Dans le cadre de l’exécution du Budget d’Investissement Public 2024 et en vue de l’amélioration du cadre et des conditions de travail de son personnel, le Ministre de la Recherche Scientifique et de l’Innovation (MINRESI) lance en procédure d’urgence un Appel d’Offres National Ouvert pour la mise en place d’une solution de digitalisation du processus de gestion du courrier et des archives au MINRESI.

L’objectif de l’étude est de doter le MINRESI d’un logiciel intégré de gestion du courrier, des archives, qui permettra à la Sous-direction du courrier, de l’accueil et des liaisons de prendre en compte électroniquement la gestion du courrier et des archives.

De façon spécifique, ce logiciel nous permettra de :

-        Rendre automatique toutes les procédures de l’accueil pouvant l’être ;

-        Faciliter le suivi du courrier entrant, sortant et interne ;

-        Assurer la traçabilité du courrier (entrant et interne) enregistré à la Sous-Direction de l’Accueil, du Courrier et de la liaison (SDACL), au Cabinet du Ministre et dans toutes les structures ;

-        Enregistrer toutes les cotations et annotations relatives au cheminement d’un courrier à chaque étape de son parcours dans les structures en charge de son traitement ;

-        Mesurer les délais de séjour et de traitement des dossiers dans les structures en charge de leurs traitements ;

-        Permettre des relances automatiques des dossiers en fonction de leur durée dans les structures ;

-        Réduire le volume de papier et les surfaces de stockage à travers la mise en œuvre d’une gestion électronique des documents ;

-        Produire des statistiques relatives au traitement des dossiers ;

-        Faciliter le suivi du courrier entrant, sortant et interne à travers un espace dédié à cet effet ;

-        Mesurer les délais de traitement ;

-        Améliorer le délai de réponse des différents flux ;

-        Former les utilisateurs à l’utilisation du nouveau système.

Le coût prévisionnel est d’un montant de dix-sept millions (17 000 000) francs CFA toutes taxes comprises.

Les prestations objet du présent Appel d’Offre sont constituées d’un lot.

La participation à cet Appel d’Offre National est ouverte aux bureaux d’études de droit camerounais exerçant dans le domaine. 

Les prestations objet du présent appel d’offres sont financées par le Budget d’Investissement Public du MINRESI de l’exercice 2024, sur la ligne d’imputation budgétaire 58 19 136 05 340010 521312.

Le dossier physique peut être consulté aux heures ouvrables au MINRESI, Direction des Affaires Générales, Service des Marchés Publics (Bâtiment principal), BP 1457, téléphone 222 23 24 42 et la versionélectronique sur la plateformeCOLEPS aux adresses http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cmdès publication du présent avis.

Le dossier peut être obtenu au MINRESI, Direction des Affaires Générales, Service des Marchés Publics (Bâtiment principal), BP 1457, téléphone 222 23 24 42 dès publication du présent avis, contre versement d’une somme non remboursable de vingt mille (20 000) francs CFA payable au Trésor public.

Il est également possible d’obtenir le DAO par téléchargement gratuit sur la plateforme COLEPS disponible aux adresses sus indiquées pour la version électronique. Toutefois, la soumission en ligne est conditionnée par le payement des frais d’achat du DAO.

Chaque offre rédigée en français ou en anglais devra être transmise par le soumissionnaire sur la plateforme COLEPS au plus tard le 08 juillet 2024 à 14 heures. Une copie opérationnelle de sauvegarde de l’offre sous format PDF, enregistrée sur clé USB ou CD/DVD, devra être transmise sous pli scellé avec l’indication claire et lisible « COPIE OPERATIONNELLE DE SAUVEGARDE DES OFFRES RELATIVES A  L’APPEL D’OFFRES NATIONAL OUVERT N°007/AAONO/MINRESI/CIPM/2024 DU 04 JUIN 224 POUR LA MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION DE DIGITALISATION DU PROCESSUS DE GESTION DU COURRIER ET DES ARCHIVES AU MINSTERE DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE ET DE L’INNOVATION, en procédure d’urgence » au Service des Marchés Publics du MINRESI, en plus de l’intitulé de l’appel d’offre dans les délais impartis, sous peine de rejet de l’offre.

Le délai maximum d’exécution pour la réalisation des prestations est de trois (03) mois.

Sous peine de rejet, chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives, une caution de soumission établie par une banque ou compagnie d’assurance agrée et habilitée à émettre des cautions dans le cadre des marchés publics et dont la liste figure dans la pièce 11 du DAO, d’un montant de trois cent quarante mille (340 000) francs CFA, et d’une validité de trente (30) jours au-delà de la validité des offres.

Sous peine de rejet, les autres pièces requises du dossier administratif doivent être impérativement produites en originaux ou en copies certifiées conformes par le service émetteur conformément aux stipulations du Règlement Particulier de l’Appel d’Offres.

Les offres doivent être reliés et les pièces y relatives séparées par des intercalaires autre que le blanc et classées selon l’ordre prescrit par le DAO. Elles devront obligatoirement dater de moins de trois (03) mois précédant la date originale de dépôt des offres ou avoir été établies postérieurement à la date de signature de l’Avis d’Appel d’Offres.

Toute offre incomplète conformément aux prescriptions du Dossier d'Appel d'Offres sera déclarée irrecevable. Notamment l'absence de la caution de soumission délivrée par une banque ou compagnie d’assurance agréée et habilitée à émettre des cautions dans le cadre des marchés publics.

L’ouverture des offres se fera en deux temps, l’ouverture des offres administratives et techniques interviendra dans un premier temps, suivie dans un second temps de celle des offres financières des soumissionnaires ayant obtenu la note technique minimale requise.

L'ouverture des pièces administratives et des offres techniques aura lieu le 08 juillet 2024 à 15 heures par la Commission Interne de Passation des Marchés dans la salle de réunion du MINRESI.

Seuls les soumissionnaires peuvent assister à cette séance d'ouverture ou s'y faire représenter par une personne de leur choix dûment mandatée.

Celle des offres financières aura lieu au terme de l’analyse technique et ne concernera que les soumissionnaires ayant obtenu la note minimale de quatre-vingt (80) points sur cent (100).

a - Critères éliminatoires

-         Fausse(s) déclaration(s), manœuvre(s) frauduleuse(s) ou pièce(s) falsifiée(s) ;

-         Absence de caution de soumission dans le dossier administratif à l’ouverture des plis ;

-         Note technique inférieure à quatre-vingt (80) points sur cent (100) ;

-         Présence d’informations financières dans l’offre technique, à l’exception de la capacité de financement ;

-         Absence d’un prix unitaire quantifié ou forfaitaire dans l’offre ;

-         Absence d’un élément de l’offre financière (soumission, BPU, DQE) ;

-         Absence de la carte d’intégrité datée et signée ;

-         Absence ou non-conformité d’une pièce administrative 48 heures après l’ouverture des offres ;

-         Absence de la déclaration sur l’honneur de n’avoir pas abandonné un marché au cours des trois (03) dernières années ;

-         Non-conformité du mode de soumission ;

-         Non-respect du format de fichier des offres ;

-         Absence de la copie opérationnelle de sauvegarde des offres en cas de dysfonctionnement de la plateforme COLEPS. 

b - Critères essentiels

Les critères d’évaluation porteront sur :

Seules les soumissions dont les propositions techniques auront obtenu une note supérieure ou égale à 80/100 seront admises à l’analyse financière.

N.B : Les détails de ces critères essentiels sont précisés dans la grille d’évaluation figurant au Règlement Particulier de l’Appel d’Offres (RPAO).

L’Autorité Contractante attribuera le marché au soumissionnaire dont l’offre aura été jugée substantiellement conforme au Dossier d’Appel d’Offres et qui a soumis l’offre évalué la mieux-disante, celle ayant obtenue la note finale (NF) la plus élevée.

Les soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite fixée pour leur dépôt dans les services du MINRESI.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables au Service des Marchés Publics du MINRESI, bâtiment principal, BP 1457, téléphone 222 23 24 42 ou en ligne sur la plateforme COLEPS aux adresses : http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm.