Lors du traitement des dossiers dans le domaine du volontariat, le Ministère de la jeunesse et de l’Education Civique émet, reçoit et accumule une masse importante de documents papier. La gestion manuelle de ces dossiers génère une série de documents brouillons, des documents annotés, des versions préparatoires non validées, des échanges par mail, des documents dans des répertoires différents et difficiles à retrouver.
La production des statistiques et des données en temps réel n’est pas évidente et prend assez de temps.
Cette situation implique aujourd’hui la nécessité de définir et d’appliquer une stratégie de gestion du volontariat dans un environnement évolutif imposé par la révolution technologique et les nouvelles possibilités offertes par les TIC. Mettant à profit cette nouvelle approche, des questions relatives à l’appel à candidatures pour le recrutement des volontaires, l’octroi d’agrément aux structures d’accueil des volontaires, le suivi des volontaires, la délivrance du contrat de volontariat doivent s’inscrire dans une logique intégrant l’évolution technologique.
C’est en vue de cette dynamique que le Ministère de le Jeunesse et de l’Education Civique (MINJEC), désire recruter un prestataire pour la fourniture ou la réalisation d’un Système Intégré de Gestion du Volontariat (SIGeV) au Cameroun.

OBJECTIF GLOBAL DE LA PRESTATION
 La mission consiste à confier à une société de service et d’ingénierie informatique une prestation à réaliser au profit du Ministère de la Jeunesse et de l’Education Civique. Cette prestation a pour objectif la mise en place d’une application de gestion du volontariat au Cameroun.
OBJECTIFS SPECIFIQUES
De façon précise, il s’agit de doter le MINJEC d’un système intégré de gestion électronique du volontariat (traitement des données relatives à l’enrôlement des candidats au volontariat, délivrance d’agrément et des contrats, suivi des volontaires pendant la période contractante, statistiques des données). Le système qui devra être intégré à l’intranet doit également être suffisamment souple et ouvert pour permettre l’intégration avec l’existant, et la prise en compte des fonctionnalités futures.
Ainsi l’application devra permettre de :
Mobiliser les opportunités de volontariat ;
Mobiliser les volontaires ;
Mobiliser les structures d’accueil de volontaires ;
Lancer l’appel à candidatures ;
Gérer les volontaires ;
Gérer les structures d’accueil des volontaires ;
Mettre en relation les volontaires et les structures d’accueil de volontaires ;
Générer les contrats de volontariat ;
Générer les agréments des structures d’accueil des volontaires;
Permettre aux partenaires de suivre certains volontaires ;
Permettre le filtre des volontaires suivants les critères ;
Promouvoir le volontariat ;
Analyser les performances réalisées et les possibilités à explorer à travers les statistiques.
En plus des objectifs spécifiques précédemment énumérés, les prestations suivantes doivent aussi être exécutées :
• Déploiement de l’application ;
• Formation des utilisateurs. 
     La présente mission se déroulera sous la supervision du Ministère de la Jeunesse et de l’Éducation Civique, avec qui le prestataire conviendra, dans une phase préliminaire, du balisage du travail à effectuer.

ÉTENDUE DE LA MISSION
Les activités et tâches, objet de la présente mission, consistent à réaliser l’ensemble des prestations suivantes :
La conception de la charte graphique, le développement et l’hébergement de la plateforme de gestion des volontaires ;
La mise en œuvre des fonctionnalités acceptées par le ministère et l’intégration dans la plateforme des données existantes (versions papiers et numériques) ;
La formation des utilisateurs de la plateforme.
 Livrables Attendus
Les livrables ci-dessous sont tous la propriété de l’Etat du Cameroun représenté par le MINJEC.
-      Deux DVD contenant les fichiers de déploiement de la plateforme ;
-      Les rapports de l’étude par arrondissement (360) ;
-      Document stratégique de communication et de marketing de la plateforme ;
-      Le guide de l’administrateur (05 copies physiques et la version numérique) ;
-      Le manuel de l’utilisateur de la plateforme (05 copies physiques et la version numérique) ;
-      Rapport de formation ;
-      Un DVD contenant le code source de la plateforme.
 PROFIL DU PRESTATAIRE
Le Consultant à qui sera confié la présente mission telle que précédemment définie devra mettre en place les moyens en personnel et en matériel qu’il juge nécessaire à l’accomplissement de sa mission.
Profil
La présente mission s’adresse aux sociétés d’ingénierie informatique ayant des compétences confirmées dans les applications Web dynamiques, la configuration des réseaux et des solutions informatiques de gestion des projets.

La période prévisionnelle pour la réalisation de l’application web est de 60jours.

METHODOLOGIE ET OUTIL RECOMMANDE
Les consultants devront procéder sauf avis meilleur de la manière suivante :
-       Faire des descentes dans les 360 arrondissements et tenir les réunions avec tous les acteurs locaux (MINJEC, CNJC)
-       Faire une réunion au niveau de la coordination nationale pour la validation des rapports
-       Chaque livrable fera l’objet d’une validation ;
-       Organiser un atelier de restitution des travaux ;
-       Organiser un atelier de validation du rapport final ;
-       Assurer la formation de 20 personnes de l’ONJ.
 
 
  FONCTIONNALITES PRINCIPALES
a)   BESOINS FONCTIONNELS
Les besoins fonctionnels, sont ceux qui précisent ce à quoi sert le système et ce qu’il fait. De manière générale, il s’agit des traitements que doivent effectuer la future plateforme numérique que nous allons être amené à concevoir.

espaces visiteurs (portail)

Gestion des informations sur le volontariat
gestion du bilinguisme
gestion contact
mise en relation avec les comptes sur les réseaux sociaux
Partager certaines publications de la plateforme avec ses abonnés sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter,gplus, etc.) : Les réseaux sociaux étant le lieu où les personnes sont le plus regroupées, on aura la possibilité de partager les activités et les actions effectuées ainsi que les informations disponibles sur la plateforme avec ses abonnés sur Twitter, Facebook, Google Plus
Gestion des profils de volontaire
Gestion du plan d’action du volontaire
Gestion des postes de volontariat ouvert à un poste de volontariat
consultation des différentes affectations ou possibilités d’affectations
consulter la liste des postes de volontariat ouverts
effectuer des recherches
gestion du profil des structures d’accueil de volontariat (SAV)
Postuler à un appel à projet
Consulter ses différentes offres à un appel à divers appel à projet
Consulter la liste des appels à projets
Gestion des volontaires de leur structure
Gestion des opérateurs PNV
Gestion des appels à projets (création,…)
Gestion des postes de volontaires (création,…)
gestion des manifestations d’intérêts pour SAV
gestion des SAV partenaires
gestion des volontaires
gestion de la messagerie du système
Gestion des utilisateurs
Gestion des profils
Gestions des statistiques
Gestion des contenues
Gestion des billets d’assistance
Création des superviseurs PNV
Gestion géographique des SAV
Importation/exportation de données dans le système
Gestion  des superviseurs : Un superviseur PNV est une sorte de support chargé de suivre un volontaire.
Gestion de la recherche

Espace volontaires

Espaces structures d’accueil de volontaires (SAV)

Espaces opérateur PNV :

Espaces administration :

 
b)    BESOINS NON FONCTIONNELS
Dans cette application, il sera question de faire usage d’une interface utilisateur adéquate et pouvant s’afficher sur tout type d’écran ;
Mettre sur pieds une solution pouvant fonctionner sur un ordinateur de capacités moyennes avec un temps de réponse raisonnable ;
Le cryptage des informations sensibles devra être effectué à l’aide de fonction(s) cryptographique(s) ;
La plateforme doit être bilingue en anglais et en français ;
Les fonctions de chiffrage de mots de passe doivent être des fonctions irréversibles ;
L’utilisateur doit être capable de créer son compte de façon autonome, de changer son mot de passe et de pouvoir restaurer son compte en cas de perte de mot de passe indépendamment de l’administrateur ;
Contrôler la qualité du mot de passe et fixer un nombre de caractère minimal ;
Le mot de passe ne doit pas circuler sur le réseau en clair ;
Matérialiser les champs obligatoires dans les formulaires par des étoiles.
c)    Contrainte structurelle
Le système aura une architecture MVC basée sur les Framework de référence. L’utilisation de ces frameworks doit être couplée des bonnes pratiques dans le développement des applications pour réduire au maximum, les failles de sécurité dans l’application.
d)    Contrainte de sécurité
L’application doit disposer d’une certaine politique de sécurité dont on pourrait y retrouver les fonctionnalités suivantes :
Gestion des groupes d’utilisateurs et des rôles ;
Multiutilisateurs : plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément ;
Utilisation des captchas si nécessaire sur les formulaires de connexion pour éviter les robbots de saturer la bande passante ;
Sécurité des tables ou rubriques : tous les utilisateurs ne doivent pas accéder à toutes les rubriques de l’application ;
Mouchard : Toutes les opérations effectuées par un utilisateur aucours de sa session doivent être tracées ;
Expiration de session : Après un certain temps sans aucune action d’un compte connecté, l’application doit automatique faire la fermeture de la session de l’utilisateur ;
Multi-Système exploitation.
Cette politique de sécurité doit également nous permettre de prévenir les problèmes suivants :
-       Cross-Site Scripting (XSS) ;
-       Injection SQL ;
-        Exposition d’informations via les messages d’erreur.
XI. COUT
Le budget imparti pour ladite activité est de 60 0000 000 F CFA.

La participation au présent Appel à Manifestation d’Intérêt est ouverte à égalité de conditions aux Cabinets d’études basés au Cameroun et dont le personnel est exclusivement de nationalité camerounaise. Ils devront justifier leur maîtrise en développement des applications web ou mobile, en réalisation des travaux informatiques et de télécommunication.
 

Les dossiers de candidature comportant les volumes 1 et 2, rédigés en français ou en anglais, et en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies marquées comme tels, devront parvenir sous plis fermés, au Ministère de la Jeunesse et de l’Education Civique, Direction des Affaires Générales, Service des Marchés, Porte 09, rez-de-jardin, de son immeuble siège sis au Centre Administratif de Yaoundé au plus tard le 24 MAI 2024 à 12 heures. Elle devra porter la mention :
            AVIS D’APPEL A MANIFESTATION D’INTERET
N°03/AAMI/ MINJEC/ SG/DAG/SDBBM/SM/2024 DU 23 AVRIL 2024
  EN VUE DE LA MISE EN PLACE D'UNE PLATEFORME DE GESTION DU VOLONTARIAT
 

Au risque de voir son offre disqualifiée, le soumissionnaire doit présenter de la façon la plus claire et détaillée possible, les éléments suivants qui doivent être obligatoirement communiqués, et feront l’objet de vérification.
Sous peine de rejet, les pièces administratives requises devront être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur et, devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois à la date initiale de remise des dossiers.
En cas de groupement des candidats, chaque membre du groupement produira chacun des pièces administratives énumérées ci-dessus à l’exception des pièces c et h.
Volume 1 : Dossier administratif
l’Accord de groupement, le cas échéant ;
pouvoirs du mandataire (en cas de groupement).
Une lettre précisant que le Candidat a l’intention de soumissionner à l’Appel d’Offres Restreint s’il est présélectionné (timbrée au tarif en vigueur);
Attestation d’immatriculation (timbrée au tarif en vigueur);;
L’attestation de non redevance cours de validité ;
une attestation de non-faillite délivrée par le Greffe du Tribunal du lieu du siège du candidat ;
une copie du registre de commerce, certifié conforme au greffe du tribunal de Première Instance
L’attestation de domiciliation bancaire du soumissionnaire délivrée par un établissement financier de 1^er ordre agrée par le MINFI;
Le certificat de non exclusion des marchés publics délivré par l’ARMP
Le plan de localisation signé sur l’honneur par le candidat ;
 
N.B : L’absence ou la non validité des pièces ci-dessus citées entraînera le rejet pur et simple de la candidature.
Volume 2 : Offre technique
Le dossier technique du candidat devra comprendre :
a.      Présentation de l’organigramme complet du candidat ;
b.     Document précisant la compréhension de la mission, l’approche méthodologique du travail proposé ainsi qu’un chronogramme d’activités intégrant toutes les étapes de la mission
c.   la liste du personnel du candidat ;

a-  Critères éliminatoires
-    Dossier incomplet ou non-conforme aux prescriptions du présent Avis ;
-    Fausse déclaration ou pièces falsifiées ;
-    Dossier administratif et technique non conforme aux prescriptions du présent Avis d’Appel à Manifestation d’Intérêt ;
-    Note technique < 80 points / 100.
 
b- Critères essentiels

VOIR TABLEAU SUR PIECE JOINTE PDF
 

Les renseignements complémentaires d’ordre technique peuvent être obtenus auprès du  Ministère de la Jeunesse et de l’Education Civique, Direction des Affaires Générales, Service des Marchés sis au Centre Administratif de Yaoundé, Porte 09, rez de jardin Tél. 222 20 35 70.

Après analyse des dossiers, les résultats seront portés à la connaissance de tous les soumissionnaires par voie de presse.
Les soumissionnaires retenus seront consultés dans le cadre d’un Appel d’Offres National Restreint qui leur sera adressé conformément aux dispositions du Décret n°2018/366 du 20 Juin 2018 portant code des marchés publics. Les soumissionnaires non retenus pourront retirer leurs dossiers sous quinzaine suivant la publication des résultats de la présente pré-qualification. Passé ce délai, ces offres seront purement et simplement détruites sans qu’il y ait lieu à réclamation.