Le Fonds Routier, établissement public administratif de type particulier, est placé sous la tutelle financière du Ministre chargé des Finances et sous la tutelle technique du Ministre chargé des Routes. Il a été institué par la loi n° 96/07 du 8 avril 1996 portant protection du patrimoine routier national, puis réformé par la loi n° 2004/021 du 22 juillet 2004, qui a élargi ses missions. L'organisation et le fonctionnement du Fonds Routier sont définis par le décret n° 2005/239 du 24 juin 2005, modifié et complété par le décret n° 2012/173 du 29 mars 2012.
Le Fonds Routier est chargé de mobiliser les financements, de sécuriser les ressources affectées à l'entretien routier et d'assurer le paiement des prestations aux entreprises. Ces missions s'appuient sur un système d'information robuste, qui inclut la gestion et l'archivage de ses documents.
Dans cette perspective, le Fonds Routier a entamé, depuis 2008, un processus d'archivage physique et numérique de son fonds documentaire. Afin de poursuivre ce processus pour les périodes 2019-2022, le Fonds Routier sollicite l'expertise d'un Consultant individuel disposant des capacités techniques et matérielles requises.

L'objectif principal de la mission est de renforcer le processus d'archivage physique tout en capitalisant sur les acquis antérieurs. Cela inclut l'optimisation des systèmes d'archivage existants et l'amélioration des outils de gestion documentaire.

La mission consiste à :
-    effectuer une évaluation du fonds documentaires à archiver et proposer des recommandations relatives à la volumétrie constatée ;
-     réaliser les tâches d’archivistiques suivantes:
o    la collecte documentaire ;
o    le traitement des documents conformément aux normes d'archivistique;
o    l'organisation des archives sur les étagères.
-    s’assurer que les dossiers archivés sont facilement retrouvés à l’aide d’un répertoire Excel et la base de données existante.
-    produire un répertoire des documents à éliminer.

La mission devra être réalisée dans un délai de quatre (04) mois calendaires.

Le budget prévisionnel pour cette mission est de dix millions (10 000 000) de FCFA, toutes taxes comprises.

Les plis fermés contenant la manifestation d’intérêt en sept (07) exemplaires dont un (01) original et six (06) copies et portant la mention : Appel à manifestation d’intérêt pour le recrutement d'un consultant individuel chargé de l'archivage physique au Fonds routier « A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement » devront être au plus tard 20 jours après la date de publication du présent appel à manifestations d’intérêt, à l’adresse suivante :
FONDS ROUTIER
Immeuble SNI 12ème étage-porte 12-18 COURRIER
BP 6221 Yaoundé – CAMEROUN
Tél. : (237) 222 22 47 52      

Les consultants intéressés doivent soumettre un dossier comprenant :
A. Dossier Administratif : Lettre de soumission et dossier fiscal.
B. Dossier Technique :
-    CV des experts,
-    Références du consultant, accompagnées de copies de contrats et de procès-verbaux de réception, attestation de service fait, convention de collaboration, contrat de travail ;
-    Proposition de la méthodologie et chronogramme de travail.

La sélection du consultant sera effectuée sur la base des critères suivants :
6.1. Qualification des Experts (40 points)
Le consultant individuel devra être un expert Archiviste (20 points) :
-    Diplôme minimum BAC+5 en archivistique (03 points).
-    Quinze (15) ans d'expérience générale (05 points).
-    Références solides : trois (03) projets d'archivage physique (02 points par référence).
-    Trois expériences en tant que chef de mission dans les projets d’archivage dans les administrations publiques (02 points par référence).
Il devra justifier avoir à sa disposition une équipe de cinq (05) Techniciens/Opérateurs de saisie (20 points) :
Pour chaque opérateur, il devra présenter :
-    Diplôme minimum BAC+2 (02 point).
-    Deux (02) ans d'expérience en archivage physique (01 point).
-    Participation à deux (02) missions similaires (0.5 point).
6.2. Notoriété du Consultant (60 points)
-    Quatre (04) références dans l'archivage (30 points : 7 ,5 points par mission) :   Missions d'archivage physique (durée minimale de deux (02) mois par mission).
-    Deux (02) références dans le traitement des données de masse (02 points).
-    Compréhension de la mission (08 points) :
o    Analyse des objectifs et des enjeux de la mission (04 points).
o    Suggestions pour améliorer les termes de référence (04 points par mission).
-    Méthodologie et chronogramme de travail (10 points) :
o    Identification du cadre de classement et du calendrier de conservation existant (04 points).
o    Évaluation et optimisation des systèmes d'archivage physique (03 points).
o    Planification des activités avec chronogramme détaillé (03 points).

-    Capacité financière (05 points) : Chiffre d'affaires cumulé certifié des trois (03) derniers exercices.
-    Présentation du dossier (05 points) :
o    Reliure (01 point)
o    Pagination (01 point)
o    Intercalaires de couleur autre que le blanc (01 point)
o    Lisibilité des documents soumis (01 point)
o    Respect des formulaires (01 point).
Seuls les candidats ayant obtenu un score d’au moins 70/100 seront retenus pour la suite de la procédure.

LIVRABLES

Le consultant devra produire :
1.    un Rapport d’état des lieux initial :
o    Évaluation des documents existants.
o    Identification des lacunes et des besoins spécifiques.
2.    plan de classement et politique d’archivage :
o    Organisation des fonds documentaires.
o    Définition des règles d’archivage.
3.    un Rapport de tri et de conditionnement :
o    Liste des documents triés et classés.
o    Description des outils et techniques utilisés pour le conditionnement.
4.    un Inventaire des archives physiques :
o    Base de données ou liste exhaustive des documents archivés, avec un système d’indexation simple.
5.    un Rapport final :
o    Synthèse des résultats obtenus.
o    Recommandations pour la gestion continue des archives physiques.