de leurs offres.

1. Critères éliminatoires

• Absence de la caution de soumission à l’ouverture des offres ;
• Absence ou non-conformité d’une pièce du dossier administratif au-delà du délai supplémentaire de 48 heures à accorder, le cas échéant ;
• Pièce(s) falsifiée(s) ou fausse(s) déclaration(s) ;
• Absence de déclaration sur l’honneur attestant de non-abandon de marché au cours des trois dernières années et d’absence sur la liste des entreprises défaillantes établie par le MINMAP ;
• Absence de la méthodologie, du planning d’exécution de la livraison ou du service après vente ;
• Absence des spécifications d’une composante de la fourniture proposée par le soumissionnaire ;
• Non satisfaction d’au moins six (06) critères essentiels sur les sept (07) ;
• Omission d’un prix unitaire ou forfaitaire quantifié dans l’offre financière ;
• Non-conformité du mode de soumission ;
• Non-respect des formats de fichiers requis pour la soumission des offres en ligne ;
• Absence de la copie de sauvegarde en cas de dysfonctionnement de la plateforme COLEPS.

2. Critères essentiels
L’offre technique de chaque Soumissionnaire sera évaluée suivant une notation binaire sur les sept (07) critères essentiels suivants :

• Présentation de l’offre (3 sous-critères, seuil de validation 2 OUI/3) ;  
• Qualifications et expériences du personnel clé (4 sous-critères, seuil de validation 4 OUI/4) ;
• Références du soumissionnaire (3 sous-critères, seuil de validation 3 OUI/3) ; 
• Compatibilité de la fourniture et services connexes proposés par le soumissionnaire avec les spécifications techniques minimales arrêtées par le Maître d'Ouvrage (1 sous-critère, seuil de validation 1 OUI/1) ;
• Délai de livraison proposé par le soumissionnaire (1 sous-critère, seuil de validation 1 OUI/1) ;
• Capacité de financement ou ligne de crédit (2 sous-critères, seuil de validation 2 OUI/2) ;
• Preuves d’acceptation des conditions du Marché (3 sous-critères, seuil de validation 3 OUI/3).

Le Marché est attribué au Soumissionnaire dont l’offre est reconnue conforme pour l’essentiel au Dossier d’Appel d’Offres, techniquement qualifiée et évaluée la moins disante.

Les Soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours, à compter de la date limite fixée pour le dépôt de ces dernières.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508) du Ministère des Relations Extérieures ou en ligne sur la plateforme COLEPS aux adresses : http://www.marchespublics.cmet http://www.publiccontracts.cm.
Pour obtenir une assistance technique, en cas de survenance d’un problème lié à l’utilisation de la plateforme, bien vouloir appeler aux numéros  (+237) 222 238 155/222 235 669 ou écrire à l’adresse email dsi@minmap.cm.
Pour toute tentative de corruption ou tout fait de mauvaises pratiques, bien vouloir appeler le MINMAP ou envoyer un SMS aux numéros suivants : (+237) 673 20 57 25 et 699 37 07 48.