Dans l’optique de doter le MINEPIA d'une solution de Gestion Electronique des Documents  (archives physique et numérique), le Ministre de l’Elevage, des Pêches et des Industries Animales, Maître d’Ouvrage, lance  un Appel d’Offres National Ouvert en vue de l’acquisition et Déploiement d’un Système de gestion Electronique des documents (GED) au Minepia à la Sous-Direction de la Documentation et des Archives.

Le présent appel d’offres consiste en l’acquisition et Déploiement d’un Système de gestion Electronique des documents (GED) au Minepia à la sous-direction de la documentation et des archives par le Ministère de l’Elevage, des Pêches et des Industries Animales ainsi qu’il suit :

 

ü   Analyse fonctionnelle et conception de la solution qui mettra l’accent sur les volets de gestion électronique des archives physiques et gestion des archives électroniques natives ou numérisées ;

ü   Acquisition du matériel ;

ü   Procéder à la mise en œuvre d'une solution intégrée de Gestion Électronique des archives  couplé à la gestion automatisée des archives physiques ;

ü   Révision de la connectivité réseau ;

ü   Préparation de l’environnement sur le serveur, Installation, Configuration et tests

ü   Numérisation et traitement de 20 ml d’archives ;

ü   Transfert complet des compétences techniques : le consultant devra former un groupe de référents du MINEPIA (au moins 15 personnels) ;

ü   Suivi et maintenance du système mis en place sur une période de un (01) an.

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de Quarante-cinq millions

 (45 000 000) de  FCFA.

La prestation ne fait pas l’objet d’un allotissement.

La participation à la présente consultation est ouverte à toute entreprise installée en République du Cameroun et justifiant de capacités techniques et financières pour la mise en œuvre de Gestion Electronique des Documents  (archives physique et numérique).

Les prestations objet du présent appel d’offres sont financées par le budget d’investissement Public du MINEPIA, Exercice 2023, sur la ligne d’imputation budgétaire n° 57 31 059 08 320019 524211.

Le dossier d’appel d’offres peut être consulté aux heures ouvrables au Service des Marchés Publics du MINEPIA, sis à Mvog-Betsi/Yaoundé, téléphone : 222 22 45 41, dès publication du présent avis.

Le dossier d’appel d’offres peut être obtenu au Service des Marchés Publics du MINEPIA, sis à Mvog-Betsi/Yaoundé, téléphone : 222 22 45 41, dès publication du présent avis, contre versement d’une somme non remboursable de quatre-vingt-dix milles (90 000) francs CFA, payable au Trésor Public.

Chaque offre, rédigée en français ou en anglais en sept (07) exemplaires dont l’original et six (06) copies marqués comme tels, devra parvenir au Service des Marchés Publics du MINEPIA, sis à Mvog-Betsi/Yaoundé, téléphone : 222 22 45 41, au plus tard le 07 JUIN 2023  à 13 heures et devra porter la mention :

AVIS D’APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT

N°00020 /AONO/MINEPIA/CIPM/2023 DU 19 AVRIL 2023  EN VUE DE L’ACQUISITION  ET DU DEPLOIEMENT D’UN SYSTEME DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED) AU MINEPIA A LA SOUS DIRECTION DE LA DOCUMENTATION ET DES ARCHIVES
(A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement)

3.1 Le délai maximum de livraison prévu par le Maître d’Ouvrage est de cinq (05) mois à partir de la date de notification de l’ordre de service de commencer les prestations.

3.2 Le matériel et le déploiement du système, objet de la présente consultation, seront livrés à la  Sous-direction de la documentation et des archives.

 

Chaque  soumissionnaire  doit joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission établie et acquittée à la main par une banque de premier ordre ou une compagnie d’assurance agréé et habilitée par le Ministère en charge des finances et dont la liste figure dans la pièce 11 du dossier d’appel d’offre, d'un montant de Neuf cent mille (900 000) francs CFA, valable pendant quatre-vingt-dix (90) jours au-delà de la date limite de validité des offres.

Les offres parvenues après la date et l’heure de dépôt des offres ou celles ne respectant pas le mode de séparation de l’offre financière des offres administratives et techniques seront irrecevables.
Sous peine de rejet, les pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.

Ces pièces administratives ont une durée de validité de  trois (03) mois, cette date limite de validité des pièces administratives doit être postérieure à la date de lancement de l’Appel d’Offres.

Toute offre incomplète conformément aux prescriptions du dossier d'appel d'offres sera déclarée irrecevable.

L’ouverture des plis se fera en un temps.

L'ouverture des pièces administratives ainsi que des offres techniques et financières aura lieu le 07 JUIN 2023  à 14 heures, par la Commission Interne de Passation des Marchés, dans la salle de réunions de ladite Commission, sise à Mvog-Betsi/Yaoundé.

Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dûment mandatée.

14.1 – Critères éliminatoires

-       Absence ou non-conformité de l’original de la caution de soumission à l’ouverture ;

-       Absence après un délai de 48 heures après l’ouverture des offres, d’au moins une des pièces du dossier administratif à l’exception de la caution de soumission ;

-       Non-conformité après un délai de 48 heures après l’ouverture des offres, d’au moins une des pièces du dossier administratif ;

-       fausse (s) déclaration (s) ou pièce (s) falsifiée (s) et pièce(s) non authentiques ;

-       absence d’une déclaration sur l’honneur de n’avoir pas abandonné de marché et de ne pas figurer dans la liste des entreprises défaillantes au cours des trois (03) dernières années ;

-       absence d’un prix à un poste quantifié du détail quantitatif et estimatif;

-       non-respect de plus de deux (02) sur les sept (07) critères techniques essentiels.
 
14. 2 –Critères essentiels

-         présentation générale de l’offre ;

-         accès à une ligne de crédits et autres ressources financières ;

-         Personnel d’encadrement ;

-         références de l’Entreprise (avoir entre autres numérisé au moins 50 mètres linéaires de documents et avoir fournis au moins 5 licences de ladite application) ;

-         prospectus en couleur conforme aux spécifications techniques du DAO ;

-         proposition technique conforme aux spécifications techniques du DAO assortie de fiches techniques du fabricant ;   

-         chronogramme et délai de livraison ;       

-         preuves d’acceptation des clauses du marché (CCAP et CCTP paraphés et signés avec la mention « lu et approuvé »).

N.B : Toute offre n’ayant respecté tous les critères éliminatoires et obtenu au moins cinq (05) « oui » sur sept (07) des critères essentiels sera éliminée.

La Lettre-Commande sera attribuée au soumissionnaire dont les offres administrative et technique seront conformes pour l’essentiel aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres, et présentant l’offre financière évaluée la moins-disante.

Les soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant quatre-vingt-dix (90) jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables au Service des Marchés Publics du MINEPIA sise à Mvog-Betsi / Yaoundé.

 NB : « pour tout acte de corruption, bien vouloir appeler ou envoyer un SMS au MINMAP aux numéros suivants : 673 20 57 25 / 699 37 07 48 ». /-