Dans le cadre de l’appui à l’organisation de la célébration au Cameroun de l’édition 2025 de la Journée Mondiale de l’Habitat (JMH) en octobre prochain dans la ville de Bamenda, région du Nord-Ouest, afin de constituer une liste restreinte de cabinets agrées devant participer à l’appel d’offres national y afférent, le Ministre de l’Habitat et du Développement Urbain, Maître d’Ouvrage, lance un Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt (ASMI), à l’intention des cabinets et bureaux d’études techniques spécialisés en événementiel qui désirent participer à la pré-qualification, pour les opérations sus-indiquées et dans les conditions ci-après.     

Le présent Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt a pour objet la pré-qualification des cabinets ou des bureaux d’Etudes Techniques devant participer à l’appel d’offre restreint portant sur l’appui à l’organisation de la célébration au Cameroun de l’édition 2025 de la Journée Mondiale de l’Habitat (JMH) dans la ville de Bamenda, lancé par le Ministère de l’Habitat et du Développement Urbain au titre de l’exercice 2025. 

Les prestations objets du présent ASMI sont contenues dans un (01) lot unique comme mentionné ci-dessus et seront  confiées  un seul (01) prestataire privé qualifié pour de tels évènements. Ce dernier élaborera son chronogramme d’activités ainsi qu’un plan de mise en œuvre qu’il soumettra à la validation du Comité national.

Dans le cadre du présent ASMI, le Prestataire aura la charge d’assurer :

- La mobilisation des partenaires financiers publics, parapublics et privés ;

- L’organisation matérielle des conférences, ateliers et sessions diverses dans le cadre de la semaine de l’Habitat (location, aménagement et pavoisement des sites, accueil et inscription des participants, gestion des hôtesses, logistique diverse, gestion du pool secrétariat, entretien des participants etc.);

- L’organisation du point de presse de lancement, de la cérémonie solennelle et de la soirée de gala de la JMH ;

- L’appui logistique aux Comités, au Secrétariat Technique  et aux Commissions spécialisées ;

- L’appui logistique des visites des sites des promoteurs immobiliers, du concours « villes propres » et du « concours d’idées » 

- L’hébergement des participants ;

- La sécurité générale du site et la mise en place du dispositif sanitaire ;

- La production de la plaquette – programme de la JMH, des cartons d’invitation, des gadgets publicitaires, des kits des participants, drapeaux grands et petits formats, des supports de communication (Roll up, Affiches, spots, banderoles, etc.) ;

- L’achat du site web de la JMH, la souscription des espaces publicitaires, souscription des pages face book, Twiter et Instagram, organisation des webinaires et des visioconférences, la souscription et achat des espaces radio et télévision pour des tables rondes et éditions spéciales de la JMH; 

- La mise en œuvre du plan de communication et du plan marketing de l’événement ;

- La production du rapport d’activités et du rapport financier.

Les prestations attendus du  prestataire en dehors des activités à mener sont : la sécurisation du  site, l’accompagnement logistique des Comités (national et local), de Secrétariat Technique et des Commissions spécialisées de la JMH, la fourniture du matériel de secrétariat y compris de la traduction et l’interprétation, transport, hébergement, plan marketing, plan de communication, plaquette programme, site web de la JMH, supports de communication, kits du participant, cartons d’invitation pour la cérémonie protocolaire la soirée de Gala, etc.

L’interlocuteur technique des prestataires est le Secrétariat Technique du Comité national d’organisation. 

Après définition des principes d’aménagement du site de la JMH en relation avec le Comité, le prestataire propose des scénarios documentés (caractéristiques techniques, coûts, délais de réalisation, conditions préalables, etc…) des aménagements à réaliser.

Critères de sélection :

Le présent ASMI est ouvert à toute personne morale remplissant les conditions suivantes :

• être un cabinet exerçant dans le domaine de l’organisation événementielle,  installé au Cameroun et ayant une bonne connaissance dans l’organisation des foras et foires au Cameroun ;

• justifier des capacités Techniques et Financières compatibles avec les prestations à   exécuter ;

• justifier d’une expérience suffisante dans le domaine de l’organisation événementielle;

• n’avoir pas abandonné de marchés au cours des trois (03) dernières années ;

• disposer du matériel et du personnel nécessaires ou s’engager à en recruter pour les prestations à exécuter.

Les Dossiers de candidature comportant les volumes 1 et 2, rédigés en français ou en anglais, doivent être remis en quatre (04) exemplaires dont un (01) original et trois (03) copies marqués comme tels, sous pli fermé et scellé à la Direction des Affaires Générales, service des Marchés sise au 9ème étage-Porte 02 de l’Immeuble n°1 (face Poste Centrale) abritant les services centraux du MINHDU, Tél : (237) 222 21 99 14, au plus tard le 10 FEVRIER 2025  à  12 heures, heure locale, avec la mention :

AVIS DE SOLLICITATION A MANIFESTATION D’INTÉRÊT

N °0008/E/2 /ASMI/MINHUD/2025 DU 14 JANVIER 2025

POUR LE RECRUTEMENT D’UN PRESTATAIRE POUR LA CELEBRATION AU CAMEROUN DE LA JOURNEE MONDIALE DE L’HABITAT 2025 DANS LA VILLE DE BAMENDA

« A n'ouvrir qu'en séance de dépouillement »

Les candidats qui souhaiteraient manifester leur intérêt à réaliser les prestations décrites ci-dessus doivent fournir les pièces administratives et autres informations techniques et opérationnelles ci-après, présentées en deux volumes :

4.1.  Volume 1 (Pièces Administratives) 

Le «Volume 1» comprendra les documents administratifs suivants, en originaux ou copies certifiées conformes selon les cas, datées d’au plus trois (03) mois et valables pour l’exercice en cours :

• une lettre de motivation dûment signée du candidat ;

• une attestation de Non Redevance ;

• un original de l’attestation de non-faillite ;

• un original de l’attestation de non-exclusion des Marchés Publics (ARMP).

4.2.  Volume 2 (Dossier Technique) 

         4.2.1  La liste des experts clés de la firme

Le candidat devra disposer ou s’engager à embaucher avant le début des prestations, le personnel technique de maîtrise compétent nécessaire, à savoir :

• Un Chef de mission  (expert en marketing et logistique) : justifiant d’une expertise avérée et des références pertinentes dans l’organisation des foras et des conférences internationales. Le Chef de mission devra justifier du niveau de Bac + 3 ans, avoir au moins  cinq (05) années d’expérience dans le domaine de la promotion et l’organisation des conférences internationales. 

• Un Expert en communication : de niveau universitaire (BAC + 3 ans) en communication (ou équivalent). Il devra posséder  au moins trois (03) années d’expérience générale dans la promotion des évènements similaires.

• Un spécialiste en marketing : de niveau universitaire (BAC + 3 ans) en marketing (ou équivalent). Il devra posséder : au moins trois (03) années d’expérience générale dans la promotion des évènements similaires et le marketing.

Le candidat fournira la liste du personnel accompagnée des pièces suivantes, pour chaque expert, datées d’au plus trois (03) mois :

• CV daté et signé par le concerné ;

• Copie du diplôme de chaque personnel ;

• Une attestation de disponibilité.

NB : La non production de l’une de ces pièces entraînera la note 0 pour le candidat. Il est rappelé aux soumissionnaires que les fonctionnaires en service ne sont pas éligibles. 

Les références du Cabinet

Le consultant/BET produira la liste de ses références réalisées uniquement dans le domaine de la prestation évènementielle pendant les cinq (05) dernières années. Pour être prise en compte dans l’évaluation, chaque référence en prestation de même nature et de même importance devra être justifiée par les éléments suivants :

• Copie de l’extrait du contrat enregistré comportant les première et dernière pages, conjointement avec l’attestation de bonne fin ou le procès-verbal de réception afférent au projet concerné. Ces documents devront être clairs et lisibles ;

• Nom du Maître d’Ouvrage ;

• Lieu d’exécution du projet.

Les moyens logistiques, techniques et matériels

Les soumissionnaires devront justifier de la propriété des moyens logistiques, techniques et matériels nécessaires à la mise en œuvre de la présente prestation, notamment : 

a) moyens logistiques : véhicules, chapiteaux, appareils de musique, écrans géants, supports de communication, etc. 

b) moyens techniques et matériels : matériel informatique et bureautique (micro-ordinateur, imprimante, scanner, photocopieuses, etc.)  

Les éléments de justification de la propriété seront constitués de photocopies certifiées de cartes grises (pour les véhicules) ou des factures (pour les autres matériels).

Pour le matériel à acquérir, la vérification se fera après attribution du marché auprès du prestataire concerné.

N.B : La localisation dudit matériel doit être précisée, étant entendu que des vérifications pourront être faites par le Maître d’Ouvrage en cas de besoin.

Une attestation de capacité financière

Cette attestation devra être délivrée par une banque agréée par le Ministère des Finances et précisant que le soumissionnaire peut préfinancer les prestations à hauteur de 25 millions de F CFA pour chacun des lots.

Ø  Critères éliminatoires :

 -          Dossiers administratif et technique non conformes aux prescriptions du présent Avis ;

-          Fausse déclaration ou pièce falsifiée ;

-          Avoir plus de deux (02) marchés en cours avec le MINHDU ;

-          Note technique inférieure à 70%.

 Ø  Critères essentiels d’évaluation

L’évaluation de la qualité des offres techniques sera faite sur la base des critères ci-dessous :

 A.   Personnel clé…………………………………...………….….40 points

B.   Références …………………………………..………………... 30 points

C.   Moyens techniques et matériels …………………….…….20 points

D.   Capacité financière…………………………………………..10 points

 Seuls les candidats qui auront totalisé, à l’issue de l’évaluation, une note technique au moins égale à soixante-dix pour cent (70 %), seront retenus.

 a)          Personnel (sur 40 points)

 1)   Chef de mission/ 15 ponts

2)   Expert en communication/10 points

b)          Références du BET (sur 30 points)

-      Ancienneté du BET / 10 pts (1 pt / année)

-      Expérience justifiée en ingénierie sociale / 10 pts (2,5 pts/projet d’ingénierie sociale) ;

-      Expérience justifiée en aménagement des sites de relocalisation / 10 pts (2,5 pts/projet d’aménagement).

 NB : Les contrats de sous-traitance ne sont pas acceptés.

 c)           Matériel du BET (20 points)

-      Pick-up ou autre véhicule de liaison en propre / 10 pts (2 pts/véhicule) ;

-      Ordinateurs / 2 pts (0,5 pt / unité) ;

-      Imprimantes / 2 pts (0,5 pt / unité) ;

-      Photocopieuses / 2 pt (1 pt / unité) ;

-      Scanner / 2 pts (0,5 pt / unité) ;

-      Vidéo projecteur / 2 pts (0,5 pt / unité) ;

-      Matériel de communication (appareils de communication, sonorisation, supports de communication, Moderm wifi 4G)/10 (1 pt / unité).

Pour tout renseignement complémentaire, s’adresser à la Division des Etudes, de la Planification et de la Coopération du Ministère de l’Habitat et du Développement Urbain, sise au 4ème étage, bâtiment B de l’Immeuble Ministériel N°1, porte B0401. Tél. : (+237) 222 2 19 919.

Les candidats retenus à l’issue de cette évaluation seront consultés dans le cadre de l’Appel d’Offres National Restreint conformément à l’article 76 du décret n°2018/366 du 20 juin 2018 portant Code des Marchés Publics au Cameroun.