Dans le souci de promouvoir et consolider une croissance économique durable, le Gouvernement de la République du Cameroun avec l’appui des partenaires au développement a mis en place un Établissement Public de type particulier dénommé Fonds routier. Il fonctionne depuis le 1er janvier 1999 sous la tutelle financière du Ministère chargé des Finances et sous la tutelle technique du Ministère chargé des routes.
En effet, le Fonds routier est un mécanisme pérenne de financement des programmes de protection du patrimoine routier national, de prévention et sécurité routières, et d’entretien routier institué par la loi 96/07 du 08 avril 1996.
La loi 2004/021 du 22 juillet 2004 a élargi ces missions aux opérations de réhabilitation et d’aménagement des routes dans le cadre d’un guichet distinct (guichet « investissement ») et indépendant de celui destiné à l’entretien.
Conformément à l’article 40 du décret 2005/239 du 24 juin 2005, modifié et complété par le décret n° 2012/076 du 08 mars 2012, portant organisation et fixant les modalités de fonctionnement du Fonds routier, les procédures administratives, financières et comptables régissant le fonctionnement du Fonds routier, notamment ses relations avec les Ordonnateurs (MINTP, MINHDU, MINT, CTD) et les prestataires sont définies par le Manuel de procédures adopté par le Comité de gestion et approuvé par l’autorité de tutelle.
Depuis 2016, plusieurs reformes législatives, règlementaires et organisationnelles ont vu le jour, notamment :
- la loi n°2019/024 du 24 décembre 2016 portant code général des collectivités territorial décentralisé ;
- la loi du 27 avril 2022 portantes protections du patrimoine routier national ;
- la loi 2018/011 du 11 juillet 2018 portant code de transparence et de bonne gouvernance dans la gestion des finances publics au Cameroun ;
- le décret n°2018/366 du 20 juin 2018 portant code des marchés publics ;
- le décret n°2019/320 du 19 juin 2019 précisant les modalités d’applications de certaines dispositions des lois n°2017/10 et 2017/011 du 12 juillet 2017 portant statut général des établissements publics et des entreprises publiques ;
- les changements opérationnels intervenus dans le fonctionnement du Fonds routier en réponse à des contraintes exogènes ;
- la nomination d’un Contrôleur financier spécialisé auprès du Fonds routier.
Dans cette perspective, le Fonds routier envisage de recruter un consultant individuel chargé de mettre à jour son Manuel de procédures, existant en tenant compte des reformes sus évoqués.
Dans le cadre de la présente mission, le Consultant sera chargé d’élaborer un manuel de procédure qui tient compte des changements intervenu dans l’environnement interne ou externe du Fonds routier.
De manière spécifique, il s’agira:
- de passer en revue les procédures (administratives, financières et comptables) existantes et de s’assurer de leur pertinence ;
- d’identifier les procédures qui manquent ou celles qui sont à compléter ;
- de proposer de nouvelles procédures et /ou des aménagements à celles qui existent, le cas échéant, en tenant compte des changements intervenus dans l’environnement interne et/ou externe du Fonds routier.
- de s’assurer de l’intégration et de la cohérence des procédures entre les guichets de manière à harmoniser les traitements autant que possible dans la chaîne d’opérations.
Le travail du consultant consiste à :
ü analyser le fonctionnement actuel des guichets en s’appuyant sur les dispositions légales et réglementaires en vigueur ;
- décrire les procédures appliquées et relever les tâches exécutées par chaque acteur (interne et ou externe);
- procéder à une analyse comparée entre la pratique et les procédures codifiées dans le manuel et ressortir les insuffisances, incohérences, les incompatibilités ainsi que les améliorations nécessaires ;
- proposer les amendements et/ou les nouvelles procédures à intégrer dans le manuel ;
- mettre à jour les fiches de postes à l’effet de les rendre compatibles avec la réalité des tâches exécutées ;
- pour les procédures comptables, rédiger de nouvelles procédures conformes au cadre comptable en vigueur et en cohérence avec le nouveau système de gestion financière et comptable qui s’appui sur le progiciel TOMPORTAIL. Les procédures devront intégrer tous les traitements prévus, indépendamment de la position des intervenants dans la mise en œuvre du processus ;
- pour ce qui est des procédures spécifiques aux opérations (la programmation, le contrôle de la mobilisation des ressources, le visa des contrats, les vérifications sur les décomptes, les paiements, l’alimentation des comptes, etc…), le consultant veillera à les restituer avec le plus de détail possible, allant jusqu’aux tâches les plus élémentaires. Le consultant devra particulièrement insister sur les points ci-après :
la détermination exacte de toutes les phases de traitement des principales opérations (la programmation, le contrôle de la mobilisation des ressources, le visa des contrats, les vérifications sur les décomptes, les paiements, l’alimentation des comptes, etc…) de l’entrée à la conservation des pièces après traitement. Tous les détails étape par étape doivent être inclus ;
la détermination d’un intervalle de temps utile à l’exécution de chaque phase ;
la gestion des interfaces entre les structures internes et externes ;
les recommandations utiles pour :
- alléger la charge du travail ;
- accroître les performances opérationnelles.
Le consultant pourra apporter toutes suggestions qu’il estime utile pour enrichir les présents termes de référence.
Le Fonds routier mettra à la disposition du Consultant toute la documentation interne nécessaire au bon fonctionnement de sa mission entre autres :
- le manuel de procédure ;
- les rapports des audits techniques, financiers et comptables ;
- le recueil des notes de service depuis l’entrée en vigueur.
Le Consultant devra cependant œuvrer à compléter cette documentation par des supports utiles pour la réalisation.
La durée de la mission est estimée à quatre-vingt-dix (90) jours calendaires à compter de la notification de l’ordre de service de démarrer les prestations.
Contenu du manuel de procédures actuel
Le manuel de procédures objet de la présente mise à jour comporte les modules ci-après :
- Module 1 : présentation du manuel et du cadre légal et réglementaire du Fonds routier ;
- Module 2 : organigramme, profil et fonctions ;
- Module 3 : procédures administratives ;
- Module 4 : procédures budgétaires et financières ;
- Module 5 : procédures comptables, fiscales et sociales ;
- Module 6 : Communication à l’adresse des parties prenantes.
Le financement de la mission sera assuré par le budget de fonctionnement du Fonds routier – Exercice 2023 - Guichet Entretien.
Le pli fermé contenant la manifestation d’intérêt en six (06) exemplaires dont un (01) original et six (05) copies et portant la mention : Appel à manifestation d’intérêt en vue du recrutement d’un consultant chargé de la mise à jour du manuel de procédure administrative, financières et comptables « A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement » devra être déposé au plus tard le 19 septembre 2023 à 15h30mn l’adresse suivante :
FONDS ROUTIER :
Immeuble SNI 12ème étage – porte 12-21 – COURRIER
BP 6221 Yaoundé – CAMEROUN
Tél. : (237) 222 22 47 52
La mission sera réalisée par un Expert-comptable diplômé, agréé CEMAC, inscrit à l’Ordre National des Experts Comptables du Cameroun, quinze (15) ans d’expérience au minimum, avoir dirigé des missions d’élaboration des manuels de procédure et disposant d’expérience dans les administrations publiques.
Le Consultant doit mobiliser une équipe minimale composée de :
- un (1) Expert en Organisation diplômé en Management, niveau BAC + 5, avec un minimum d’expériences de dix (10) années ayant participé en cette qualité à des missions de consistance et d’importance similaires.
- un (1) Ingénieur de Génie Civil, niveau BAC + 5, dix (10) années d’expériences professionnelles dans des missions d’entretien, de réhabilitation et/ou de construction de routes ou d’ouvrages d’art ;
-un (1) Ingénieur Informaticien, niveau BAC + 5, ayant des connaissances avérées en systèmes d’informations, réseaux et Web, dix (10) années d’expériences professionnelles, ayant participé en cette qualité, à des missions de consistance et d’importance similaires ;
-un (1) Expert en archivage et/ou en information documentaire, niveau BAC + 4, ayant participé en cette qualité, à des missions de consistance et d’importance similaires ;
-un (1) Expert en Gestion des ressources humaines, niveau BAC + 4, ayant participé en cette qualité, à des missions de consistance et d’importance similaires.
La pré-qualification se fera sur la base des critères ci-après :
A-Qualifications de l’Expert 80pts
La mission sera réalisée par un Expert-Comptable.
La grille de notation est définie comme suit :
diplôme d’expert-comptable : 25 pts ;
au moins 15 ans d’expérience professionnelle générale: 15 pts ;
références dans l’élaboration des manuels de procédures : 30 pts (10pts/mission) ;
références en élaboration des manuels de procédure dans les administrations publiques : 10 pts (5 pts/mission).
B – Présentation du dossier : 5 pts
Sommaire, pagination : 2 pts
Lisibilité des documents présentés : 2 pts
Intercalaires : 1 pt.
C – Mobilisation des experts (15 points)
- Un Expert en Organisation diplômé en Management (BAC+5 minimum), justifiant d’une expérience de 10 ans minimum dans l’élaboration des manuels de procédure : 5 pts ;
- Un Ingénieur en Génie Civil (BAC+5 minimum), justifiant d’une expérience de 10 ans minimum dans l’élaboration des missions d’entretien, réhabilitation et/ou de construction de routes ou ouvrages d’art : 4 pts ;
-Un Ingénieur Informaticien, (BAC+5 minimum) justifiant d’une expérience de 10 ans : 2 pts ;
-un (1) Expert en archivage et/ou en information documentaire,(BAC+4 minimum): 2 pts ;
-un (1) Expert en Gestion des ressources humaines, (BAC+4 minimum): 2 pts.
Dès l’adoption du dossier de pré qualification par la Commission de Passation des Marchés, le consultant classé meilleur et ayant obtenu un score d’au moins 80/100 sera notifié par le Maitre d’ouvrage pour la suite de la procédure.
NB : Les références doivent être justifiées par les procès-verbaux de réception, les copies de la première et de la dernière page des contrats, ou certificats de travail, ou lettres d'engagement, ou bons de commande, etc.).
LIVRABLES
Les livrables attendus de la mission sont les suivants :
- le rapport de cadrage :
Il permet d’identifier les difficultés et d’élaborer le calendrier prévisionnel comprenant le planning détaillé de mobilisation des experts, de collecte et d’exploitation des différentes données, de remise des différents rapports ;
- le rapport diagnostic de l’existant :
Il permet de mettre en évidence les faiblesses identifiées et les améliorations proposées que devra valider une commission (5 exemplaires) ;
-le manuel de procédures mis à jour ;
-le manuel de procédures mis à jour intégrant la prise en compte des observations.
Les différents rapports seront validés par une commission de suivi et de recette technique encadrée dans le marché.
NB : Le Consultant présentera le manuel de procédures sous la forme de classeurs à feuillets mobiles. Les différentes sections devront être séparées par des intercalaires. Le document final devra être aéré et facile à exploiter.