Dans le but de présélectionner les Cabinets devant participer à l’Appel d’Offres National Restreint pour la mise en place d’un système d’archivage moderne au Crédit Foncier du Cameroun conformément aux Termes de Références joints en annexe, le Directeur Général lance un Avis à Manifestation d'Intérêtà l’intention des Cabinets intéressés.

Les prestations attendues dans le cadre de la modernisation de l’archivage se présentent ainsi qu’il suit :
Objectifgénéral :
Finaliser le traitement des archives produites jusqu’en 2017 qui avaient déjà été inventoriées (traitement à la pièce des archives bancaires, semi-bancaires et administratives) 
Faire un inventaire détaillé des données à archiver produites par le Crédit Foncier du Cameroun entre 2018 et 2021.
Effectuer le traitement à la pièce et la cotation à l’aide du plan de classement des archives collectées de 2018 à 2021 ;
Effectuer la numérisation de toutes les archives répondant aux critères définis dans les TDR.
Objectifs spécifiques
Rendre le fonds accessible et disponible en vue de faciliter les prises de décisions ;
Faciliter la maintenance du fonds d’archives ;
Satisfaire aux exigences légales et réglementaires ;
Former le personnel du CFC à la prise en main et l’appropriation du système.

Le délai global d’exécution des prestations est de vingt-sept (27) mois. Le lieu d’exécution des prestations est le siège du Crédit Foncier du Cameroun ainsi que les 10 agences régionales.

Être un Cabinet du secteur des prestations d’archivage ou groupement de Cabinets.
Justifier les capacités administratives, techniques et financières requises et notamment :
Présenter un dossier Administratif conforme ;
Disposer du personnel compatible avec les prestations à réaliser ;
La participation au présent Avis est ouverte à égalité de conditions à tous les Cabinets ou groupement de Cabinets spécialisés dans le domaine, de droit camerounais et installés au Cameroun à l’exclusion de ceux :
Se trouvant sous le coup de la suspension suite à la réalisation d’un marché,
Qui ne sont pas juridiquement et financièrement autonomes, qui ne sont pas administrées selon les règles de droit commercial.

Les prestations objet du présent Avis sont financées par le budget d’investissement du Crédit Foncier du Cameroun, Exercice 2023,

Chaque offre rédigée en français ou en anglais en sept (07) exemplaires dont l’original et six copies marqués comme tels, devra parvenir au Service du Courrier, Bureau du Chef de service sis au 8ème étage, porte 814 de l’immeuble siège du Crédit Foncier du Cameroun Tél. : 222 23 52 17, Fax : 222 23 52 21, au plus tard le 08 novembre 2023 à 11 heures et devra porter la mention
 « AVIS A MANIFESTATION D'INTERET N°02/AMI/CFC/2023 DU 08 NOVEMBRE 2023 POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET DEVANT ASSURER LA POURSUITE DE LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME D’ARCHIVAGE MODERNE AU CREDIT FONCIER DU CAMEROUN
« A ouvrir qu’en séance de dépouillement »

Au risque de voir son offre disqualifiée, le candidat doit présenter de la façon la plus claire et détaillée possible, les éléments suivants qui doivent être obligatoirement communiqués et feront l’objet de vérification.
1.1.         Volume 1 (Pièces administratives)
Le « volume 1 » comprendra
Les documents administratifs suivants (originaux ou copies certifiées conformes, datées de moins de trois (03) mois et valables pour l’exercice en cours) :
a)     Une lettre de motivation dûment signée précisant que le candidat a l’intention de soumissionner à l’Appel d’Offres International Restreint s’il est présélectionné ;
b)     Les statuts ou textes qui justifient l’existence du candidat ;
c)     L’original de l’attestation de non-redevance ;
d)     La carte de contribuable ou attestation d’immatriculation ;
e)     L’original de l’attestation de non-faillite délivrée par le Greffe du Tribunal de Première Instance du domicile ;
f)      L’original de l’attestation de non-exclusion des marchés publics délivrée par l’Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP).
g)     L’original de l’attestation signée du Directeur de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale, ou d’un de ses représentants dûment mandatés, certifiant qu’il a effectivement versé à la caisse les sommes dont il est redevable ;
h)     Les pouvoirs conformes au modèle dans le cas où le soumissionnaire agit comme mandataire d’un groupement d’entreprises ;
i)      L’accord de groupement notarié signé entre les membres du groupement attestant que tous les membres de ce groupement sont responsables solidairement de la soumission et si celle-ci est retenue, de l’exécution du marché ;
j)      L’autorisation de vérification des références ; cette autorisation dûment signée du Directeur Général de procéder à toutes vérifications jugées nécessaires, pour s’assurer de l’exactitude des informations relatives aux références présentées ;
NB : Tout dossier comportant des fausses déclarations sera purement et simplement rejeté par la sous-commission compétente à tout moment pendant la procédure.
 
1.2.         Volume 2 (Dossier technique)
Le dossier technique devra comprendre :
1.2.1.      Les moyens humains :
La liste du personnel d’encadrement
Le candidat fournira la liste définissant le personnel de maîtrise accompagnée :
-        du curriculum vitae signé de chaque personnel ;
-        de la copie certifiée conforme du diplôme de chaque personnel ;
-        de l'attestation de disponibilité ;
La non production de l'une de ces pièces entraînera pour l'expert considéré, la note zéro (0).
A cet effet, l’entreprise devra justifier de sa capacité à pouvoir mobiliser un personnel :
Organisation des archives physiques, numérisation et archivage numérique
-          Un (01) chef de projet de la mission : archiviste assermenté - niveau Bac + 5 au minimum - 10 ans d’expérience dans le traitement des archives –expertise dans la conduite des missions similaires ;
-          Deux (02) Experts archivistes seniors, niveau Bac +5 – au moins 5 ans d’expérience dans le domaine de la documentation et des archives - justifier au moins 2 missions similaires
-          Quatre (04) chefs d’équipes : archiviste junior - niveau Bac + 3 au minimum - 03 ans d’expérience dans le domaine de la documentation et des archives ;
-          Un (01) Expert informaticien senior développeur Web Full Stack, BACC +5 – au moins 5 ans d’expérience dans la conception et le développement des applications WEB - ayant, réalisé au moins 5 projets web sous les technologies JS/PHP/MYSQL, TypeScript, React JS, Node Js, ou les Framework Lavarel, Symfony, Codeigniter ou PHPCake.
-          Deux (02) Informaticiens juniors, au moins 3 ans d’expérience dans la conception et le développement des applications WEB - ayant, réalisé au moins 3 projets web.
L’organigramme complet de l’entreprise
La liste du personnel fixe qualifié :
Le candidat fournira la liste du personnel fixe qualifié (Minimum BAC+2) et employé sans interruption depuis un an au siège du candidat (fournir les photocopies des contrats de travail du personnel d'encadrement ainsi que les CV signés par les intéressés).
 NB : Le personnel proposé ne sera considéré dans l'évaluation que si les pièces justificatives requises datant de moins de trois mois et se rapportant audit personnel sont fournies et dûment signées.
1.2.2.      Les références de l’entreprise
L’entreprise devra fournir les documents attestant qu’elle a réalisé avec succès au cours des dix (10) dernières années et en qualité d’entrepreneur principal :
-          au moins un (01) projet dans la prestation d’archivage d’un établissement financier.
-          au moins un (01) projet dans la prestation de numérisation des archives.
Le soumissionnaire joindra à l’appui de ces références les premières et dernières pages des contrats ainsi que les attestations de bonne fin établies par les Maître d’Ouvrage, avec leurs coordonnées pour permettre un contrôle éventuel.
Pour être validée, chaque référence en prestations similaires, devra être justifiée par les éléments suivants :
-La copie de l'extrait du contrat comportant les 1ère, 2ème, 3ème et 4ème pages, ainsi que les pages des détails estimatifs et celles de signatures. Ces documents devront être clairs et lisibles ;
-Le nom du Maître d'Ouvrage ;
-Le lieu d'exécution du projet
-Le certificat de Bonne Fin délivré par le Maître d'Ouvrage ou par ses services. Le procès-verbal de réception des travaux et l’attestation de bonne fin délivrée par le maître d’ouvrage ou ses services.
1.2.3. Les moyens logistiques techniques et matériels
§ la liste du matériel informatique et autres outils du BET (joindre copie facture certifiée) :
ü  01 imprimante ;
ü  05 Scanner 60 PPM A4 ;
ü  01 Scanner A3 A PIED ;
ü  06 Ordinateur
processeur Intel Core i7-9500 ou plus ;
16Go de RAM ;
Disque dur SSD 1To ;
Ecran 19’’ ;
la liste des moyens logistiques du BET :
ü  02 véhicules de liaison en bon état pour la mission ;
 
1.2.4.        L’autorisation de vérification des déclarations
Cette autorisation dûment signée du Directeur Général de l’entreprise, devra permettre au Ministre des Travaux Publics de procéder à toute vérification jugée nécessaire, pour s’assurer de l’existence et de la qualité du matériel énoncé dans le dossier de candidature et de l’exactitude des informations relatives aux références présentées auprès des Maîtres d’Ouvrages concernés.
1.2.5. Note Technique
Les candidats seront évalués techniquement en prenant en considération sa compréhension des opérations projetées pour mener à bien l’exécution des prestations envisagées.
Un descriptif de la méthodologie et du plan de travail proposés pour accomplir la mission : Il s’agit d’une analyse des prestations à effectuer, l’approche technique et la méthodologie envisagée, en rapport avec le contexte du projet. Ceci suppose que le Consultant a pris connaissance de toutes les difficultés y afférentes liées à l’exécution de ses prestations ;
La composition de l’équipe proposée, par spécialité, ainsi que les tâches qui sont confiées à chacun de ses membres, leur calendrier d’intervention, ainsi que les curriculums vitæ récemment signés par le personnel spécialisé proposé et le représentant du Candidat habilité à soumettre la proposition. Les candidats s’assureront que l’ensemble du personnel dont les curriculums vitæ auront été présentés est effectivement le personnel qui executera la prestation.
 

Après réception des offres, il sera procédé à leur évaluation au vu des critères suivants :
1.1.Critères éliminatoires
Dossier administratif incomplet ;
Note Technique inférieur à 70/100.
1.2. Critères essentiels
L’évaluation des offres techniques sera faite suivant les critères essentiels ci-après définis :
ü  Présentation générale de l’offre ;
ü  Pertinence de l’analyse des prestations assortie des observations/suggestions éventuelles sur les TDR
ü  Pertinence de l’approche technique et de la méthodologie envisagées ;
ü  Attestation de surface financière ;
ü  Qualification et expérience des experts dans le domaine du projet ;
ü  Références du soumissionnaire ;
ü  Moyens techniques et matériels à mettre en place pour l’exécution des prestations.

Les offres techniques seront notées en fonction des critères essentiels ci-après :

Dans le cas de groupement, les chiffres d’affaires moyens pour chacun des membres du groupement seront ajoutés pour déterminer si cette condition est remplie. Cependant, pour que le groupement soit éligible, chacun des membres devra remplir au moins 40% minimum et le chef de file 60%.

L’Avis d’Appel d’Offres National Restreint à lancer à la suite de cette sollicitation à manifestation d’intérêt tiendra lieu de résultat de la pré-qualification.

Des informations complémentaires sur le présent Avis peuvent être obtenues aux heures ouvrables à la Direction de Affaires Générales, Sous-direction du Patrimoine et des Archives, sis au 2^ème étage, porte 219 de l’immeuble siège du Crédit Foncier du Cameroun.