Dans le cadre de l’amélioration du cadre de travail, le Conseil Economique et Social envisage le recrutement d’une firme en vue de la réalisation d’un système de gestion électronique du courrier au Conseil Economique et Social.
La présentation générale des opérations relatives à cette prestation est contenue dans les Termes de Référence inclus dans le présent dossier, et la description finale de ce service sera précisée dans le Dossier d’Appel d’Offres Restreint consécutif à la pré-qualification.

La prestation, objet de la présente consultation est la Gestion électronique du courrier :
 -   Mettre en place un système intégré de gestion électronique du courrier, qui permettra à l’entité en charge du courrier de prendre en compte électroniquement les opérations de traitement  jadis manuelles du courrier. En veillant sur les aspects ci-dessous :

• Mutualisation,
• dématérialisation,
• Traçabilité,
• Pérennité,
• Sécurité,
• Confidentialité.

- Développer une application web pour la gestion électronique du courrier afin de gérer en un temps réduit les flux de tous types de documents entrants, sortants et internes. Cette solution logicielle devra permettre la mutualisation et la circulation à tout document en tout lieu et en tout temps, via des terminaux diverses (Smartphones, tablettes, laptop, desktop, etc.)
La plus-value concrète sur le plus long terme serait de :
• Doter les responsables du CES, d’un dispositif moderne de gestion du courrier en général,
• Améliorer les temps recherche et d’accès à la documentation,
• Gagner en temps, en performance, en qualité et donc en coût pour les projets de l’Institution.
La firme retenue devra en outre assurer la formation des administrateurs et utilisateurs dudit logiciel. La plateforme de développement devra au moins se conformer à l’environnement informatique existant basé sur les outils suivants : (Windows XX, Windows Server XX, Visual Basic/Access XX, Java, J2E, C++/MySql,…).

Le délai d’exécution maximal de la prestation prévu par le Maître d’Ouvrage est celui de trois (03) mois. Ce délai court à compter de la date de notification de l’ordre de service de commencer la prestation.

La participation est ouverte à égalité de conditions à toute firme de droit camerounais spécialisé dans le domaine de la mise en place des applications informatiques orientées GED.

Les prestations objet du présent Appel à Manifestation d’Intérêt sont financées par le budget d’investissement public du CES, Exercice 2023 sur la ligne d’imputation budgétaire 57 05 096 01 310010 521311.

Chaque offre rédigée en français ou en anglais en sept (07) exemplaires, dont un (01) original et six (06) copies marqués comme tels, devra parvenir au Secrétariat du CES, sis à sis à MBALLA II Téléphone : 222 21 26 70/652 27 01 28, au plus tard vint-et-un jours (15) jours ouvrables après la signature du présent avisle 24  JUILLET 2023 , à 12 heures précises et devra porter la mention :

« APPEL A MANIFESTATION D’INTERET N° 002/AMI/CES/SG/CPM/2023 DU 05 juillet 2023 RELATIF A LA PRE-QUALIFICATION, EN PROCEDURE D’URGENCE, POUR LE RECRUTEMENT D’UNE FIRME EN VUE DE LA REALISATION D’UN SYSTEME DE GESTION ELECTRONIQUE DU COURRIER AU CONSEIL ECONOMIQUE ET SOCIAL (CES).
A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT»

Les offres parvenues après la date et l’heure limites de dépôt ne seront pas recevables.

L’ouverture des offres aura lieu le 24 juillet 2023 à 13 heures précises, à la grande salle de commissions  au premier étage du Conseil Economique et Social.

Les documents ci-dessous énumérés sont attendus des entreprises intéressées en deux enveloppes séparées. Soit une enveloppe renfermant deux autres, contenant respectivement les documents administratifs (enveloppe A) et l’offre technique (enveloppe B).
1 – Les Pièces Administratives (enveloppe A)
  Le dossier administratif devrait comprendre les pièces ci-après datées de moins de trois (03) mois :
a)             une déclaration d’intention de soumissionner, timbrée par le soumissionnaire (suivant modèle joint) ;
b)             la procuration justifiant du pouvoir du signataire à engager le candidat, le cas échéant ;
c)             l’accord notarié du groupement, le cas échéant ;
d)             l’original de l’attestation de non redevance fiscale délivré par le service des impôts compétent ;
e)             la copie certifiée de l’immatriculation au registre de commerce ;
f)              le certificat de non exclusion des Marchés publics délivré par l’Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ;
La production d’une pièce falsifiée ou d’une information erronée entraînera le rejet immédiat de l’offre.

2- L’Offre Technique (enveloppe B)
L’offre technique contiendra :

- l’organigramme complet de la firme.
- les références du candidat : Le candidat présentera ses références tout en précisant i) le nombre d'années d'expérience en informatique (Développement des applications informatiques multiplateformes orientées GED) ii) le nombre et l'importance d’au moins 03 références en ce qui concerne la prestation de développement des applications informatiques multiplateformes orientées GED au cours des (05) dernières années. Pour être validée, chaque référence en prestations similaires devra être justifiée par les éléments suivants :
• la copie de l'extrait du contrat comportant la 1ère et dernière page de signature, ainsi que les pages du détail quantitatif ;
• le certificat de bonne fin délivré par le Maître d'Ouvrage ou par ses services ou le procès-verbal de recette provisoire des prestations.
- la qualification du personnel : produire pour chaque expert i) le CV daté et signé ; ii) la copie certifiée conforme du diplôme requis ;
- les ressources matérielles : La firme établira les listes de matériels en propriété au siège susceptibles d’être mobilisés dans le cadre de la mission et ressortissant des domaines informatique, de reprographie, de mobilier de bureau.
- les moyens logistiques. La firme produira ou justifiera selon le cas :
• le plan de localisation du siège, sa description détaillée ainsi que le certificat de propriété ou le contrat de bail ;
- La présentation de l’offre et l’autorisation de vérification des déclarations. Cette autorisation, dûment signée sur l’honneur par le soumissionnaire, devra permettre au Maître d’Ouvrage de procéder à toute vérification jugée nécessaire, pour s’assurer de l’authenticité des informations relatives aux pièces administratives, références et ressources présentées.

La proposition technique ne doit comporter aucune information financière.

a) Critères éliminatoires
- Dossiers administratif ou technique incomplets ;
- Fausse déclaration ou document (s) falsifié(s) ;
- Note technique inférieure à 80/100.

b) Critères essentiels
- l’organigramme complet de la firme ……………………………………………………………..…: 10 pts.
- les références de la firme ……………………………………………………………………..…....: 15 pts.
- la qualification du personnel ……………………………………………………………………..…: 50 pts.
- les ressources matérielles ……………………………………………………………………...…..: 15 pts.
- les moyens logistiques et matériels……………………………………………………………..….: 05 pts.
- La présentation de l’offre et l’autorisation de vérification des déclarations..…………………...: 05 pts.
TOTAL…………………………………………………………………………………………………. : 100 pts.

Seuls les candidats, dont les dossiers sont pour l’essentiel conformes aux prescriptions du présent Appel à Manifestation d’Intérêt et qui auront totalisé, à l’issue de l’évaluation, une note technique au moins égale à quatre-vingt (80) points sur cent (100), seront pré-qualifiés.

Le dossier peut être consulté et/ou retiré au Secrétariat du CES, sis à MBALLA II, Téléphone : 222 21 26 70/ 652 27 01 28, aux heures ouvrables dès signature du présent Appel à Manifestation d’Intérêt.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables au Conseil Economique et Social à son immeuble siège à MBALLA II -Yaoundé-.

La firme restera engagée par son offre pendant un délai de quatre- vingt dix (90) jours à compter de la date de remise de son Offre.

La pré-qualification de firme, puis l’adjudication du marché se feront au CES, suivant la procédure d’Appel d’Offres National Restreint, conformément à l’article 75 alinéa 04 du décret n° 2018/366 du 20/06/2018, portant Code des Marchés Publics.