Au regard des effectifs sans cesse croissants et des mutations fréquentes au sein de l’Administration des Douanes, la gestion des ressources humaines devient de plus en plus délicate d’autant plus que cette Administration compte plus de quatre mille (4000) personnels.
Bien plus, le décret N° 2013/066 du 28 février 2023 portant organisation du Ministère des Finances assigne à l’Administration des Douanes certaines missions à savoir :
- La gestion administrative et prévisionnelle du personnel ;
- La tenue de la mise à jour du fichier du personnel ;
- La mise en œuvre du cadre organique de la DGD ;
- Le recensement et le contrôle des effectifs.
Ces différentes missions exigent de l’Administration des Douanes, pour une gestion optimale et efficace, de disposer d’une solution digitale de gestion des Ressources Humaines. Ainsi, elle souhaite se doter d’un Entreprise Resources Planning (ERP) pour une gestion efficace et interactive de ses principales missions relatives à la gestion des Ressources Humaines.
Le présent Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt vise la pré-qualification d’experts ou cabinets d’experts devant participer à l’Appel d’Offres National Restreint relatif à la conception, au développement et au déploiement d’un Système Intégré de Gestion des Ressources Humaines de la Direction Générale des Douanes.
II.1- Objectif Général
L’objectif est de permettre à l’Administration des Douanes de disposer d’une application intégrée de Gestion des Ressources Humaines.
II.2- Objectifs Spécifiques
De manière spécifique, ladite application devra permettre :
- La maîtrise des effectifs aux plans quantitatifs et qualitatifs ;
- La gestion prévisionnelle des effectifs des emplois et des compétences ;
- La planification des ressources humaines ;
- La gestion des carrières et de la mobilité des personnels ;
- La gestion des formations initiales et continues ;
- La gestion des congés et des permissions ;
- La gestion de la trésorerie ;
- La répartition et paiement des émoluments et/ou primes ;
- Le suivi des sanctions ;
- L’analyse et le reporting.
La prestation consiste en la conception, le développement et la mise en œuvre complète d’une application informatique de gestion des ressources humaines (système de gestion intégré et évolutive).
La Direction Générale des Douanes mettra à la disposition du consultant toute la documentation interne nécessaire au bon fonctionnement de sa mission, entre autres :
- Le Décret N°94/199 du 07 octobre 1994 portant statut général de la Fonction Publique de l’Etat ;
- Le Décret N°2013/066 du 28 février 2013 portant organisation du Ministère des Finances ;
- L’Arrêté N°000598 du 02 novembre 2016 portant création et organisation des Unités Techniques de collecte et de contrôle du Secteur des Douanes dans les Services Déconcentrés de la Direction Générale des Douanes du Ministère des Finances ;
- Le cadre organique du Ministère des Finances ;
- L’Arrêté N° 00000824/MINFI du 09/11/2020 portant organisation et fonctionnement du Centre d’Instruction Douanière ;
- Les textes régissant la comptabilité publique ;
- Tout autre document utile au déroulement de la mission.
Le financement de la mission sera assuré par la Redevance Informatique, Exercice 2023.
Le pli fermé contenant la manifestation d’intérêt et portant la mention :
« AVIS DE SOLLICITATION A MANIFESTATION D’INTERET N°005/ASMI/MINFI/DGD/2023 DU 16 MAI 2023 POUR LA CONCEPTION, LE DEVELOPPEMENT ET LE DEPLOIEMENT D’UNE APPLICATION INFORMATIQUE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES DE LA DIRECTION GENERALE DES DOUANES
A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »
doit être une seule enveloppe contenant les volumes 1 et 2 en six (06) exemplaires. Il sera déposé au plus tard le 08 JUIN 2023 à 13h00 à l’adresse suivante :
Direction Générale des Douanes, Annexe de Tsinga, Direction des Ressources et de la Logistique, Sous-Direction du Budget et du Matériel, porte 108, sis au premier étage.
La participation au présent ASMI est ouverte aux experts et cabinets d’experts de droit camerounais spécialisés dans le développement des applications et plateformes automatisées de gestion d’entreprise, notamment des ERP.
Volume 1. Dossier administratif
Chaque fournisseur doit produire un dossier administratif comprenant les copies des pièces ci-après, conformes, valides et datant de moins de trois (03) mois:
- L’attestation d’Immatriculation timbrée ;
- Le Registre de commerce ;
- Une attestation de non faillite ;
- Une attestation de non redevance timbrée ;
- Une attestation de non exclusion à la commande publique ;
- L’Attestation de la CNPS ;
- Une attestation de domiciliation bancaire délivrée par une banque agréée par le Ministère des Finances;
- Le plan de localisation;
- Les noms et adresses valides des représentants autorisés de l'entreprise ;
- Le Curriculum vitae/qualifications professionnelles du personnel.
Volume 2. Dossier technique
Chaque dossier devra être constitué de pièces suivantes :
- Une lettre de soumission adressée au Directeur Général des Douanes ;
- Une fiche de présentation de la structure (Nom, Raison sociale, domaine(s) d’activité(s), localisation, téléphones, fax, e-mail) ;
- Un Formulaire du domaine d’intervention ;
- Les Références du soumissionnaire dans la fourniture des services aux administrations publiques ou privées (copies de bons de commande, contrats, marchés, bons de livraison, attestations de services faits, etc.) ;
- Une grille de prix préférentiels, le cas échéant ;
- Les agréments, le cas échéant ;
- La liste des principaux clients, le cas échéant.
La consultation sera réalisée par un expert ou cabinet d’experts en conception et développement des applications informatiques avec un minimum d’expérience professionnelle de cinq (05) années, ayant dirigé des missions similaires.
Le nombre de points attribués pour chaque critère et sous critère d’évaluation est le suivant :
- Qualification et compétence du candidat : 40 points ;
- Expérience du candidat et pertinence pour la mission : 25 points,
- Matériel et logistique de travail : 10 points,
- Conformité du plan de travail, méthodologie d'exécution de la mission : 25 points.
A. Expérience des Experts
Les experts ou cabinets d’experts mobiliseront une équipe constituée de :
- Chef de mission : Project manager, au moins Bacc+5, expérience professionnelle de plus de dix (10) ans dans le domaine, notamment en matière de management des projets d’automatisation de la gestion d’entreprise, Certifié en gestion des projets (PMP, ITIL ou équivalent) ;
- Ingénieur n°1 : Ingénieur en informatique, au moins Bacc+5, cinq (05) ans d’expérience dans le domaine, notamment dans le développement et l’intégration des processus relatifs à la gestion des systèmes de communications électroniques dans les plateformes ERP, posséder de bonnes compétences sur les langages de programmation Web et Orientés Objets : HTML, CSS, PHP, Javascript, Java, C#, SQL, ASP, NET, etc ;
- Ingénieur n°2 : Ingénieur en informatique, au moins Bacc+5, cinq (05) ans d’expérience dans le domaine, notamment le développement et l’intégration des processus relatifs à la gestion RH dans les plateformes ERP ;
- Consultant n°1 : Ingénieur Informaticien spécialisé en gestion de bases de données informatisées, au moins dix (10) ans d’expérience en gestion de bases de données informatiques, connaissance certifiée du système de gestion de base de données SQL ou ORACLE, solide expérience en migration informatique de données ;
- Consultant n°2 : RH Manager, au moins Bacc+5, cinq (05) ans d’expérience dans le domaine du management des ressources humaines ;
- Formateur (responsable en charge des formations) : Ingénieur en informatique, Bacc+5, six (06) ans d’expérience dans le domaine de la mise en place des ERP.
B. Références dans les domaines similaires
Elles consistent à présenter les pièces justificatives dans les missions de consistance similaires soit 03 références.
La mission devra être menée par un Expert ou cabinet d’Experts ayant déjà effectué au moins trois (03) missions similaires et ayant de solides références dans le suivi-contrôle, l’implémentation d’un projet de mise en œuvre d’un ERP.
L’expérience du soumissionnaire devra être justifiée, pour chaque aspect du projet, par des Attestations de Bonne Exécution (ABE) des prestations de nature, envergure ou complexité similaires, exécutées au cours des cinq dernières années comprenant notamment description et montant des prestations, durée d’exécution, signature et cachet des organismes habilités à la délivrance de ces documents.
C. Présentation du dossier : Sur 25 points
• Présentation (intercalaires, couverture, reliure, etc.) : 3 points
• Lisibilité des documents présentés : 1 point
• Respect des formulaires (CV, etc.) : 1 point
La note que pré qualification est de 80/100 points.
L’Expert ou le cabinet d’Experts sera sélectionné suivant la procédure définie par les articles 117 et 118 du Décret N°2018/366 du 20 juin 2018 portant Code des Marchés Publics relativement aux modalités de recrutement des consultants individuels.