Dans le cadre de la   promotion du développement urbain durable, le Cameroun accueillera 12 au 14 décembre 2017 à Yaoundé, la deuxième Conférence Internationale sur l’Urbanisation Durable au Canada, en Chine et en Afrique (ICCCASU-2). A cet effet,   le Ministre de l’Habitat et du Développement Urbain, Maître d’Ouvrage, lance un avis de sollicitation à manifestation d’intérêt (ASMI), à l’intention des cabinets spécialisés en événementiel qui désirent participer à la pré–qualification, afin de constituer une liste restreinte de Cabinets agréés devant participer à l’appel d’offres national restreint y afférent, dans les conditions ci-après.     ,    

Le présent avis de sollicitation à manifestation d’intérêt a pour objet la pré-qualification des cabinets devant participer à l’appel d’offres restreint portant sur l’organisation de la deuxième Conférence Internationale sur l’Urbanisation Durable au Canada, en Chine et en Afrique (ICCCASU-2), lancé par le Ministère de l’Habitat et du Développement Urbain au titre de l’exercice 2017.

Les prestations objet du présent ASMI sont contenues dans un  (01) lot : « Appui logistique à l’organisation de la Conférence Internationale sur l’Urbanisation Durable au Canada, en Chine et en Afrique (ICCCASU-2). » Elles seront  confiées  à un prestataire privé qualifié pour de tels évènements et approuvées par le comité local d’organisation de ladite conférence. Ce dernier élaborera son chronogramme d’activités qu’il soumettra à la validation du comité local d’organisation.

La prestation se déroulera en trois phases :

Phase n°1 : Appui au Comité local d’organisation dans la préparation de la conférence

Au cours de cette phase d’une durée de deux à trois mois, le prestataire aura la charge de :

• Elaborer un chronogramme d’activités ;
• Assurer la promotion de l’évènement ;
• Concevoir et mettre en œuvre le plan de communication au niveau national ;
• éditer un catalogue officiel comprenant la liste complète des participants avec leurs adresses et les principales activités qui seront menées au cours de cette conférence;
• élaborer le règlement d’exposition, les estimations budgétaires, les cahiers des charges, les contrats de participation et les règlements spécifiques à certaines activités de la conférence et les soumettre à l’approbation du Comité;
• statuer sur l’admission et la répartition des stands d’exposition le cas échéant.

A cette phase, les produits attendus du  prestataire sont : le plan de promotion de l’évènement, le plan d’aménagement du site de l’exposition, le catalogue officiel présentant les participants de la conférence, la mise en place et la gestion du site web de la conférence ; le projet de règlement de l’exposition.

Phase n°2 : supervision du  déroulement de la conférence

Il s’agira pour le consultant d’assurer toute la logistique pendant et après le déroulement d’ICCCASU-2, notamment :

• l’organisation des cérémonies d’ouverture et de clôture de la conférence ;
• l’aménagement du site de la conférence;
• le recrutement  du personnel temporaire nécessaire ;
• la location ou l’acquisition des biens mobiliers et immobiliers nécessaires ;
• la gestion quotidienne de la conférence et de l’exposition ;
• la gestion de l’exposition et l’assurance des exposants dans les espaces d’exposition s’ils ne sont pas déjà assurés;
• la prise, avec l’appui du Comité local d’organisation et des forces de maintien de l’ordre, de toutes les mesures utiles et nécessaires pour la protection des personnes et des biens ainsi que pour la sécurité générale du site et de ses environs immédiats ;
• l’appui à la production des actes de la conférence ICCASU-2

 Phase n°3 : Production des rapports finaux

Le consultant soumettra à l’appréciation du Comité d’organisation, un (01) mois au plus tard, à compter de la date de clôture de la conférence :

-       un rapport d’activités ;

-       Un rapport financier

L’interlocuteur  technique du prestataire est le secrétariat Technique du comité. En vue d’assurer la coordination et le suivi des activités prescrites, une réunion d’évaluation et de programmation sera organisée entre le Comité et le prestataire une fois par mois.

 Toutefois, en cas de nécessité, les deux instances peuvent se réunir à la demande d’une des parties.

 Les délibérations des réunions devront faire l’objet d’un procès verbal consignant les résolutions et signé par les responsables des deux parties.

 Avant la mise en œuvre d’une activité ou l’acquisition d’un équipement, le prestataire propose au Comité, pour validation, les options envisageables précisant les caractéristiques technico-financières.

 Les différentes activités seront présentées sous forme de lots distincts et affinés dans la chronologie de l’urgence de la réalisation.

 La réception des installations et équipement se fera par le Secrétariat technique du Comité de suivi de la mise en œuvre du MOU en vue de l’organisation de la  2^nd édition de la Conférence internationale sur l’Urbanisation Durable au Canada, en Chine et en Afrique (ICCCASU-2) conformément à la règlementation.

 Après définition des normes d’occupation du site de la conférence par le Comité, le prestataire propose des scénarios documentés (caractéristiques techniques, coûts, délais de réalisation, conditions préalables, etc…) des aménagements à réaliser.

Les Dossiers de candidature comportant les volumes 1 et 2, rédigés en français ou en anglais, doivent être remis en quatre (04) exemplaires dont un (01) original et trois (03) copies marqués comme tels, sous pli fermé et scellé à la Direction des Affaires Générales, services des Marchés sis au 9^ème étage-Porte 02 de l’Immeuble n°1 (face Poste Centrale) abritant les services centraux du MINHDU, Tél : (237) 222 21 99 14, au plus tard le 20 JUIN 2017  à  12 heures, heure locale, avec la mention :

AVIS DE SOLLICITATION A MANIFESTATION D’INTÉRÊT N°01571/ASMI/MINHDU/2017 DU 31 MAI 2017 POUR LE RECRUTEMENT D’UN PRESTATAIRE D’APPUI A L’ORGANISATION DE LA CONFERENCE INTERNATIONALE SUR L’URBANISATION DURABLE EN CHINE ET EN AFRIQUE (ICCCASU-2).

« A n'ouvrir qu'en séance de dépouillement »

Les candidats qui souhaiteraient manifester leur intérêt à réaliser les prestations décrites ci-dessus doivent fournir les pièces administratives et autres informations techniques et opérationnelles ci-après, présentées en deux volumes :

 1.  Volume 1 (Pièces Administratives)

Le «Volume 1» comprendra les documents administratifs suivants (originaux ou copies certifiées conformes selon les cas, datées d’au plus trois (03) mois et valables pour l’exercice en cours) :

• Une lettre de motivation dûment signée du candidat;
• Une copie certifiée conforme de la carte de contribuable, délivrée par les services des impôts ;
• Un certificat de Non Redevance délivré par les services de la  Direction Générale des impôts ;
• L’original de l’attestation de non-faillite délivrée par l’autorité compétente du domicile du candidat ;
• L’original de l’attestation de non-exclusion des Marchés Publics délivrée par l’Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ;

Il est précisé que l’absence ou la non-authenticité de l’une des pièces ci-dessus citées entraînera l’élimination du candidat.

 2.  Volume 2 (Dossier Technique)

 2.1  La liste des experts clés de la firme

Le soumissionnaire devra disposer ou s’engager à embaucher avant le début des prestations, le personnel technique de maîtrise compétent nécessaire, à savoir :

• Un Chef de mission  (expert en marketing et logistique) : justifiant d’une expertise avérée et des références pertinentes dans l’organisation des foras et des conférences internationales. Le Chef de mission devra justifier du niveau de troisième cycle (Bac + 4), avoir au moins  dix (10) années d’expérience dans le domaine de la promotion et l’organisation des conférences internationales.
• Un Expert en communication : de niveau universitaire (BAC + 3 ans) en communication (ou équivalent). Il devra posséder  au moins cinq (05) années d’expérience générale dans la promotion des évènements similaires.
• Un spécialiste en marketing : de niveau universitaire (BAC + 3 ans) en marketing  (ou équivalent). Il devra posséder : au moins cinq (05) années d’expérience générale dans la promotion des évènements similaires et le marketing.

            Le candidat fournira la liste du personnel accompagnée des pièces suivantes, pour chaque expert, datées d’au plus trois (03) mois :

• CV daté et signé par le concerné ;
• Copie du diplôme de chaque personnel ;
• Une attestation de disponibilité.

NB : La non- production de l’une de ces pièces entraînera l’élimination du candidat. Il est rappelé aux soumissionnaires que les fonctionnaires en service ne sont pas éligibles. Toute offre comportant un dossier de fonctionnaire sera rejetée.

2.2  Les références du Consultant

Le consultant produira la liste de ses références similaires sur les dix dernières années. Pour être prise en compte dans l’évaluation, chaque référence en prestation de même nature et de même importance devra être justifiée par les éléments suivants :

• Copie de l’extrait du contrat comportant les première et dernière pages, conjointement avec l’attestation de bonne fin ou le procès-verbal de réception afférent au projet concerné. Ces documents devront être clairs et lisibles ;
• Nom du Maître d’Ouvrage ;
• Lieu d’exécution du projet.

 2.3  Les moyens logistiques, techniques et matériels

Le soumissionnaire devra justifier de la propriété des moyens logistiques, techniques et matériels nécessaires à la mise en œuvre de la présente  prestation, notamment :

a) les moyens logistiques comprennent : les véhicules, les chapiteaux, les appareils de musique, écrans géants, supports de communication, etc..

b) les moyens techniques et matériels comprennent le matériel informatique et bureautique (micro-ordinateur, imprimante, scanner, photocopieuses, etc.)  

Les éléments de    justification de la propriété seront constitués de photocopies certifiées de cartes grises (pour les véhicules) ou des factures (pour les autres matériels).

            En ce qui concerne le matériel à acquérir, la vérification se fera après l’attribution du marché auprès de la firme concernée.

N.B : La localisation dudit matériel doit être précisée, étant entendu que des vérifications pourront être faites par le Maître d’Ouvrage en cas de besoin.

 2.4 Une attestation de capacité financière

            Cette attestation devra être délivrée par une banque agrée par le Ministère des Finances   et précisant que le soumissionnaire peut préfinancer les prestations à hauteur de 25 millions de F CFA.

• Critères éliminatoires :

-          Dossiers administratif et technique non conformes aux prescriptions du présent Avis ;
-          Fausse déclaration ou pièce falsifiée ;
-          Avoir plus de deux (02) marchés en cours avec le MINHDU ;
-          Note technique inférieure à 70%.

• Critères essentiels d’évaluation

L’évaluation de la qualité des offres techniques sera faite sur la base des critères ci-dessous :

-          Personnel                                     : 60 points                                      
-          Références                                   : 25 points                                       
-          Matériel                                         : 10 points
-          Capacité financière                    : 05 points                           

Seuls les candidats qui auront totalisé, à l’issue de l’évaluation, une note technique au moins égale à soixante-dix pour cent (70 %), seront retenus.

Pour tout renseignement complémentaire, s’adresser à la Division des Etudes, de la Planification et de la Coopération du Ministère de l’Habitat et du Développement Urbain, sis au 4ème étage, bâtiment B de l’Immeuble Ministériel N°1, porte B0401. Tél. : (+237) 222 2 19 919.

Les candidats retenus à l’issue de cette évaluation seront consultés dans le cadre de l’Appel d’Offres restreint conformément à l’article 12 du décret n°2004/275 portant code des Marchés Publics au Cameroun.