Le Directeur Général de la Cameroon Postal Services, sur recommandation de la Commission Technique de Réhabilitation et le Conseil d’Administration, lance un Appel à Manifestation d’Intérêt en vue du recrutement d’un cabinet aux fins de procéder aux travaux de mise à jour ou de l’élaboration des manuels de procédures administratives, financières et comptables de la Cameroon Postal Services (CAMPOST) au titre de l’exercice 2023.

La Cameroon Postal Services (CAMPOST) est une Société à Capital Public créée le 23 avril 2004 par décret n° 2004 /095 de la fusion de l’ex-Société Nationale des Postes du Cameroun (SONAPOSTE) et de l’ex-Caisse d’Épargne Postale du Cameroun (CEPC), ces deux sociétés elles-mêmes issues de la restructuration du secteur des postes et télécommunications en 1999.

La CAMPOST a pour mission d’assurer et d’exploiter les réseaux et services postaux, de fournir des prestations postales à caractère financier sur toute l’étendue du territoire national, de promouvoir l’épargne nationale, d’offrir, dans le respect des règles de la concurrence, des prestations relatives aux moyens de paiement et de transfert de fonds, à la gestion du patrimoine et aux produits d’assurance, de prendre des participations dans des sociétés de postes nationales et étrangères. La CAMPOST est engagée dans un processus de réhabilitation depuis plus d’une décennie, suite à des difficultés multiformes.

Le Contrat Plan État/CAMPOST 2019-2021 adossé au Plan de Restructuration, signé en octobre 2018, constitue le document de référence qui va encadrer les relations entre l’État, actionnaire unique, représenté par le MINPOSTEL, le MINFI, et le MINEPAT et la CAMPOST, durant la période considérée. Les parties entendent mettre en œuvre le Plan de Restructuration de la CAMPOST dans lequel un ensemble d’axes de restructuration ont été retenus, pour permettre à l’entreprise de sortir de la phase de détérioration de sa valeur et escompter retrouver l’équilibre au bout de trois ans.

Dans cette perspective les objectifs poursuivis sont entre autres :

• la restructuration organisationnelle, opérationnelle et technique dans l’optique de la mise en place d’une gouvernance saine et compétitive ;
• la formation et le renforcement des compétences techniques et commerciales du personnel ;
• la maitrise des charges d’exploitation pour les rendre compatibles avec l’activité;
• l’amélioration des performances de l’entreprise.

La solidité de l’organisation interne de la CAMPOST est une condition de l’efficacité des actions prévues dans le Contrat Plan, et qui seront menées dans le réseau postal. A cet effet, la CAMPOST se doit d’adopter et d’adapter les outils lui permettant d’assurer la pérennité de la structure et la transparence requise dans sa façon d’exercer ses activités.

En ce qui concerne en particulier l’axe de restructuration organisationnelle, le Plan de Restructuration a retenu au titre de l’exercice 2019 dans l’axe Restructuration organisationnelle sous financement budget CAMPOST, l’élaboration/la mise à jour du manuel de procédures administratives, financières et comptables de la CAMPOST.

Cette action déterminante s’est imposée eu égard aux dysfonctionnements récurrents relevés : ressources humaines peu performantes, irrégularités dans certaines opérations et fraudes diverses, système d’information défaillant, attaques cybernétiques, etc. Au titre des recommandations essentielles qui ressortent de l’analyse de la capacité organisationnelle de la CAMPOST, il ressort que la CAMPOST doit s’assurer de l’existence des procédures claires et suffisantes, aussi bien pour ce qui concerne l’accomplissement des opérations dans les différentes unités du réseau, que pour la gestion administrative, financière, comptable et informatique.

C’est donc dans le cadre de la mise en œuvre de cette action prévue dans le plan de restructuration, que la CAMPOST envisage de lancer une consultation en vue de s’attacher les services d’un cabinet chargé de l’élaboration d’un manuel de procédures administratives, financières et comptables.

D’une manière globale, cette mission vise à remédier aux dysfonctionnements récurrents relevés dans le fonctionnement de la CAMPOST en l’arrimant aux recommandations essentielles de l’analyse de sa capacité organisationnelle effectuée par l’audit complémentaire, stratégique, et approfondi de la CAMPOST par le Cabinet Okalla Ahanda & Associés en 2018, de même par l’audit social de la CAMPOST par le CONSUPE en 2017. En d’autres termes, il sera question de normaliser le fonctionnement de la CAMPOST, sécuriser les flux financiers et assurer la pérennité de cette entreprise.

De façon spécifique, la mission devra :

• doter la CAMPOST d’un manuel de procédures administratives, financières, comptables, et informatique qui répondent chacune au standard en vigueur dans son domaine ;
• renforcer les compétences du personnel de la CAMPOST à l’utilisation et la mise à jour du manuel des procédures.

La présente mission est placée sous la supervision du Directeur Général de la CAMPOST. Le Consultant travaillera en étroite collaboration avec la Division de l’Audit Interne, du Contrôle de Gestion et de la Qualité de la CAMPOST.

La mission consiste notamment à :

• Effectuer un état des lieux de la structure organisationnelle et des acteurs de la gouvernance de la CAMPOST, couplé à l’évaluation de l’état de la mise en œuvre des recommandations des audits complémentaire, stratégique et approfondi, formulées par le Cabinet Okalla Ahanda en 2018 d’une part et de l’état de la mise en œuvre des recommandations de l’audit social, formulées par le CONSUPE en 2017 ;
• Formuler les recommandations d’amélioration en ce qui concerne les procédures.

De façon plus détaillée, le consultant devra :

• Effectuer une revue du recueil des procédures en vigueur ;
• Analyser la maturité des processus existants ;
• Identifier les processus manquants ou obsolètes ;
• Mettre à jour les procédures inadaptées ou insuffisantes ;
• Rédiger les procédures manquantes.

Plus spécifiquement, le travail à faire dans chacun des domaines concernera :

I.1.1. Procédures opérationnelles métiers

• Le recensement des procédures opérationnelles des différents domaines d’activités (services financiers, opérations postales, services tiers, services support, etc) ;
• La définition et la schématisation du circuit de traitement des informations et documents (description des processus) ;
• La mise à jour des procédures inadaptées ou insuffisantes ;
• L’élaboration des procédures manquantes.

I.1.2. Procédures Administratives

• La revue/élaboration des procédures existantes dans les différentes directions et qui relèvent de :La Définition des rapports entre les acteurs dans les différentes entités (direction générale, délégations régionale, établissements),
  • la gestion des ressources humaines,
  • la gestion des affaires juridiques et du contentieux,
  • la gestion des archives des documents,
  • la gestion des ressources matérielles (parc automobile, biens meubles et immeubles, etc.), modalités d’engagement et d’exécution de l’action commerciale et marketing, contrôle interne, etc.,
• La définition et la schématisation du circuit de traitement des informations et documents ;
• La mise à jour des procédures existantes ;
• L’élaboration des procédures manquantes ;
• Etc.

I.1.3. Procédures Financières et Comptables

• La revue des procédures existantes en matière de gestion des achats et des stocks, gestion des prêts et avances ;
• La description des mécanismes de suivi comptable des immobilisations et de gestion des biens amortis ;
• La description de la prise en écriture des pièces comptables;
• La description des procédures d’arrêtés comptable,
• La description des procédures de validation et de rapprochement bancaire ;
• La description de la procédure d’élaboration et de contrôle budgétaire ;
• La définition des modalités pour le traitement et la validation des dossiers et pièces venant des prestataires divers externes, tout en spécifiant les rôles et responsabilités de chaque intervenant ;
• La description des procédures d’approbation des factures et des justificatifs divers, de gestion des règlements des fournisseurs ;
• La spécification des procédures de gestion de la trésorerie ;
• La spécification des mécanismes d’élaboration et d’exécution des budgets et plan d’actions ;
• La description des procédures d’engagement, d’ordonnancement et de liquidation d’une dépense ;
• La description des procédures de recouvrement ;
• La définition du circuit de traitement des informations et documents ;
•  Etc.

I.1.4. Procédures de passation des marchés

• La revue du cadre juridique régissant la passation des marchés à la CAMPOST (s’assurer que l’instruction régissant la passation des marchés à la CAMPOST est conforme aux dispositions réglementaires en vigueur) ;
•  La revue des dispositions sur les recours, la fraude, la corruption et les conflits d’intérêts ;
• L’élaboration d’une procédure de « due-diligence » comptable, financière et juridique concernant les potentiels partenaires ;
• La formulation de toute proposition éventuelle visant à conformer les dispositions internes au cadre réglementaire.

I.1.5. Procédures informatiques;

La revue/élaboration des procédures de :

• planification et de suivi-évaluation des projets IT ;
• sécurité matérielle et logicielle ;
• sécurité réseau et Internet ;
• administration et d’exploitation logicielles et applicatives ;
• animation des portails web ;
• développement et/ou d’acquisition des applications ;
• gestion des bases de données ;
• sauvegarde et de restauration des bases de données ;
• acquisition, de gestion et de mise au rebut du matériel informatique ;
• gestion de l’Intranet de l’entreprise ;
• gestion du Datacenter ;
• audit des systèmes d’information ;
• veille technologique ;
• gestion des licences logicielles ;
• «due diligence IT».

II.  FORMATION DU PERSONNEL.

Afin de garantir une bonne prise en main et la mise à jour ultérieure du manuel de procédures, le Consultant devra organiser des formations pour le personnel d’encadrement de chaque direction de la manière suivante :

• Objectif général de la formation : renforcer les capacités cadres concernés sur la compréhension  et l'élaboration du Manuel de procédures administratives, financières et comptables ;
• Objectifs spécifiques : Administration : la formation sera administrée en présentiel sous forme d’ateliers à Yaoundé et à Douala.
  • Faire connaître et expliquer les procédures élaborées ;
  • Donner les aptitudes nécessaires aux apprenants pour la mise en application aisée des procédures ;
  • Permettre une exploitation optimale du manuel des procédures ;
  • Donner aux apprenants, les aptitudes pour la mise à jour des procédures ;
  • Donner aux apprenants, les aptitudes nécessaires pour l’élaboration des procédures et la mise à jour ultérieure du manuel ;
  • Les dispositions et les méthodes à utiliser pour mettre en application ;
  • Partager les expériences en matière de mise en œuvre du Manuel de procédures ;
  • Donner aux apprenants, la capacité d’évaluer l'impact du Manuel de procédure sur le rendement et la bonne gouvernance de l'entreprise.
• Cibles : la formation est destinée aux agents d’encadrement des Directions et des Délégation régionales de la CAMPOST, à raison de trois (03) personnes par entité.

III.       RESULTATS ATTENDUS

Au terme de l’exécution de cette mission, le Cabinet devra atteindre les résultats attendus ci-après :

• les procédures opérationnelles, administratives et financières,  comptables, informatique sont mises à jour et aux normes admises ;
• les procédures sont compilées dans un recueil unique appelé « Manuel des Procédures » ;
• les acteurs clés sont formés et aptes à la mise en œuvre des nouvelles procédures et à la mise à jour du Manuel.

METHODOLOGIE

Le Cabinet décrira sa méthodologie de travail et proposera un chronogramme détaillé sur 90 jours et fera éventuellement ses commentaires sur les termes de références.

Il y aura une réunion de cadrage au siège de la CAMPOST pour la validation de la méthode de travail et des outils ainsi que des modalités de conduite de la mission qu’il proposera. Toutefois cette méthodologie devra obligatoirement inclure les phases suivantes :

• Une phase préliminaire qui consistera à procéder à un état des lieux de la CAMPOST au niveau organisationnel, des procédures en faisant ressortir les forces et les faiblesses. Elle se terminera par la rédaction d’un rapport préliminaire et l’organisation d’une séance de restitution auprès du Comité de Suivi ;
• Une autre phase de mise en œuvre qui sera consacrée à la proposition, d’une part, d’un projet de manuel de procédures opérationnelles, administratives, comptables, financières, informatique, ainsi que les modalités de mise à jour.

Lors de la préparation de son programme de travail, l’auditeur tiendra compte des travaux déjà réalisés lors des missions antérieures, notamment :

• l’audit social de la CAMPOST conduit par le CONSUPE,
• l’audit complémentaire, stratégique, et approfondi de la CAMPOST exécuté par le Cabinet Okalla Ahanda & Associés,
• le recueil des procédures disponible au niveau de la division de l’audit interne, du contrôle de gestion et de la qualité.

La mission du Cabinet sera supervisée par le Comité de pilotage de la CAMPOST.

Les étapes suivantes jalonneront les travaux :

• la soumission d’un rapport provisoire à la CAMPOST pour ses inputs et observations dont le Cabinet tiendra compte pour rédiger le rapport final complet ;
• la formation des acteurs clés portant sur l’utilisation et la mise à jour du manuel de procédures ;
• la remise à la CAMPOST du rapport final au cours d’une séance de restitution programmée sur sollicitation du Consultant ;

Le Cabinet aura accès à tous les services de la CAMPOST, et à toutes les informations utiles relevant de l’organisation de l’entreprise (textes réglementaires, décisions, rapports, systèmes de gestion etc.). Il est interdit au cabinet d’utiliser ou de divulguer les informations qu’il aura reçues pour les besoins de la prestation.

Le présent Appel à Manifestation d’Intérêt est ouvert aux Cabinets d’expertise comptable, d’audit et de conseil et de renommée internationale et justifiant d’au moins vingt (20) ans d’expérience ayant de solides références dans la domaine de la mise à jour ou l’élaboration des manuels de procédures.

 Les prestations, objet du présent Appel à Manifestation d’Intérêt, sont financées par le Budget CAMPOST, Exercice 2023.

 Les manifestations d’intérêt rédigées en Français ou en Anglais en six exemplaires dont un (01) original et cinq (05) copies marquées comme telles et remises dans une enveloppe comportant les enveloppes A (dossier administratifs) et B (dossier technique)  devront parvenir aux heures ouvrables sous pli fermé, recommandé avec accusé de réception à la Cellule de la Gestion des Marchés de la CAMPOST (94 Boulevard du 20 Mai, Immeuble siège, 3^ème étage, porte 317, Tél. 22250 7263) au plus tard le 09 mai 2023 à 14 heures (heure locale). Les plis cachetés contenant les offres devront porter la mention : 
AVIS D’APPEL A MANIFESTATION D’INTERÊT N°000003/AAMI/CAMPOST/DG/DAICGQ/2023 DU 24 avril 2023 EN VUE DE RECRUTEMENT D’UN CABINET D’EXPERTISE COMPTABLE POUR EFFECTUER LES TRAVAUX DE LA MISE A JOUR OU DE L’ELABORATION DES MANUELS DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLESDE LA CAMEROON POSTAL SERVICES (CAMPOST)) AU TITRE DE L’EXERCICE 2023
« A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

Chaque candidat intéressé devra :

• Avoir réalisé un chiffre d'affaires annuel cumulé d'au moins cinq cent millions (500.000.000) FCFA au cours des trois dernières années 2020-2019-2018 ;
• Justifier d’au moins de deux (02) références spécifiques dans la mise à jour où l’élaboration des procédures dans les entreprises d’envergure et d’intérêt publique au cours 05 dernières années ;
• Justifier d’au moins de deux (02) références générales dans le domaine de l’audit organisationnel au cours des 15 dernières années
• Joindre les références des travaux réalisés en matière de mise à jour ou d’élaboration de manuel de procédures et d'audit organisationnel (première page et page de signature du contrat ou lettre de mission) ;

Le soumissionnaire devra être suffisamment expérimenté dans l'élaboration des cadres organique et fonctionnel, la gestion des risques et le contrôle interne, notamment dans une organisation fortement ancrée sur les activités bancaires ou activités postales et les nouvelles technologies, et la mise en place de système de gestion des performances. Aussi, une bonne maîtrise du français et de l’anglais est exigée.

Constitution du dossier
Au risque de voir son offre disqualifiée, le soumissionnaire doit présenter de la façon la plus claire et détaillée possible, les éléments suivants qui doivent être obligatoirement communiqués, et feront l’objet de vérification.

1 Dossier administratif (Enveloppe A)
Le dossier administratif de candidature sera remis en cinq exemplaires dont un original et quatre copies marquées comme telles. Il sera rédigé  en français ou en anglais.
  - une lettre précisant que le candidat a l’intention de soumissionner à l’Appel d’Offres National Restreint s’il est présélectionné. Cette lettre devra indiquer l’adresse et la raison sociale du soumissionnaire ;
  - Un dossier fiscal en cours de validité (titre de patente certifié de l’exercice en cours, carte contribuable, certificat d’imposition, attestation de non redevance, bordereau de situation fiscale, attestation de non faillite, attestation de soumission à la CNPS.) ;
  - Une attestation de domiciliation bancaire délivrée par une banque agréée par le Ministre en charge des Finances;
  - Toutes pièces justifiant l’existence légale et l’exercice régulier des activités de la structure candidate.

2 Dossier technique (Enveloppe B)
Le dossier technique de candidature sera remis en cinq exemplaires dont un original et quatre copies marquées comme telles. Il sera rédigé  en français ou en anglais.

Il comprendra, au minimum :

-      Une lettre de motivation dûment signée par le responsable de la structure et timbrée avec un timbre-poste de 1500 FCFA ;

-      Une note de présentation détaillée de ladite structure précisant notamment :

• La structure juridique et capital social ;
• Les principaux domaines des activités de la structure candidate;
• Un document décrivant sa compréhension de l’objet de la mission, l’approche et la méthodologie de travail proposées ainsi qu’un planning de réalisation de la mission ;
• Observations et suggestions sur les TDR
• Les CV des personnels proposés pour réaliser des prestations demandées et copies certifiées conformes des diplômes;
• Les moyens d’exploitation (locaux, véhicules, logiciels, etc.)
• Les bilans des trois derniers exercices faisant clairement apparaître les chiffres d’affaires et le résultat net comptable ;
• Une liste de références pour des prestations similaires à celle du présent avis à manifestation d’intérêt.
• Tous documents que le candidat estimera utiles à l’appréciation de son offre.

-Critères de pré qualification

Les critères de sélection suivants seront appliqués aux candidats. Dans le cas où les candidatures seraient soumises par un consortium, ces critères de sélection s’appliqueront au consortium dans son ensemble :

1 Critères éliminatoires :
-      Dossier administratif et technique non-conforme ;
-      Dossier fiscale incomplet ;
-      Fausse déclaration ou pièces falsifiées ;
-      Note sur les références du soumissionnaire inférieure à 15/40
-      Note technique inférieure à soixante-dix (70) points sur cent (100) ;

2 Critères essentiels :

    Le dossier technique sera évalué sur 100 points sur la base des critères ci-après :

Seuls les candidats qui auront totalisé, à l’issue de l’évaluation, une note technique au moins égale à soixante-dix (70) points sur cent (100), seront retenus.                                                                        

-Critères des présélections
Seuls les soumissionnaires qui auront obtenu les notes techniques minimales requises seront retenus pour l’Appel d’Offres National Restreint.

Les renseignements et les informations complémentaires relatifs au présent Avis d’Appel à Manifestation d’intérêt  peuvent être obtenus auprès de la Cellule de la Gestion des Marchés de la CAMPOST, 94 Boulevard du 20 Mai, Immeuble siège, 3^ème étage, porte 317,

Tél. 222507263, Email : edward.eta@campost.cm.

Les dossiers enregistrés seront examinés par une commission technique mise en place par le Directeur Général de la Cameroon Postal Services. Les candidats retenus seront ensuite invités à participer à l’Appel d’Offres National Restreint qui sera lancé suivant les procédures en vigueur en République du Cameroun, notamment les articles 57 aliénas 1, 5, 6, 7 et 58 du décret n°2018/355 du 12 juin 2018 fixant les règles communes applicables aux marchés des entreprises publiques.
 
– Lieu et durée de la mission
La mission se fera à Yaoundé immeuble siège de la CAMPOST, 94 Boulevard du 20 Mai, échéant dans certains établissements du réseau postal et aura une durée de cent vingt (120) jours.