Les Services du Contrôle Supérieur de l'Etat se sont dotés depuis quelques années, d’une bibliothèque pour le renforcement des capacités de son personnel.

La gestion manuelle des opérations de cette bibliothèque, telles que le suivi des livres, les prêts, les retours et l'enregistrement des utilisateurs, peut entraîner des erreurs, des pertes de temps et une inefficacité globale.  

A cet égard et dans la foulée du processus de modernisation des de cette Institution, le CONSUPE envisage le développement d’une application de gestion des opérations de sa bibliothèque.

1.  Objectif global

De manière globale, l’objectif de ce projet est la mise en place d’une application moderne, intuitive et sécurisée pour la gestion de la bibliothèque, permettant le management des ressources bibliographiques, l'accès et la consultation des documents par les utilisateurs et l’amélioration de l'efficacité des opérations de prêt et de retour des livres.

2.  Objectifs spécifiques

De manière spécifique, ce projet vise :

-  l’automatisation des processus : Réduire les tâches répétitives et accélérer les opérations courantes ;

-  la gestion centralisée des ressources : Faciliter le suivi des collections, des emprunts et des retours en temps réel ;

-  la mise en place d’une base de données des usagers : Faciliter l’inscription et le suivi des adhérents ;

-  l’amélioration du service aux usagers : Permettre des fonctionnalités conviviales, comme la réservation en ligne et les notifications ;

-  les rapports et analyses : Fournir des outils pour générer des statistiques sur les emprunts, les livres populaires, etc ;

-  la sécurisation des données de la bibliothèque et des utilisateurs.

1.   Les prérequis pour l’application :

Afin que le système de gestion de la bibliothèque puisse être déployé dans les Services du Contrôle Supérieur de l’Etat, il faudrait :

-       un serveur ;

-       des ordinateurs clients ;

-       l’interconnexion de tous les sites du CONSUPE ;

-       etc.

2.   Les fonctionnalités principales de l’application devront être :

ü la création des ouvrages et des usagers : enregistrement des physiques et numériques et création d’une base de données des emprunteurs (personnel CONSUPE) ;

ü le catalogue numérique : consultation des livres disponibles avec recherche par titre, auteur ou sujet ;

ü la gestion des utilisateurs : Authentification, enregistrement, gestion des abonnements et suivi des emprunts individuels. Recherche des utilisateurs ;

ü la gestion des prêts et retours des livres : Fonctionnalité de suivi des dates de prêt, d'échéance et de rappel automatisé pour les retards ;

ü la réservation en ligne : Possibilité pour les usagers de réserver des ouvrages via une plateforme en ligne ;

ü la gestion des stocks : Contrôle des ajouts, suppressions ou mises à jour du catalogue en fonction des acquisitions ;

ü le reporting : Statistiques d’utilisation.

3.   Service après-vente

Le prestataire doit être disponible pour d’éventuelles maintenances correctives ou évolutives du logiciel livré un an après la réception définitive du marché. Apres cette période, le prestataire devrait signer avec le CONSUPE un contrat de suivi et de maintenance du logiciel.

4.   Déroulement du projet

La mise en place du projet doit respecter les étapes traditionnelles de développement de l’application :

ü  la vérification des infrastructures du CONSUPE ;

ü  l’analyse des besoins ;

ü  la proposition de la solution et validation ;

ü  les dépôts des rapports par étape de validation, des schémas techniques de développement et de déploiement, de la maintenance et de la portabilité du logiciel ;

ü  le développement de l’application ;

ü  les tests et validation de l’application ;

ü  le déploiement de la solution ;

ü  la formation et transfert de compétences tout au long de la réalisation du projet (cette étape doit conditionnée la réception technique du logiciel) ;

ü  le suivi et la maintenance.

Pendant les phases de développement, les utilisateurs et informaticiens, doivent être désignées pour apprécier et procéder à la validation de chaque étape.

 Durée prévisionnel des prestations

La durée prévisionnelle des prestations relatives à développement d’une application de gestion des opérations de la bibliothèque du CONSUPE est de trois (03) mois, à compter de la notification de l'Ordre de Service de démarrage.

  Résultats escomptés

Les résultats attendus au terme des prestations sont les suivants :

§ un cahier de charges détaillé ;

§ les rapports de validation des étapes ;

§ l’application de gestion de la bibliothèque de type client-serveur avec exposition des web services, compatible avec les systèmes d'exploitation Windows, linux, iOS et Android et doit inclure des fonctionnalités de sécurité pour protéger les données ;

§ l’application installée et configuré sur un serveur et les postes clients avec un système d’authentification sécurisé ;

§ la formation des utilisateurs (Personnel CELTIQUE et CEDOCA) ;

§ la formation des informaticiens à l’administration de la base de données et à l’environnement utilisé pour le développement du logiciel ;

§ la production des manuels d’utilisation et d’administration, des codes sources sur support physique et fichiers numériques, du plan de maintenance ;

§ l’application de gestion de la bibliothèque fonctionnelle répondant aux exigences précisées.

 Livrables attendus

Les livrables attendus à l’issue de cette mission sont :

-      un rapport de conception ;

-      un rapport de spécifications détaillées fonctionnelles ;

-      les rapports de déploiement ;

-      un rapport d'éléments descriptifs du schéma de développement des modules ;

-      une fiche de définition des outils de développement, etc…

La participation à ce projet est ouverte aux Cabinets et Bureaux d’études exerçant dans le domaine de l’informatique, développement des systèmes d’informations, dématérialisation des services au profit des usagers, en particulier dans la conception et le développement d’application de gestion des archives/bibliothèque.

Chaque candidat doit :

-      justifier d’une expérience avérée en matière d’informatisation des structures et du développement d’applications sur les 05 dernières années ;

-      justifier d’une expérience avérée dans la conception et développement d’application des gestions des archives/bibliothèque au cours des 05 dernières années ;

-      mettre à disposition une équipe d’experts qualifiés, tributaires d’aptitudes certaines dans la réalisation des prestations demandées pour les Administrations Publiques, comprenant entre autres :

- un Expert en développement d’applications informatiques ;

- un Expert documentaliste/bibliothécaire/Archiviste ;

- un Expert en réseau et sécurité informatique ;

- un Ingénieur informaticien ;

- un Analyste programmeur;

- un Testeur.

 Coût prévisionnel

Le coût prévisionnel des prestations à l’issue des études préalables est de vingt-six millions (26 000 000) F CFA TTC.

Les prestations attendues sont financées par le Budget d’Investissement Public (BIP) 2026 des Services du Contrôle Supérieur de l’Etat, ligne d’imputation 60 11 142 1 22000001 60 521311.

Les offres, accompagnées des pièces et documents exigés, sont rassemblées dans des fichiers électroniques et regroupées suivant leur nature administrative et technique.

Une copie de sauvegarde desdites offres, placée sous pli scellé, comportant la mention lisible "copie de sauvegarde" est déposée auprès des Services du Maitre d’Ouvrage porte 116 dans les délais impartis pour la remise des offres.

Toutes les offres doivent être déposées au plus tard le 08 Mai 2026 à 13 heures précises (heure locale).

L’enveloppe contenant les copies de sauvegarde devra porter la mention :

«AVIS DE SOLLICITATION A MANIFESTATION D’INTERET

N°001/ASMI/PR/CONSUPE/SG/DAG/2026 DU 22 AVRIL 2026

POUR LA PRESELECTION DES CABINETS ET BUREAUX D’ETUDES, EN VUE DU DEVELOPPEMENT D’UNE APPLICATION DE GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE DES SERVICES DU CONTROLE SUPERIEUR DE L'ETAT »

Pour manifester leur intérêt, les Candidats devront déposer des dossiers complets, comprenant les deux fichiers distincts ci-après :

·      Dossier administratif comportant :

1.     une déclaration de manifestation d’intérêt, timbrée et datée, faisant apparaître la raison sociale, l’adresse du siège sociale ;

2.     l'attestation de conformité fiscale ;

3.     la copie certifiée de l'immatriculation au registre du commerce ;

4.     l'attestation d'immatriculation délivrée par les Impôts ;

5.     l'attestation de non faillite ;

6.     le plan de localisation timbré ;

7.     l’attestation de domiciliation bancaire délivrée par une Banque agréée par le Ministère des Finances ;

8.     le Certificat de non exclusion des marchés publics délivrée par l'Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ;

9.     l’Attestation pour soumission délivrée par la CNPS ;

10.   une pièce attestant la capacité financière exigée, délivrée par une banque de premier ordre agréée par le Ministère des Finances ;

11.   l'accord de groupement, le cas échéant ;

12.   le pouvoir du signataire à engager le candidat, en cas de groupement.

NB : En cas de groupement, tous les membres devront fournir les pièces 2, 3, 4, 5, 6, 8 et 9. Seul l’Entité mandataire du groupement devra produire la pièce 1.

Les pièces du dossier administratif requises doivent être produites en originaux ou en copies certifiées conformes, par le service émetteur ou l’autorité administrative compétente et dater de trois mois au plus.

·      Dossier technique comprenant :

1.     Les références du candidat :

Le candidat doit :

- justifier des expériences réussies en matière d’informatisation des structures et du développement d’applications ;

- avoir des expériences avérées dans la conception et développement d’application des gestions des archives/bibliothèque au cours des 05 dernières années.

Pour être pris en compte, chaque référence doit être appuyée du contrat (première et dernière pages contenant les signatures, ainsi que les pages des DQE) et du procès-verbal de réception (PV de recette technique) délivré par le Maître d’Ouvrage.

2.     Le personnel d’encadrement :

Le candidat devra présenter une liste de personnel adapté aux prestations visées avec pour chacun :

-      un curriculum vitae signé et daté, datant de moins de trois mois ;

-      une photocopie certifiée conforme du diplôme requis datant de moins de trois mois, ainsi que les copies des différentes certifications demandées ;

-      une attestation de disponibilité signée sur l’honneur par l’intéressé.

Les profils minimum requis sont le suivant :

a)     Expert en développement d’applications informatiques (Chef de projet) : Il doit posséder au moins un diplôme BAC+5 en Informatique, en Systèmes d’Informations ou autre domaine assimilé et par ailleurs :

-    justifier d’au moins treize (13) ans d’expérience en matière de développement d’application informatique ;

-    avoir une connaissance approfondie des stratégies et politique de développement des applications ;

-    avoir une expérience spécifique dans le pilotage d’au moins deux projets similaires ;

-    avoir une certification en gestion de projets.

b)     Expert documentaliste/bibliothécaire/Archiviste : Il doit posséder au moins un diplôme BAC+5 en documentation/bibliothèque/Archivage, et également :

-    avoir au moins 05 ans d’expériences dans la gestion documentaire ;

-    avoir participé au moins à deux missions similaires.

c)     Expert en informatique : Il doit posséder au moins un diplôme au moins BAC+5 en informatique. Il doit également : 

-    avoir au moins 10 ans dans la conception et mise en œuvre des systèmes d’information ;

-    disposer d’au moins cinq années d’expérience dans les projets de mise en place d’applications de gestion d’archives/bibliothèque ;

-    avoir participé au moins à deux missions similaires.

d)     02 Experts Analystes Programmeurs : Ils doivent posséder au moins un diplôme au moins BAC+3 en informatique, et également : 

-    avoir au moins cinq (05) années d’expérience dans le domaine ;

-    disposer une expérience avérée dans le développement et l’utilisation des plateformes d’apprentissage en ligne (LMS) ;

-    avoir participé au moins à deux missions similaires.

e)     Expert en Testeur : Il doit posséder au moins un diplôme au moins BAC+3 en informatique, et également : 

-    avoir au moins cinq (05) années d’expérience dans le domaine informatique ;

-    disposer une expérience dans la validation des fonctionnalités ;

-    avoir participé au moins à deux missions similaires.

f)      Expert en réseau et sécurité informatique : Il doit posséder au moins un diplôme au moins BAC+5 en télécommunication et également: 

-    avoir au moins dix (10) ans d’expérience dans la mise en place et l’implémentation des systèmes de sécurité complexes dans une administration publique ;

-    avoir réalisé au moins trois (3) missions récentes durant les cinq dernières années, dans la définition des architectures réseaux complexes, la mise en place d’un système de management de la sécurité ;

-    avoir au moins l’une des certifications en sécurité (ISO 27001, ISO 27005) ;

-    avoir participé au moins à une mission similaire.

3.     Méthodologie et organisation :

Le candidat devra joindre à son offre, une note méthodologique présentant entre autres la méthodologie d’exécution envisagée pour atteindre les résultats attendus du projet, le planning d’exécution, le planning de déploiement du personnel. Cette note devra également ressortir :

ü  la revue documentaire, et aux interviews en vue de l’élaboration du cahier des charges de l’Application ;

ü  la documentation de toutes les étapes de réalisation ;

ü  la conception de l’Application suivant une méthode orientée objet ;

ü  le développement de l’Application en utilisant un environnement de quatrième génération et un SGBD robuste ;

ü  la rédaction progressive des manuels d’utilisation et d’administration.

4.     Les moyens logistiques :

Le candidat devra avoir au moins trois (03) lap top, une (01) imprimante, un (01) copieur, un (01) scanner, un véhicule de liaison au moins. Il devra Joindre comme justificatif, les factures certifiées conformes des matériels et la ou les cartes grises des véhicules certifiées par les autorités compétentes du Ministère des transports. En cas de location, produire le contrat de location certifié.

5.     Autorisation de vérification des déclarations :

Cette autorisation, dûment signée sur l’honneur par le soumissionnaire, permettra au Maître d’Ouvrage de procéder à toute vérification jugée nécessaire pour s’assurer de la véracité des informations délivrées.

Acquisition des documents

L'acquisition des documents relatifs au présent Avis de Sollicitation à Manifestation d'Intérêt est gratuite. Toutefois, l’acquisition du Dossier d'Appel d'Offres Restreint subséquent, se fera conformément à la réglementation en vigueur en matière de passation des marchés publics.

Les Entités intéressées peuvent aux heures ouvrables, obtenir ou consulter les Termes de Référence des prestations demandées et les informations complémentaires, auprès des Services du Contrôle Supérieur de l’État / Direction des Affaires Générales/Sous-Direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance/ Service des Marchés Publics, porte 106 du Bâtiment « C », sis au Centre administratif de Yaoundé, Téléphone : 222 220 198, ce dès Publication du présent Avis.

Mode de soumission

Le mode de soumission retenu pour le présent Appel d’Offres est la soumission en ligne sur la plateforme COLEPS.

Les critères devant régir l’évaluation des manifestations d’intérêts sont les suivants :

a.     Critères éliminatoires

·      l’absence ou la non-conformité d’une pièce du dossier administratif au bout de 48 heures ;

·      fausses déclarations ou documents falsifiés ;

·      note technique inférieur à 80/100 ;

·      absence d’un Chef de Projet  au profil requis ;

·      l’absence de la capacité financière de 7 800 000 F CFA.

b.     Critères essentiels

Seuls les trois (03) meilleurs candidats dont les dossiers seront pour l’essentiel conformes aux prescriptions du présent Avis à Manifestation d’Intérêt et qui auront totalisé à l’issue de l’évaluation, une note technique au moins égale à quatre-vingt (80) points sur 100, seront pré-qualifiés.

Les renseignements complémentaires peuvent être obtenus aux heures ouvrables auprès des Services du Contrôle Supérieur de l’État / Direction des Affaires Générales/Sous-Direction du Budget, du Matériel et de la Maintenance/Service des Marchés Publics, porte 116 du Bâtiment « C », Téléphone : 222 22 01 98.

A l'issue de la présente sollicitation à manifestation d'intérêt, une liste restreinte des Candidats pré-qualifiés sera établie. Et publiée par le Maitre d’Ouvrage.

Suite de la procédure

Les Candidats retenus seront consultés dans le cadre d’un Appel d'Offres National Restreint qui leur sera adressé par le Ministre Délégué à la Présidence de la République chargé du Contrôle Supérieur de l’Etat, conformément aux dispositions de l’Article 76 du Décret n°2018/366 du 20 juin 2018 portant Codes des Marchés Publics.