Dans le cadre de l’amélioration du traitement des dossiers administratifs, du fonctionnement des différents services et de l’offre de l’ensemble des prestations au public, le Ministre de la Décentralisation et du Développement Local (MINDDEVEL) lance un appel d’offres restreint en procédure d’urgence pour la conception d’un logiciel d’un logiciel de gestion électronique des documents et archive numériques. Ce système devant être le support réel de toute informatisation des services dont l’objectif principal est la maîtrise de la traçabilité et l’automatisation des informations au MINDDEVEL.
 

Les prestations du présent Appel d’Offres sont regroupées en missions telles que décrit dans les Termes de Référence, il s’agit de :
-       faire l’analyse diagnostique de l’existant ;
-       établir un inventaire détaillé des données et des documents en circulation au sein de l’administration municipale, et devant alimenter le système. Cet inventaire précisera pour chaque type de données, ses caractéristiques principales, la provenance et le type d’accès possible (métadonnées) ;
-       élaborer un schéma de vie et de circulation des données avec le workflow correspondant ;
-       accompagner à la conduite du changement. Expliquer aux différentes parties prenantes, le rôle de l’outil à mettre en place, et l’implication des différents utilisateurs ;
-       expliquer la collaboration avec les acteurs impliqués dans les différentes étapes du projet, notamment la collecte des données, les tests des outils et la validation des livrables ;
-       concevoir, élaborer et implémenter un outil de gestion intégré disponible, sécurisé pour la gestion de la documentation et l’archivage numérique.
-       assurer l’élaboration de la documentation (manuels) pour la mise en place de l’application ;
-       assurer la formation des administrateurs et des utilisateurs ;
-       proposer une méthodologie de travail appropriée à même d’aboutir à des résultats de qualité.
 

Le coût prévisionnel de l’opération est estimé à soixante-dix millions (70 000 000) de francs CFA Toutes Taxes Comprises.
 

Les prestations sont en un seul lot.
 

La participation au présent Appel d’Offres est restreinte aux consultants ci-après présélectionnés suite à l’avis à manifestation d’intérêt N°000005/AMI/CIPM/MINDDEVEL/2024 du 24 avril 2024, pour la pré qualification des consultants nationaux devant accompagner le Ministère de la Décentralisation et du Développement Local dans la modernisation de son administration par la conception d’un logiciel de Gestion Électronique des Documents et archives numériques au MINNDEVEL
 

Les fournitures, objet du présent Appel d’Offres, sont financées par le Budget d’Investissement Public de la République du Cameroun au titre de l’exercice 2024, imputation : 58 27 098 06 32 00 04 521311.

 MODE DE SOUMISSION
Le mode de soumission retenu pour cette consultation est en ligne et hors ligne.
Toutefois, lorsque les deux possibilités sont ouvertes, un soumissionnaire ne peut utiliser à la fois le mode en ligne et le mode hors ligne.

Le Dossier d’Appel d’Offres physique peut être consulté, dès publication du présent avis, aux heures ouvrables dans les locaux du Ministère de la Décentralisation et du Développement Local, Direction des Affaires Générales, 2ème étage, porte 210, dès publication du présent avis.
La version électronique du DAO peut être consultée sur la plateforme COLEPS aux adresses http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm 

Le Dossier d’Appel d’Offres peut être obtenu dès publication du présent avis, dans les locaux du Ministère de la Décentralisation et du Développement Local, Direction des Affaires Générales, téléphone n°222 22 15 53, sur présentation d’une quittance de paiement, au Trésor Public, d’une somme non remboursable deCinquante mille francs CFA, représentant les frais d’achat du dossier.
Il est également possible d’obtenir le DAO par téléchargement gratuit sur la plateforme COLEPS disponible aux adresses sus indiquées pour la version électronique. Toutefois, la soumission est conditionnée par le payement des frais d’achat du DAO.

Les offres rédigées en français ou en anglais en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies marquées comme tel, conformes aux prescriptions du Dossier d’Appel d’Offres, devront être déposées contre récépissé au Ministère de la Décentralisation et du Développement Local, Direction des Affaires Générales, 2ème étage, porte 210, téléphone n°222 22 15 53, au plus tard le 19 JUILLET 2024 à 14 H 00, heure locale, portant les mentions suivantes :
 
Avis d’Appel d’Offres National Restreint N°00007/AONR/MINDDEVEL/CIPM/2024 du 09 JUILLET 2024, POUR LA CONCEPTION ET L’IMPLEMENTATION D’UN LOGICIEL DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS ET ARCHIVES NUMERIQUES AU MINISTERE DE LA DECENTRALISATION ET DU DEVELOPPEMENT LOCAL.
.
« À n'ouvrir qu'en séance de dépouillement »
Pour la soumission en ligne, les tailles maximales des documents qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :
-       5 MO pour l’Offre Administrative ;
-       15 MO pour l’Offre Technique ;
-       5 MO pour l’Offre Financière.
Les formats acceptés sont les suivants :
Format PDF pour les documents textuels ;
JPEG pour les images.
Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.
Chaque offre rédigée en français ou en anglais devra être transmise par le soumissionnaire sur la plateforme COLEPS au plus tard le19 JUILLET 2024 2024 à 14 heures. Une copie opérationnelle de sauvegarde de l’offre sous format PDF, enregistrée sur clé USB, devra être transmise sous pli scellé avec l’indication claire et lisible « COPIE OPERATIONNELLE DE SAUVEGARDE DES OFFRES RELATIVES A…...

Le délai maximum d’exécution est de trois (3) mois.
 

Chaque soumissionnaire doit joindre à ses pièces administratives un cautionnement de soumission, acquitté à la main, délivrée par un organisme ou une institution financière agréée par le Ministre chargé des finances pour émettre les cautions dans le domaine des marchés publics et dont la liste figure dans la pièce 14 du DAO dont le montant s’élève à Un million quatre cent mille (1 680 000) Francs CFA.
 L’absence de la caution de soumission délivrée par une banque de premier ordre ou un organisme financier de première catégorie autorisé par le Ministère chargé des Finances à émettre des cautions dans le cadre des marchés publics, entraînera le rejet pur et simple de l'offre. Une caution de soumission produite mais n'ayant aucun rapport avec la consultation concernée est considérée comme absente. La caution de soumission présentée par un soumissionnaire au cours de la séance d’ouverture des plis est irrecevable.
 

L’ouverture des plis se fera en deux temps, le 19 JUILLET 2024 à 15H00, heure locale pour les offres administratives et techniques, dans la salle de conférence du Ministère de la Décentralisation et du Développement Local, par la Commission Interne de Passation des Marchés placée auprès du MINDDEVEL siégeant en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants dûment mandatés.
Seules les offres financières des soumissionnaires ayant obtenu la note technique qualificative de 80/100 seront ouvertes le 24 JUILLET 2024 à 15H00 par la même Commission et dans la même salle à une date ultérieure après publication des résultats de l’évaluation technique
Toute offre non conforme aux prescriptions du présent Dossier d’Appel d’Offres sera déclarée irrecevable.

14.1 Critères éliminatoires
Les critères éliminatoires porteront sur les aspects suivants :
-       absence ou non-conformité d’une pièce administrative, 48 heures après l’ouverture des plis (excepté le cautionnement de soumission);
-       absence de la caution de soumission acquittée à la main à l’ouverture des plis ;
-       pièce falsifiée ou fausse déclaration ;
-       absence de l’offre témoin à l’ouverture des plis ;
-       absence de la déclaration sur l’honneur de non abandon de marché au cours des trois dernières années ;
-       note technique inférieure à quatre-vingt (80) points sur 100 ;
-       de l’absence de la charte d’intégrité datée et signée ;
-       de l’absence de la déclaration d’engagement au respect des clauses environnementales et sociales datée et signée ;
-       de l’absence d’une pièce élément dans l’Offre financière (soumission, BPU, DQE) ;
-       non-respect du format de fichiers des offres. [En cas de soumission en ligne].
 
14.2 Critères essentiels
Les critères essentiels relatifs à la qualification des candidats seront évalués comme suit :
-       présentation de l’offre;
-       expériences similaires du soumissionnaire pour la prestation;
-       analyse critique des termes de référence, adéquation de la méthodologie et du plan de travail proposés aux Termes de référence ;
-       qualifications et compétences du personnel clé du soumissionnaire ;
-       moyens matériels;
-       délai de garantie ;
-       le service après-vente ;
-       la capacité financière dont le montant s’élève à trente-cinq millions (35 000 000) Francs CFA;
-       les preuves d’acceptations des conditions du marché (Le Cahier des Clauses Administratives Particulières(CCAP) paraphées et signées à la dernière page).
 

 Méthode de sélection du consultant
Le consultant sera choisi par la méthode de sélection qualité/coût, conformément aux procédures décrites dans le présent dossier d’appel d’offres.
 
 

Le marché sera attribué au soumissionnaire dont l’offre technique qualifiée sera évaluée la mieux disante par combinaison des critères techniques et financiers.
 

Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant quatre-vingt (90) jours à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.
 

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables au Ministère de la Décentralisation et du Développement Local, Direction des Affaires Générales, 2^eme étage, porte 210, téléphone n°222 22 15 53, ou en ligne sur la plateforme COLEPS aux adresses :  http://www.marchespublics.cm et http://www.publiccontracts.cm /-
 
 ASSISTANCE TECHNIQUE
Pour obtenir une assistance technique, en cas de survenance d’un problème lié à l’utilisation de la plateforme bien vouloir appeler aux numéros (+237) 222 238 155 / 222 235 669 ou écrire à l’adresse email dsi@minmap.cm.
 
 LUTTE CONTRE LA CORRUPTION ET LES MAUVAISES PRATIQUES
Pour toute dénonciation pour des pratiques, faits ou actes de corruption, bien vouloir appeler la CONAC au numéro 1517, l’Autorité chargée des Marchés Publics (MINMAP) (SMS ou appel) aux numéros : (+237) 673 20 57 25 et 699 37 07 48, l’ARMP au numéro 222 20 00 08 / 222 20 00 09 / 222 20 60 43.