Dans le cadre de l’exécution du Budget d’Investissement Public 2023, le Ministre de l’Eau et de l’Énergie, Maître d’Ouvrage, lance un Appel d’Offres National Ouvert pour la modernisation du Ministère de l’Eau et de l’Energie à travers l’acquisition, l’installation et la configuration d’un logiciel de gestion et de centralisation du courrier du Ministère de l’Eau et de l’Energie.

Les prestations, objet du présent Appel d’Offres, comprennent :

Tache 1 : Acquérir un logiciel de gestion de courrier et de conservation des documents numériques.

• Identifier les besoins réels des utilisateurs ;
• Faire une évaluation de l’existant ;
• Élaborer un cahier de charges ;
• Proposer une application web flexible (capable d’être modifiée en fonction des usages)
• Proposer un logiciel qui devra tourner sur les navigateurs de l’heure (Microsoft edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Safari, Konqueror, ..) ;

Ainsi l’application devra assurer :

• La gestion des flux de tous types dedocuments entrants, sortants et internes ;
• La dématérialisation (numérisation) et le classement de l’information;
• La mutualisation et circulation de l’information ;
• Un Workflow paramétrable ;
• L’exploitation des indicateurs de suivi, délais et alertes associées (relance) ;
• Le traitement et l’exploitation des données statistiques (Statistiques en types de documents, volumétrie, délais) ;
• La liaison entre documents d’un même dossier ;
• La liaison et la fusion avec la suite des logiciels Microsoft Office ;
• La possibilité d’accès Full Web ;
• Les recherches « Full Text » et multicritères ;
• La gestion de la relance ;
• Le suivi de la distribution dans les services ;
• Le suivi du parcours du dossier dans les services ;
• La constitution des requêtes prédéfinies et la possibilité de composer de nouvelles requêtes ;
• L’archivage automatique et manuel ;
• La gestion des niveaux d’accès par utilisateurs et des groupes d’utilisateurs ;
• Proposer une application multi site et multiplateforme ;
• S’assurer de l’effectivité des postes de travail.

Un logiciel de gestion du courrier etde la numérisation des archives bilingue serait un atout.

Tache 2 : acquérir le matériel de numérisation et de stockage des documents.
Le prestataire doit acquérir le matériel spécifique à l’utilisation du logiciel de gestion du courrier et de conservation des archives physiques et numériques.

Les caractéristiques des équipements à acquérir doivent être supérieures ou égales aux spécifications techniques suivantes :

Ordinateur complet
-          Processeur: Intel® Core™ i3-10100 (3,6 GHz de fréquence de base, jusqu’à 4,3 GHz avec la technologie Intel® Turbo Boost, 6 Mo L3 de mémoire cache, 4 cœurs) ;
-          RAM: 4 Go de mémoire SDRAM DDR4-2666 (1 x 4 Go) ;
-          Disque dur: Disque dur SATA 1 To 7200 tours/min ;
-          Carte graphique: Intégré ;
-          Écran : 20,7 pouces ;
-          Système d'exploitation : Windows 10 Pro  64 bits installé avec license ;
-          Bouquet office: version 2016 installé et licence remise;
-          Antivirus: installé et licence remise.
Imprimante Professionnelle
-          Type d'imprimante: Imprimante de groupe de travail - laser - monochrome
-          Format de support pris en charge: A4, A5, A6, B5 (JIS)
-          Taille maximum du support (personnalisée): 216 mm x 356 mm
-          Vitesse d'impression: Jusqu'à 35 ppm - noir & blanc - ANSI A (Letter) (216 x 279 mm)
-          Résolution maximale (N&B): 1200 ppp x 1200 ppp
-          Impression recto-verso: Recto-verso
-          Connectivité standard: USB 2.0/3.0
-          Interface: USB 2.0, Ethernet 10Base-T/100Base-TX/1000Base-T
-          Processeur: 800 MHz
-          RAM installée (max): 256 Mo
-          Langage(s) d'impression: PCL 5C, PostScript 3, PCL 6
-          Type de support: Enveloppes, transparents, étiquettes, papier ordinaire, cartes, papier, papier recyclé
-          Capacité totale: 300 feuilles
-          Gestion des supports: Bac d'entrée 250 feuilles, bac polyvalent 50 feuilles
-          Taux d'utilisation mensuel: 50000 pages
-          Volume mensuel recommandé: 750 - 3 000 pages
-          Réseaux: Serveur d'impression - Ethernet, Fast Ethernet, Gigabit Ethernet - intégré
-          Alimentation : CA 120/230 V (50/60 Hz)
-          Configuration requise: UNIX, Novell NetWare, Linux, Microsoft Windows 2000, Windows XP Édition Familiale, Windows XP Professionnel, Microsoft Windows Server 2003, Apple MacOS X 10.4, Apple MacOS X 10.3.9, Microsoft Windows Vista, Apple MacOS X 10.5.x, Microsoft Windows 7/8/10…
-          Deux Cartouche d’encre Toner appropriée
-          CD des pilotes et manuel utilisateur en français
-          La version la plus ressente du modèle susmentionné peut être accepté.
Scanner Professionnel
-          Type de scanner : Alimentation par feuilles
-          Résolution de numérisation : optique Jusqu'à 600 ppp
-          Taux d'utilisation (quotidien) : Jusqu'à 5 000 pages
-          Détection d'alimentation multiple : Oui
-          Types de support pris en charge : Papier (ordinaire, jet d'encre), enveloppes, étiquettes, cartes (de visite, d'assurance, en relief, d'identité en plastique)
-          Formats de fichiers pour la numérisation : PDF (uniquement image, accessible, MRC, PDF/A, chiffré), TIFF (une page, multi-page, compression : G3, G4, LZW, JPEG, DOC, RTF, WPD, XLS, TXT, XML, XPS, HTML, OPF, JPG, BMP, PNG ;
-          Capacité du bac d’alimentation automatique : En standard, 150 feuilles
-          Vitesse de numérisation du bac d’alimentation automatique : jusqu’à 60ppm/120ipm(n&b, 200 ppp)
-          Options de numérisation (ADF) : Recto verso en un seul passage
-          Taille de numérisation (chargeur auto) maximale : 300 x 864 mm
-          Systèmesd'exploitation compatibles: Windows 8 (32 bits, 64 bits), Windows 7 (32 bits, 64 bits), Windows Vista (32 bits, 64 bits), Windows XP (32 bits, 64 bits) avec Service Pack 3, Linux, Mac OS
-          Connectivité standard : USB 2.0 haut débit
-          Version Twain : 2.1
-          Alimentation : Tension secteur 100 à 240 V CA (+/- 10 %), 50/60 Hz (+/-3 Hz)
-          Contenu de l'emballage :

• Scanner avec bac d'alimentation HP Scanjet Enterprise 9000 ; 
• Câble USB 2.0/3.0 haut débit ; 
• Module d'alimentation et cordon d'alimentation ; 
• CD-ROM avec logiciels de numérisation [logiciel intelligent de numérisation de documents HP, KofaxVirtualRescan (VRS) Professional, IRIS Readiris Pro OCR, pilotes EMC ISIS/TWAIN, pilotes WIA, pilotes HP TWAIN] ; 
• Feuille de nettoyage pour le chargeur automatique de documents ;
• Guide de démarrage rapide.

-          Logiciels inclus :

• Logiciel intelligent de numérisation de documents HP ;
• pilotes EMC/Captiva ISIS;
• TWAIN;
• KofaxVirtualReScan (VRS) Professional;
• I.R.I.S. Readiris Pro OCR;
• WIA drivers ;
• Agent HP Web Jetadmin SNMP Proxy.

-          La version la plus récente du modèle susmentionné peut être accepté.
Disque dur pour serveur
-          Disquedur pour HP Proliant DL 380, 2.5" 2To 10000 RPM SAS 12Gb/s.
Baret mémoire pour serveur
-          RAM 16 Go DDR4 pour HP Proliant DL 380.

Tache 3 : Mettre en production ledit logiciel du courrier
Préparer l’environnement de production :
ü  Booster le serveur ProLiant Dl 380 avec des disques et des RAM ;
ü  Virtualiser le serveur et mettre en place la raid 5 ;
ü  Installer le système d’exploitation (Ubuntu server) ou Windows server le plus récent et stable au cas où la licence est acquise ;
ü  Déployer le logiciel et créer les comptes d’administration et les comptes utilisateurs ;
ü  Effectuer un mois d’essai et dresser un rapport de test ;
ü  Réajuster l’application et finaliser l’installation, la configuration et la création des profils utilisateurs ;
ü  Proposer un cahier de charge et une adaptation dudit application à la signature électronique ;
L’application doit fonctionner à l’immeuble Ministériel N°1 et dans les deux sites annexes sis à Mvog Ada.

Tache 4 : le transfert des compétences au personnel du MINEE

• Former 3 administrateurs et assurer le suivi et la maintenance de ladite application pendant 1 ans ;
• Former les utilisateurs à l’utilisation des équipements acquis ;
• Former 10 utilisateurs de l’application selon leurs profils ;
  • Produire les CD d’installation du logiciel et/ou les codes sources ;
  • Produire le manuel utilisateur (en français et en anglais) ;
  • Produire le manuel administrateur (en français et en anglais) ;
  • Produire une lettre d’engagement à maintenir et à suivre l’application pendant une durée d’un (01) an après le début de mise en exploitation.

Le coût prévisionnel de l’opération est de trente-cinq million (35 000 000) Francs CFA.

Les prestations, objet du présent Appel d’Offres Ouvert, se feront en un seul (01) lot.

La participation au présent Appel d’Offres est Ouvert aux Bureaux d’Études susceptible d’exercer cette prestation.

Les prestations, objet du présent Appel d’Offres National Ouvert, sont financées par le Budget d’Investissement Public (BIP) au titre de l’exercice budgétaire 2023 du MINEE IMPUTATIONS : 57 32 139 05270002521311.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté aux heures ouvrables au Ministère de l’Eau et de l’Energie, Direction des Affaires Générales, Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés Publics, 3^è étage de la Tour Immeuble Ministériel N°1, porte N° 03T12, B.P.70 Yaoundé, Tél (237) ) 222 230 013, dès publication du présent Avis.

Le dossier peut être obtenu au Ministère de l’Eau et de l’Energie, Direction des Affaires Générales, Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés Publics, 3^è étage de la Tour Immeuble Ministériel N°1, porte N° 03T12, B.P.70 Yaoundé, Tél (237) 222 230 013, dès publication du présent Avis, contre versement d’une somme non remboursable de soixante mille (60 000)F.CFA.payable au Trésor Public.
Lors du retrait du Dossier, le Soumissionnaire devra se faire enregistrer à la Direction des Affaires Générales, Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés Publics, 3^è étage de la Tour Immeuble Ministériel N°1, porte N° 03T12, B.P.70 Yaoundé, Tel (237) 222 230 013, en indiquant leur adresse complète (boîte postale, n° de téléphone, fax).

Chaque offre rédigée en français ou en anglais en sept (07) exemplaires dont un (01) original, six (06) copies, devra parvenir au Ministère de l’Eau et de l’Energie, Direction des Affaires Générales, Service des Marchés Publics, 3^ème étage de la TOUR Immeuble Ministériel N°1 porte N° 03T12,B.P.70 Yaoundé, Tél (237) 222 230 013, au plus tard le 05 JUILLET 2023.à 14 heures, heure locale sous enveloppe cachetée, adressée au Ministère de l’Eau et de l’Energie avec la mention :

« APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT N° 000028/AONO/MINEE/CIPM/23 DU 07 JUIN 2023 SUIVANT LA DEROGATION D’EXEMPTION DE LA PRE-QUALIFICATION A LA PROCEDURE D’APPEL D’OFFRES N°01765-23/L/MINMAP/SG/DGMI/DMAI/NC du 06 AVRIL 2023 POUR L’ACQUISITION, L’INSTALLATION ET LA CONFIGURATION D’UN LOGICIEL DE GESTION ET DE CENTRALISATION DU COURRIER DU MINEE
A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

Le délai maximum d'exécution des prestations, objet du présent appel d’offres Ouvert, s’étaleront sur cinq (05) mois à compter de la date de notification de l'ordre de service de démarrage des prestations de chaque phase.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté aux heures ouvrables au Ministère de l’Eau et de l’Energie, Direction des Affaires Générales, Sous-direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance, Service des Marchés Publics, 3^è étage de la Tour Immeuble Ministériel N°1, porte N° 03T12, B.P.70 Yaoundé, Tél (237) ) 222 230 013, dès publication du présent Avis.

Sous peine de rejet de l’offre, les pièces administratives requises (en cours de validité) devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
Toute offre incomplète conformément aux prescriptions du présent Avis et du Dossier d’Appel d’Offres Restreint sera déclarée irrecevable, notamment l’absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre ou une compagnie d’assurance agréée par le Ministre en charge des Finances, ou du non-respect des modèles des pièces du Dossier d’Appel d’Offres, entraînera le rejet de l’offre.

L'ouverture des plis se fera en deux temps :
a) – L’ouverture des plis contenant les pièces administratives et les offres techniques aura lieu le 05 JUILLET 2023à 15 heures, par la Commission Interne de Passation des Marchés auprès du MINEE sise au quartier Omnisport à Yaoundé.
b) – L’ouverture des offres financières aura lieu après l’analyse des offres techniques.
NB : Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d’ouverture ou s’y faire représenter par une personne de leur choix dûment mandatée.Il est à noter qu’une offre financière témoin scellée sera produite en sus par les soumissionnaires et sera transmises à l’organisme en charge des marchés publics pour conservation.

Criteres eliminatoires
a)      Absence de la caution de soumission ;
b)      Absence ou non-conformité d’une pièce administrative après un délai de 48 heures ;
c)      Fausse déclaration ou pièces falsifiées ;
d)     Présence d’une information financière dans l’offre Technique ou administrative ;
e)      Note technique inférieur à 80 points sur 100 ;
f)       Absence de la déclaration sur l’honneur de non abandon d’un Marché Public des trois (03) dernières années ;
g)      Absence d’une capacité financière d’au moins 15 millions FCFA ;
h)      Omission d’un prix unitaire quantifié dans l’offre financière.
Critères essentiels
a. Évaluation des offres techniques

Les offres techniques seront évaluées suivant les critères ci-après :

b. Évaluation des offres financières
Seules les offres financières des soumissionnaires dont l’offre technique aura été déclarée recevable à l’issue de l’examen de la conformité des pièces administratives (1ère étape) et de l’évaluation technique (2ème étape) seront évaluées et notées ainsi qu’il suit : Nf= MMe x 100/ MS
Nf= Note relative au montant de l’offre financière du soumissionnaire pour le lot concerné ;
MMe= Montant évalué de l’offre la moins-elevee ;
MS = Montant évalué du soumissionnaire.
Une pondération sera faite entre la note technique et la note financière pour obtenir la note finale N (note technico-financière) suivant la formule ci-après :
N = [(80 x Note Technique) + (20 x Note Financière)] / 100
NB : Seules les offres financières des Soumissionnaires ayant obtenu une note technique au moins égale à 80 points sur 100 seront ouvertes pour la suite de la procédure.

Le marché sera attribué au Bureau d’Etudes qui aura proposé l’offre la mieux disante conforme pour l’essentiel aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres et ne présentant pas des coûts fantaisistes.

Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant une durée de quatre-vingt-dix (90) jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables auprès du Service des Marchés du Ministère de l’Eau et de l’Energie, Direction des Affaires Générales/Sous-Direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance/Service des Marches Publics (porte 03T12 ; 3eme étage de la Tour principale, immeuble de l’émergence) ou à la Cellule informatique du Ministère de l’Eau et de l’Energie porte 02T03 ; (2eme étage de la Tour principale, immeuble de l’émergence), BP : 70 Yaoundé.
Bien vouloir appeler ou envoyer un SMS au MINMAP aux numéros suivants : 673 20 57 25/ 699 37 07 48.