L’Autorité Portuaire Nationale (APN) s’est dotée de plusieurs progiciels et logiciels pour son fonctionnement. Chacune de ses applications permet de répondre partiellement ou totalement au besoin fonctionnel support métier des opérationnels mais n’offrent pas des possibilités de communication automatique avec les autres logiciels ce qui les présentent les faiblesses ci-après :
- Faible optimisation et harmonisation des processus de gestion ;
- Faible cohérence, fiabilité, homogénéité et partage de l'information ;
- Intégration difficile à mettre en œuvre entre les applications ;
- Prise en compte des accès concurrents inadéquate ;
- Temps de réponse non satisfaisant dans certaines situations.
Face à ces constats et bien d’autres risques identifiés dans son système d’information, l’APN s’est engagée dans un projet de modernisation de son système d’information à travers la mise en œuvre de son Schéma Directeur Informatique (SDI 2020-2024), afin de répondre à la complexité croissante des besoins métiers et utilisateurs. Le Schéma Directeur ainsi mis en place, a pour principale objectif d’assurer la qualité des services fournis aux utilisateurs tout en arrimant le système d’information de l’APN aux référentiels et normes internationaux.
Dans cette perspective, l’APN se propose à travers ce projet de procéder à la mise à niveau et l’intégration de tous ses sous systèmes d’information, à bâtir autour d’un Progiciel unique de Gestion pouvant couvrir l’ensemble des fonctions de bases de ses processus administratifs, financiers, comptables et métiers portuaires, afin de permettre :
1- L’intégration de tous les processus métiers et supports ;
2- L’unicité des sources d’enregistrements des données ;
3- L’unicité des sources d’information à éditer ou à publier ;
4- Le développement de son système d’information d’aide à la décision à travers la production en temps réel des indicateurs de performance et des tableaux de bords ;
5- L’interfaçage avec les applications métiers par l’alimentation du datawerehouse et/ou l’augmentation du périmètre fonctionnel.
L’objectif général de la mission consiste à acquérir et à mettre en place un progiciel Intégré de Gestion (ERP) au sein de l’APN, couvrant l’ensemble des processus supports administratifs, financiers, comptables et métiers portuaires.
2.2 Objectifs spécifiques
En termes spécifiques, le Consultant retenu sera chargé d’accompagner l’APN dans la conception, la consolidation et le paramétrage des processus à automatiser dans la solution ERP proposée. Il s’agit de :
1- La préparation et cadrage du projet ;
2- L’étude préalable pour la formalisation des besoins, règles de gestion, et les spécifications fonctionnelles ;
3- La conception et/ou l’optimisation des processus à automatiser pour la prise en compte des spécificités de l’APN.
4- Les paramétrages et l’installation du Progiciel ;
5- La fourniture du système intégré de gestion et des applications annexes dans leur version la plus ressente.
6- Les développements spécifiques ;
7- Le basculement de l’ancien système vers le nouveau système
8- La migration des données des applications existantes ;
9- La formation des utilisateurs et l’accompagnement vers le changement ;
10- L’assistance au démarrage ;
11- La maintenance applicative pour une durée de 12 mois pendant la période de garantie.
Les prestations à réaliser comprennent :
3.1 L’étude diagnostique de la situation existante
Dans la phase initiale de l’étude, le Consultant devra procéder à l’analyse de la situation concernant :
- Les acteurs du système de gestion intégrée (ERP);
- Les données disponibles ;
- Les besoins des acteurs en données nouvelles ;
- Les procédures de gestion de données ;
- Les capacités techniques, humaines et fonctionnelles de l’Autorité Portuaire Nationale (APN), notamment :
ü Le matériel et les logiciels existant requis;
ü Les ressources humaines et les compétences ;
ü Les aspects relatifs à la qualité ;
ü L’expertise et la formation requise.
L’analyse diagnostique de la situation existante doit permettre d’établir clairement la différence entre l’organisation actuelle de la gestion des données et la situation cible de gestion des données avec un système de gestion intégrée, ayant pour finalité d’établir les besoins.
3.2 La conception d’un système de gestion intégrée
A partir des besoins identifiés dans la phase précédente, le Consultant devra concevoir la solution optimale permettant de satisfaire lesdits besoins.
Il devra définir de manière détaillée, les orientations stratégiques en termes fonctionnels, organisationnels et techniques, et procéder à l’évaluation en termes juridiques (protection, règles de partages de données), économiques (rentabilités ERP), exploitabilité, etc. de façon à pouvoir clairement établir le niveau de satisfaction des besoins identifiés.
Les conclusions à fournir par le Consultant doivent être suffisamment claires et motivées pour que le Maitre d’Ouvrage puisse les analyser afin de marquer son approbation en parfaite connaissance des causes.
Le Consultant devra établir le plan de mise en œuvre de la solution, plan qui comportera entre autres, la nomenclature des données à intégrer dans le système, les procédures d’acquisition des données, les procédures de restitution et de diffusion des informations, la définition des types de logiciels et de matériels à acheter/ le consultant, les formations à prodiguer à l’équipe pluridisciplinaire qui sera en charge de la gestion de l’ERP, les normes et règles d’exploitation, etc.
3.3 La mise en œuvre de l’ERP
Cette phase comportera le déploiement de l’ERP, c'est-à-dire, l’exécution des activités décrites dans le plan défini précédemment, à savoir :
- La nomenclature des données à intégrer dans le système,
- Les procédures d’acquisition des données,
- Les procédures de restitution et de diffusion des informations,
- La définition des types de logiciels et de matériels à acheter par le Consultant
- La fourniture de logiciels et matériels pour le déploiement de l’ERP.
- La mise en service du système.
Cette phase de l’étude devra initier et former le personnel de l’APN à la prise en main du système de gestion mis en place et le suivi de la période test de performance du système.
Le Consultant devra proposer les actions visant à assurer l’amélioration continue des compétences du système.
Le Consultant effectuera, dans le cadre de cette étape, le renforcement des capacités de la Maîtrise d’ouvrage (APN).
Cette formation préalable au suivi du fonctionnement du système consistera à :
- L’Organisation d’un séminaire de formation locale d’initiation à l’utilisation des matériels et logiciels déployés pour une équipe d’utilisateurs de la Maîtrise d’ouvrage et une durée à définir afin de les préparer à l’appropriation des concepts des démarches de l’étude menée ;
- L’Organisation d’une formation dans un centre de référence à l’étranger pour l’initiation à la conception, la mise en œuvre et l’administration d’un ERP à l’attention des administrateurs.
Le Consultant devra préciser et justifier son plan de formation en donnant notamment tous les détails sur le lieu de la formation, sa durée, son contenu, les conditions d’accueil et le traitement des participants. Ce traitement devra être globalement au moins équivalent à celui fourni par le Maître d’Ouvrage pour un personnel en situation de mission. Ce plan sera soumis à l’approbation préalable du Maître d’Ouvrage.
Dans le cadre de la vision futuriste de son Schéma Directeur Numérique (SDN), l’APN Souhaite urbanisé son Système d’Information (SI) en le décomposant en Sous-Systèmes, à savoir :
a. Le Système d’Information de Gestion (S.I.G.E), qui comprend entre autres les processus suivants :
- La gestion administrative (gestion des biens et services, du stock, des achats, du budget, du courrier, des assurances, des contrats, du parc automobile, etc.);
- La gestion financière (Comptabilité générale, budgétaire et analytique, trésorerie) ;
- La gestion des ressources humaines (gestion de la paie, des compétences, de la formation, des accès et du temps des congés, des missions, etc.) ;
- La gestion électronique des archives et des documents (archivage légal,
Dématérialisation des procédures, etc.).
b. Le Système d’Information de Communication (S.I.C), comprenant entre autres :
- La gestion des outils collaboratifs;
- La gestion du site internet et intranet (Communication Interne et Externe);
- La gestion des l’infrastructures matérielles et des systèmes ;
- La gestion des bases de données, etc.
c. Le Système d’Information Métiers Portuaires (SIM)
- L’échange de données informatisées (EDI Portuaires) ;
- L’Observatoire des tarifs et statistiques portuaires
3.4 Le Système d’Information d’Aide à la Décision (S.I.A.D).
- La gestion des indicateurs de performance ;
- La gestion des tableaux de bord.
Concernant le périmètre fonctionnel de la solution, l’ERP à acquérir devra être complet, modulaire, flexible et pouvant s’adapter à tous les processus de gestion de l’APN. Aussi, il devra s’interfacer avec d’autres applications supports et métiers suivants :
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PROCESSUS SUPPORT |
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1 |
Gestion de la Comptabilité |
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2 |
Gestion de la Trésorerie |
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3 |
Gestion des Immobilisation |
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4 |
Gestion de la Comptabilité-Matières |
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5 |
Gestion Budgétaire |
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6 |
Gestion de la fiscalité |
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7 |
Gestion des Achats et du Stock, |
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8 |
Gestion des ressources Humaines, Paie |
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9 |
Gestion de la paie |
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10 |
Gestion des encaissements |
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11 |
Contrôle de Gestion |
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12 |
Gestion des Contrats et des Contentieux |
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13 |
Gestion des contrats, Approvisionnement et Marchés |
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14 |
Gestion électronique des documents, courrier et archives |
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15 |
Reporting et aide à la décision |
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PROCESSUS METIERS |
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1 |
Echange de données informatisées Portuaires (EDI portuaire) |
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2 |
Observatoire des Tarifs et Statistiques Portuaires |
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3 |
Gestion des Projets Portuaires |
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4 |
Monitoring du Système d’Information de l’APN |
La durée de la mission est de cinq (05) mois non compris les délais d’approbation des livrables.
Le présent avis d’appel à manifestation d’intérêt s’adresse aux Consultants installés au Cameroun disposant des ressources nécessaires et justifiant d’une expertise avérée dans la réalisation des prestations similaires.
De manière spécifique, les qualifications ci-après sont requises :
- Etre un consultant installé au Cameroun ;
- Justifier des capacités administratives, techniques et financières requises et notamment :
Présenter un dossier administratif conforme aux spécifications sus évoquées ;
Disposer du matériel et du personnel compatible avec les prestations à réaliser ;
Justifier d’une bonne expérience dans la réalisation des projets similaires.
6. Termes de Référence de la consultation
Les Termes de Référence relatifs à la fourniture et mise en place d’un progiciel de Gestion Intégré (ERP) à l’Autorité Portuaire Nationale peuvent être retirés auprès de la Sous-Direction des Affaires Communes, des Marchés et des Assurances de l’APN :
Immeuble CAA (1er étage, Porte 05), Boulevard du 20 Mai 1972
BP 11538 Yaoundé Tél. (237) 222 23 73 16 / 222 23 73 17
Fax. (237) 222 23 73 14
Les Dossiers d’Appel à Manifestation d’Intérêt, rédigés en français et/ou en anglais, en quatre (04) exemplaires dont un (01) original et trois (03) copies respectivement marquées comme telle, devront être déposés sous pli fermé à la Sous-Direction des Affaires Communes, des Marchés et des Assurances, Immeuble CAA (1erétage, Porte 05), Boulevard du 20 mai, BP 11538 Yaoundé Tél: (237) 222 23 73 16 / 222 23 73 17, Fax: (237) 222 23 73 14 au plus tard le 21 mai 2024 à 15 heures précises, heure locale et intitulé :
« AVIS D’APPEL A MANIFESTATION D’INTERET
N° 003/AMI/APN/2024 DU 18 avril 2024
POUR LA PRE-SELECTION DES CONSULTANTS EN VUE DE LA FOURNITURE ET MISE EN PLACE D’UN LOGICIEL DE GESTION INTEGRE (ERP) A L’AUTORITE PORTUAIRE NATIONALE (APN) »
La première enveloppe dite « enveloppe A » portera la mention « Pièces administratives » et contiendra les documents ci-après :
Un accord de groupement, le cas échéant ;
Une attestation de non faillite établie par le Tribunal de Première Instance datant de moins de trois (03) mois précédant la date de remise des offres ;
Une attestation d’immatriculation timbrée en cours de validité ;
Une attestation de conformité fiscale signée par le Directeur Général des Impôts ;
Une photocopie du registre de commerce ;
Une attestation de domiciliation bancaire du Cabinet délivrée une banque de premier ordre ou une compagnie d’assurance agréée par le Ministère en charge des Finances de la République du Cameroun ;
Un plan de localisation du Cabinet assorti de la certification sur l’honneur pat le Consultant lui-même de l’exactitude des informations fournies ;
Tout autre document administratif lié à la qualité du soumissionnaire (facultatif)
La deuxième enveloppe dite « enveloppe B » portera la mention « offre technique ». Elle contiendra les documents relatifs à la compétence et aux références générales des soumissionnaires placés dans l’ordre indiqué dans le tableau :
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N° |
Documents |
Opérations à réaliser |
Authentification |
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B1 |
Reference de l’entreprise |
- Une brève description du Consultant et un aperçu de son expérience dans le cadre des missions similaires - Preuve de la possession d’un agrément à jour de l’éditeur, si le candidat n’est pas propriétaire de la solution proposée |
les membres de l’équipe du Consultant devront justifier avoir effectuer au moins deux (02) prestations similaires déjà exécutées au cours des dix (10) dernières années avec copies des marchés/lettres commandes (première et dernière page) ou bons de commande et des PV de réception. |
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B.2 |
Proposition technique |
-un descriptif de la méthodologie et du plan de travail proposés pour accomplir la mission ; -un calendrier, le planning et le délai d’exécution des prestations. |
-Document paraphé, daté, signé et cacheté à la dernière page. -attestation de bonne connaissance dans le domaine de la certification électronique(basic and advanced level) et en audit de sécurité des systèmes d’information |
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B.3 |
Personnel clé |
Le Consultant devra fournir la liste et le personnel clé compétent et jugé nécessaire à mobiliser pour la réalisation de cette prestation et définir les affectations proposées. |
-CV datant de moins de trois (03) mois et signé -copie certifiée conforme du diplôme -la définition des tâches. |
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B4 |
Présentation |
Le document doit être bien présenté et les différentes parties séparées par un intercalaire de couleur autre que le blanc. |
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Les dossiers de candidature seront évalués suivant les critères ci-après :
8-1 Critères éliminatoires
1- Fausse déclaration, substitution ou falsification de documents ou documents non authentiques ;
2- Note de qualification technique inférieure à 80 pts/100.
8-2 Critères essentiels de notation des dossiers techniques
L’évaluation technique se fera sur cent (100) points sur la base des critères ci-après :
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DESIGNATION |
NOTATION |
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Présentation de l’offre |
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Lisibilité |
01 point |
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Pagination |
01 point |
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Séparation des parties par des intercalaires couleurs |
01 point |
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Total partiel 1 |
3 points |
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Pertinence de la note méthodologique et organisation de la mission |
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Bonne compréhension de l’étendue et des contours de la mission |
03 points |
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Pertinence des observations éventuelles sur la mission |
05 points |
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Approche méthodologique et organisation de la mission |
05 points |
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Existence d’un plan détaillé d’exécution de la mission pertinent |
04 points |
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Total partiel 2 |
17 points |
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Références du Consultant |
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Justifier d’une expérience professionnelle satisfaisante |
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Expériences dans les prestations auprès des entreprises du domaine portuaire (1,5 pts par expérience) |
4,5 points |
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Expérience dans la mise en place de systèmes d’information d’un montant minimal de 75 000 000 FCFA (1,5 pts par expérience) |
4,5 points |
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Expérience dans l’intégration d’un progiciel ou d’un SI multi-modules dans les administrations publiques de grande envergure (2,5 pts par expérience) |
05 points |
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Expérience dans le développement d’une application ayant des fonctions dématérialisées (1,5 pts par expérience) |
03 points |
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Expérience dans la formation et conduite du changement (1,5 pt par expérience) |
03 points |
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Total partiel 3 |
20 points |
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Description de la plateforme technique |
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Agrément ou contrat de partenariat avec l’éditeur pour le candidat non-propriétaire de la solution proposée ou preuve que le candidat est éditeur propriétaire de la solution proposée |
2,5 points |
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Architecture 3 tiers |
2,5 points |
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Modèle de conception MVC (Modèle Vue Contrôler) / Possibilité d’autonomisation dans la réalisation des évolutions fonctionnelles |
2,5 points |
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Possibilité d’avoir des fonctionnalités hors ligne (en local) et en ligne (sur internet) |
2,5 points |
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Total partiel 4 |
10 points |
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Qualification et expérience du personnel ressource |
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Chef de projet - Diplôme d’Ingénieur de conception en informatique (bac+5) : (2 pts) - Expérience générale par le diplôme : Quinze (15) ans d’expérience effective dans les domaines de l’intégration des systèmes d’information : (1 pt). - Chef de projet justifié dans deux projets de mise en place des systèmes d’informations : (2 pts, 1 pts par projet) ; - Chef de projet justifié dans quatre projets de mise en place d’un progiciel ERP : (2 pt). - Certification PMP, ou PRINCE2, ou SCRUM, ou ITIL ou équivalent (1 pt). |
08 points |
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Expert Certifié en Audit et Sécurité des SI - Diplôme d’Ingénieur de conception en Génie informatique/ Télécommunications ou Master of Science in IT (bac+5) : (1 pt) - Expérience générale par le diplôme : Dix (10) ans d’expérience effective dans les domaines de l’audit et sécurité des systèmes d’information : (1 pt). - Expérience justifiée dans au moins quatre (04) projets d’Audit des systèmes d’information : (1 pt, 0,25 pt par projet) ; - Justification de l’une des certification suivante (2 pts) :
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05 points |
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Expert en Systèmes d’Information - Diplôme d’Ingénieur de conception en Génie informatique/ Télécommunications ou Master of Science in IT (bac+5) : (1 pt) - Expérience générale par le diplôme : Dix (10) ans d’expérience effective dans les domaines de l’intégration des systèmes d’information : (1 pt). - Expérience justifiée dans au moins quatre (04) projets de conception et mise en place de systèmes d’information : (1 pt, 0,25 pt par projet) ; - Justification d’au moins quatre (04) certifications en conception/développement de systèmes d’information. (2 pts, 0,5 pt par certification) |
05 points |
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Expert en Réseaux et Systèmes - Diplôme d’Ingénieur de Conception en Réseaux/Télécommunications ou un Master of Science in IT (bac+3) : (1 pt) - Expérience générale par le diplôme : Dix (10) ans d’expérience effective dans les domaines du réseaux et systèmes : (1 pt). - Expérience justifiée dans au moins quatre (04) projets d’études et/ou mise en place d’architecture IT complexes : (1 pt, 0,25 pt par projet) ; - Justification d’au moins quatre (04) certifications en réseaux et systèmes. (2 pts, 0,5 pt par certification) : |
05 points |
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Expert N°1 en Développement d’application - Diplôme d’Ingénieur de Conception en informatique (bac+3) : (1 pt) - Expérience générale par le diplôme : Dix (10) ans d’expérience effective dans les domaines de la conception et du développement d’application : (1 pt). - Expérience justifiée dans au moins trois (05) projets de conception et développement d’application : (1,5 pts, 0,5 pt par projet) ; - Justification d’au moins trois (05) certifications en conception/développement d’applications. (1,5 pts, 0,5 pt par certification) : |
05 points |
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Expert N°2 en Développement d’application - Diplôme d’Ingénieur de travaux en informatique (bac+3) : (1 pt) - Expérience générale par le diplôme : Dix (10) ans d’expérience effective dans les domaines de la conception et du développement d’application : (1 pt). - Expérience justifiée dans au moins trois (03) projets de conception et développement d’application : (1,5 pts, 0,5 pt par projet) ; - Justification d’au moins trois (03) certifications en conception/développement d’applications. (1,5 pts, 0,5 pt par certification) : |
05 points |
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Expert en base de données - Un diplôme en informatique (bac+5) : (1 pt) ; - Expérience générale par le diplôme : 10 ans dans la pratique des bases de données hébergées sur les SGBD les plus courants (1 pt) ; - Connaissance pratique justifiées des outils de type ETL, ELT (1 pt) ; - Maitrise justifiée des SGBD les plus courants (1 pt ; 0,5 pt par SGBD) - Expérience dans deux (02) projets de transformation ou migration de données (1 pt, 0,5 pt par projet). |
05 points |
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Expert en Finance et comptabilité et Contrôle de Gestion - Diplôme en Finances et Comptabilité (bac+5) : (1 pt) - Expérience générale par le diplôme : 10 ans dans les prestations en finances et comptabilité et contrôle de Gestion (1 pt) - Expert en comptabilité dans au moins deux projets de mise en place de logiciel (2 pts, 1 pt par projet) - Maitrise justifiée d’au moins un outil informatique de gestion financière et comptable ((SAGE, SAP, TOMPRO, Odoo, etc.) (1pt) |
05 points |
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Expert en Ressources Humaines - Diplôme en Gestion des ressources humaines (bac+5) : (1 pt) - Expérience générale par le diplôme : 10 ans dans les prestations en Gestion des Ressources Humaines (1 pt) - Expert en Gestion des Ressources Humaines dans au moins deux projets de mise en place de logiciel (2 pts, 1 pt par projet) - Maitrise justifiée d’au moins un outil informatique de Gestion des Ressources Humaines ((SAGE, SAP, TOMPRO, Odoo, etc.) (1pt) |
05 points |
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Total partiel 5 |
48 points |
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Capacité financière |
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Le soumissionnaire devra fournir une attestation de surface financière supérieure ou égale à 75 000 000 FCFA. |
02 points |
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Total partiel 5 |
02 points |
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TOTAL : |
100 points |
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Seul les candidats qui auront totalisés, à l’issue de l’évaluation, une note technique au moins égale à quatre-vingt (80) sur cent (100) seront retenus et admis à concourir à l’Appel d’Offres National Restreint qui sera lancé selon les règles de procédures définies par les décrets et arrêtés en vigueur en République du Cameroun et notamment le décret N° 2018/366 du 20 juin 2018 portant Code des Marchés Publics.
Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables à l’adresse ci-après
Sous-Direction des Affaires Communes, des Marchés et des Assurances, Autorité Portuaire Nationale, 1er étage Porte n°05 Immeuble CAA, Boulevard du 20 mai BP 11 538 Yaoundé Téléphone fixe : 222 23 73 16 / 222 23 73 17, Fax : 222 23 73 14.