1   Contexte et justification

Les dispositions de l’article 1er du décret n° 2005/099 du 06 avril 2005, portant organisation du Ministère des Forêts et de la Faune (MINFOF), précise les missions du MINFOF, celle de l'élaboration, la mise en œuvre et l'évaluation de la politique du Gouvernement en matière de forêt et de faune. À ce titre, il est responsable de la gestion et de la protection des forêts du domaine national, du contrôle et du respect de la réglementation dans le domaine de l'exploitation forestière par les différents intervenants, et de l'application des sanctions administratives y relatives.

       À cet effet, il reçoit et émet chaque jour des correspondances, des dossiers, et des documents qui nécessitent un traitement avant transmission. La Sous-Direction de l’accueil du courrier et de liaison (SDACL) est donc au centre de l’activité de l’administration forestière et faunique. Car elle incarne la structure dédiée à la gestion des courriers et des archives, par laquelle tous les flux documentaires de ce département transitent, en entrée et en sortie. Ce qui implique la manipulation des documents et des informations, par les agents du courrier et des archives, dont la sensibilité peut être particulière.

Cependant, en faveur des différentes mises à disposition, des affectations et des nominations récentes ou lointaines des personnels de l’État relevant du code du travail au MINFOF, la Sous-Direction de l’Accueil, du Courrier et de la Liaison, et le Service en charge de la Documentation et des Archives, se sont vus doter d’un personnel non formé dans le traitement du courrier et des archives, avec une méconnaissance des canaux, usages, et codes administratifs. Leur capacitation s’étant basée sur la méthodologie de l’essai-apprentissage.

Cet état de choses, est cause de la dilution des compétences des personnels en particulier, et de la sous-direction en général, au fil des nombreuses mises à disposition. Ce qui a pour conséquence :

Des pertes ou des oublis, provoquant des retards de transmission chez les partenaires ou dans la mise en œuvre de certaines activités ;

-        Des erreurs de classement des documents, entrainant un coût de recherche supplémentaire ;

-        Des coûts supplémentaires liés aux retours des courriers mal affranchis…

Se faisant, il parait donc primordial que le personnel de ces services soit mieux outillé pour remplir les missions si délicates qui lui sont assignées car, manipulant au quotidien les courriers et les archives, étant au contact d’informations sensibles et confidentielles, il est obligé de comprendre les méthodes, outils, et les exigences qui encadrent cette activité.

Malheureusement à date aucun outil de référence (Guide Pratique) n’est disponible au MINFOF pour permettre aux travailleurs de s’approprier des codes et canevas de gestions applicables aux courriers et aux archives.

Pourtant Il revêt une importance capitale, car entrainerait :

-        La réduction des erreurs en fournissant des instructions claires et précises ;

-        Le gain de temps en fournissant des procédures standardisées ;

-        La conformité réglementaire en s'assurant que la gestion du courrier et des archives est conforme aux réglementations et aux normes en vigueur.

-        La formation des employés en servant d’outil de formation pour les nouveaux employés.

Le présent Avis d’Appel à Manifestation d’Intérêt est lancé en vue de la présélection des consultants dans le cadre de l’élaboration du Guide Pratique de gestion du courrier et des archives et Formation des personnels du Ministère des Forêts et de la Faune pour l’appropriation des contenus.

Objectifs de l’activité

Cette activité a pour principal objectif l’amélioration de la gestion du courrier et des archives au Ministère des Forêts et de la Faune, de manière spécifique, il sera question de :

-       Produire un guide pratique de gestion du courrier et des archives au MINFOF ;

-       Doter les participants des Notions de gestion du courrier et documents ;

-       Doter les participants des Règles d’organisation et de traitement applicables aux d’archives.

 Résultats attendus

Au terme de cette prestation, l’on devra obtenir :

-       L’élaboration du Guide Pratique de gestion du courrier et des archives ;

-       La capacitation des apprenants au traitement sans difficulté, à assurer la bonne circulation interne/externe, et une meilleure traçabilité, du courrier et des documents ;

-       La capacitation des apprenants à recenser, analyser et traiter les documents susceptibles d’être archivés puis organiser un système d’archivage adéquat.

Délai d’exécution des travaux

Le délai prévisionnel pour l’exécution de cette activité est de vingt-cinq (25) jours.

Participation

La participation au présent Appel à Manifestation d’Intérêt est ouverte aux consultants ayant une expérience avérée dans l’élaboration des Guides Pratiques de gestion du courrier et des archives, et la formation des personnels à sa mise en œuvre.

Constitution du dossier 

Le dossier de Manifestation d’Intérêt sera constitué comme suit :

A.     Volume 1 : Pièces administratives

-          Une déclaration d’intention de soumissionner signées par le Chef de mission qui stipule que le candidat a l’intention de soumissionner à l’Appel d’Offres National Restreint s’il est présélectionné ;

-          L’attestation de non-exclusion aux Marchés Publics.

-          La déclaration d’engagement de la KFW conformément au modèle à retirer à l’Unité de Gestion du Fonds Commun-PSFE ou transmis par mail à la demande du responsable de la firme.

B.      Volume 2 : Critères techniques

Les critères techniques seront évalués sur la base des éléments suivants :

B-1 : La présentation du consultant

Il faudra faire ressortir de façon non exhaustive les éléments suivants :

-                 Une brève présentation du consultant ;

B-2 Les moyens humains

Le candidat devra présenter les Curriculum vitae signés et datés de l’expert, présentant les expériences pertinentes les copies des diplômes, et le cas échéant les attestations ou certificats de travail des personnels ci-après :

-           Un expert sénior, titulaire d’un Master en science et technique de l’information de la communication, avec au moins 10 années d’expérience ;

-           Un expert junior, titulaire d’un BAC+3 en Archives, biblio économie ou dans les domaines connexes.

B-3 Les références du Consultant

Les Consultants doivent justifier la réalisation avec satisfaction d'au moins deux (02) prestations similaires. Ils devront notamment joindre à ces projets, les premières et dernières pages de signature des contrats, les attestations de bonne fin ou les procès-verbaux de réception avec les coordonnées des clients pour permettre un éventuel contrôle.

1     Financement

Les prestations, objet du présent Avis d’Appel à Manifestation d’Intérêt (AAMI) seront financées par le budget du Fonds Commun-PSFE de l’exercice 2024, imputation 4.3.1.1.9 Financement FC2 et FC3. Le Fonds Commun étant un mécanisme multi-bailleurs de financement des projets contribuant à la gestion durable des ressources naturelles, la protection du climat et le développement durable au profit de trois départements ministériels dont le Ministère des Forêts et de la Faune.

     Dépôt des dossiers 

Les dossiers de manifestation d’intérêt rédigés en français ou en anglais, en six (06) exemplaires dont un (01) original et cinq (05) copies marquées comme tels, devront être déposés le 02 décembre 2024 à 15 heures, au Secrétariat de l’Unité de Gestion du Fonds Commun-PSFE sis au 2ème étage de la Délégation Régionale des Forêts et de la Faune du Centre, Rue de l’Imprimerie Nationale, Yaoundé.

Ils devront porter la mention suivante :

 « AVIS D'APPEL A MANIFESTATION D’INTERET

 N° 0193AAMI/MINFOF/UGFC-PSFE/2024 DU 08 NOVEMBRE 2024

RELATIF A LA PRESELECTION DES CONSULTANTS POUR L’ÉLABORATION DU GUIDE PRATIQUE DE GESTION DU COURRIER ET DES ARCHIVES ET FORMATION DES PERSONNELS DU MINISTERE DES FORETS ET DE LA FAUNE POUR L’APPROPRIATION DES CONTENUS

 A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

     Critères d’évaluation 

L’évaluation des dossiers de manifestation d’intérêt portera globalement sur les critères ci-dessous sur 100 points :

NB : Seuls les candidats qui auront totalisé à l’issue de l’évaluation une note technique supérieure ou égale à 70 points sur 100 seront retenues pour la phase de l’appel d’offres restreint.

1   Renseignements complémentaires 

Toute communication concernant les clarifications éventuelles se fera uniquement par écrit à déposer au Secrétariat de à l’Unité de Gestion du Fonds Commun-PSFE sise au 2ème étage de la Délégation Régionale des Forêts et de la Faune du Centre.

NB : « pour tout acte de corruption, bien vouloir appeler ou envoyer un sms aux numéros suivants : 673 20 57 25/ 699 37 07 48 ».