L’objectif global du projet est l’extension de l’application de gestion du courrier en vue de la numérisation des actes signés du MINEPAT.

Les prestations consisteront à :

Créer un module de gestion des actes signés dans le système informatique de gestion du courrier ;
Collecter tous les actes signés disponibles au MINEPAT;
Numériser tous les actes ainsi collectés;
§  Charger dans le système informatique tous les actes numérisés.

Lesdites prestations à exécuter sont définies de manière plus détaillée dans les Termes de Référence.

Le coût prévisionnel est FCFA TTC de 27 725 625 (Vingt-sept millions sept cent vingt-cinq mille six cent vingt-cinq).

Les prestations se feront en un lot unique.

Le présent Appel d’Offres National Restreint est ouvert aux cinq (05) BET/Cabinet d’études ou groupement de BET/Cabinet d’études, de nationalité Camerounaise, présélectionnés dans le cadre de l’Appel à Manifestation d’Intérêt N°00009/AAMI/MINEPAT/SIGAMP-94/2022 du 20 octobre 2022, ci après :

-       ICCSOFT        BP : 5937 Yaoundé ;

-       GROUPEMENT MADIA SARL/GOLD TELCOM SAR BP : 8857 Yaoundé;

-       AFREETECH  BP: 4687 Yaoundé ;

-       SOREPS         BP : 13438 Yaoundé ;

-       KIAMA SA       BP : 15709 Yaoundé .

Les prestations, objet du présent Appel à Manifestation d’Intérêt, sont financées par le budget du MINEPAT, Chapitre 94, Exercices 2023 et 2024, Imputation : 94 195 06110000 361311.

La version physique du Dossier d’Appel d’Offres peut être consultée aux heures ouvrables au Ministère de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire, Direction de la Programmation des Investissements Publics, Structure interne de Gestion des Marchés Publics du Chapitre 94, porte 317 (Ingénieurs d’Etudes DPIP) de l’Immeuble AMACAM-MINEPAT.

 

12.  Présentation des offres :

12.1. Pour la soumission hors ligne :

Les documents constituant l’offre seront répartis en trois volumes ci-après, placés sous triple enveloppe dont :

 

Ø L'enveloppe A contenant le Dossier administratif (volume 1) et l'Offre technique (Volume 2), dont un (01) original et six (06) copies pour chaque dossier ;

Ø L'enveloppe B contenant l'Offre financière (Volume 3), dont un (01) original et cinq (06) copies ;

 

Ø L’enveloppe C contenant une copie de l’Offre financière (offre témoin scellée) qui sera transmise à l’organisme chargé de la régulation des Marchés Publics pour conservation, conformément à l’article 92 alinéa 8, du décret N°2018/366 du 20 juin 2018 portant Code des Marchés Publics.

 

N.B : L’enveloppe C contenant une copie de l’offre financière, rédigée en français ou en anglais devra porter la mention :

 

APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT

N°00000209/AONR/MINEPAT/CISPM/2022 DU 27 MARS 2023 POUR L’EXTENSION DE L’APPLICATION DE GESTION DU COURRIER EN VUE DE LA NUMERISATION DES ACTES SIGNES DU MINEPAT

 

Financement : LE BUDGET DU MINEPAT, CHAPITRE 94, Exercice 2023 et 2024, Imputation : 94 195 06110000 361311.

 

 

COPIE TEMOIN DE L’OFFRE FINANCIERE, A NE PAS OUVRIR ET A TRANSMETTRE A L’ARMP POUR CONSERVATION ».

 

12.2. Pour la soumission en ligne :

Les tailles maximales des volumes cités précédemment (Volume 1, Volume 2 et Volume 3) ou fichiers qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :

·     5 MO pour le Dossier Administratif (Volume 1) ;

·     15 MO pour l’Offre Technique (Volume 2) ;

·     5 MO pour l’Offre Financière (Volume 3).

 
Les formats acceptés sont les suivants :
-     Format PDF pour les documents textuels ;

-     JPEG pour les images.

 
Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.
 

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu à l’adresse suivante : Ministère de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire, Direction de la Programmation des Investissements Publics, Structure interne de Gestion des Marchés Publics du Chapitre 94, porte 317 (Ingénieurs d’Etudes DPIP) de l’Immeuble AMACAM-MINEPAT, sur présentation d’une quittance de versement au Trésor Public d’une somme non remboursable de dix-mille (10 000) Francs CFA au titre des frais d’achat de dossier.
Lors du retrait du Dossier d’Appel d’Offres, les soumissionnaires devront se faire enregistrer, en indiquant leur adresse complète (Boite postale, Numéros de téléphone, fax Email…). Cette quittance devra identifier l’acquéreur comme le représentant du BET désireux de participer à l’Appel d’Offres.

13.1 Pour la soumission en ligne

L’offre devra être transmise par le soumissionnaire sur la plateforme COLEPS au plus tard, le-02 mai 2023 à 11 heures.

Par ailleurs :

-       Une copie de sauvegarde du Dossier Administratif et de l’Offre technique sera enregistrée sur une première clé USB ou premier CD/DVD et placée dans une enveloppe portant la mention « copie de sauvegarde du Dossier Administratif et de l’offre technique » ;

-       Une copie de sauvegarde de l’offre financière sera enregistrée sur une deuxième clé USB ou un deuxième CD/DVD et placée dans une deuxième enveloppe portant la mention « copie de sauvegarde de l’offre financière ».
Ces deux (02) enveloppes seront ensuite placées dans une grande enveloppe extérieure scellée qui devra parvenir, au Ministère de l’Economie, de la planification et de l’Aménagement du Territoire, Direction de la Programmation des Investissements Publics, Structure Interne de Gestion Administrative des Marchés Publics du Chapitre 94, porte 317 (Ingénieurs d’Etudes) de l’Immeuble AMACAM-MINEPAT, au plus tard le 02 mai 2023  à 14 heures. Cette grande enveloppe extérieure scellée devra porter la mention

« APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT »
N°00000209/AONR/MINEPAT/CISPM/2022 DU 27 MARS 2023 POUR L’EXTENSION DE L’APPLICATION DE GESTION DU COURRIER EN VUE DE LA NUMERISATION DES ACTES SIGNES DU MINEPAT
Financement : LE BUDGET DU MINEPAT, CHAPITRE 94, Exercice 2023 et 2024, Imputation : 94 195 06110000 361311.

                                                                         « Copies de sauvegarde »
13.2 Pour la soumission hors ligne
Les dossiers de candidature rédigés en français ou en anglais, en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies marqués comme tels, doivent être remis sous pli fermé et scellé à l’adresse suivante : « Ministère de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire, Direction de la Programmation des Investissements Publics, Immeuble Principal du MINEPAT à Yaoundé, 3ème étage, Porte N° 317, au plus tard le 02 mai 2023 à 14 heures, et déposée contre récépissé.
Elle devra porter la mention :
« APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT »
N°00000209/AONR/MINEPAT/CISPM/2022 DU 27 MARS 2023 POUR L’EXTENSION DE L’APPLICATION DE GESTION DU COURRIER EN VUE DE LA NUMERISATION DES ACTES SIGNES DU MINEPAT
Financement : LE BUDGET DU MINEPAT, CHAPITRE 94, Exercice 2023 et 2024, Imputation : 94 195 06110000 361311.
« A N'OUVRIR QU'EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

Les marchés à passer à l’issue de cet Appel d’Offres s’étendront sur deux (02) mois.

Les offres devront être accompagnées, d’un cautionnement provisoire (garantie de soumission) établi selon le modèle indiqué dans le Dossier d’Appel d’Offres par une banque ou une compagnie d’assurance agréée et habilitée à émettre des cautions dans le cadre des Marchés Publics. Le montant de ladite garantie est de cinq cent mille (500 000) FCFA.  L’absence du cautionnement provisoire entraîne à l’ouverture des plis, la non-recevabilité de l’offre.
Le cautionnement provisoire sera libéré d’office au plus tard trente (30) jours après l’expiration de la validité des offres pour les soumissionnaires n’ayant pas été retenus. Dans le cas où le soumissionnaire est attributaire du Marché, le cautionnement provisoire sera libéré après constitution du cautionnement définitif.

les offres ne respectant pas le mode de séparation de l’offre financière des offres administratives et techniques ou ne contenant pas l’offre financière témoin scellée seront irrecevables.

-  Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Avis et du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission établie selon le modèle proposé dans le DAO et délivrée par une banque ou une compagnie d’assurance agréée et habilitée à émettre des cautions dans le cadre des Marchés Publics, valable pendant trente (30) jours au-delà du délai de validité des offres.

-  Sous peine de rejet, les pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.

-  Ces pièces administratives ont une durée de validité de trois (03) mois, cette date limite de validité des pièces administratives doit être postérieure à la date de lancement de l’Appel d’Offres.

L’ouverture des offres se fera en deux temps.
L’ouverture des offres administratives et techniques aura lieu le 02 mai 2023 à 15 heures dans la salle de réunion de la Commission Interne de Passation des Marchés du MINEPAT sis à l’annexe 1, derrière ELECAM, en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants dûment mandatés, par la Commission Interne Supplémentaire de Passation des Marchés du MINEPAT.

Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d’ouverture ou s’y faire représenter par une seule personne dûment mandatée de leur choix, ayant une parfaite connaissance du dossier.

A l’issue de l’examen des pièces administratives et de l’évaluation des offres techniques, l’ouverture des offres financières sera effectuée dans les mêmes conditions, à une date ultérieure qui sera communiquée aux soumissionnaires dont le dossier administratif est conforme et ayant obtenu une note technique égale ou supérieure à soixante-dix (70) points sur cent (100).

15. 1.  Critères éliminatoires :
 
a)    Dossier administratif incomplet pour :

Ø  Absence de l’original de la caution de soumission à l’ouverture des offres ;
Ø  Absence, après un délai de 48 heures après l’ouverture des plis, d’au moins une des pièces du dossier administratif à l’exception de la caution de soumission ;
Ø  Non-conformité, après un délai de 48 heures après l’ouverture des plis, d’au moins une des pièces du dossier administratif y compris la caution de soumission
 
b)    Offre technique incomplète pour absence de l’un des éléments ci-après :

Ø  Note méthodologique ;
Ø  Déclaration sur l’honneur attestant que le soumissionnaire n’a pas abandonné un Marché Public au cours des trois dernières années, et qu’il ne figure pas sur la liste des entreprises défaillantes établie par le MINMAP ;
Ø  Absence du CV du chef de projet remplissant les conditions de qualification et d’expérience spécifiques demandées dans le RAPO ;
 
Ø  Une capacité de financement ou la ligne de crédit disponible, délivrée par une banque de premier rang agréée par le Ministre en charge des Finances, d’un montant d’au moins dix-millions (10 000 000) FCFA.
 
c)    Offre financière incomplète pour absence de l’une des pièces ci-après :

Ø Une soumission timbrée, datée signée et cachetée ;
Ø Le Bordereau des Prix Unitaires (BPU) suivant le modèle avec indication des prix hors TVA en chiffres et en lettres paraphé à toutes les pages signé et cachetée à la dernière page ;
Ø Le devis quantitatif et estimatif daté, signé et cacheté ;
Ø Les sous détails des prix quantifiés paraphés à toutes les pages.
 
d)    Absence dans l’offre financière d’un prix unitaire quantifié ;

e)    Fausse déclaration, pièces falsifiées ou non authentiques ;

f)     Non-conformité du mode de soumission (en ligne ou  hors ligne) ;

g)    Non-respect du format de fichier des offres (pour les cas de soumission en ligne uniquement) ;

h)    Absence de la copie de sauvegarde en cas de dysfonctionnement de la plateforme COLEPS (pour les cas de soumission en ligne uniquement) ;

i)      N'avoir pas obtenu une note technique supérieure ou égale à 70/100.

Tout candidat dont le dossier répond au moins à l’un des critères ci-dessus est éliminé.

15-2 Critères essentiels :

Les offres techniques seront notées suivant les critères essentiels ci-après:

1)    Expérience du bureau d’Etude                                       20 points

2)    Personnel                                                                       40 points

3)    Plan de Travail et méthodologie                                     20 points

4)    Capacité financière                                                         20 points

Seuls les BET et Cabinet d’études ou groupement de BET et Cabinet d’études qui auront totalisé, à l’issue de l’évaluation, une note au moins égale à soixante-dix (70) points sur cent (100), seront retenus pour répondre à l’Appel d’Offres National Restreint.

 Les offres financières

Seules les offres financières des soumissionnaires qui n’auront satisfait à aucun des critères éliminatoires énumérés ci-dessus et qui auront inclus dans leurs offres en cas de soumission hors ligne, les offres financières témoins scellées contenues dans les enveloppes C à transmettre à l’ARMP tel qu’indiqué ci-dessus, seront évaluées et notées comme suit :

NFS= MMd x 100/ MS

NFS= Note financière relative au montant évalué de l'offre financière du soumissionnaire ;

MMd= Montant évalué de l'offre financière la moins-disante ;

MS = Montant évalué de l’offres financière du soumissionnaire.

 Ensuite, une pondération sera faite entre la note technique et la note financière pour obtenir la note globale (NG) ou la note technico-financière (NTF) suivant la formule ci-après :

NG ou NTF = [(70 x Note Technique) + (3

0      x Note Financière)] / 100

Le Maître d’Ouvrage attribuera le Marché au Soumissionnaire dont l’offre aura été jugée substantiellement conforme au Dossier d’Appel d’Offres et évaluée la mieux-disante, c’est-à-dire celle ayant obtenu la note globale ou la note technico-financière la plus élevée.

Les soumissionnaires restent tenus par leurs offres pendant quatre-vingt-dix 03 (trois mois) à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les informations complémentaires sur le présent Appel à Manifestation d’Intérêt peuvent être obtenues tous les jours et heures ouvrables au Ministère de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire, Direction de la Programmation des Investissements Publics, Structure interne de Gestion Administrative des Marchés Publics du Chapitre 94, porte 317 (Ingénieurs d’Etudes DPIP) de l’Immeuble AMACAM-MINEPAT.

 Lutte contre la corruption et les mauvaises pratiques

Pour toute tentative de corruption ou faits de mauvaises pratiques, bien vouloir appeler le MINMAP ou envoyer un SMS aux numéros suivants : (+237) 673 20 57 25 et 699 37 07 48.