Le Gouvernement de la République du Cameroun a reçu de l’Association Internationale pour le Développement (IDA) un Crédit, dans le cadre de l’initiative de la deuxième phase du projet « Sahel Women Empowerment and Demographic Dividend » (SWEDD2) et, a l’intention d’utiliser une partie de ces fonds pour financer les prestations de deux Comptables et d’un Auditeur Interne au sein de l’Unité de Coordination du Projet.
Le Projet SWEDD vise à accroître l'autonomisation des femmes et des adolescentes et leur accès à des services de santé reproductive, infantile et maternelle de qualité dans les régions septentrionales du Pays (Extrême-Nord, Nord et Adamaoua) et d'améliorer la production et le partage des connaissances au niveau régional ainsi que la capacité et la coordination régionales
Trois composantes structurent le projet SWEDD 2 :

(i)   la Composante 1 : qui vise à générer une demande pour les services de santé reproductive, maternelle, néonatale, infantile, adolescente et nutritionnelle en favorisant les changements sociaux et comportementaux et l'autonomisation des femmes et des filles ;
(ii)  la Composante 2 :  est relative à l’offre, vise à améliorer la prestation des services de santé de la reproduction à travers notamment l’élimination des goulots d'étranglement systémiques particulièrement en milieu rural et ;
(iii)   la Composante 3 : qui vise à appuyer la mise en œuvre d'un programme politique qui met la transition démographique, le capital humain et l'égalité des sexes au centre des stratégies pour la croissance et la réduction de la pauvreté.
Les présents termes de référence visent à encadrer et orienter le processus de recrutement de deux Coordonnateurs (trices) régionaux (ales), d’un (e) Assistant (e) au Spécialiste en Passation des Marchés, d’un (e) Assistant (e) au Coordonnateur National, au sein de l’Unité de Coordination du Projet SWEDD.

Coordonnateurs (trices) régionaux (ales)
Le Coordonnateur régional a, sous la supervision du Coordonnateur National, la responsabilité opérationnelle du suivi de la mise en œuvre du projet au niveau régional, dans ses composantes administratives, financières, humaines, matérielles et organisationnelles. Il apporte un accompagnement et un soutien de grande proximité aux partenaires locaux dans la bonne mise en œuvre des activités. A ce titre, et au niveau de sa zone de couverture, il (elle) est chargé (e) de :

Sur le plan administratif

Représenter le projet dans tous les actes de la vie civile, y compris au niveau des cadres de concertation ;

Signer tous les documents émis sous timbre SWEDD et relevant de sa zone de compétence;

Gérer les risques institutionnels ;

Coordonner l’équipe d’exécution du projet ;

Coordonner et animer les activités du SWEDD ;

Superviser et suivre toutes les études et travaux préparatoires pour le démarrage du projet ;

Assurer la gestion et la coordination du projet ;

Appuyer le (la) Coordonnateur (trice) national pour la préparation de la tenue des réunions des instances d’orientation stratégiques et techniques du projet (Comité de pilotage et Comité Régional).

Sur le plan de la gestion du personnel

Gérer l’équipe des experts au niveau de son antenne ;

Evaluer tout le personnel placé sous son autorité ;

Signer les décisions individuelles du personnel régional (prise de service, congés, reprise de service, absence, présence effective, permission, etc.) ;

Faciliter la communication à l’intérieur de l’équipe.

Sur le plan programmatique, budgétaire et financier

Appuyer le (la) coordonnateur (trice) national pour l’élaboration et la mise en œuvre du Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA) et Elaborer un PTAB régional sur la base du PTA national validé en comité de pilotage et par la Banque mondiale ;

Assurer le contrôle de l’exécution des programmes techniques et des budgets annuels pour une utilisation efficiente des ressources, en conformité avec les procédures définies dans les manuels du projet dans sa zone de couverture ;

Appuyer le (la) Coordonnateur (trice) national pour la préparation et l’organisation des sessions du Comité national de Pilotage du Projet ;

Appuyer le (la) Coordonnateur (trice) national pour la préparation et la participation du Cameroun aux travaux du Comité Régional de coordination ;

Accompagner et soutenir les parties prenantes dans la bonne mise en œuvre des activités selon les descriptifs de projets et les chronogrammes d’activités ;

Assurer la coordination et la synergie des interventions des Ministères sectoriels et des ONG ;

Rendre compte aux autorités administratives, coutumières, religieuses et communautaires de l’avancement du Projet ;

Assurer la mise en place d’outils de monitoring avec indicateurs, en collaboration avec la BM ;

Identifier et mettre en œuvre des actions de plaidoyer ;

Coordonner l’élaboration des termes de référence de toutes les missions internes et externes sur le terrain ;

Engager, ordonner et liquider les dépenses au niveau régional.

Sur le plan de la coopération et de relations avec les autres projets

Veiller au strict respect des dispositions de l’Accord de crédit ;

Organiser et coordonner à bonnes dates, les missions de supervision et de revue conjointe avec les partenaires techniques et financiers ;

Entretenir des relations régulières avec les partenaires techniques et financiers intéressés par le projet et en particulier avec la Banque mondiale ;

Assurer le lien avec les autorités concernées par le projet ;

Veiller à la collaboration des interventions avec les autres projets et créer le plus de synergies possibles.

Sur le plan communicationnel

Assurer la mise en place et le bon fonctionnement du plan de communication aussi bien au niveau interne au projet qu’au niveau externe ;

Rechercher et établir des partenariats avec les acteurs locaux pouvant apporter une valeur ajoutée au projet ;

Maintenir le dialogue et les relations avec les structures déconcentrées des Ministères impliqués dans le Projet dans sa zone de compétence ;

Sur le plan de l’audit et du suivi-évaluation

Appuyer le (la) coordonnateur (trice) national pour la réalisation des divers audits et missions de suivi-évaluation ainsi que la production à bonnes dates des rapports y afférents ;

Participer aux missions de supervision et de suivi-évaluation et à la production des rapports y afférents.

Au plan de la passation des marchés

Assurer la mise en place d’une bonne planification et exécution des Plans de Passation des Marchés ;

Signer tous les contrats de passation des Marchés à son seuil de compétence.

Gestion de la sécurité de l’équipe

Assurer de façon continue une veille sécuritaire ;

Superviser la mise en place des procédures de gestion de la sécurité (règles de sécurité, guides, etc.) et en assurer le respect par l’ensemble de l’équipe du projet.
Assistant (e) au Spécialiste en Passation des Marchés
Placé (e) sous l’autorité de la Responsable en Passation des Marchés, l’assistant en Passation de Marchés est chargé de l’appuyer. A cet effet, il est appelé à suivre de concert avec cette dernière, toutes les opérations de passation des marchés dans le cadre de l’exécution des activités du SWEDD.

Il/elle appuie la Spécialiste en Passation des Marchés dans les tâches suivantes, sans que cette liste soit exhaustive :

participer à l’élaboration et à la mise à jour des données du plan de passation des marchés des activités du SWEDD et de STEP ;

participer à la mise à jour des avis généraux de passation de marchés, participer à la préparation des avis spécifiques d’appel d’offres de travaux et de fournitures, ainsi que les avis à manifestations d’intérêt pour les services de consultants, et veiller à leur publication ;

participer à l’établissement et la notification des ordres de service de commencer les travaux ou les prestations ;

élaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de service prévus sur le financement du projet ;

s’assurer que les résultats des appels d’offres sont publiés dans les délais prescrits après les attributions des marchés ;

veiller à la réception à temps des fournitures, travaux et autres prestations, ainsi qu’à une bonne gestion des contrats ;

assurer la mise en place et la mise à jour d’un système d'archivage incluant toutes les pièces nécessaires à la revue a posteriori des auditeurs et des missions de supervision ;

suivre les paiements des décomptes/factures, à cet effet, il devra faire un état hebdomadaire du suivi des délais de paiements des factures/décomptes des attributaires de marchés et des délais d’exécution prescrits dans les contrats ;

faire un classement de la documentation issue de la passation des marchés et du suivi des contrats (factures, décomptes, procès-verbaux de réception, preuve de paiement, rapports d’avancement des travaux…) ;

produire un tableau de suivi de passation et d’exécution des marchés des différents acteurs et relancer autant que possible les différents acteurs intervenant dans le processus de passation et de gestion des contrats afin d’éviter les retards dans la mise en œuvre des activités.

Assistant (e) au Coordonnateur National
Placé(e) sous l’autorité directe du Coordonnateur du Projet, l’Assistant(e) de direction est chargé(e) d’assister l’équipe du Projet, dans l’exécution des tâches organisationnelles et administratives comprenant : la circulation des informations pertinentes, la facilitation des relations entre les différents acteurs du projet, la gestion des emplois de temps du Coordonnateur Technique.

Les tâches inhérentes à l’Assistant(e) de direction se décomposent sans exhaustivité comme suit :

appuyer l’équipe du Projet :

assister l’équipe de Projet dans la recherche et la collecte d’informations nécessaires au projet (informations générales, financières, etc.) ;

mener des recherches documentaires et les faire suivre ou les utiliser ;

prendre en charge certaines tâches de suivi des dossiers du Projet ;

participer à la mise en forme du PTBA ainsi que des rapports et courrier élaborés au sein de l’UCP

assurer le suivi de la communication liée au projet (fiches projets, mise à jour du site SWEDD en relation avec l’assistant(e) en communication, etc.)

planifier les réunions du projet et rédiger les comptes rendus ;

accompagner le dialogue régulier avec les partenaires afin d’assurer un suivi de leurs obligations contractuelles.

Soutien organisationnel

organiser les déplacements des membres de l'équipe du projet et missions, préparer les dossiers ou éléments de dossiers (ordres de mission, termes de référence, visas, etc.,) ;

assurer le suivi des réunions/missions : rapports de mission, suivi des actions à réaliser, mise à jour de la base de données des contacts, etc.

suivre et mettre à jour les plannings ;

participer à l’organisation d’évènements divers (séminaires, cérémonies de signatures, visites et autres évènements professionnels) ;

assurer l’archivage électronique et physique des documents du projet.

Gestion administrative du personnel

assure le suivi administratif des agents (embauche, mutation, licenciement, congés, tenue et mise à jour de l’état nominal du personnel du Projet et des dossiers individuels);

gère le contrat d’assurance du personnel et facilite ses rapports avec la Compagnie d’assurance ;

assiste le Responsable Administratif et Financier auprès des juridictions du travail (Inspection du travail) ;

organise l’accueil des nouveaux employés (supervision aménagement de l’espace, orientation, présentation du règlement intérieur) ;

recense les revendications et réclamations éventuelles du personnel et les porte à la connaissance du Responsable Administratif et Financier ;

récupère les biens du projet au départ des employés ;

gère les feuilles de présence et les congés ;

prépare les lettres de nomination, de révocation, de transfert et les certificats de travail à la demande du RAF ;

assure la gestion des archives du personnel ;

assiste dans l’organisation administrative des événements organisés par le Projet.

Secrétariat

coordonner et superviser tous les travaux de secrétariat de l’unité de coordination du Projet

saisir et mettre en forme tout le courrier sortant et soumis à la signature du Coordonnateur National

dispatcher le courrier entrant en direction des intéressés, selon les instructions du Coordonnateur technique

effectuer la saisie et la mise en forme des documents, les faire suivre et les ranger ;

superviser le système de traitement et de classement des rapports ;

organiser et centraliser la gestion de la documentation ;

effectuer la codification, le classement et l’archivage électronique et physique des documents projets.

Administration

tenir à jour des factures en provenance des fournisseurs et partenaires du projet ;

informer les commanditaires et les partenaires de projet sur l'avancée de leur dossier

Qualifications
Coordonnateurs (trices) régionaux (ales)
Le/La Coordonnateur (trice) Régional (e) doit :

être titulaire d’un diplôme universitaire (BAC +5 minimum) dans le domaine de la santé publique, des questions de population et développement, de genre, Violence Basée sur le Genre et Développement social, de l’économie ou tout autre diplôme reconnu équivalent et en rapport avec le projet ;

avoir une spécialisation en questions de développement et/ou management des projets est un atout ;

avoir une expérience professionnelle d’au moins sept (07) années dans des programmes et/ou des organismes nationaux ou internationaux œuvrant dans les domaines de population et développement, de santé de reproduction, d’éducation, de genre, Violence Basée sur le Genre et développement social dont au moins trois (03) ans à un poste de coordonnateur, coordonnateur adjoint ou chef de projet ;

avoir une bonne connaissance de la zone d’intervention du Projet ;

avoir une connaissance pratique avérée des procédures des Bailleurs de Fonds en général et/ou de la Banque mondiale ;

avoir une excellente capacité de leadership et de gestion des équipes pluridisciplinaires et multiculturelles ;

être capable de développer des relations constructives et durables entre le Gouvernement et les Partenaires Techniques et Financiers et entre le Gouvernement et les parties prenantes ;

être capable de travailler efficacement sous pression ;

avoir une bonne connaissance en informatique de base (Word, Excel, PowerPoint) ;

avoir une bonne capacité de communication écrite et orale en français et/ou en anglais, la connaissance d’une ou de plusieurs langues locales de la zone d’intervention du projet.

Assistant (e) au Spécialiste en Passation des Marchés
L’Assistant (e) au Spécialiste en Passation des Marchés doit :

avoir au moins un diplôme universitaire (BAC + 3), avec comme matière principale une discipline pertinente (par exemple : ingénierie, passation des marchés, droit, administration, commerce, finance, gestion, architecture, économie, ou domaine connexe) ou une qualification professionnelle en passation des marchés ;

avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans la passation des marchés;

avoir exercé au moins pendant deux (2) ans à un poste de responsabilités similaires dans le secteur public ou privé ou avoir assumé des responsabilités similaires dans ce domaine. L’expérience dans un projet sur financement Banque Mondiale ou une institution similaire est un atout majeur;

avoir une parfaite connaissance des procédures de passation de la Banque Mondiale;

maîtriser des applications logicielles couramment utilisées (World, Excel, PowerPoint), ainsi que les outils de communication tels que les courriels;

être apte à travailler en équipe et efficacement sous pression;

avoir une excellente capacité de communication écrite et orale de l’une des langues que sont le français et l’anglais, et une bonne connaissance de l’autre.

Assistant (e) au Coordonnateur National
L’Assistant (e) au Coordonnateur National doit :

être titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur (Bac + 3) en Ressources humaines, assistante de direction, Economie, relations internationales, etc.) ou tout autre diplôme en relation avec le poste ;

être parfaitement bilingue (anglais/ français) ;

avoir au moins trois (3) années d’expérience probante à un poste similaire ; l’expérience dans un projet financé par des bailleurs de fonds serait un atout ;

avoir des connaissances dans la rédaction administrative, la gestion du personnel et le droit du travail

savoir gérer les priorités ;

avoir de la rigueur / Sens de l’organisation ;

avoir travailler de façon autonome, avec une grande discrétion et une totale confidentialité ;

être polyvalent, réactif, et à l’écoute ;

avoir une bonne connaissance des outils de nouvelles technologies de l’information et de la communication (notamment les applications logicielles couramment utilisées (World, Excel, PowerPoint) ainsi que les outils de messagerie et internet) ;

maîtriser du logiciel de gestion des stocks et immobilisations du projet ;

avoir une grande capacité d’analyse, de synthèse, des qualités d'expression orales et écrites.

La durée du contrat sera d’un (01) an renouvelable dans la limite de la durée de vie du projet avec une période probatoire de trois mois avec évaluation des performances. Le contrat ne sera confirmé que sur la base d’un rapport d’évaluation satisfaisante des performances pour la période probatoire. L’évaluation de la performance du Coordonnateur Régional se fera annuellement sur la base des critères de performance incluant des indicateurs de résultats prédéterminés, et ce à partir du 3ème mois après la notification de démarrage et vers la fin de la période contractuelle. Le renouvellement du contrat ne pourra intervenir que si ses états de service sont satisfaisants pour le projet et pour la Banque mondiale.

Les consultants intéressés peuvent retirer les Termes de Références tous les jours ouvrables à compter de la date de publication du présent avis entre 8h et 16 heures à l’Unité de Coordination du Projet  SWEDD, sis au quartier Présidentiel, entre le rond-point Bastos et le carrefour du Palais, 2e entrée après Peace Corps, Tel : (237) 651 139 045;  Email : elsymyrisobe@gmail.com avec copie à glryngami@yahoo.co.in et à lydiengoumnai13@yahoo.fr.

Les dossiers de candidature peuvent être déposés aux adresses ci-dessus, au plus tard 14 jours après la publication du présent avis, avec la mention :

AVIS A SOLLICITATION DES MANIFESTATIONS D’INTERÊT

N°004/ASMI/MINEPAT/SWEDD/UCP/2023 DU 08 MAI 2023 POUR LE RECRUTEMENT DE DEUX COORDONNATEURS (TRICES) REGIONAUX (ALES), UN (E) ASSISTANT (E) AU SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES, UN (E) ASSISTANT (E) AU COORDONNATEUR NATIONAL, AU SEIN DE L’UNITE DE COORDINATION DU PROJET SWEDD

Les dossiers de candidature doivent être déposés en version physique (03 exemplaires dont 01 original et 2 copies) ou envoyé en ligne (par email) à l’adresse et devra comprendre les documents suivants :

une lettre de motivation ;

un curriculum vitae (CV) du candidat daté et signé de moins de trois mois avec les adresses complètes du candidat (boite postale, téléphone, e-mail, compris des personnes de référence) mettant en exergue les expériences similaires (copies de contrats/attestations et ou certificats de travail) ;

des copies des diplômes, attestations et/ou certificat de formation et, tous autres documents démontants les aptitudes/qualifications des candidats ;

une photocopie de la Carte Nationale d’Identité (CNI).

Les dossiers de candidature peuvent être déposés au Bureau de l’Unité de Coordination du SWEED sis au quartier présidentiel, entre le rond-point Bastos et le carrefour du palais, 2ème entrée après PEACE CORPS, Yaoundé, Cameroun

Les dossiers numériques pourront également être transmis aux adresses suivantes :elsymyrisobe@gmail.com avec copie à glryngami@yahoo.co.in et à lydiengoumnai13@yahoo.fr.

Coordonnateurs (trices) régionaux (ales)
Le/la Coordonnateur (trice) Régional (e) sera évaluée sur :

la gestion efficace et transparente des ressources financières et matérielles de l’UCR ;

l’atteinte des résultats qualitatifs et quantitatifs annuels de la région, tel que prévus dans le plan de travail consolidé ;

la production en temps requis des pièces justificatives de toutes les dépenses faites par les structures bénéficiaires des sous projets de la Région ;

la roduction en temps requis des rapports de suivi financier de la région ;

la qualité et régularité des rapports d’activités techniques trimestriels, semestriels et annuels de l’Unité Régionale ;

la qualité des résultats atteints par les plans d’action et sous projets mis en œuvre ;

l’élaboration et mise en œuvre adéquate et à temps prévu du plan de travail de l’unité de coordination régionale ;

la supervision et mise en œuvre en temps et qualité prévues des sous projets des ONG/ OBC et autres bénéficiaires de la zone de couverture ;

la préparation et la mise à jour en temps requis du plan de passation des marchés au niveau régional ;

la qualité de la promotion et de valorisation du projet sur le plan régional.

 

Assistant (e) au Spécialiste en Passation des Marchés
L’efficacité et les performances de l’Assistant en passation des marchés seront mesurées en fonction de :

la qualité du suivi des actions inscrites dans le plan de passation de marchés et de STEP du SWEDD;

le respect des délais de l’exécution du plan de passation, pour des actions qui relèvent de sa responsabilité;

la qualité de demande de cotation;.

la qualité du suivi des procédures de passation.

la qualité du classement des dossiers et documents de passation des marchés.

Assistant (e) au Coordonnateur National
L’efficacité et la performance de l’assistant (e) du Coordonnateur National seront mesurées en fonction de :

la maîtrise du logiciel de gestion des stocks et immobilisations du projet ;

la bonne connaissance dans la rédaction administrative ;

la bonne organisation du dossier du personnel et maîtrise des outils de suivi des mouvements du personnel ;

la bonne connaissance des logiciels couramment utilisés (Word, Excel, Powerpoint) et de messagerie;

la connaissance des procédures de gestion financière de la Banque Mondiale ;

Modalités de sélection
Le personnel sera sélectionné par la méthode de sélection de consultant Individuel en accord avec les procédures définies dans le Décret N°2018/366 du 20 juin 2018 portant Code des Marchés publics au Cameroun, déclinée comme suit :
•     une phase de présélection des candidats par l’établissement d’une liste restreinte des candidats les plus qualifiés pour le poste au regard de l’analyse de leurs CV ;
•     une phase d’interview des candidats présélectionnés (le cas échéant). Le candidat retenu à l’issue de la phase d’interview sera invité à une séance de négociation de son contrat de travail.
La signature du contrat est soumise à l’Avis de Non Objection de la Banque Mondiale (le cas échéant).