Le Ministre d’Etat, Ministre du Tourisme et des Loisirs lance, pour le compte de son département ministériel, un Appel d’Offres National Restreint  pour la réalisation d’un logiciel de gestion de courrier et des ressources documentaires sur financement du Budget d’Investissement Public de l’Exercice 2017.

L’objectif de l’étude est de doter le MINTOUL d’un logiciel intégré de gestion du courrier, qui permettra non seulement à la Sous-Direction du courrier, de l’accueil et des liaisons de prendre en compte électroniquement la gestion du courrier, mais aussi un bon suivi du dossier par l’usager externe.

De façon spécifique, ce logiciel nous permettra :
1. D’enregistrer un nouveau courrier selon le type ;
2. D’offrir les sessions hiérarchisées aux utilisateurs afin qu’ils puissent consulter ou traiter les courriers ;
3. La consultation en temps réel par l’usager de l’évolution de son dossier ;
4. De s'assurer que tout courrier obtienne une réponse dans un délai optimisé. Pour cela :

• En quelques clics, apporter aux destinataires concernés toute l'information sur le courrier ;
• Classer et gérer toute l'information relative au courrier afin de disposer d'une base de recherches ;
• Apporter la traçabilité totale entre son arrivée dans l'entreprise et la réponse apportée pour chaque courrier.

Le coût prévisionnel de l’opération à l’issue des études préalables est de FCFA Toutes Taxes Comprises (TTC) quinze millions (15 000 000).

Le présent Appel d’Offres est ouvert aux cabinets et/ou groupements de cabinets ci-après retenus suite à la Sollicitation à Manifestation d’Intérêt N°009/ASMI/MINTOUL/SG/DAG/SDBMM/2016 du 03 janvier 2017:

• ICC SOFT, B.P: 4124 Yaoundé;
• EMC Engineering, B.P : 13998 Yaoundé ;
• ITECH SARL, B.P: 15346 Yaoundé;
• AFREETECH, B.P: 35107 Yaoundé.

La prestation, objet du présent Appel d’Offres est financée par le Budget d’Investissement Public du Ministère du Tourisme et des Loisirs de l’Exercice 2017, Imputation 51 23 320 14 320010 2011.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté à la Direction des Affaires Générales/Sous-direction du Budget, Matériel et Maintenance/Service des Marchés Publics du Ministère du Tourisme et des Loisirs sis à l’Immeuble Rose, porte 205, 2éme étage.

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu à la Direction des Affaires Générales/Sous-direction du Budget, Matériel et Maintenance/Service des Marchés Publics du Ministère du Tourisme et des Loisirs sis à l’Immeuble Rose, porte 205, 2^éme étage, sur présentation de l’original d’une quittance de vingt mille (20 000) francs CFA non remboursable, payable uniquement au Trésor Public.

Les offres sont établies en français ou en anglais, en sept (07) exemplaires (un (01) original et six (06) copies marqués comme tels). Elles devront être scellées, cachetées et parvenir à la Direction des Affaires Générales/Sous-direction du Budget, Matériel et Maintenance/Service des Marchés Publics du Ministère du Tourisme et des Loisirs, porte 205, 2éme étage au plus tard le 27 avril 2017 à 11 heures, heure locale, sur décharge et porteront a mention :

DOSSIER D’APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT N°007/AONR/MINTOUL/CMPM/2017 DU 22 MARS 2017 pour la réalisation d’un logiciel de gestion de courrier et des ressources documentaires.
« A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement »

Le délai maximum de livraison est de quatre (04) mois à compter de la date de notification de l’Ordre de Service de commencer la prestation. Ce délai comprend le temps nécessaire au Maître d’Ouvrage pour apprécier les différents rapports qui seront soumis à son évaluation dans le cadre de ce marché.

Chaque soumissionnaire devra fournir une caution de soumission d’un montant de deux cent cinquante mille (250 000)  Francs CFA ayant une durée de validité de trente (30) jours au-delà de la date originale de validité des offres et établie par un établissement bancaire ou une compagnie d’assurance agréé par le Ministère en charge des Finances (MINFI).

Sous peine de rejet, les autres pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes. Elles devront obligatoirement être datées de moins de trois (03) mois.

Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Avis et du Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable, notamment l’absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre ou une compagnie d’assurance agréée par le Ministère en charge des Finances.

Elle se fera en deux temps ainsi qu'il suit :
• L'ouverture des offres administratives et techniques aura lieu le 27 avril 2017 à partir de 12 heures, heure locale, par la Commission Ministérielle de Passation des Marchés, siégeant dans la salle de conférences annexe, porte 119, 1er étage de l’immeuble abritant les services centraux du Ministère du Tourisme et des Loisirs à Yaoundé ;
• A l’issue de l’analyse des offres administratives et techniques, l’ouverture des offres financières sera réalisée dans les mêmes conditions, à une date ultérieure qui sera communiquée aux soumissionnaires ayant eu la capacité juridique requise et ayant obtenu une note technique supérieure ou égale à 70 points sur 100.
Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d’ouverture ou s’y faire représenter par une personne de leur choix ayant une parfaite connaissance de leur offre.

1 – Critères éliminatoires

Les critères éliminatoires ci-après sont valables autant pour l’évaluation du dossier administratif que pour l’évaluation des offres techniques et financières.
Il s’agit de :
a) Dossier incomplet ;
b) Absence de la caution de soumission ;
c) Pièce non conforme aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres, falsifiée ou scannée (la CMPM se réserve le droit de procéder à l’authentification de tout document présentant un caractère douteux) ;
d) Fausse déclaration ;
e) Présence dans l’offre technique des informations relatives à la proposition financière ;
f) Non-respect du profil du Chef de Mission (avoir une note inférieure à 4/8 pour le chef de mission) ;
g) Note technique inférieure à 70 points sur 100 ;
h) Omission de renseigner un prix unitaire quantifié dans l’Offre financière.

2- Les critères essentiels

Méthode de sélection du consultant

Le consultant sera choisi par la méthode de sélection qualité-coût, conformément aux procédures décrites dans le présent DAO.

La note finale N sera calculée par la combinaison pondérée des notes techniques et financières suivant la formule ci-après :

La note financière (Nf) est obtenue de la façon suivante :
Soit Fm le montant de la proposition la moins disante, sa note financière sera prise égale à 100 points. Les notes des autres soumissionnaires calculées à partir de la note financière de la proposition la moins disante sera obtenue par la formule : Nf= (100 x Fm)/F.
Fm = le montant de la proposition la moins disante ;
F = le montant de la proposition considérée.
Le soumissionnaire ayant la note finale la plus élevée sera déclaré adjudicataire du marché par le Maître d’Ouvrage.

Les soumissionnaires restent tenus par leurs offres pendant quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus à la Direction des Affaires Générales/Sous-direction du Budget, Matériel et Maintenance/Service des Marchés Publics du Ministère du Tourisme et des Loisirs, porte 205, 2éme étage, Tél : 222 22 35 69.
En outre, pour toute tentative de corruption ou faits de mauvaises pratiques, bien vouloir appeler le MINMAP ou envoyer un SMS aux numéros suivants : 673 20 57 25 / 699 37 07 48.