Le Ministre d’Etat, Ministre du Tourisme et des Loisirs lance, pour le compte de son département ministériel, un Appel d’Offres National Restreint pour la réalisation de l’audit documentaire et l’élaboration des outils de gestion des documents et des archives physiques et numériques au Ministère du Tourisme et des Loisirs sur financement du Budget d’Investissement Public de l’exercice 2023.

L’objectif global de cette étude est la réalisation d’un inventaire documentaire détaillé ainsi qu’un diagnostic des solutions numériques d’archivage existantes, suivi de l’élaboration des outils de gestion des documents et des archives physiques et numériques au Ministère du Tourisme et des Loisirs (MINTOUL).
Plus spécifiquement, les prestations objet de la présente consultation consistent en :
1) La réalisation d’un inventaire documentaire détaillée et un diagnostic des solutions d’archivage existantes afin de présenter l’existant documentaire détaillé et le résultat du diagnostic des solutions de gestion des archives existantes (audit documentaire et solution informatique).
2) La production de la charte d’archivage comprenant les dispositions pour une bonne gestion des archives au sein du MINTOUL et destinée au système de traitement physique et électronique des archives du MINTOUL.
3) L’élaboration d’un schéma d'organisation global des archives qui impliquera aussi bien les manipulations physiques que la gestion dématérialisée de celles-ci.

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de FCFA Toutes Taxes Comprises (TTC) cinquante millions (50 000 000).

Les prestations du présent appel d’offres sont organisées en un (01) lot unique.

Le présent Appel d’Offres est ouvert aux cabinets et/ou groupements de cabinets ci-après retenus suite à la Sollicitation à Manifestation d’Intérêt N°004/ASMI/MINTOUL/SG/DAG/SDBMM/SM/2023 du 20 mars 2023:

• ICCSOFT SA,  B.P: 5937 Yaoundé ;
• KIAMA SA, BP : 15709 Yaoundé ;
• SINARES SA, B.P: 15052 Yaoundé.

Les prestations, objet du présent Appel d’Offres sont financées par le Budget d’Investissement Public du Ministère du Tourisme et des Loisirs de l’exercice 2023.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté aux heures ouvrables à la Direction des Affaires Générales/Sous-direction du Budget, Matériel et Maintenance/Service des Marchés Publics au Ministère du Tourisme et des Loisirs sise à l’Immeuble Rose, porte 210, 2ème étage.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu à la Direction des Affaires Générales/Sous-direction du Budget, Matériel et Maintenance/Service des Marchés Publics au Ministère du Tourisme et des Loisirs sise à l’Immeuble Rose, porte 210, 2ème étage, sur présentation de l’original d’une quittance de soixante-cinq mille (65 000) Francs CFA non remboursable, payable uniquement au Trésor Public.

Les offres sont établies en Français ou en Anglais, en sept (07) exemplaires (un (01) original et six (06) copies marqués comme tels). Elles devront être scellées, cachetées et parvenir à la Direction des Affaires Générales/Sous-direction du Budget, Matériel et Maintenance/Service des Marchés Publics au Ministère du Tourisme et des Loisirs sise à l’Immeuble Rose, porte 210, 2ème étage au plus tard le 06 juin 2023 à 11 heures, heure locale, sur décharge et porteront la mention :

 DOSSIER D’APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREIN N°022/AONR/MINTOUL/CIPM/2023 DU 09 MAI 2023 POUR LA RÉALISATION DE L’AUDIT DOCUMENTAIRE ET L’ÉLABORATION DES OUTILS DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES ARCHIVES PHYSIQUES ET NUMÉRIQUES AU MINISTÈRE DU TOURISME ET DES LOISIRS.

« A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement »

Le délai maximum d’exécution est de quatre (04) mois à compter de la date de notification de l’Ordre de Service de commencer les prestations. Ce délai comprend le temps nécessaire au Maître d’Ouvrage pour apprécier les différents rapports qui seront soumis à son évaluation dans le cadre de ce marché.

Sous peine de rejet, chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission établie par un établissement bancaire ou une compagnie d’assurance agréé par le Ministère chargé des Finances et dont la liste figure dans la pièce 12 du DAO, d’un montant de un million (1 000 000) Francs CFA et valable pendant trente (30) jours au-delà de la date originale de validité des offres. 

Les autres pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou une autorité administrative (Préfet, Sous-préfet,…), conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.

Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres.

Toute offre non conforme aux prescriptions du présent avis et du Dossier d'Appel d'Offres pourra être rejetée. Plus précisément, l'absence de la caution de soumission délivrée par un établissement bancaire ou une compagnie d’assurance agréé par le Ministère chargé des Finances ou la présence d’une caution de soumission n’ayant aucun lien avec le présent appel d’offres entraînera le rejet de l'offre.

Sous peine de rejet, les autres pièces du dossier administratif requis doivent être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou une autorité administrative, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.

Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date originale de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres.

L'absence de la caution de soumission délivrée par un établissement bancaire ou une compagnie d’assurance agréé par le Ministère chargé des Finances entraine le rejet immédiat de l’offre.

Elle se fera en deux temps ainsi qu'il suit :
• L'ouverture des offres administratives et techniques aura lieu le 06 juin 2023 à partir de 12 heures locale, par la Commission Interne de Passation des Marchés, siégeant dans la salle de conférences annexe, porte 119, 1er étage de l’immeuble abritant les services centraux du Ministère du Tourisme et des Loisirs à Yaoundé ;
• A l’issue de l’analyse des offres administratives et techniques, l’ouverture des offres financières sera réalisée dans les mêmes conditions, à une date ultérieure qui sera communiquée aux soumissionnaires ayant eu la capacité juridique requise et ayant obtenu une note technique supérieure ou égale à 75 points sur 100.
Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d’ouverture ou s’y faire représenter par une personne de leur choix ayant une parfaite connaissance de leur offre.

.1 – Critères éliminatoires
Les critères éliminatoires ci-après sont valables autant pour l’évaluation du dossier administratif que pour l’évaluation des offres techniques et financières.
Il s’agit de :

1. Dossier administratif incomplet ou non-conformité d’une pièce après le délai de 48 heures ;
2. Absence de la caution de soumission lors de la séance de dépouillement ou la présence d’une caution de soumission n’ayant aucun lien avec le Dossier d’Appel d’Offres ;
3. Pièce falsifiée ou Fausse déclaration ;
4. Présence dans l’offre technique des informations relatives à la proposition financière ;
5. Non-respect du profil du Chef de Mission (avoir une note inférieure à 8/10 pour le chef de mission) ;
6. Note technique inférieure à 75 points sur 100 ;
7. Omission de renseigner un prix unitaire quantifié dans l’offre financière.

 2- Les critères essentiels

L’Autorité Contractante attribuera le Marché au soumissionnaire dont l’offre aura été reconnue conforme pour l’essentiel au Dossier d’Appel d’Offres et qui dispose des capacités techniques et financières requises pour exécuter le Marché de façon satisfaisante et dont la note finale sera celle la plus élevée.

Les soumissionnaires restent tenus par leurs offres pendant quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus à la Direction des Affaires Générales/Sous-direction du Budget, Matériel et Maintenance/Service des Marchés Publics du Ministère du Tourisme et des Loisirs, porte 210, 2^ème étage, Tél : 222 22 35 69.

En outre, pour toute tentative de corruption ou faits de mauvaises pratiques, bien vouloir appeler le MINMAP ou envoyer un SMS aux numéros suivants : 673 20 57 25 / 699 37 07 48.