Dans le cadre de l’amélioration du cadre de travail, le Conseil Economique et Social envisage le recrutement d’une firme en vue de la réalisation d’un système de gestion électronique du courrier au Conseil Economique et Social.
Le présent appel d’offres fait suite à la sollicitation à manifestation d’intérêt N°002 du 05 juillet 2023 publié le 06 juillet 2023

La prestation, objet du présent appel d’offres est la Gestion électronique du courrier :

 -  Mettre en place un système intégré de gestion électronique du courrier, qui permettra à l’entité en charge du courrier de prendre en compte électroniquement les opérations de traitement jadis manuelles du courrier. En veillant sur les aspects ci-dessous :

• Mutualisation,
• dématérialisation,
• Traçabilité,
• Pérennité,
• Sécurité,
• Confidentialité.

- Développer une application web pour la gestion électronique du courrier afin de gérer en un temps réduit les flux de tous types de documents entrants, sortants et internes. Cette solution logicielle devra permettre la mutualisation et la circulation à tout document en tout lieu et en tout temps, via des terminaux diverses (Smartphones, tablettes, laptop, desktop, etc.)

La plus-value concrète sur le plus long terme serait de :

• Doter les responsables du CES, d’un dispositif moderne de gestion du courrier en général,
• Améliorer les temps recherche et d’accès à la documentation,
• Gagner en temps, en performance, en qualité et donc en coût pour les projets de l’Institution.

La firme retenue devra en outre assurer la formation des administrateurs et utilisateurs dudit logiciel. La plateforme de développement devra au moins se conformer à l’environnement informatique existant.

Le coût prévisionnel de l’opération, à l’issue des études préalables pour l’Acquisition d’un logiciel de gestion du courrier. le montant prévisionnel est de soixante-dix (70 000 000) millions de FCFA TTC;

La participation à cet appel d’offres est restreinte aux soumissionnaires ci-après cités, pré qualifiés en vue de la mise en place d’un système de gestion informatique au Conseil Economique et Social du Cameroun. La sélection se fera entre les entreprises ci-dessous pré-qualifiées :

Les prestations objet du présent Appel d’Offres sont financées par le Budget du Conseil Economique et Social du Cameroun de l’exercice budgétaire 2023.

Le Dossier d’appel d’offres peut être consulté auprès des services du Conseil Economique et Social du Cameroun sis à MBALLA II.

Le dossier peut être obtenu dès publication du présent avis auprès du service du courrier du Conseil Economique et Social du Cameroun sis à MBALLA II contre présentation d’un reçu de versement d’une somme non remboursable de cent mille (100 000) francs CFA à l’Agence Comptable auprès du CES.

Chaque offre, rédigée en langue française ou anglaise et en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies marqués comme tels, devra parvenir au Secrétariat Général du Conseil Economique et Social du Cameroun sis à MBALLA II, au plus tard le 18 septembre 2023  à 11 heures précises. Les offres seront déposées contre récépissé et devront porter la mention :

« AVIS D’APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINTN°002/AONR/CES/SG/CIPM/2023 DU 31 juillet 2023 RELATIF A LA SELECTION D’UN CABINET OU BUREAU D’ETUDES, EN VUE DE LA CONCEPTION ET LA REALISATION D’UN SYSTEME DE GESTION PHYSIQUE ET ELECTRONIQUE DU COURRIER AU CONSEIL ECONOMIQUE ET SOCIAL (CES).
A N'OUVRIR QU'EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

Le délai global d’exécution des prestations est de trois (03) mois.

Chaque soumissionnaire devra joindre à ses pièces administratives, un cautionnement de soumission d’une durée de validité de 120 jours à compter de la date de publication de l’avis, délivré par un établissement bancaire agréé par le Ministre en charge des Finances. Le montant de ce cautionnement est fixé à un million quatre cent mille (1.400.000) de francs CFA.
Sous peine de rejet, le cautionnement de soumission devra être impérativement produit en original datant de moins de trois (03) mois délivré par l’un des établissements bancaires de 1er rang figurant à la pièce n° 12 du présent DAONR. Il sera libéré d’office après publication des résultats d’attribution pour les soumissionnaires n’ayant pas été retenus. Pour le soumissionnaire attributaire du marché, ce cautionnement sera libéré après constitution du cautionnement définitif.  
Les autres pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur ou une autorité administrative Préfet, Sous-préfet,…), conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres.
Toute offre non conforme aux prescriptions du présent avis et du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des Finances ou le non-respect des modèles des pièces du Dossier d'Appel d'Offres, entraînera le rejet de l'offre.

Sous peine de rejet, les autres pièces du dossier administratif requises doivent être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service  émetteur ou une autorité administrative, conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.
Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date originale de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres.
Toute offre incomplète conformément aux prescriptions du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre agréée par le Ministère chargé des Finances.

L’ouverture des offres se fera en deux temps, à savoir : l’ouverture des offres administratives et techniques (1ère phase) et l’ouverture des offres financières (2ème phase).
L'ouverture des pièces administratives et des offres techniques aura lieu le 18 septembre 2023 à de 12 heures précises, par la Commission Interne de Passation des Marchés du Conseil Economique et Social du Cameroun siégeant dans la salle de réunions du 3ème étage.
Seuls les soumissionnaires ou leurs représentants dûment mandatés et ayant une parfaite connaissance du dossier peuvent assister à cette séance d’ouverture.
Celle des offres financières aura lieu au terme de l’analyse technique et seuls les soumissionnaires ayant obtenu une note technique minimale de 80% des points seront invités à y assister.

Les critères d’évaluation sont constitués de deux types : les critères éliminatoires et les critères essentiels. Ces critères ont pour objet d’identifier et de rejeter les offres incomplètes ou non conformes pour l’essentiel aux conditions fixées dans le Dossier d’Appel d’Offres relatives notamment à la recevabilité des pièces administratives, à la conformité de l’offre technique aux  termes de Référence du DAO et à la qualification des candidats.
1. Critères éliminatoires
Ces critères ont pour objet d’identifier et de rejeter les offres incomplètes ou non conformes pour l’essentiel aux conditions fixées dans le Dossier d’Appel d’Offres relatives notamment à la recevabilité des pièces administratives et à la qualification des candidats pour l’ouverture des propositions financières.
ü  Fausses déclarations ou pièces falsifiées ;
ü  Absence ou non-conformité d’une pièce du dossier administratif et de l’offre technique;
ü  Note technique inférieur à 80% des points.

2. Critères essentiels
L’évaluation des offres techniques sera faite suivant les critères essentiels ci-après définis :
ü  Présentation générale de l’offre ;
ü  l’approche technique et de la méthodologie envisagées ;
ü  Qualification et expérience des experts dans le domaine du projet ;
ü  Références du soumissionnaire ;
ü  Moyens techniques et matériels à mettre en place pour l’exécution des prestations.
ü  Seules les offres techniques ayant obtenu une note supérieure ou égale à 80% des points seront éligibles à l’analyse financière.
ü  Les détails de ces critères essentiels sont précisés dans la grille jointe en annexe.

3. Méthode de sélection du consultant
Le consultant sera choisi par la méthode de sélection décrite dans le présent DAO.

Le soumissionnaire présentant l’offre la mieux-disant, c’est-à-dire celle ayant obtenu la note globale la plus élevée, sera déclarée attributaire.
Un candidat peut être attributaire.

Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant [indiquer la durée de 90 jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires d’ordre technique peuvent être obtenus auprès du Service des Marchés et des Contrats sis au 3e étage de l’immeuble siège du Conseil Economique et Social du Cameroun Tél. : 222 21 26 70 / 683 58 04 76.

Additif à l’appel d’offres
Le Maitre d’ouvrage se réserve le droit en cas de nécessité, d’apporter toute autre modification ultérieure jugée utile au présent appel d’offres.