Le Ministre des Relations Extérieures, Maître d’Ouvrage, lance, en procédure d’urgence, un Appel d’Offres National Ouvert pour la maintenance au Ministère des Relations Extérieures. Globalement, les prestations attendues de l’Entreprise ou du Groupement d’Entreprises visent, selon le cas :

• La  pérennité  des  dispositifs  de  protection  des  installations  et  de  sécurité  des personnes et la délivrance continue de l’énergie par les trois sources présentes sur le site (hydroélectrique, groupe électrogène et énergie solaire photovoltaïque) et de l’éclairage sur le plan électrique ;
• Le fonctionnement des installations d’alimentation en eau, d’évacuation EU/EV, des appareils sanitaires, de la pompe de forage, des suppresseurs et de la bâche au MINREX ainsi que le remplacement le cas échéant des sanitaires et des suppresseurs défectueux.

Les prestations portent, de façon globale, sur le Lot N° ____ (numéro du Lot) : _________________  (désignation de la maintenance du Lot) au Ministère des Relations Extérieures.
Celles-ci, qui seront exécutées pendant neuf (09) mois à partir de la date de notification de l’ordre de service de démarrage des prestations, les jours ouvrables de 8 heures à 16 heures, consistent en: (choix alternatif de la liste ci-après à faire en fonction de l’objet du Lot de la Lettre Commande)
Au titre du Lot N° 01 relatif à la Maintenance électrique et du groupe électrogène, ainsi que de l’énergie solaire photovoltaïque au Ministère des Relations Extérieures :
o  Le bilan-diagnostic des dispositifs de protection des installations et de sécurité des personnes (disjoncteurs, paratonnerres, parafoudres, mise à la terre, sectionneurs, etc.) et les propositions de solution au début de chaque trimestre;
o Le relevé mensuel des intensités, des tensions et des fréquences électriques ; o L’équilibrage des phases ;
o Le serrage dans les boîtes de dérivation et les coffrets de distribution ; o Le serrage au niveau de la grille d’alimentation ;
o La fermeture sécurisée des boîtes de dérivation et des armoires électriques ; o Le contrôle des températures sur les disjoncteurs ;
o  Le dépoussiérage  et le nettoyage des appareillages ;

• Le remplacement du petit matériel défectueux, principalement les lampes et tubes fluorescents, les prises de courants, les interrupteurs, les starters, les ballasts, les disjoncteurs, les fusibles, les câbles électriques, les goulottes, les compacts ;
• L’éclairage extérieur des bâtiments  des zones sombres non éclairées.
• Concernant les spécifications de la maintenance du groupe électrogène, il s’agit de ;
• La vidange en fonction de l’utilisation (filtres à huile, filtres à air, filtres à gasoil, liquide de refroidissement, huile E40, les tuyaux à gasoil) ;
• L’approvisionnement régulier et constant en carburant ; et La maintenance de l’inverseur, du régulateur, de la carte de contrôle et leur remplacement, le cas échéant.

Au titre du Lot N° 02 relatif à l’entretien des sanitaires et de la plomberie au Ministère des Relations Extérieures :
p    Le  bilan-diagnostic  des  installations  d’alimentation  en  eau,  d’évacuation EU/EV, des appareils sanitaires, de la pompe de forage, des suppresseurs et de la bâche à eau ainsi que des propositions de solution au début de chaque trimestre ;
La maintenance du réseau d’alimentation et de distribution d’eau ; o La maintenance du réseau d’évacuation EU/EV ;
o La maintenance des canalisations ; o La maintenance des suppresseurs ;
o  La maintenance de la pompe de forage ;
o Le remplacement de certains équipements ou parties d’équipements sanitaires ou de plomberie défectueux ;
o  Le remplacement de la robinetterie défectueuse ;
o  La réhabilitation et la mise en service du forage existant ;
o La réhabilitation et la mise en service de la réserve et des bâches d’eau existantes ;
o  La vidange et le curetage des fosses septiques et regards ;
o  La réhabilitation et la création de certaines installations si nécessaire.

Les coûts d’objectifs respectifs des prestations, objet des différents Lots, s’établissent, à concurrence de Francs CFA :

• Trente Cinq Millions (35 000 000) pour le Lot N° 01 ;
• Dix Huit Millions (18 000 000) pour le Lot N° 02.

Le présent Appel d’Offres est constitué de deux (02) Lots :

• Lot N° 01 : Maintenance électrique et du groupe électrogène, ainsi que de l’énergie solaire photovoltaïque au Ministère des Relations Extérieures ;
• Lot N° 02 : Entretien des sanitaires et de la plomberie au Ministère des Relations Extérieures.

La participation au présent Appel d’Offres est ouverte aux Entreprises et/ou aux Groupements d’Entreprises de droit camerounais.

Les prestations, objet du présent Appel d’Offres, sont financées par le Budget de Fonctionnement du Ministère des Relations Extérieures - Exercice 2023, Imputation : 57 06 090 02 390000 361420.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté gratuitement aux heures ouvrables, à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, et la version électronique sur le site web www.diplocam.cm, dès publication du présent Avis par voie de presse écrite, par voie d’affichage dans les locaux du Ministère des Relations Extérieures et/ou par voie électronique.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, dès publication du présent Avis par voie de presse écrite, par voie d’affichage dans les locaux du Ministère des Relations Extérieures et/ou par voie électronique, sur présentation d’une quittance de versement au Trésor Public de la somme non remboursable de Cinquante Trois Mille (53 000) Francs CFA, représentant les frais d’achat du dossier.

Les documents constituant les offres seront rédigés en français ou en anglais, répartis en trois volumes ci-après, placés sous quadruple enveloppe dont :
-          L’enveloppe extérieure ;
-          L’enveloppe A contenant les  Pièces administratives (Volume 1) ;
-          L’enveloppe B contenant l’Offre technique (Volume 2) ;
-          L’enveloppe C contenant l’Offre financière (Volume 3).
Toutes les pièces constitutives des offres («Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF», «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE» et «Enveloppe C : OFFRE FINANCIERE»), seront placées dans l’enveloppe extérieure scellée portant uniquement la mention de l’Appel d’Offres en cause.
Les différentes pièces de chaque offre seront numérotées dans l’ordre du Dossier d’Appel d’Offres et séparées par des intercalaires de couleur autre que la couleur blanche.

Les offres rédigées en français ou en anglais, en sept (07) exemplaires dont l’original et six (06) copies, marqués comme tels, conformes aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres, devront être remises contre récépissé ou transmises par poste en recommandé avec accusé de réception à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, au plus tard le 06 mars 2023 à 14 heures précises.

Les plis fermés contenant les offres, ne devront porter que la mention :

« APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT N° 04/AONO/MINREX/CIPM/2023 DU 07 FEVRIER 2023, EN PROCEDURE D’URGENCE, POUR LA MAINTENANCE AU MINISTERE DES RELATIONS EXTERIEURES (DEUX (02) LOTS).
A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT. »

Le délai d’exécution des prestations, objet de chaque Lot défini ci-après, est de neuf (09) mois. Ce délai court à compter de la date de notification de l’ordre de service de commencer les prestations.

Les offres devront être accompagnées chacune d’une caution de soumission délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée par le Ministre chargé des Finances, conformément à la Pièce N° 11 du Dossier d’Appel d’Offres, et dont le montant pour chaque Lot se présente ainsi qu’il suit.

• Sept Cent Mille (700 000) Francs CFA pour le Lot N° 01 ;
• Trois Cent Soixante Mille (360 000) Francs CFA pour le Lot N° 02.

La validité de cette caution devra être de cent vingt (120) jours, à compter de la date limite de dépôt des offres.
Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Avis et du Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable, notamment l’absence de la caution de soumission délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée par le Ministre chargé des Finances entraînera le rejet ou l’élimination de l’offre sans aucun recours.

Sous peine de rejet, les pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur, conformément au listing prévu au Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois, à compter de la date limite de remise des offres, et la date limite de validité desdites pièces doit être postérieure à celle de lancement de l’Appel d’Offres.
Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable, notamment l’absence de la caution de soumission délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée par le Ministre chargé des Finances, conformément à la Pièce N° 11 du Dossier d’Appel d’Offres.
Le non-respect des modèles des pièces du Dossier d’Appel d’Offres, une fausse déclaration, ou une pièce falsifiée entraînera le rejet ou l’élimination de l’offre sans aucun recours.

L’ouverture des offres se fera en un temps et portera sur les séries des quatre enveloppes (Enveloppe extérieure, «Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF», «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE» et «Enveloppe C : OFFRE FINANCIERE»), l’une après l’autre, dans l’ordre chronologique suivant : i) Enveloppe extérieure, ii) «Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF», iii) «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE» et iv) «Enveloppe C : OFFRE FINANCIERE».
Elle est effectuée, le 06 mars 2023 à 15 heures précises dans la salle de conférences du nouveau bâtiment du Ministère des Relations Extérieures, par la Commission Interne de Passation des Marchés (CIPM) auprès du Ministère des Relations Extérieures, siégeant en présence des soumissionnaires qui le désirent ou de leurs représentants dûment mandatés et ayant une parfaite connaissance de leurs offres.

1. Critères éliminatoires
-          Absence de la caution de soumission à l’ouverture des offres ;
-          Absence ou non-conformité d’une pièce du dossier administratif au-delà du délai supplémentaire de 48 heures à accorder, le cas échéant ;
-          Pièce(s) falsifiée(s) ou fausse(s) déclaration(s) ;
-          Absence de déclaration sur l’honneur attestant de non-abandon de marché au cours des trois dernières années et de non-présence sur la liste des entreprises défaillantes établie par le MINMAP ;
-          Absence ou non-conformité du Conducteur des prestations ;
-          Non satisfaction d’au moins cinq (05) critères essentiels sur les sept (07) ;
-          Omission d’un prix unitaire ou d’un prix forfaitaire quantifié dans l’offre financière ;

2. Critères essentiels
L’offre technique de chaque Soumissionnaire, dont le Dossier administratif et l’Offre technique sont conformes au regard des critères éliminatoires, sera évaluée en fonction des critères essentiels suivants :

La grille d’évaluation des offres figure à la Pièce N° 12.

Seules les offres, qui auront satisfait à au moins cinq (05) critères essentiels sur les sept (07) à  l’issue de cette évaluation technique, seront déclarées conformes et admises à l’évaluation financière.

3. Evaluation financière
Seules les offres financières des soumissions non disqualifiées, à l’issue de l’examen de la conformité des pièces administratives et de l’évaluation technique, seront évaluées pour en déterminer les montants corrigés.

4. Méthode de sélection du prestataire
Le Prestataire sera choisi par la méthode de sélection qualité-coût, conformément aux procédures décrites dans le Dossier d’Appel d’Offres.
Ainsi il sera établi un classement des offres conformes pour l’essentiel aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres et qualifiées techniquement, selon le moins-disant.

La Lettre Commande est attribuée au Soumissionnaire dont l’offre est reconnue conforme pour l’essentiel au Dossier d’Appel d’Offres, a satisfait à au moins cinq (05) critères essentiels sur les sept (07) et est évaluée la moins-disante.
Un même soumissionnaire ne peut être attributaire de plus d’un (01) Lot.

Les Soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours, à compter de la date limite fixée pour le dépôt de ces dernières.