Le Ministre des Relations Extérieures, Maître d’Ouvrage, lance, en procédure d’urgence, un Appel d’Offres pour la maintenance informatique au Ministère des Relations Extérieures.

La maintenance consiste en la maintenance préventive et la maintenance curative afin de rendre opérationnel les ressources informatiques.

Le coût prévisionnel.de la fourniture, objet du présent Avis d’Appel d’Offres, est de Vingt Un Millions  Six Cent Mille (21 600 000) Francs CFA

L’Appel d’Offres, objet du présent Avis, est constitué d’un lot unique.

Le présent Appel d’Offres est ouvert à égalité de conditions aux entreprises de droit camerounais, exerçant autant que possible dans le secteur des technologies de l’information et de la communication.
 
 MODE DE SOUMISSION
Le mode de soumission retenu pour le présent Appel d’Offres est en ligne ou hors ligne.

La fourniture, objet du présent Appel d’Offres, est financée par le Budget d’Investissement Public du Ministère des Relations Extérieures, Exercice 2023, Imputation : 57 06 090 02 320017 360140.

Le Dossier d’Appel d’Offres physique peut être consulté gratuitement  aux heures ouvrables, à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, et la version électronique sur le site web www.diplocam.cm et sur la plateforme COLEPS aux adresses http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm, dès publication du présent Avis par voie de presse écrite, par voie d’affichage dans les locaux du Ministère des Relations Extérieures et/ou par voie électronique.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, dès publication du présent Avis par voie de presse écrite, par voie d’affichage dans les locaux du Ministère des Relations Extérieures et/ou par voie électronique, sur présentation d’une quittance de versement au Trésor Public de la somme non remboursable de Trente Six Mille (36 000) Francs CFA, représentant les frais d’achat du Dossier d’Appel d’Offres.
Il est également possible d’obtenir le Dossier d’Appel d’Offres par téléchargement gratuit sur la plateforme COLEPS, disponible aux adresses sus-indiquées pour la version électronique. Toutefois, la soumission en ligne est conditionnée par le paiement des frais d’achat du Dossier d’Appel d’Offres
 

12 - TAILLE ET FORMAT DES FICHIERS

Pour la soumission en ligne, les tailles maximales des documents qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :
•         5 MO pour l’Offre Administrative ;       15 MO pour l’Offre Technique ;
•         5 MO pour l’Offre Financière.
 
Les formats acceptés sont les suivants :
•         Format PDF pour les documents textuels ;    JPEG pour les images.
Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.
 

13 - PRESENTATION DES OFFRES

Les documents constituant les offres seront rédigés en français ou en anglais, répartis en trois volumes ci-après, placés sous quadruple enveloppe  dont :
-       L’enveloppe extérieure ;
-       L’enveloppe A contenant le  Dossier administratif (Volume 1) ;
-       L’enveloppe B contenant l’Offre technique (Volume 2) ;
-       L’enveloppe C contenant l’Offre financière (Volume 3).
Toutes les pièces constitutives des offres («Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF», «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE» et «Enveloppe C : OFFRE FINANCIERE»), seront placées dans l’enveloppe extérieure scellée portant uniquement la mention de l’Appel d’Offres en cause.
Les différentes pièces de chaque offre seront numérotées dans l’ordre du Dossier d’Appel d’Offres et séparées par des intercalaires de couleur autre que la couleur blanche.

15 – 1 Soumission hors ligne

Les offres  rédigées en français ou en anglais, en sept (07) exemplaires dont l’original et six (06) copies, marqués comme tels, conformes aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres, devront être remises contre récépissé ou transmises par poste en recommandé avec accusé de réception à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, au plus tard le 08 juin 2023 à  14 heures précises.
Les plis fermés contenant les offres, ne devront porter que la mention :
 
 « APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT

N° 17/AONO/MINREX/CIPM/2023 DU 05 MAI 2023, EN PROCEDURE
D’URGENCE, POUR LA MAINTENANCE INFORMATIQUE AU MINISTERE DES
RELATIONS EXTERIEURES
A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT.
 

 15 – 2 Soumission en ligne

L’offre devra être transmise par le soumissionnaire sur la plateforme COLEPS au plus tard le 08 juin 2023 à 14 heures précises.
Une copie de sauvegarde de  l’offre enregistrée sur clé USB ou CD/DVD, sous pli scellé portant l’indication claire et lisible de « copie de sauvegarde » et des références de l’Appel d’Offres
« APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT N° 17/AONO/MINREX/CIPM/2023 DU

05 MAI 2023, EN PROCEDURE D’URGENCE, POUR LA MAINTENANCE INFORMATIQUE AU MINISTERE DES RELATIONS EXTERIEURES. A N’OUVRIR
QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT », devra être déposée contre récépissé ou transmise par poste en recommandé avec accusé de réception à la Direction des Affaires Générales (Sousdirection du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508, Tél. : 222 20 39 40) du Ministère des Relations Extérieures à Yaoundé, au plus tard le 08 juin 2023 à 14 heures précises.

Le délai de livraison maximum est de trois (03) mois, à compter de la date de notification de l’ordre de service prescrivant le démarrage de la livraison.

Les offres devront être accompagnées chacune d’une caution de soumission délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée par le Ministre chargé des Finances, conformément à la Pièce N° 12 du Dossier d’Appel d’Offres, et dont le montant est de Quatre Cent Trente Deux Mille (432 000) Francs CFA.
La validité de cette caution devra être de cent vingt (120) jours, à compter de la date limite de dépôt des offres.
Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Avis et du Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable, notamment l’absence de la caution de soumission délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée par le Ministre chargé des Finances à émettre des cautions dans le cadre des marchés publics par le Ministre chargé des Finances.

Sous peine de rejet, les pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur, conformément au listing prévu au Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois, à compter de la date limite de remise des offres, et la date limite de validité desdites pièces doit être postérieure à celle de lancement de l’Appel d’Offres.
Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable, notamment l’absence de la caution de soumission délivrée par une banque ou une compagnie d’assurances agréée et habilitée à émettre des cautions dans le cadre des Marchés Publics par le Ministre chargé des Finances, conformément à la Pièce N° 12 du Dossier d’Appel d’Offres.
Le non-respect des modèles des pièces du Dossier d’Appel d’Offres, une fausse déclaration, ou une pièce falsifiée entraînera le rejet ou l’élimination de l’offre sans aucun recours.

L’ouverture des offres se fera en un temps et portera sur les séries des quatre enveloppes (Enveloppe extérieure, «Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF», «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE» et «Enveloppe C : OFFRE FINANCIERE»), l’une après l’autre, dans l’ordre chronologique suivant : i) Enveloppe extérieure, ii) «Enveloppe A : DOSSIER ADMINISTRATIF», iii) «Enveloppe B : OFFRE TECHNIQUE» et iv) «Enveloppe C : OFFRE FINANCIERE».
Elle est effectuée le 08 juin 2023 à 15 heures précises dans la salle de conférences du nouveau bâtiment du Ministère des Relations Extérieures, par la Commission Interne de Passation des Marchés (CIPM) auprès du Ministère des Relations Extérieures, siégeant en présence des soumissionnaires qui le désirent ou de leurs représentants dûment mandatés et ayant une parfaite connaissance de leurs offres.

17 – 1 Critères éliminatoires

A.      Absence de la caution de soumission à l’ouverture des offres ;
B.      Absence ou non-conformité d’une pièce du dossier administratif au-delà du délai supplémentaire de 48 heures à accorder, le cas échéant ;
C.      Pièce(s) falsifiée(s) ou fausse(s) déclaration(s) ;
D.      Absence de déclaration sur l’honneur attestant de non-abandon de marché au cours des trois dernières années et d’absence sur la liste des entreprises défaillantes établie par le MINMAP ;
E.      Absence de référence( copie première et dernière pages lettre commande ou marché enregistré (e) et procès-verbal de réception ou attestation de bonne fin correspondant (e) pour un cas de maintenance informatique de montant de FCFA dix  millions (10 000 000) au moins pour le compte des administrations publiques, établissements publics, entreprises du secteur public ou parapublic, projets publics ou collectivités territoriales décentralisées au cours des cinq dernières années (2018, 2019, 2020, 2021 et 2022) ;
F.      Absence de la méthodologie, du planning d’exécution de la livraison ou du service après-vente ;
G.     Absence des spécifications d’une composante de la fourniture proposée par le soumissionnaire ;
H.      Non satisfaction d’au moins six (06) critères essentiels sur les sept (07) ;
I.        Omission d’un prix unitaire ou forfaitaire quantifié dans l’offre financière ;
J.       Non-conformité du mode de soumission ;
K.      Non-respect des formats de fichiers requis pour la soumission des offres en ligne ;
L.       Absence de la copie de sauvegarde en cas de dysfonctionnement de la plateforme COLEPS.
 

17 - 2 Critères essentiels

L’offre technique de chaque Soumissionnaire sera évaluée suivant une notation binaire sur les sept (07) critères essentiels suivants :
A.    Présentation de l’offre (3 sous-critères, seuil de validation 2 OUI/3) ;  
B.    Qualifications et expériences du personnel clé (4 sous-critères, seuil de validation 4 OUI/4) ;
C.    Références du soumissionnaire (3 sous-critères, seuil de validation 3 OUI/3) ;
D.    Compatibilité de la fourniture et services connexes proposés par le soumissionnaire avec les spécifications techniques minimales arrêtées par le Maître d'Ouvrage (1 sous-critère, seuil de validation 1 OUI/1) ;
E.    Délai de livraison proposé par le soumissionnaire (1 sous-critère, seuil de validation 1 OUI/1) ;
F.    Capacité de financement ou ligne de crédit (2 sous-critères, seuil de validation 2 OUI/2) ; G. Preuves d’acceptation des conditions de la Lettre Commande (1 sous-critère, seuil de validation 1 OUI/1).

La Lettre Commande est attribué au Soumissionnaire dont l’offre est reconnue conforme pour l’essentiel au Dossier d’Appel d’Offres, techniquement qualifiée et évaluée la moins disante.

Les Soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours, à compter de la date limite fixée pour le dépôt de ces dernières.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus à la Direction des Affaires Générales (Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés, Porte 508) du Ministère des Relations Extérieures ou en ligne sur la plateforme COLEPS aux adresses : http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm.
 

 ASSISTANTE TECHNIQUE

Pour obtenir une assistance technique, en cas de survenance d’un problème lié à l’utilisation de la plateforme, bien vouloir appeler aux numéros (+237) 222 238 155/222 235 669 ou écrire à l’adresse email dsi@minmap.cm.
 

 LUTTE CONTRE LA CORRUPTION ET LES MAUVAISES PRATIQUES

Pour toute tentative de corruption ou tout fait de mauvaises pratiques, bien vouloir appeler le MINMAP ou envoyer un SMS aux numéros suivants : (+237) 673 20 57 25 et 699 37 07 48.