Les organisations produisent chaque jour de larges volumes de documents. Les informations qu’ils contiennent sont la clé de leurs succès. Certains sont vitaux et doivent être conservés pour répondre aux exigences légales. D’autres encore des documents dits de travail tels que les comptes rendus, les rapports, peuvent être consultés dans le but de prendre des décisions. Ici, la gestion et la conservation au sein de l’entreprise sont des activités essentielles. Elles répondent à des objectifs d’ordre juridique et légal, à des enjeux primordiaux et stratégiques. Chaque document à l’instar du courrier est lié à un processus différent. Les documents sont créés, transférés, vérifiés, stockés et surtout recherchés à l’infini, cela demande un temps et des ressources considérables. Ces processus font référence à une gestion efficace du courrier.
La Gestion du courrier est l’ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker les documents manuellement ou à partir d’applications informatiques. Elle désigne un procédé visant à organiser et gérer des informations sur papiers et des documents électronique au sein d’une organisation. La Gestion du courrier s’applique donc au courrier papier et au courrier électronique la GEC (gestion électronique du courrier). Elle propose donc une solution aux vas et vient des employés dans les bureaux qui constituent l’une des causes des lenteurs dans le traitement du courrier. Les difficultés de gestion des dossiers physiques occasionnent des doublons et des pertes régulières, et les problèmes de circulation d’information entre les différents services.
Dans cette optique, le présent avis d’appel à manifestation d’intérêt est élaboré pour la constitution d’une liste restreinte des cabinets d’études et/ou consultants devant participer à l’appel d’offres national restreint pour l’informatisation du courrier du MINEPDED.
La participation à cet appel à manifestation d’intérêt est ouverte à toute société, entreprise, Bureau d’études installés au Cameroun et ayant une expérience avérée dans le domaine de la gestion des courriers, de la documentation et de la conception d’application informatique, ainsi que de la formation aux techniques y relatives.
La présente activité est financée par le Budget d’Investissement Public (BIP), exercice 2026.
Les dossiers de manifestation d’intérêt rédigés en français ou en anglais, qui porteront la mention :
« AVIS D’APPEL A MANIFESTATION D’INTERETN°00001/AAMI/MINEPDED/SG/DAG/SDBMM/SM/2026 DU 31 MARS 2026POUR LA CONSTITUTION DE LA LISTE RESTREINTE DES CABINETS D’ETUDES DEVANT PARTICIPER A L’APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT EN VUE DE L’INFORMATISATION DU COURRIER DU MINEPDED » devront être transmise par les soumissionnaires sur la plateforme COLEPS au plus tard le 6 mai 2025 à 15 heures. Une copie de sauvegarde de l’offre enregistrée sur clé USB devra être transmise sous pli scellé avec l’indication claire et lisible « copie de sauvegarde », en plus dela mention ci-dessus dans les délais impartis.
-Taille et format des fichiers
Les tailles maximales des documents qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :
• 5 MO pour le dossier administratif ;
• 15 MO pour le dossier technique ;
Les formats acceptés sont les suivants :
• Format PDF pour les documents textuels ;
• JPEG pour les images.
Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.
Le dossier de manifestation présenté en un volume avec intercalaires comportera les pièces administratives et techniques suivantes :
a) Pièces administratives :
- Une lettre de motivation dûment signée par le représentant légal de l’entreprise ;
- Une copie de l’attestation de non exclusion des marchés publics délivrée par l’Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ;
- Une attestation de conformité fiscale ;
- Une attestation de domiciliation bancaire ;
- Un plan de localisation ;
- Une copie du registre de commerce.
b) Pièces techniques :
- Une note de présentation de la structure (plaquette, personnel, patrimoine, standing, etc.) ;
- Les CV dûment datés et signés des principaux responsables de l’entreprise, assortis des copies des diplômes ;
- Les références pertinentes des trois dernières années assorties des pièces justificatives (Extraits des contrats, lettres commandes, marchés, attestations de service fait, procès-verbaux de réception etc.) ;
- Les moyens logistiques et matériels ;
- Tout autre atout de son choix
DATE ET LIEU DE DEPOT, PRESENTATION.
Les dossiers de manifestation d’intérêt rédigés en français ou en anglais, qui porteront la mention :
« AVIS D’APPEL A MANIFESTATION D’INTERET
N°00001/AAMI/MINEPDED/SG/DAG/SDBMM/SM/2026 DU 31 MARS 2026
POUR LA CONSTITUTION DE LA LISTE RESTREINTE DES CABINETS D’ETUDES DEVANT PARTICIPER A L’APPEL D’OFFRES NATIONAL RESTREINT EN VUE DE L’INFORMATISATION DU COURRIER DU MINEPDED » »
devront être transmise par les soumissionnaires sur la plateforme COLEPS au plus tard le 6 mai 2025 à 15 heures. Une copie de sauvegarde de l’offre enregistrée sur clé USB devra être transmise sous pli scellé avec l’indication claire et lisible « copie de sauvegarde », en plus de la mention ci-dessus dans les délais impartis.
-Taille et format des fichiers
Les tailles maximales des documents qui vont transiter sur la plateforme et constituant l’offre du soumissionnaire sont les suivantes :
• 5 MO pour le dossier administratif ;
• 15 MO pour le dossier technique ;
Les formats acceptés sont les suivants :
• Format PDF pour les documents textuels ;
• JPEG pour les images.
Le candidat veillera à utiliser des logiciels de compression afin de réduire éventuellement la taille des fichiers à transmettre.
Les dossiers seront évalués suivant les critères éliminatoires et essentiels suivants :
Critères éliminatoires :
- Fausses déclaration ou pièces falsifiées ;
- Note technique inférieure à 70%.
Critères essentiels
- Présentation générale de l’offre du candidat (10 points).
- Expérience générale dans le domaine des services et prestations intellectuelles (références assortis de justificatifs), 20 points par référence, soit 40 points au total ;
- Le consultant devra avoir des experts justifiant une expérience avérée dans les domaines suivants :
a- Expérience dans la gestion du courrier, 7,5 points par référence, soit 15 points au total.
b- Expérience dans la documentation et de la conception d’application informatique, 7,5 points par référence, soit 15 points au total.
c- Expérience spécifique dans la formation aux techniques de gestion infinisée du courrier, 5 points par référence, soit 10 points au total.
- Les moyens logistiques et matériels, 5 points au total ;
- Tout autre atout de son choix, 5 points au total.
Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus au Ministère de l’Environnement, de la Protection de la Nature et du Développement Durable sis à l’Immeuble Ministériel N°2, 7ème étage, porte 704.
CRITERES D’EVALUATION ET DE SELECTION
Les dossiers seront évalués suivant les critères éliminatoires et essentiels suivants :
Critères éliminatoires :
- Fausses déclaration ou pièces falsifiées ;
- Note technique inférieure à 70%.
Critères essentiels
- Présentation générale de l’offre du candidat (10 points).
- Expérience générale dans le domaine des services et prestations intellectuelles (références assortis de justificatifs), 20 points par référence, soit 40 points au total ;
- Le consultant devra avoir des experts justifiant une expérience avérée dans les domaines suivants :
a- Expérience dans la gestion du courrier, 7,5 points par référence, soit 15 points au total.
b- Expérience dans la documentation et de la conception d’application informatique, 7,5 points par référence, soit 15 points au total.
c- Expérience spécifique dans la formation aux techniques de gestion infinisée du courrier, 5 points par référence, soit 10 points au total.
- Les moyens logistiques et matériels, 5 points au total ;
- Tout autre atout de son choix, 5 points au total.