Le Fonds Spécial d’Equipement et d’Intervention Intercommunale en abrégé « FEICOM », Etablissement Public à caractère économique et financier depuis le décret 2018/635 du 31 octobre 2018 portant réorganisation du FEICOM, est l'instrument de promotion du développement économique local de l’Etat. Depuis 1974, date de sa création par la loi n°74/23 du 05 décembre 1974 et rendu opérationnel par le décret présidentiel n° 77/85 du 22 mars 19, ses missions n’ont cessé de s’accroître au bénéfice des Collectivités Territoriales Décentralisées.
Ainsi, après plus de quarante années d’intenses activités, le FEICOM a cumulé une quantité importante de documents institutionnels (archives), dont la volumétrie moyenne a été évaluée au-delà de 12.00 mètres linéaires (douze mille dossiers) selon l’audit mené par la structure en charge des archives en 2016.
A ce jour, la maîtrise de cette importante masse documentaire, est en marche depuis 2019, avec le traitement des archives des ex- Cabinets de la Direction Administrative, de l’ex-Direction Générale, de l’Administration Provisoire et de la Direction Générale, ainsi que celles reversées par certaines Structures (ex DEPL, DMRFCP/SDCS et DRH).
Par ailleurs, il a également été constaté que les archives de la Direction Générale, conservées dans les entrepôts de l’ancien site (500 mètres linéaires) et à l’Agence Régionale du Centre (ARCE) depuis la création de l’organisme (1974 – 2017), évaluées à 400 mètres linéaires, ont été abandonnées et certaines sont inexploitables en raison de leur état de dégradation avancé.
Consciente de ce problème, la Haute Hiérarchie s’est résolue avec détermination à reconstituer et sécuriser cette mémoire de l’Institution, par le bais du recrutement d’un Consultant Individuel.
Cette continuation des actions de sécurisation des archives se justifie par :
• Les exigences de la Loi 2000/010 du 19 décembre 2000 régissant les archives au Cameroun et son décret d’application N°2001/958/PM du 1er novembre 2001. En effet, ces instruments juridiques prescrivent aux administrations publiques et para publiques de créer en leur sein, des structures en charge des archives et de s’assurer de leur bonne gestion.
• Le manque d’espace aux Archives Nationales qui contraint cette Institution à ne plus recevoir des versements d’archives. Cette situation oblige les administrations productrices d’archives, à prendre leurs responsabilités sur la gestion de leur patrimoine archivistique ;
• Le souci de performance du FEICOM qui reconnait en ses archives, des instruments de preuve et de justification ;
• L’implémentation des outils de gestion documentaire du FEICOM ;
• La constitution et la sauvegarde de la mémoire de l’Institution.
Le Directeur Général du FEICOM, Maître d’Ouvrage, lance un avis de sollicitation à manifestation d’intérêt en vue de la pré-qualification d’un Consultant Archiviste pouvant assurer le traitement physique et intellectuel des documents comptable logés à l’ancien site.
La présente mission est contractuelle, et a pour objectif de procéder au traitement physique et intellectuel de tous documents comptable logés à l’ancien site, en vue de permettre leur numérisation et leur transmission à la Chambre des Comptes. L’activité s’articulera sur :
- L’identification et l’organisation des mandats par imputation budgétaire et par exercice ;
- La vérification de l’existence de toutes les pièces jointes ;
- Le rangement des documents dans les avamos par imputation et par exercice ;
- L’élaboration et le renseignement de la base des données.
La période de la mission est de douze (12) mois à compter de la date de notification de l’ordre de service de démarrage de la prestation.
Des ordres de service seront notifiés par l’Ingénieur du Marché à la fin de chaque période. Les rapports provisoires seront produits et validés dans les sept (07) jours suivant la réception et le rapport final dans les quatorze (14) jours maximum.
Le présent Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt s’adresse aux Consultants, Experts en archivistique.
Les prestations objet du présent Avis de sollicitation à manifestation d’intérêt seront financées par le budget du Fonds Spécial d’Equipement et d’Intervention Intercommunale, Exercices 2025 et suivants.
Les dossiers de manifestation d’intérêt devront parvenir en cinq (05) exemplaires en français ou en anglais, sous pli fermé, à l’adresse ci-après, au plus tard le 28 mars 2025 à 10 heures, avec la mention suivante :
« AVIS DE SOLLICITATION A MANIFESTATION D’INTERET N°006 /ASMI/FEICOM/CIPM/ 2025 DU 10 MARS 2025 POUR LE RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT INDIVIDUEL EN VUE DU TRAITEMENT PHYSIQUE ET INTELLECTUEL DES DOCUMENTS COMPTABLES LOGES A L’ANCIEN SITE.
Pour le Dossier Administratif, les pièces administratives suivantes sont requises :
- Une lettre de manifestation d’intérêt timbrée ;
- Un certificat de non exclusion des marchés publics délivré par l’ARMP ;
- Une copie timbrée de l’attestation d’immatriculation ;
- Une copie de la domiciliation bancaire ;
. Un plan de localisation signé sur l’honneur précisant la commune du lieu de l’établissement, la dénomination du quartier et le lieu-dit.
* NB : Toutes les pièces fiscales devront être datées de moins de trois mois.
Pour le Dossier Technique, les documents ci-dessous doivent être produits :
a) Chaque Consultant fournira :
- Un dossier de références techniques présentant les références d’au moins quatre (04) activités archivistiques réalisées au cours des cinq dernières années, présentant : le projet, le commanditaire, le coût des prestations, les procès-verbaux de réceptions ou de recette.
- Une note présentant sa méthodologie, son calendrier et les moyens logistiques à disposition (moyens matériels, etc.)
- Un curriculum vitae signé et daté ;
- Une copie certifiée conforme des diplômes ;
- Une attestation de présentation de l’original des diplômes ;
Critères d’évaluation du Dossier technique
Critères d’évaluation Répartition Points
Nombre Sous total
PRESENTATION GENERALE Format 1,5 pts 05 pts
Respect de l’ordre des pièces 1,5 pts
Intercalaires 2 pts
COMPREHENSION DE LA MISSION *Bonne compréhension
*Compréhension Moyenne
*Faible compréhension
(au moins 3 observations) 15 pts
7 pts
1 pt 15 pts
METHODOLOGIE ET PLANNING D’EXECUTION DES PRESTATIONS Méthodologie d’intervention :
*Bonne (12 pts)
*Moyenne (06 pts)
* Faible (04 pts) 12 pts
6 pts
4 pts
24 pts
Planning d’exécution conforme à la méthodologie :
*Bonne (12 pts)
*Moyenne (6 pts)
*Faible (04 Pts) 12 pts
6 pts
4 pts
EXPERIENCE DU Consultant ( Références du Consultant Qualification et Compétences) Justifier d’un contrat d’au moins égal ou supérieur à dix millions (10 000 000) francs CFA.
Justifier de deux contrats au-delà de quinze millions (15 000 000) francs CFA chacun 6 pts
16 pts
22 pts
Avoir une expérience de traitement des archives dans un établissement Public d’une durée de trois ans (peu importe si cette durée est continue ou non) 5 pts
30pts
-Titulaire du diplôme requis (Diplômes certifiés plus CV signé et daté)
-Au moins quinze (15) ans d’expérience dans les prestations similaires 10 pts
15 pts
Logistique Ordinateurs :
*02 ordinateurs portables
*pièces justificatives d’achat
1 pt
1 pt
04 pts
Imprimante :
*01 imprimante
*pièce justificative d’achat
1 pt
1 pt
TOTAL 100 pts
DIRECTION GENERALE DU FEICOM
Service des Marchés et Approvisionnements, Porte 11, Poste 217, sis à l’ancien siège du FEICOM
Quartier Mimboman BP 718 Yaoundé, FEICOM Rue 4.561, Mimboman Yde 4ème
Cameroun
Tel (237) 222 23 51 64- Fax (237) 222 23 17 59
7- Critères de qualification ou d’évaluation
7.1 critères éliminatoires :
a) Dossier administratif resté incomplet ou non conforme 48 heures après l’ouverture des plis ;
b) Note technique inférieure à 70% ;
c) Fausse déclaration ou pièces falsifiées.
7.2 Critères essentiels :
a) Présentation générale de l’offre ;
b) Compréhension de la mission ;
c) Références du Consultant pour des missions similaires ;
d) Qualifications et compétences du Consultant ;
e) Méthodologie d’exécution des prestations ;
f) Moyens logistiques.